Gestionar el tiempo de los miembros
Como administrador o gerente de equipo, puedes supervisar y gestionar las entradas de tiempo y gastos enviados por los miembros de tu espacio de trabajo o equipo.
Imagina que eres un gerente de departamento responsable de supervisar un equipo de especialistas en marketing. Cada miembro del equipo envía el seguimiento de sus entradas de tiempo y gastos para diversas campañas y proyectos de marketing. Como gerente, revisas estos envíos para verificar la exactitud de las horas y los gastos registrados, para asegurarte de que se alineen con los presupuestos del proyecto y los acuerdos con los clientes.
Permisos #
El acceso a las funciones de gestión dependen de tu nivel de suscripción y rol de usuario:
- Gestión de tiempo: Disponible en los planes Standard y superiores.
- Gestión de gastos: Disponible en los planes Pro y superiores.
| Acción | Admin del espacio de trabajo | Gerente de equipo |
| Enviar recordatorios | ✅ | ✅ (Para su propio equipo) |
| Enviar tiempo para otros | ✅ | ✅ (Para su propio equipo) |
| Retirar/Editar tiempo aprobado | ✅ | ❌ |
Identificar tiempo faltante #
Existen dos maneras de comprobar los miembros que no tienen ningún tiempo aprobado (los miembros del equipo que olvidaron a rellenar y enviar las planillas de horarios):
Opción 1: Informe semanal #
- Ve al Informe semanal
- Agrupa el informe por usuario
- Selecciona la semana que quieres revisar
- Selecciona el filtro de Estado
- Selecciona Aprobado y haz clic en Aplicar filtro
- Haz clic en Mostrar usuarios sin tiempo
Opción 2: Página de Aprobaciones #
- Ve a la página de Aprobaciones page
- Selecciona la pestaña Sin enviar tab
- Haz clic en Mostrar usuarios sin tiempo y gastos
- Haz clic en Recordatorio para registrar y enviar
- Revisa la lista de los miembros del equipo que están recibiendo el recordatorio
- Haz clic en Enviar to complete the action
Como resultado:
- Los miembros del equipo que no enviaron su planilla de horarios reciben un recordatorio por correo electrónico para que la envíen
- Los miembros del equipo que tienen tiempo no registrado reciben un recordatorio para que registren su tiempo y envíen su planilla de horarios
Recordar a los miembros del equipo que envíen sus horas
Los administradores y gerentes de equipo (para los miembros de su equipo) pueden verificar si los miembros del equipo añadieron sus entradas de tiempo durante la semana y enviar recordatorios a los miembros del equipo que no registraron el tiempo ni enviaron sus planillas de horarios.
Esta función es parte de la función Aprobaciones y está disponible para los miembros del equipo que tienen Aprobaciones habilitadas en la Configuración del espacio de trabajo.
Los miembros del equipo que no registraron su tiempo durante la semana se muestran en la pestaña Sin enviar.
Los miembros inactivos y limitados no se muestran en la pestaña Sin enviar.
Para enviar recordatorios a los miembros del equipo con horas no enviadas:
- Ve a Aprobaciones
- Haz clic en la pestaña Sin enviar tab
- Haz clic en el botón Recordar para enviar en la esquina superior derecha
- Haz clic en Enviar en la ventana emergente
Como alternativa, puedes enviar una planilla de horarios para otro miembro del equipo haciendo clic en el ícono de tres puntos al lado de su nombre y seleccionando Enviar.
Cambiar planillas de horarios aprobadas #
Las planillas aprobadas están bloqueadas y no se pueden cambiar ni editar, incluso si desactivas Aprobaciones o bajas de categoría.
Los usuarios regulares pueden seguir añadiendo nuevas horas a un período ya aprobado, siempre y cuando esas fechas no estén bloqueadas. Este nuevo tiempo debe pasar por el proceso de aprobación de nuevo. El administrador solo puede aprobar o rechazar el tiempo añadido; el tiempo aprobado anteriormente permanece sin cambios.
Retirar una aprobación #
- Ve a Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Archivo tab
- Busca el período de tiempo que debe corregirse
- Haz clic en la solicitud de aprobación para abrir sus detalles
- Haz clic en Retirar aprobación en la esquina superior derecha
- Deja una nota detallando qué estaba mal, por qué y qué hay que cambiar
- Haz clic en Retirar
Cuando se retira una aprobación de tiempo, las entradas de tiempo correspondientes vuelven a ser editables.
- Quién puede editar: Los administradores pueden editar las entradas retiradas en el informe detallado, mientras que los miembros del equipo pueden editarlas en la página Planilla o Rastreador.
- Notificación: Los miembros del equipo y todos los administradores recibirán un correo electrónico con una nota sobre el retiro.
- Registro de auditoría: Para fines de auditoría, se traslada a la sección Retirado una copia permanente de las entradas de tiempo previamente aprobadas, incluidas sus tarifas horarias originales.
Comprobar entradas de tiempo retiradas #
Para ver todas las entradas de tiempo retiradas:
- Ve a Aprobaciones
- Haz clic en la pestaña Archivo tab
- Haz clic en el filtro Mostrar todo filter
- Selecciona Mostrar retirado
- Selecciona el miembro del equipo para ver sus entradas de tiempo retiradas
