Zeiterfassung mit Pflichtfelder und Tags kategorisieren
Pflichtfelder #
Die Pflichtfelder sind erforderliche Felder, die ausgefüllt werden müssen, bevor ein Zeiteintrag erstellt werden kann.
Mit Pflichtfeldern kannst du unvollständige Zeiteinträge verhindern, damit alle Einträge essenzielle Daten enthalten, wie Projekt, Aufgabe, Tag und Beschreibung. So wird die Genauigkeit und Konsistenz deiner Berichte verbessert.
Die Pflichtfelder können in Arbeitsbereichen erstellt werden, die auf allen kostenpflichtigen Plänen sind.
Um als Teammanager oder Projektmanager Pflichtfelder zu verwenden, muss dein Administrator diese Funktion in Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.
So funktionieren Pflichtfelder #
Sobald Pflichtfelder aktiviert sind, müssen bestimmte Felder ausgefüllt werden, bevor Zeiteinträge gespeichert oder erfasst werden können.
Zum Beispiel:
Wenn Projekt und Tag als Pflichtfelder markiert sind, können Benutzer keine Zeiteinträge einreichen, ohne das Projekt und das Tag zu wählen. Auch der Timer kann nicht gestoppt werden, bevor ein Projekt und ein Tag zugewiesen werden. Auch wenn das Aufgabenfeld optional ist, sind Projekt- und Tagfelder obligatorisch. Wenn eine Aufgabe erforderlich ist, werden nur Projekte mit Aufgaben in der Projektauswahl angezeigt. Existieren für ein Projekt keine Aufgaben, kann dieses Projekt nicht für die Zeiterfassung ausgewählt werden.
Wichtiger Hinweis:
- Nur Admins können Pflichtfelder in Arbeitsbereichseinstellungen festlegen und ändern
- Wenn ein Pflichtfeld fehlt, fordert das System den Nutzer auf, die fehlenden Informationen zu vervollständigen, bevor der Zeiteintrag abgeschlossen wird
Tags #
Tags sind ein mächtiges Werkzeug zur Kategorisierung von Zeiteinträgen. Indem du Zeiteinträgen Tags zuordnest, kannst du verschiedene Arten von Arbeit einfach filtern und darüber Berichte erstellen. Nutze Tags, um Zeiteinträge nach spezifischen Aufgaben, Kunden, Projekttypen oder anderen für deinen Workflow relevanten Kriterien zu gruppieren. Tags erleichtern die Erstellung detaillierter Berichte und die Analyse, wo Zeit über Projekte oder Teams hinweg verbracht wird.
So funktionieren Tags #
Tags sind verpflichtend, wenn Pflichtfelder aktiviert sind, wodurch sichergestellt wird, dass alle Zeiteinträge angemessen kategorisiert werden. Du kannst beim Erfassen der Zeit bestehende Tags verwenden oder neue erstellen.
Tags erstellen #
- Zur Tags-Seite in der Seitenleiste gehen
- Tag-Namen eingeben und auf HINZUFÜGEN klicken
Oder:
- Auf das Tag-Symbol in einem Zeiteintrag klicken
- Mit der Eingabe des Tag-Namens beginnen
- Auf Tag erstellen klicken oder Strg+Enter drücken
Alle gelöschten Tags werden aus den Zeiteinträgen entfernt, denen sie zugewiesen werden.
Tags verwalten #
- Du kannst benutzerdefinierte Tags basierend auf deinen Projektanforderungen einrichten
- Tags können Projekten, Aufgaben und Zeiteinträgen zugewiesen werden, was dir Flexibilität bei der Zeiterfassung und Berichterstellung bietet.
