Control del presupuesto y las estimaciones
Si tienes proyectos de tarifa fija, puedes realizar un seguimiento de su progreso y ver cuánto del presupuesto se gastó estableciendo estimaciones en términos monetarios. También recibirás alertas cuando estés a punto de sobrepasar el presupuesto.
El presupuesto del proyecto es una función de pago que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo al plan Pro o Enterprise.
Definir el presupuesto de proyecto #
Para establecer el presupuesto del proyecto:
- Ve a la página de Proyectos
- Elige el proyecto y haz clic en la pestaña de Configuración del proyecto
- En la sección Estimación del proyecto, selecciona Presupuesto del proyecto
- Puedes establecer un presupuesto general del proyecto utilizando la opción Manual
- O puedes elegir Basado en tareas y luego definir el presupuesto para cada tarea individual del proyecto (el progreso general del proyecto siempre será la suma de todos los presupuestos de las tareas).
Cuando se selecciona el presupuesto del proyecto, la pestaña de estado del proyecto y su barra de progreso reflejarán la cantidad facturable de cada entrada en el proyecto frente al presupuesto, y te mostrarán cuánto se gastó y cuánto queda.
También puedes optar por incluir los gastos facturables como parte del presupuesto del proyecto activando Presupuesto incluye gastos facturables.
Las Alertas siempre consideran el estado del proyecto, y se enviarán sin importar si la estimación del proyecto está definida en tiempo o presupuesto.
Estimaciones recurrentes #
Si tienes proyectos que tienen el mismo presupuesto cada mes, puedes marcar la opción Presupuesto (o Estimación) se restablece después del período de tiempo que estableciste en la pestaña de Configuración del proyecto ubicada debajo de la sección de estimación.
La estimación del proyecto se puede restablecer para uno de estos tres períodos:
- Semana (el lunes es el día de la semana predeterminado)
- Mes (período de tiempo predeterminado, el día 1 del mes es el día predeterminado)
- Año (enero es el mes predeterminado, el 1 del mes es el día predeterminado, las 00:00 es la hora predeterminada)
Para configurar el reinicio de la estimación semanal/mensual/anual:
- Ve a la página de Proyectos en la barra lateral
- Elige la pestaña de Configuración
- Ve a la sección de Estimación del proyecto
- Activa el interruptor Restablecer estimación cada (período) en (fecha) y (hora)
Ahora, cuando la estimación se restablezca después de cada , en cada y en cada , la barra de progreso del proyecto volverá al 0%.
Esta acción puede ser realizada por administradores y propietarios y está disponible para los gerentes de proyecto para los proyectos a los que están asignados cuando Quién puede ver tarifas y cantidades por hora está configurado en Cualquiera.
Después de establecer el período estimado, se aplica a todos los períodos de tiempo anteriores. Además, solo las entradas de tiempo que pertenecen al período de tiempo establecido actualmente se mostrarán en la sección Rastreado vs. Estimado del estado del proyecto.
Las alertas también tienen en cuenta la opción de reinicio.
El formato de hora en la estimación es el establecido en la Configuración del perfil.
Si el restablecimiento de estimación está activado:
- La información sobre la moneda por tiempo se define en la Estimación del proyecto
- El período de reinicio se especifica en el proyecto y se muestra cuando pasa el cursor sobre un proyecto
- Con el Tipo de estimación basada en tareas, Estimación de tiempo, Presupuesto del proyecto, Rastreado, Cantidad, Estado y Progreso también se restablecen
- El cambio se aplica a las Alertas y Registro de auditoría
Estimaciones en informes #
Solo los administradores pueden ver, compartir y descargar estimaciones en los informes.
Para ver estimaciones y presupuesto para cada proyecto y tarea en el informe:
- Abre el Informe resumido
- Activa Mostrar estimación
Las estimaciones y el presupuesto para cada proyecto y tarea se muestran junto al tiempo registrado.
También puedes descargar el informe con estimaciones a través de la exportación o compartir los números de estimación cuando compartes un informe.
Los archivos exportados tendrán estimaciones sólo si el nivel de agrupación es Proyecto o Tarea, o ambos. Además, ten en cuenta que el Mostrar estimación debe estar activado.
Permisos #
Quién puede ver el presupuesto depende de los permisos establecidos en Quién puede ver las tarifas horarias y cantidades y Quién puede ver el estado de proyecto en la configuración del espacio de trabajo.
Si está configurado en Administradores:
- Solo los administradores pueden ver y establecer el presupuesto del proyecto en todos los proyectos
Si está configurado en Cualquiera:
- Los administradores y gerentes de proyectos* pueden ver y establecer el presupuesto del proyecto
*Los gerentes de proyecto pueden establecer el presupuesto del proyecto si pueden ver las tarifas facturables - Los usuarios regulares sólo pueden ver el presupuesto del proyecto y el progreso del mismo
Para obtener más información, consulta Comprender los roles de usuario y los permisos de acceso