Edición masiva de entradas de tiempo para tu equipo
Una de las responsabilidades de un gerente es garantizar que el seguimiento del tiempo de tu equipo sea preciso y actualizado. Si gestionas un gran volumen de entradas de tiempo, la función de edición masiva te ayudará a optimizar este proceso. Aquí te explicamos cómo aprovecharla al máximo.
¿Qué es la edición masiva? #
La edición masiva te permite actualizar varias entradas de tiempo a la vez. Ya sea que estés modificando etiquetas, cambiando detalles del proyecto o marcando entradas de tiempo como favoritas, la edición masiva te ahorra tiempo y garantiza la coherencia en el rastreo del tiempo de tu equipo.
Permisos de acceso para la edición masiva #
Como gerente de equipo o gerente de proyecto, tienes permiso para editar y eliminar entradas de tiempo en masa. Sin embargo, ten en cuenta que los administradores tienen el nivel de acceso más alto y pueden configurar ajustes del espacio de trabajo, como los campos obligatorios y los permisos generales. Tendrás control total sobre las entradas de tiempo de tu equipo, pero es posible que debas coordinarte con un administrador para ciertas configuraciones.
Cómo editar en masa tus entradas de tiempo #
Puedes editar entradas de tiempo en masa directamente desde la página de Rastreador:
- Ve a la página de Rastreador, donde se registran las entradas de tiempo diarias de tu equipo
- Encuentra el ícono de edición junto al número total de horas registradas para un día específico
- Haz clic en el ícono de edición para habilitar la edición masiva para las entradas de tiempo de ese día
Una vez activada la edición masiva, puedes modificar varias entradas de tiempo para ese día a la vez.
Actualizar varias entradas de tiempo en el Informe detallado #
Para actualizar entradas de tiempo en un rango de tiempo mayor, sigue estos pasos:
- Ve al Informe detallado
- Utiliza las casillas de verificación para seleccionar las entradas de tiempo que quieres editar
También puedes usar filtros para restringir las entradas de tiempo que quieres modificar (por ejemplo, por proyecto, usuario o fecha) - Después de seleccionar las entradas, haz clic en el botón Edición en masa en la parte superior de la tabla
- Podrás modificar varios campos, incluyendo:
- Etiquetas
- Proyectos
- Tareas
- Descripción
Para cada campo que quieres actualizar, selecciona los nuevos valores. Por ejemplo: Cambia las etiquetas o asigna las entradas seleccionadas a un nuevo proyecto.
Una vez que hayas terminado, haz clic en Guardar para aplicar las actualizaciones a todas las entradas de tiempo seleccionadas.
Añadir etiquetas a las entradas de tiempo #
Al actualizar las entradas de tiempo en masa, tienes dos opciones para gestionar las etiquetas:
- Las etiquetas existentes se reemplazarán con la nueva etiqueta que selecciones
- Si quieres añadir una nueva etiqueta sin reemplazar la anterior, marca la opción Añadir a existente. Esto permitirá asignar varias etiquetas a la misma entrada de tiempo
Marcar entradas de tiempo como favoritas #
Esta función está disponible para los planes de pago.
Para acceder más fácilmente a las entradas de tiempo que utilizas con frecuencia, puedes marcarlas como favoritas:
- Utiliza las casillas de verificación para seleccionar las entradas de tiempo que quieres marcar como favoritas
- Selecciona la opción para marcar esas entradas como favoritas
- Guarda
Esto te permite acceder rápidamente y realizar un seguimiento de las entradas de tiempo más utilizadas en el Rastreador de tiempo .
Gestionar entradas de tiempo adicionalmente #
Mover entradas de tiempo entre espacios de trabajo #
Esta función es de pago y requiere que se actualice el espacio de trabajo.
Si necesitas transferir entradas de tiempo de un espacio de trabajo a otro, puedes hacerlo utilizando la función Importar planillas de horarios:
- En el Informe detallado, selecciona el rango de fechas y los filtros necesarios, y luego exporta el informe como archivo CSV
- Inicia sesión en el espacio de trabajo de destino donde quieres mover las entradas de tiempo
- Ve a Configuración > Importar y sube el archivo CSV
- Sigue las instrucciones para iniciar el proceso de importación
Eliminar entradas de tiempo #
Si quieres eliminar una entrada de tiempo, sigue estos pasos:
- Selecciona la entrada de tiempo
- Haz clic en los tres puntos a la derecha de la entrada de tiempo que quieres eliminar
- Confirma haciendo clic en Eliminar
Si eliminas accidentalmente una entrada de tiempo, puedes deshacer la acción siguiendo los pasos a continuación.
