Modifier en bloc les saisies de temps pour votre équipe

L’une des responsabilités d’un Manager est d’assurer que le suivi du temps de votre équipe est précis et à jour. Si vous gérez un grand nombre des saisies de temps, la fonctionnalité de Modification en bloc vous aidera à améliorer le processus. Voici comment utiliser au mieux cette fonctionnalité.

Qu’est-ce que la modification en bloc ? #

La modification en bloc vous permet de mettre à jour plusieurs saisies de temps à la fois. Que vous modifiez des balises, changiez les détails d’un projet ou marquiez des saisies de temps comme favorites, la modification en bloc vous fait gagner du temps et garantit la cohérence du suivi de votre équipe.

Autorisations d’accès pour la modification en bloc #

En tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, vous êtes autorisé à modifier et supprimer en bloc les saisies de temps. Cependant, veuillez noter que les Administrateurs disposent du niveau d’accès le plus élevé et peuvent configurer les paramètres de l’espace de travail, tels que les champs obligatoires et les autorisations générales. Vous aurez un contrôle total sur les saisies de temps de votre équipe, mais vous devrez peut-être vous coordonner avec un administrateur pour certains paramètres.

Comment modifier en bloc les saisies de temps #

Vous pouvez modifier en bloc les saisies de temps directement depuis la page Suivi du temps :

1. Accédez à la page Suivi du temps où sont enregistrées les saisies de temps quotidiennes de votre équipe
2. Recherchez l’icône de modification à côté du nombre total d’heures suivies pour un jour spécifique
3. Cliquez sur l’icône de modification pour activer la modification en bloc des saisies de temps de ce jour

Une fois la modification en bloc activée, vous pouvez modifier plusieurs saisies de temps pour ce jour en une seule fois.

Mettre à jour plusieurs saisies de temps dans le Rapport détaillé #

Pour mettre à jour les saisies de temps sur une période plus longue, suivez ces étapes :

1. Accédez au Rapport détaillé
2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les saisies de temps que vous souhaitez modifier
   Vous pouvez également utiliser des filtres pour affiner les saisies de temps que vous souhaitez modifier (p. ex. par projet, utilisateur ou date)
3. Après avoir sélectionné les saisies, cliquez sur le bouton Modification en bloc en haut du tableau
4. Vous pourrez modifier plusieurs champs, notamment :
   • Balises
   • Projets
   • Tâches
   • Description

Pour chaque champ que vous souhaitez mettre à jour, choisissez les nouvelles valeurs. Par exemple : Modifiez les balises ou attribuez les saisies sélectionnées à un nouveau projet.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les mises à jour à toutes les saisies de temps sélectionnées.

Ajouter des balises aux saisies de temps #

Lorsque vous mettez à jour plusieurs saisies de temps à la fois, vous avez deux options pour gérer les balises :

• Les balises existantes seront remplacées par la nouvelle balise que vous sélectionnez
• Si vous souhaitez ajouter une nouvelle balise sans remplacer l’ancienne, cochez l’option Ajouter à l’existante. Cela permet d’attribuer plusieurs balises à la même saisie de temps.

Marquer les saisies de temps comme favorites #

Cette fonctionnalité est disponible avec les offres payantes.

Pour accéder plus facilement aux saisies de temps fréquemment utilisées, vous pouvez les marquer comme favorites :

1. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les saisies de temps que vous souhaitez marquer comme favorites
2. Choisissez l’option permettant de marquer ces saisies comme favorites
3. Enregistrez

Cela vous permet d’accéder rapidement aux saisies de temps fréquemment utilisées dans le suivi du temps et de les suivre.

Gérer en plus les saisies de temps #

Déplacer les saisies de temps entre les espaces de travail #

Cette fonctionnalité est payante et nécessite l’actualisation de l’espace de travail.

Si vous devez passer des saisies de temps d’un espace de travail à un autre, vous pouvez le faire à l’aide de la fonctionnalité Importer la feuille de temps :

• Dans le Rapport détaillé, sélectionnez la plage de dates et les filtres nécessaires, puis exportez le rapport au format CSV
• Connectez-vous à l’espace de travail de destination vers lequel vous souhaitez transférer les saisies de temps
• Accédez à Paramètres > Importer et uploadez le fichier CSV 
• Suivez les instructions pour lancer le processus d’importation

Supprimer les saisies de temps #

Si vous devez supprimer une saisie de temps, suivez les étapes :

1. Sélectionnez la saisie de temps 
2. Cliquez sur les trois points situés à droite de la saisie de temps que vous souhaitez supprimer
3. Confirmez en cliquant sur Supprimer

Si vous supprimez accidentellement une saisie de temps, vous pouvez annuler cette action en suivant les étapes ci-dessous.

Annuler une saisie de temps supprimée #

Si vous supprimez accidentellement la mauvaise saisie, vous pouvez la restaurer à l’aide de l’option Annuler. 

