Clasificar tiempo usando campos obligatorios y etiquetas
Campos obligatorios #
Usa Campos obligatorios y Etiquetas para garantizar que todos los campos requeridos de datos estén rellenados y añade una clasificación flexible a tus entradas de tiempo.
La función de campos obligatorios es una función de pago y está disponible en cualquier plan de pago.
¿Qué son campos obligatorios? #
Los campos obligatorios son una configuración que requiere que ciertos datos (como Proyecto, Tarea, Etiqueta o Descripción) se rellenen antes de que una entrada de tiempo pueda guardarse o detenerse.
Con los campos obligatorios:
- Cada entrada de tiempo en un espacio de trabajo sigue el mismo formato.
- La gente no puede enviar accidentalmente las entradas con información faltante.
- Todos los informes que generas tendrán los campos obligatorios, lo que posibilita información completa.
Cómo funcionan los campos obligatorios #
Una vez que un administrador active esta función, Clockify impide activamente guardar o rastrear las entradas de tiempo incompletas.
- Un usuario no puede guardar manualmente una entrada de tiempo antes de rellenar todos los campos obligatorios.
- El temporizador en marcha no se puede detener hasta que el usuario seleccione el Proyecto, Etiqueta u otro campo obligatorio faltante.
- Las reglas de los campos obligatorios se aplican en todas las plataformas de Clockify, incluyendo la aplicación móvil y las extensiones de navegador.
Activar campos obligatorios #
Solo los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden habilitar esta función.
- Haz clic en el ícono de tres puntos al lado del nombre de tu espacio de trabajo
- Selecciona Configuración del espacio de trabajo
- Desplázate hasta la sección No permitir guardar tiempo sin
- Marca las casillas que quieres que sean obligatorias para los usuarios. El Proyecto está seleccionado por defecto. Los campos optativos incluyen:
- Tarea
- Etiqueta
- Descripción
Aspectos a recordar sobre los campos obligatorios #
Aquí tenemos las reglas clave que dirigen cómo funciona la función de campos obligatorios:
| Categoría | Regla |
| Rango | Los campos obligatorios se aplican a nivel de espacio de trabajo. No puedes establecer diferentes campos obligatorios para proyectos o tareas individuales. |
| Campo de tarea | Si una tarea está marcada como obligatoria, los usuarios pueden seleccionar solo los proyectos que tienen tareas asignadas. |
| Entradas existentes | La regla no se aplica retroactivamente a las entradas de tiempo pasadas. Afecta solo las nuevas entradas y cualquier entrada existente que se actualice después de la activación de la función. |
¿Qué son las etiquetas? #
Las etiquetas son marcas personalizadas que te permiten agrupar y clasificar tus entradas de tiempo más allá de los campos típicos como Proyecto y Tarea.
Las etiquetas se usan para filtrar y analizar el uso de tiempo según diferentes criterios, como:
- Agrupación de clientes: Usa las etiquetas para diferenciar entre cliente y organización (por ejemplo, #ClienteA o #Interno)
- Tipo de trabajo: Define un tipo de trabajo (por ejemplo, #Facturable y #No-facturable)
- Fases de proyecto: Sigue el tiempo pasado en cada fase de un proyecto (por ejemplo, #planificación, #desarrollo, #pruebas)
Crear etiquetas en la página Etiquetas #
- Ve a la página Etiquetas
- Escribe el nombre de la etiqueta y haz clic en AÑADIR
Crear etiquetas con entradas de tiempo #
- Ve a la página Rastreador
- Introduce una tarea/proyecto
- Haz clic en el ícono de etiqueta
- Empieza a escribir el nombre de la etiqueta
- Haz clic en Crear etiqueta o presiona Ctrl/Cmd + Enter
Consejos para crear etiquetas eficaces #
Para informes fáciles y consistencia de equipo, sigue estos pasos:
- Crea una costumbre clara para tu equipo (por ejemplo, siempre usa el prefijo de hashtag).
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo utilicen los mismos nombres para los mismos criterios. Evita variaciones como #Soporte y #Soporte-al-cliente.
- Acostúmbrate a revisar tus informes para asegurarte de que las etiquetas se utilizan correctamente y ajusta tu configuración de Campos obligatorios a medida que cambian las necesidades de tu equipo.
FAQs #
¿Puedo configurar campos obligatorios para proyectos o tareas individuales?
No, los campos obligatorios se configuran a nivel de espacio de trabajo y se aplican a todas las entradas de tiempo en un espacio de trabajo. No puedes designar diferentes campos obligatorios para proyectos o tareas individuales.
Por ejemplo, si marcas los campos Proyecto y Etiqueta como obligatorios, entonces cada usuario en todos los proyectos del espacio de trabajo deberán proporcionar un proyecto y una etiqueta a la hora de registrar el tiempo. Puedes personalizar los campos obligatorios para todo tu espacio de trabajo eligiendo qué campos (por ejemplo, Proyecto, Tarea, Etiqueta o Descripción) son obligatorio para las entradas de tiempo.
¿Puedo deshabilitar los campos obligatorios después de habilitarlos?
Solo los administradores tienen permiso para modificar la configuración de campos obligatorios. Los cambios hechos a campos obligatorios en la Configuración del espacio de trabajo afectan solo a nuevas entradas de tiempo. Si haces que un campo obligatorio sea opcional, no se requerirá para las entradas futuras.
Las entradas de tiempo enviadas, incluso si no tienen la opción que ahora es opcional, no se actualizarán.
¿Puedo usar etiquetas para generar informes más detallados?
¡Por supuesto! Las etiquetas te ayudan a clasificar y encontrar tus entradas de tiempo.
Puedes usar el filtro para ver el tiempo pasado en diferentes etapas del proyecto (como Planificación, Desarrollo o Pruebas), con qué clientes trabajaste, o el tipo de trabajo que hiciste (por ejemplo, Facturable o Asuntos internos).
¿Se pueden aplicar los campos obligatorios a las entradas de tiempo registradas mediante la aplicación móvil o la extensión del navegador?
Sí, la configuración de campos obligatorios se aplica a las entradas de tiempo realizadas en todas las plataformas, incluyendo la aplicación móvil y la extensión de navegador. Si registras el tiempo en cualquier dispositivo y no completas los campos obligatorios (como Proyecto o Etiqueta), se te solicitará que rellenes la información faltante antes de poder guardar la entrada.
¿Cómo afectan los campos obligatorios a las entradas de tiempo existentes?
Los campos obligatorios solo afectan a las entradas de tiempo nuevas o actualizadas después de que se habiliten. Si los campos obligatorios se configuran a mitad de un proyecto, las entradas de tiempo ya registradas no los requerirán retroactivamente.
En cuanto se activen los campos obligatorios, cualquier nueva entrada de tiempo o actualización de las entradas existentes deberán cumplir con los nuevos requisitos para garantizar que las entradas de tiempo estén completas y organizadas.
¿Puedo personalizar qué usuarios se ven afectados por los campos obligatorios?
No, los campos obligatorios se aplican a todos los usuarios del espacio de trabajo una vez habilitados, independientemente de su rol (por ejemplo, administrador, gerente de proyectos, miembro del equipo).
Para obtener ayuda adicional o para configurar los campos obligatorios y etiquetas según las necesidades específicas de tu espacio de trabajo, siempre puedes comunicarte con el administrador de tu espacio de trabajo o consultar nuestro artículo sobre Campos obligatorios en el Centro de ayuda para obtener instrucciones detalladas y mejores prácticas.