Catégoriser le temps en utilisant les champs obligatoires et les tags
Champs obligatoires #
Utilisez les champs obligatoires et les tags pour vous assurer que tous les champs obligatoires sont remplis et pour ajouter une classification flexible à vos saisies de temps.
La fonctionnalité « Champs obligatoires » est une fonctionnalité payante et est disponible dans tous les abonnements payants.
Qu’est-ce qu’un champ obligatoire ? #
Les champs obligatoires sont un paramètre qui exige que certaines informations (telles que le projet, la tâche, le tag ou la description) soient renseignées avant qu’une saisie de temps puisse être enregistrée ou interrompue.
Avec les champs obligatoires :
- Chaque saisie effectuée dans l’espace de travail respecte le même format.
- Il est impossible de valider par inadvertance des saisies comportant des informations manquantes.
- Tous les rapports que vous générez comporteront les champs obligatoires, garantissant ainsi l’exhaustivité des informations.
Comment fonctionnent les champs obligatoires #
Une fois que l’administrateur a activé cette fonctionnalité, Clockify empêche systématiquement l’enregistrement ou le suivi des saisies de temps incomplètes.
- Un utilisateur ne peut pas enregistrer une saisie manuelle de temps tant que tous les champs obligatoires n’ont pas été remplis.
- Le chronomètre en cours ne peut pas être arrêté tant que l’utilisateur n’a pas sélectionné le projet, le tag ou tout autre champ manquant requis.
- Les règles relatives aux champs obligatoires s’appliquent sur toutes les plateformes Clockify, y compris l’appli mobile et les extensions de navigateur.
Activer les champs obligatoires #
Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent activer cette fonctionnalité.
- Cliquez sur les trois points à côté du nom de votre espace de travail
- Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
- Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Ne pas autoriser l’enregistrement sans
- Cochez les cases que vous souhaitez rendre obligatoires pour les utilisateurs. L’option Projet est activée par défaut. Les champs facultatifs sont les suivants :
- Tâche
- Tag
- Description
Ce qu’il faut retenir concernant les champs obligatoires #
Voici les principales règles régissant le fonctionnement de la fonctionnalité Champs obligatoires :
| Catégorie | Règle |
| Cadre | Les champs obligatoires s’appliquent à l’espace de travail entier. Il n’est pas possible de définir différemment par projet ou tâche. |
| Champ « Tâche » | Si la tâche est marquée comme obligatoire, les utilisateurs ne peuvent sélectionner que des projets auxquels des tâches ont déjà été attribuées. |
| Saisies existantes | Cette règle s’applique uniquement aux nouvelles saisies de temps et à celles mises à jour après son activation, pas aux anciennes. |
Que sont les tags ? #
Les tags sont des étiquettes personnalisées qui vous permettent de regrouper et de classer vos saisies de temps au-delà des champs standard « Projet » et « Tâche ».
Les tags sont utilisés pour filtrer et analyser l’utilisation du temps selon différents critères, tels que :
- Regroupement des clients – Utilisez des tags pour distinguer les clients des services internes (p. ex. #ClientA ou #Interne)
- Type de travail – Définissez un type de tâche (p. ex. #Facturable et #Non-facturable)
- Phases du projet – Suivez le temps passé sur chaque phase d'un projet (p. ex. #planification, #développement, #test)
Créer des tags depuis la page « Tags » #
- Accédez à la page Tags
- Saisissez le nom du tag souhaité, puis cliquez sur Ajouter
Créer des tags à partir des saisies de temps #
- Accédez à la page Suivi du temps
- Saisissez une tâche ou un projet
- Cliquez sur l’icône du tag
- Commencez à saisir le nom du tag
- Cliquez sur Créer un tag ou appuyez sur Ctrl/Cmd + Entrée
Conseils pour créer des tags efficaces #
Pour faciliter la création de rapports et garantir la cohérence au sein de votre équipe, suivez ces conseils :
- Définissez une convention claire pour votre équipe (p. ex. utilisez toujours un préfixe « # »).