Anular una entrada de tiempo eliminada #
Si estás trabajando en masa y eliminas accidentalmente una entrada incorrecta, podrás restaurarla con la opción Deshacer.
Si borras una entrada de tiempo por error, puedes anular la acción fácilmente:
- Tras confirmar la eliminación, aparecerá una notificación en la parte inferior de la pantalla con un botón Deshacer
- Tienes 10 segundos para anular la eliminación
Tras hacer clic en Deshacer, se restaurará la entrada, incluyendo todos los datos (por ejemplo, proyecto, etiquetas, tiempo).
Mejores prácticas #
- Al trabajar con una gran cantidad de entradas, es útil filtrar los datos por proyecto, usuario o fecha antes de seleccionar las entradas para editar. Esto garantiza que solo actualices las entradas de tiempo que necesitas cambiar.
- Las ediciones masivas no se pueden deshacer a menos que utilices la función Deshacer inmediatamente. Siempre revisa los valores que estás actualizando antes de guardar para evitar errores.
- Si utilizas etiquetas con frecuencia para categorizar el tiempo, asegúrate de que se apliquen de manera uniforme en todo tu espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes #
¿Cómo puedo editar en masa las entradas de tiempo de mi equipo? #
Puedes editar en masa las entradas de tiempo siguiendo estos pasos:
- Ve a la página Informe detallado o Rastreador
- Selecciona las entradas de tiempo que quieres editar marcando las casillas junto a ellas
- Haz clic en el botón Edición masiva en la parte superior de la tabla
- Selecciona los campos que quieres actualizar (por ejemplo, etiquetas, proyectos, tareas) y configura los nuevos valores
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios a todas las entradas seleccionadas
¿Puedo cambiar varios campos a la vez con la edición masiva? #
Sí, puedes actualizar varios campos a la vez. Puedes modificar campos como:
- Etiquetas
- Proyectos
- Tareas
- Descripción
Simplemente selecciona las entradas de tiempo que quieres editar, elige los campos que quieres actualizar y guarda los cambios.
¿Puedo deshacer una edición masiva si cometo un error? #
Las ediciones masivas no se pueden deshacer directamente, pero si eliminas o modificas accidentalmente una entrada de tiempo, puedes anular la acción haciendo clic en el botón Deshacer en la notificación que aparece justo después de la eliminación. Tienes 10 segundos para deshacer la acción.
Para ediciones masivas, siempre es recomendable revisar los cambios antes de guardarlos para evitar problemas.
¿Puedo editar en masa las entradas de tiempo para usuarios o proyectos específicos? #
Sí, puedes filtrar las entradas de tiempo por proyecto, usuario o rango de fechas antes de seleccionar las entradas que quieres editar en masa. Esto te permite actualizar solo las entradas de tiempo relevantes sin afectar a las demás.
- Simplemente utiliza las opciones de filtro en la parte superior de la página del Informe detallado o Rastreador
- Una vez filtrados los datos, haz clic en la casilla para seleccionar todas las entradas filtradas
- Luego, continúa con las ediciones en masa
¿Qué son las entradas de tiempo "favoritas" y cómo las marco? #
Las entradas de tiempo "favoritas" te permiten acceder fácilmente a las entradas de tiempo más utilizadas. Si trabajas repetidamente en las mismas tareas o proyectos, marcarlas como favoritas te ahorrará tiempo al rastrear las horas.
- Después de seleccionar las entradas de tiempo que quieres marcar como favoritas, haz clic en Editar en masa y selecciona la opción Favorito
- Podrás acceder fácilmente a estas entradas en el Rastreador al añadir tiempo nuevo
¿Puedo mover entradas de tiempo en masa entre espacios de trabajo? #
Esta función requiere un plan de pago.
Sí, puedes mover entradas de tiempo en masa entre espacios de trabajo exportándolas como un archivo CSV y luego importándolas a otro espacio de trabajo:
- Exporta las entradas de tiempo del Informe detallado en formato CSV
- Inicia sesión en el espacio de trabajo de destino
- Ve a Configuración > Importar y sube el archivo CSV
- Sigue las instrucciones para completar la importación
¿Qué ocurre si cometo un error al editar en masa una entrada con temporizador en marcha? #
Si estás editando en masa entradas de tiempo y modificas accidentalmente una con temporizador en marcha, los cambios se aplicarán al detener el temporizador. Si la edición fue errónea, puedes deshacerla siempre que se realice dentro del plazo de 10 segundos.