Zeiterfassung mit Pflichtfeldern und Tags kategorisieren

Pflichtfelder #

Use Required fields and Tags to ensure all required data fields are completed and add flexible categorization to your time entries.

Pflichtfelder sind eine kostenpflichtige Funktion und in allen kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Was sind Pflichtfelder? #

Pflichtfelder sind Einstellungen, die festlegen, dass bestimmte Datenpunkte (wie Projekt, Aufgabe, Tag oder Beschreibung) ausgefüllt sein müssen, bevor ein Zeiteintrag gespeichert oder gestoppt werden kann.

Vorteile von Pflichtfeldern:

• Jeder Zeiteintrag im Arbeitsbereich folgt dem gleichen Format.
• Es wird verhindert, dass Einträge mit fehlenden Informationen versehentlich eingereicht werden.
• All the reports you generate will have the required fields, allowing for complete information.

So funktionieren Pflichtfelder #

Sobald ein Arbeitsbereich-Administrator diese Funktion aktiviert, verhindert Clockify aktiv das Speichern oder Erfassen unvollständiger Zeiteinträge.

• Nutzer können einen manuellen Zeiteintrag erst speichern, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Ein laufender Timer kann erst gestoppt werden, wenn der Nutzer das erforderliche Projekt, den Tag oder andere fehlende Felder ausgewählt hat.
• Die Regeln für Pflichtfelder gelten für alle Clockify-Plattformen, einschließlich der mobilen App und der Browser-Erweiterungen.

Pflichtfelder aktivieren #

Nur Arbeitsbereich-Besitzer und Administratoren können diese Funktion aktivieren.

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben deinem Arbeitsbereichsnamen
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Scrolle nach unten zum Bereich Keine Zeit speichern, ohne
4. Aktiviere die Kontrollkästchen für die Felder, die du als Pflichtfelder festlegen möchtest. Projekt ist standardmäßig aktiviert. Optionale Felder sind:
   • Aufgabe
   • Tag
   • Beschreibung

Wissenswertes über Pflichtfelder  #

Hier sind die wichtigsten Regeln für die Funktionsweise der Pflichtfelder:

Category	Rule
Scope	Required fields apply workspace-wide. You can’t set different required fields for individual projects or tasks.
Task field	If Task is marked as required, users can only select projects that already have tasks assigned to them.
Existing entries	The rule doesn’t retroactively apply to old time entries. It only affects new entries and any existing entries that are updated after the feature is enabled.

Was sind Tags? #

Tags sind benutzerdefinierte Labels, mit denen du deine Zeiteinträge über die Standardfelder „Projekt“ und „Aufgabe“ hinaus gruppieren und kategorisieren kannst.

Tags werden zum Filtern und Analysieren der Zeitnutzung nach verschiedenen Kriterien verwendet, wie zum Beispiel:

• Kunden-Gruppierung - Nutze Tags, um zwischen Kunden und internen Aufgaben zu unterscheiden (z. B. #KundeA oder #Intern)
• Arbeitsart – Definiere die Art der Tätigkeit (z. B. #Abrechenbar und #Nicht-Abrechenbar).
• Projektphasen – Erfasse die Zeit für jede Phase eines Projekts (z. B. #Planung, #Entwicklung, #Testing)

Tags über die Tag-Seite erstellen #

1. Navigiere zur Seite Tags
2. Gib den gewünschten Tag-Namen ein und klicke auf HINZUFÜGEN

Tags direkt im Zeiteintrag erstellen #

1. Gehe zur Seite Timer
2. Gib eine Aufgabe oder ein Projekt ein
3. Klicke auf das Tag-Symbol
4. Beginne, den Namen des Tags zu tippen
5. Klicke auf Tag erstellen oder drücke Strg/Cmd + Enter

Tipps für effektive Tags #

Befolge diese Tipps, um eine konsistente Berichterstattung und Teamarbeit zu gewährleisten:

1. Lege klare Regeln für dein Team fest (z. B. immer ein Hashtag-Präfix verwenden).
2. Achte darauf, dass alle Teammitglieder exakt dieselben Tag-Namen für dieselben Kriterien nutzen. Vermeide Varianten wie #Support und #Kunden-Support.
3. Überprüfe deine Berichte regelmäßig auf die korrekte Tag-Nutzung. Passe die Einstellungen für Pflichtfelder an, wenn sich die Anforderungen deines Teams ändern.