Si vous supprimez une saisie de temps par erreur, vous pouvez facilement annuler l’action :

1. Après avoir confirmé la suppression, une notification apparaît en bas de l’écran avec un bouton Annuler
2. Vous disposez de 10 secondes pour annuler la suppression

Après avoir cliqué sur Annuler, la saisie sera restaurée, y compris toutes les données (p. ex. le projet, les balises, le temps passé).

Meilleures pratiques  #

• Lorsque vous travaillez avec un grand nombre de saisies, il est utile de filtrer vos données par projet, utilisateur ou date avant de sélectionner les saisies à modifier. Cela vous permet de ne mettre à jour que les saisies de temps que vous devez modifier.
• Les modifications en bloc ne peuvent pas être annulées, sauf si vous utilisez immédiatement la fonctionnalité Annuler. Vérifiez toujours les valeurs que vous mettez à jour avant de les enregistrer afin d’éviter toute erreur.
• Si vous utilisez fréquemment des balises pour classer le temps, assurez-vous qu’elles sont appliquées de manière cohérente dans tout votre espace de travail. 

FAQ #

Comment modifier en bloc les saisies de temps pour mon équipe ? #

Vous pouvez modifier en bloc les saisies de temps en suivant les étapes suivantes :

1. Accédez à la page Rapport détaillé ou Suivi du temps
2. Sélectionnez les saisies de temps que vous souhaitez modifier en cochant les cases à côté de celles-ci
3. Cliquez sur le bouton Modification en bloc en haut du tableau
4. Choisissez les champs que vous souhaitez mettre à jour (p. ex. balises, projets, tâches) et définissez les nouvelles valeurs
5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications à toutes les saisies sélectionnées

Est-il possible de modifier plusieurs champs à la fois avec la fonctionnalité de modification en bloc? #

Oui, tu peux mettre à jour plusieurs champs en même temps. Vous pouvez modifier des champs comme :

• Balises
• Projets
• Tâches
• Description

Il suffit de sélectionner les saisies de temps que tu veux modifier, de choisir les champs que tu veux mettre à jour et d’enregistrer tes changements.

Est-il possible d’annuler une modification en bloc en cas d’erreur ? #

Il n’est pas possible d’annuler directement une modification en bloc. Mais, si vous supprimez ou modifiez accidentellement une saisie de temps, vous pouvez annuler l’action en cliquant sur le bouton Annuler dans la notification qui s’affiche juste après la suppression. Vous disposez de 10 secondes pour annuler cette action.

Pour les modifications en bloc, il est toujours recommandé de vérifier vos changements avant de les enregistrer afin d’éviter tout problème.

Est-il possible de modifier en bloc les saisies de temps pour des utilisateurs ou projets spécifiques ? #

Oui, vous pouvez filtrer les saisies de temps par projet, utilisateur ou période avant de sélectionner celles à modifier. Cela vous permet de ne mettre à jour que les saisies pertinentes sans affecter les autres.

• Il suffit d’utiliser les options de filtre en haut du Rapport détaillé ou de la page Suivi du temps
• Une fois les données filtrées, cochez la case pour sélectionner toutes les saisies filtrées
• Procédez ensuite à vos modifications en bloc

Que sont les saisies de temps « favorites » et comment les marquer comme telles ? #

Les saisies de temps « favorites » vous permettent d’accéder facilement aux saisies que vous utilisez fréquemment. Si vous travaillez de manière répétée sur les mêmes tâches ou projets, les marquer comme favorites vous fera gagner du temps lors du suivi de vos heures.

1. Après avoir sélectionné les saisies de temps que vous souhaitez marquer comme favorites, cliquez sur Modifier en bloc et choisissez l’option Favoris.
2. Ces saisies de temps seront alors facilement accessibles dans l’outil de Suivi du temps lorsque vous en ajouterez de nouvelles.

Est-il possible de déplacer en bloc des saisies de temps entre différents espaces de travail ? #

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec un abonnement payant.

Oui, vous pouvez déplacer en bloc des saisies de temps entre différents espaces de travail en exportant les saisies de temps sous forme de fichier CSV, puis en les important dans un autre espace de travail :

1. Exportez les saisies de temps depuis le rapport détaillé au format CSV
2. Connectez-vous à l’espace de travail cible
3. Accédez à Paramètres > Importer et uploadez le fichier CSV
4. Suivez les instructions pour terminer le processus d’importation

Que se passe-t-il si on fait une erreur de modification en bloc sur une saisie dont le minuteur est en cours ? #

Si vous modifiez en bloc des saisies de temps et que vous modifiez accidentellement une saisie dont le minuteur est en cours, les modifications seront appliquées une fois que le minuteur sera arrêté. Si la modification était une erreur, vous pouvez simplement annuler l’action tant que vous êtes dans la fenêtre de 10 secondes.