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe utilisent exactement les mêmes noms de balises pour les mêmes critères. Évitez les variantes telles que #Support et #Service-Client.
- Prenez l’habitude de vérifier vos rapports pour vous assurer que les balises sont utilisées correctement et adaptez vos paramètres de champs obligatoires à mesure que les besoins de votre équipe évoluent.
FAQ #
Est-il possible de définir des champs obligatoires pour des projets ou des tâches individuels ?
Non, les champs obligatoires sont définis au niveau de l’espace de travail et s’appliquent à toutes les saisies de temps de cet espace. Cela signifie que vous ne pouvez pas désigner différents champs obligatoires pour des projets ou des tâches individuels.
Par exemple, si vous marquez les champs Projet et Tag comme obligatoires, alors chaque utilisateur, pour tous les projets de l’espace de travail, devra fournir un projet et une balise lors de la saisie de son temps, quel que soit le projet ou la tâche spécifique. Cependant, vous pouvez personnaliser les champs obligatoires pour votre espace de travail en choisissant quels champs (p. ex. Projet, Tâche, Tag ou Description) sont obligatoires pour la saisie de temps.
Est-il possible de désactiver les champs obligatoires après les avoir activés ?
Seuls les administrateurs sont autorisés à modifier les paramètres des champs obligatoires. Les modifications apportées aux champs obligatoires dans les paramètres de l’espace de travail ne s’appliquent qu’aux nouvelles saisies de temps. Si vous rendez un champ obligatoire facultatif, il ne sera plus obligatoire pour les saisies futures.
Les saisies de temps déjà soumises, même avec des informations manquantes, resteront telles quelles.
Est-il possible d’utiliser des balises pour des rapports plus détaillés ?
Absolument ! Les tags sont un outil puissant pour catégoriser et filtrer vos saisies de temps.
Utiliser des tags de manière cohérente permet de générer facilement des rapports par tag (p. ex. phases de projet comme planification, développement, test), de filtrer les saisies de temps et de catégoriser clients ou types de travail (facturable, interne).
Les champs obligatoires peuvent-ils être appliqués aux saisies de temps effectuées via l’appli mobile ou l’extension de navigateur ?
Oui, les paramètres des champs obligatoires s’appliquent aux saisies de temps effectuées sur toutes les plateformes, y compris l’appli mobile et l’extension de navigateur. Si vous essayez de saisir du temps via un appareil et que les champs obligatoires (comme projet ou tag) ne sont pas remplis, vous serez invité à compléter les informations manquantes avant de pouvoir enregistrer la saisie.
Quel est l’impact des champs obligatoires sur les saisies de temps existantes ?
Les champs obligatoires n’affectent que les saisies de temps nouvelles ou mises à jour après leur activation. Si les champs obligatoires sont configurés au milieu d’un projet, les saisies de temps déjà effectuées ne seront pas rétroactivement soumises à ces champs.
Cependant, à partir du moment où les champs obligatoires sont activés, toute nouvelle saisie de temps ou toute mise à jour de saisies existantes devra respecter les nouvelles exigences. Cela garantit qu’à l’avenir, toutes les données saisies seront complètes et organisées.
Est-il possible de personnaliser les utilisateurs concernés par les champs obligatoires ?
Non, les champs obligatoires s’appliquent à tous les utilisateurs de l’espace de travail une fois activés, quel que soit leur rôle (p. ex. Administrateur, Chef de projet, Membre de l’équipe).
Pour une assistance supplémentaire ou pour configurer les champs obligatoires et les balises en fonction des besoins spécifiques de votre espace de travail, vous pouvez toujours contacter l’administrateur de votre espace de travail ou consulter notre article Champs obligatoires dans le centre d’aide pour des instructions détaillées et des bonnes pratiques.