Clasificar tiempo usando campos obligatorios y etiquetas
Campos obligatorios #
Los campos obligatorios son los campos mínimos que deben rellenarse para crear una entrada de tiempo.
Utiliza los campos obligatorios para evitar entradas de tiempo incompletas, de modo que todas las entradas contengan datos esenciales como proyecto, tarea, etiqueta y descripción, y mejora la precisión y la coherencia de tus informes.
Los campos obligatorios se pueden crear en espacios de trabajo en todos los planes de pago.
Para usar los campos obligatorios como gerente de equipo o proyecto, necesitarás que tu administrador habilite esta función en la Configuración del espacio de trabajo.
Cómo funcionan los campos obligatorios #
Once required fields are enabled, certain fields must be filled out before time entries can be saved or tracked.
Por ejemplo:
Si el proyecto y la etiqueta están marcados como obligatorios, los usuarios no pueden enviar una entrada de tiempo sin seleccionar un proyecto y una etiqueta. Además, el temporizador no puede detenerse hasta que se asignen un proyecto y una etiqueta. Incluso si el campo de tarea es opcional, los campos de proyecto y etiqueta serán obligatorios.
Si una tarea es obligatoria, solo los proyectos con tareas aparecerán en el selector de proyectos. Si no existen tareas para un proyecto, este proyecto no se podrá seleccionar para el control del tiempo.
Importante:
- Solo los administradores pueden configurar y modificar los campos obligatorios en la Configuración del espacio de trabajo
- Si falta un campo obligatorio, el sistema solicitará al usuario que complete la información faltante antes de finalizar la entrada de tiempo
Etiquetas #
Las etiquetas son una herramienta eficaz para categorizar las entradas de tiempo. Al adjuntarlas, puedes filtrar y generar informes fácilmente sobre distintos tipos de trabajo.
Utiliza las etiquetas para agrupar las entradas de tiempo por tareas específicas, clientes, tipos de proyecto o cualquier otro criterio relevante para tu flujo de trabajo. Las etiquetas facilitan la generación de informes detallados y el análisis de dónde se invierte el tiempo en los distintos proyectos o equipos.
Cómo funcionan las etiquetas #
Las etiquetas son obligatorias cuando los campos obligatorios están habilitados, lo que garantiza que todas las entradas de tiempo se categoricen correctamente. Puedes usar etiquetas existentes o crear nuevas al introducir tiempo.
Crear etiquetas #
- Ve a la página de Etiquetas en la barra lateral
- Escribe el nombre de la etiqueta y haz clic en AÑADIR
O bien:
- Haz clic en el ícono de la etiqueta en la entrada de tiempo
- Empieza a escribir el nombre de la etiqueta
- Haz clic en Crear etiqueta o presiona Ctrl+Enter
Todas las etiquetas eliminadas se eliminarán de las entradas de tiempo a las que están asignadas.
Gestionar etiquetas #
- Puedes configurar etiquetas personalizadas según las necesidades de tu proyecto
- Las etiquetas se pueden asignar a proyectos, tareas y entradas de tiempo, lo que proporciona flexibilidad en la forma de rastrear y reportar el tiempo
Consejos para usar eficazmente los campos obligatorios y las etiquetas #
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo utilicen etiquetas coherentes para facilitar la creación de informes y el análisis
- Crea un sistema de etiquetas (por ejemplo, Cliente A > Investigación > Desarrollo) para mantener las entradas organizadas
- Revisa periódicamente qué campos deben marcarse como obligatorios para adaptarlos a las necesidades cambiantes de tu equipo
Preguntas frecuentes #
¿Puedo configurar campos obligatorios para proyectos o tareas individuales? #
No, los campos obligatorios se configuran a nivel de espacio de trabajo y se aplican a todas las entradas de tiempo. Esto significa que no puedes designar diferentes campos obligatorios para proyectos o tareas individuales. Por ejemplo, si marcas los campos Proyecto y Etiqueta como obligatorios, todos los usuarios de todos los proyectos del espacio de trabajo deberán proporcionar un proyecto y una etiqueta al registrar el tiempo, independientemente del proyecto o la tarea específicos. Sin embargo, puedes personalizar los campos obligatorios para todo tu espacio de trabajo eligiendo qué campo (por ejemplo, Proyecto, Tarea, Etiqueta o Descripción) es obligatorio para las entradas de tiempo.
¿Puedo deshabilitar los campos obligatorios después de habilitarlos? #
Sí, puedes modificar los campos obligatorios en cualquier momento, pero solo los administradores tienen permisos para hacerlo. Si decides que ciertos campos ya no son obligatorios (por ejemplo, si ya no quieres que el campo Descripción sea obligatorio), puedes ir a la Configuración del espacio de trabajo y deshabilitar ese campo. Sin embargo, ten en cuenta que cualquier cambio realizado en los campos obligatorios se aplicará a todas las entradas de tiempo futuras, y las entradas de tiempo ya enviadas (incluso con información faltante) se mantendrán como están.
¿Puedo usar etiquetas para generar informes más detallados? #
¡Por supuesto! Las etiquetas son una herramienta potente para categorizar y filtrar tus entradas de tiempo. Al usar etiquetas de forma consistente en todo el espacio de trabajo, puedes generar fácilmente informes basados en las etiquetas que hayas asignado. Por ejemplo, si utilizas etiquetas para diferentes fases del proyecto (por ejemplo, Planificación, Desarrollo y Pruebas), puedes filtrar tus entradas de tiempo para ver cuánto tiempo se dedicó a cada fase. De igual forma, las etiquetas se pueden usar para diferenciar entre clientes, tipos de trabajo (por ejemplo, Facturable, Interno) u otras categorías relevantes.
¿Se pueden aplicar los campos obligatorios a las entradas de tiempo registradas mediante la aplicación móvil o la extensión del navegador? #
Sí, la configuración de los campos obligatorios se aplica a las entradas de tiempo realizadas en todas las plataformas, incluyendo la aplicación móvil y la extensión del navegador. Si intentas registrar el tiempo mediante cualquier dispositivo y no completas los campos obligatorios (como Proyecto o Etiqueta), se te solicitará que completes la información faltante antes de poder guardar la entrada.
¿Cómo afectan los campos obligatorios a las entradas de tiempo existentes? #
Los campos obligatorios solo afectan a las entradas de tiempo nuevas o actualizadas una vez habilitados. Si los campos obligatorios se configuran a mitad de un proyecto, las entradas de tiempo ya registradas no los requerirán retroactivamente. Sin embargo, desde el momento en que se activan los campos obligatorios, cualquier nueva entrada de tiempo o actualización de las entradas existentes deberá cumplir con los nuevos requisitos. Esto garantiza que, a partir de ahora, todos los datos registrados estén completos y organizados.
¿Puedo personalizar qué usuarios se ven afectados por los campos obligatorios? #
No, los campos obligatorios se aplican a todos los usuarios del espacio de trabajo una vez habilitados, independientemente de su rol (por ejemplo, administrador, gerente de proyectos, miembro del equipo).
Para obtener ayuda adicional o para configurar los campos y etiquetas obligatorios según las necesidades específicas de tu espacio de trabajo, siempre puedes comunicarte con el administrador de tu espacio de trabajo o consultar nuestro Centro de ayuda para obtener instrucciones detalladas y mejores prácticas.