FAQs #

Kann ich Pflichtfelder für einzelne Projekte oder Aufgaben festlegen?

Nein, Pflichtfelder werden auf Arbeitsbereichsebene festgelegt und gelten für alle Zeiteinträge im gesamten Arbeitsbereich. Das bedeutet, dass du keine unterschiedlichen Pflichtfelder für einzelne Projekte oder Aufgaben bestimmen kannst.

Wenn du beispielsweise die Felder Projekt und Tag als Pflichtfelder markierst, muss jeder Nutzer in allen Projekten des Arbeitsbereichs ein Projekt und ein Tag angeben, wenn er Zeit erfasst. Du kannst die Pflichtfelder für deinen Arbeitsbereich als Ganzes anpassen, indem du auswählst, welche Felder (z.B. Projekt, Aufgabe, Tag oder Beschreibung) für Zeiteinträge obligatorisch sind.

Kann ich Pflichtfelder nach der Aktivierung deaktivieren?

Nur Admins haben die Berechtigung dazu, Pflichtfelder zu modifizieren. Änderungen in den Arbeitsbereich-Einstellungen wirken sich nur auf neue Zeiteinträge aus. Wenn du ein Pflichtfeld als optional festlegst, wird es für zukünftige Einträge nicht mehr abgefragt.

Bereits übermittelte Zeiteinträge werden nicht aktualisiert, selbst wenn ihnen die nun optionalen Informationen fehlen.

Kann ich Tags für detailliertere Berichte verwenden?

Absolut! Tags sind äußerst hilfreich, um deine Zeiteinträge zu sortieren und schnell wiederzufinden.

Du kannst ganz einfach filtern, um zu sehen, wie viel Zeit für verschiedene Projektphasen (wie Planung, Entwicklung oder Testing) aufgewendet wurde, für welche Kunden du gearbeitet hast oder welche Art von Arbeit du erledigt hast (z. B. abrechenbare vs. interne Aufgaben).

Können Pflichtfelder auf Zeiteinträge angewendet werden, die über die mobile App oder Browser-Erweiterung erfasst wurden?

Ja, die Einstellungen für Pflichtfelder gelten für Zeiteinträge auf allen Plattformen, einschließlich der mobilen App und der Browser-Erweiterung. Wenn du Zeit auf einem beliebigen Gerät erfasst und die Pflichtfelder (wie Projekt oder Tag) nicht ausgefüllt sind, wirst du dazu aufgefordert, die fehlenden Informationen zu ergänzen, bevor du den Eintrag speichern kannst. 

Wie wirken sich Pflichtfelder auf bestehende Zeiteinträge aus?

Pflichtfelder wirken sich nur auf neue oder aktualisierte Zeiteinträge aus, nachdem sie aktiviert wurden. Wenn Pflichtfelder mitten in einem Projekt eingerichtet werden, müssen die bereits erfassten Einträge nicht rückwirkend ergänzt werden.

Sobald Pflichtfelder aktiviert sind, müssen jedoch alle neuen Einträge sowie alle Aktualisierungen an bestehenden Einträgen die neuen Anforderungen erfüllen. Dies stellt sicher, dass deine Zeiteinträge von diesem Zeitpunkt an vollständig und gut organisiert sind.

Kann ich anpassen, welche Benutzer von Pflichtfeldern betroffen sind?

Nein, Pflichtfelder gelten für alle Nutzer im Arbeitsbereich, sobald sie aktiviert wurden – unabhängig von deren Rolle (z. B. Administrator, Projektmanager oder Teammitglied).

Für weitere Unterstützung oder um Pflichtfelder und Tags gemäß den spezifischen Anforderungen deines Arbeitsbereichs zu konfigurieren, kannst du dich jederzeit an deinen Arbeitsbereich-Administrator wenden. Alternativ findest du detaillierte Anleitungen und Best Practices in unserem Artikel zu den Pflichtfeldern im Hilfecenter.