Tipps für den effektiven Einsatz von Pflichtfeldern und Tags #
- Stelle sicher, dass alle Teammitglieder konsistente Tags verwenden, um die Berichterstattung und Analyse zu erleichtern
- Erstelle ein Tag-System (z.B. Client A > Recherche > Entwicklung), um die Einträge organisiert zu halten
- Überprüfe regelmäßig, welche Felder als Pflichtfelder markiert werden sollten, um sie an die sich entwickelnden Bedürfnisse deines Teams anzupassen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Kann ich Pflichtfelder für einzelne Projekte oder Aufgaben festlegen? #
Nein, Pflichtfelder werden auf Arbeitsbereichsebene festgelegt und gelten für alle Zeiteinträge im gesamten Arbeitsbereich. Das bedeutet, dass du keine unterschiedlichen Pflichtfelder für einzelne Projekte oder Aufgaben bestimmen kannst. Wenn du beispielsweise die Felder Projekt und Tag als Pflichtfelder markierst, muss jeder Nutzer in allen Projekten des Arbeitsbereichs ein Projekt und ein Tag angeben, wenn er Zeit erfasst, unabhängig vom spezifischen Projekt oder der Aufgabe. Du kannst jedoch die Pflichtfelder für deinen Arbeitsbereich als Ganzes anpassen, indem du auswählst, welche Felder (z.B. Projekt, Aufgabe, Tag oder Beschreibung) für Zeiteinträge obligatorisch sind.
Kann ich Pflichtfelder nach der Aktivierung deaktivieren? #
Ja, du kannst Pflichtfelder jederzeit anpassen, aber nur Admins haben die Berechtigung dazu. Wenn du entscheidest, dass bestimmte Felder nicht mehr verpflichtend sein sollen (z.B. möchtest du das Feld Beschreibung nicht länger als Pflichtfeld), kannst du in die Arbeitsbereichseinstellungen gehen und das Feld deaktivieren. Beachte jedoch, dass alle Änderungen an den Pflichtfeldern für alle zukünftigen Zeiteinträge gelten. Bereits übermittelte Zeiteinträge (auch solche mit fehlenden Informationen) bleiben unverändert.
Kann ich Tags für detailliertere Berichte verwenden? #
Absolut! Tags sind ein leistungsstarkes Werkzeug zum Kategorisieren und Filtern deiner Zeiteinträge. Indem du Tags konsistent in deinem Workspace verwendest, kannst du ganz einfach Berichte basierend auf den zugewiesenen Tags erstellen. Wenn du beispielsweise Tags für verschiedene Projektphasen (z.B. Planung, Entwicklung und Testen) verwendest, kannst du deine Zeiteinträge filtern, um zu sehen, wie viel Zeit in jeder Phase verbracht wurde. Ebenso können Tags verwendet werden, um zwischen Kunden, Arbeitsarten (z.B. Abrechenbar, Intern) oder anderen relevanten Kategorien zu unterscheiden.
Können Pflichtfelder auf Zeiteinträge angewendet werden, die über die mobile App oder Browser-Erweiterung erfasst wurden? #
Ja, die Einstellungen für die Pflichtfelder gelten für Zeiteinträge, die auf allen Plattformen vorgenommen werden, einschließlich der mobilen App und der Browsererweiterung. Wenn du versuchst, Zeit über ein beliebiges Gerät zu erfassen und die Pflichtfelder (wie Projekt oder Tag) nicht ausgefüllt sind, wirst du aufgefordert, die fehlenden Informationen zu ergänzen, bevor du den Eintrag speichern kannst.
Wie wirken sich Pflichtfelder auf bestehende Zeiteinträge aus? #
Pflichtfelder wirken sich nur auf neue oder aktualisierte Zeiteinträge aus, nachdem sie aktiviert wurden. Werden Pflichtfelder mitten in einem Projekt eingerichtet, müssen bereits erfasste Zeiteinträge die Felder nicht rückwirkend erfüllen. Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung der Pflichtfelder müssen jedoch alle neuen Zeiteinträge oder Aktualisierungen bestehender Einträge die neuen Anforderungen erfüllen. Dies stellt sicher, dass zukünftig alle erfassten Daten vollständig und organisiert sind.
Kann ich anpassen, welche Benutzer von Pflichtfeldern betroffen sind? #
Nein, Pflichtfelder gelten, sobald sie aktiviert sind, für alle Benutzer im Arbeitsbereich, unabhängig von ihrer Rolle (z.B. Admin, Projektmanager, Teammitglied). Für zusätzliche Unterstützung oder um Pflichtfelder und Tags entsprechend den spezifischen Anforderungen deines Arbeitsbereichs zu konfigurieren, kannst du dich jederzeit an deinen Arbeitsbereich-Admin wenden oder unser Hilfecenter für detaillierte Anleitungen und Best Practices konsultieren.