Catégoriser le temps en utilisant les champs obligatoires et les balises
Champs obligatoires #
Les champs obligatoires sont les champs minimums qui doivent être remplis avant de pouvoir créer une saisie de temps.
Utilisez les champs obligatoires pour éviter les saisies de temps incomplètes, afin que toutes les saisies contiennent les données essentielles telles que le projet, la tâche, la balise et la description, et pour améliorer la précision et la cohérence de vos rapports.
Les champs obligatoires peuvent être créés sur les espaces de travail de tous les abonnements payants.
Pour utiliser les champs obligatoires en tant que chef d’équipe ou chef de projet, vous devez demander à votre administrateur d’activer cette fonctionnalité dans les paramètres de l’espace de travail.
Comment fonctionnent les champs obligatoires #
Une fois les champs obligatoires activés, certains champs doivent être remplis avant que les saisies de temps puissent être enregistrées ou suivies.
Par exemple :
Si le projet et la balise sont marqués comme obligatoires, les utilisateurs ne peuvent pas soumettre une saisie de temps sans sélectionner un projet et une balise. De plus, le minuteur ne peut pas être arrêté tant qu’un projet et un balise n’ont pas été attribués. Même si le champ tâche est facultatif, les champs projet et balise seront obligatoires. Si une tâche est obligatoire, seuls les projets comportant des tâches apparaîtront dans le sélecteur de projet. Si aucun projet ne comporte de tâches, ce projet ne pourra pas être sélectionné pour le suivi du temps.
Important à noter:
- Seuls les Administrateurs peuvent configurer et modifier les champs obligatoires dans les Paramètres de l’espace de travail
- Si un champ obligatoire est manquant, le système invitera l’utilisateur à compléter les informations manquantes avant de finaliser la saisie de temps
Balises #
Les balises sont un outil puissant pour classer les saisies de temps. En associant des balises aux saisies de temps, vous pouvez facilement filtrer et générer des rapports sur différents types de travail.
Utilisez les balises pour regrouper les saisies de temps par tâches spécifiques, clients, types de projets ou tout autre critère pertinent pour votre flux de travail. Les balises facilitent la génération de rapports détaillés et l’analyse de la répartition du temps entre les projets ou les équipes.
Fonctionnement des balises #
Les balises sont obligatoires quand les champs obligatoires sont activés, ce qui garantit que toutes les saisies de temps sont classées de manière appropriée. Vous pouvez utiliser les balises existantes ou en créer de nouvelles lors de la saisie du temps.
Créer des balises #
- Accédez à la page Balises depuis la barre latérale
- Saisissez le nom de la balise et cliquez sur Ajouter
Ou :
- Cliquez sur l’icône Balise sur une saisie de temps
- Commencez à taper le nom de la balise
- Cliquez sur Créer une balise ou appuyez sur Ctrl+Entrée
Toutes les balises supprimées seront supprimées des saisies de temps auxquelles elles sont associées.
Gérer les balises #
- Vous pouvez configurer des balises personnalisées en fonction des besoins de votre projet
- Les balises peuvent être attribuées à des projets, des tâches et des saisies de temps, ce qui vous offre une grande flexibilité dans le suivi et la création de rapports sur le temps
Conseils pour utiliser efficacement les champs obligatoires et les balises #
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe utilisent des balises cohérentes pour faciliter la création de rapports et l’analyse
- Créez un système de balises (p. ex. Client A > Recherche > Développement) pour organiser les saisies
- Vérifiez régulièrement quels champs doivent être marqués comme obligatoires afin de les adapter aux besoins évolutifs de votre équipe
FAQ #
Est-il possible de définir des champs obligatoires pour des projets ou des tâches individuels ? #
Non, les champs obligatoires sont définis au niveau de l’espace de travail et s’appliquent à toutes les saisies de temps de cet espace. Cela signifie que vous ne pouvez pas désigner différents champs obligatoires pour des projets ou des tâches individuels. Par exemple, si vous marquez les champs Projet et Balise comme obligatoires, alors chaque utilisateur, pour tous les projets de l’espace de travail, devra fournir un projet et une balise lors de la saisie de son temps, quel que soit le projet ou la tâche spécifique. Cependant, vous pouvez personnaliser les champs obligatoires pour votre espace de travail en choisissant quels champs (p. ex. Projet, Tâche, Balise ou Description) sont obligatoires pour la saisie de temps.
Est-il possible de désactiver les champs obligatoires après les avoir activés ? #
Oui, vous pouvez modifier les champs obligatoires à tout moment, mais seuls les administrateurs ont l’autorisation de le faire. Si vous décidez que certains champs n’ont plus besoin d’être obligatoires (p. ex. vous ne voulez plus que le champ Description soit requis), vous pouvez aller dans les Paramètres de l’espace de travail et désactiver ce champ. Cependant, gardez à l’esprit que toute modification apportée aux champs obligatoires s’appliquera à toutes les futures saisies de temps, et que les saisies de temps déjà soumises (même avec des informations manquantes) resteront telles quelles.
Est-il possible d’utiliser des balises pour des rapports plus détaillés ? #
Absolument ! Les balises sont un outil puissant pour catégoriser et filtrer vos saisies de temps. En utilisant les balises de manière cohérente dans votre espace de travail, vous pouvez facilement générer des rapports basés sur les balises que vous avez assignées. Par exemple, si vous utilisez des balises pour différentes phases de projet (par ex. Planification, Développement et Test), vous pouvez filtrer vos saisies de temps pour voir combien de temps a été consacré à chaque phase. De même, les balises peuvent être utilisées pour différencier les clients, les types de travail (p. ex. Facturable, Interne) ou d’autres catégories pertinentes.
Les champs obligatoires peuvent-ils être appliqués aux saisies de temps effectuées via l’appli mobile ou l’extension de navigateur ? #
Oui, les paramètres des champs obligatoires s’appliquent aux saisies de temps effectuées sur toutes les plateformes, y compris l’appli mobile et l’extension de navigateur. Si vous essayez de saisir du temps via un appareil et que les champs obligatoires (comme Projet ou Balise) ne sont pas remplis, vous serez invité à compléter les informations manquantes avant de pouvoir enregistrer la saisie.
Quel est l’impact des champs obligatoires sur les saisies de temps existantes ? #
Les champs obligatoires n’affectent que les saisies de temps nouvelles ou mises à jour après leur activation. Si les champs obligatoires sont configurés au milieu d’un projet, les saisies de temps déjà effectuées ne seront pas rétroactivement soumises à ces champs. Cependant, à partir du moment où les champs obligatoires sont activés, toute nouvelle saisie de temps ou toute mise à jour de saisies existantes devra respecter les nouvelles exigences. Cela garantit qu’à l’avenir, toutes les données saisies seront complètes et organisées.
Est-il possible de personnaliser les utilisateurs concernés par les champs obligatoires ? #
Non, les champs obligatoires s’appliquent à tous les utilisateurs de l’espace de travail une fois activés, quel que soit leur rôle (p. ex. Administrateur, Chef de projet, Membre de l’équipe). Pour une assistance supplémentaire ou pour configurer les champs obligatoires et les balises en fonction des besoins spécifiques de votre espace de travail, vous pouvez toujours contacter l’administrateur de votre espace de travail ou consulter notre Centre d’aide pour des instructions détaillées et des bonnes pratiques.