Crear y gestionar días festivos y políticas de tiempo libre

Este artículo te explicará cómo crear, gestionar, y configurar las políticas de tiempo libre y los días festivos dentro de tu espacio de trabajo. Como administrador o propietario del espacio de trabajo, tienes control completo sobre estos ajustes, garantizando que el tiempo libre de tu equipo se controla y gestiona con precisión.

Habilitar tiempo libre #

Para empezar a gestionar las políticas de tiempo libre y días festivos, primero tienes que activar la función de tiempo libre en tu espacio de trabajo.

Para activar tiempo libre:

1. Haz clic en el menú de tres puntos al lado del nombre de tu espacio de trabajo
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo 
3. Deslízate hasta la sección de Bajas
4. Habilita Activar tiempo libre
5. Si hace falta, habilita la opción Los usuarios regulares pueden ver el tiempo libre fuera de sus equipos (opcional)

Crear y gestionar políticas de tiempo libre #

Las políticas de tiempo libre determinan cómo tu equipo puede solicitar y controlar diferentes tipos de bajas, como los días de vacaciones, las bajas por enfermedad o el tiempo libre personal.

Para crear o gestionar las políticas de tiempo libre:

1. En la barra lateral, haz clic en Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de la página
3. Selecciona Gestionar políticas
4. Introduce los detalles de tu política
5. Haz clic en Crear nuevo

Haciendo clic en Crear nuevo creas una nueva política de tiempo libre y puedes editarla en cualquier momento.

Aquí tenemos una guía para explicar cada ajuste a la hora de crear una nueva política:

Función	Descripción
Nombre de la política	El nombre de la nueva política. También puedes seleccionar el color y el símbolo de la política
Encargados	Los miembros o grupos a los que se aplica la política
Unidad de tiempo	Establece el tiempo libre en Días u Horas
Requiere aprobación	Selecciona si el tiempo libre requiere aprobación del gerente. Si no está marcado, las solicitudes serán aprobadas automáticamente. Si está activado, selecciona las opciones para: Quién puede aprobar: • Administradores • Gerentes de equipo • Miembros específicos
Vencimiento del saldo	• No vence (por defecto): El saldo para esta política no tendrá fecha de inicio ni vencimiento y no vencerá • Tiene fecha de vencimiento: La acumulación y cada saldo para esta política deben tener fechas de inicio y vencimiento definidos
Se acumula automáticamente	Añade automáticamente días u horas a los saldos de los miembros del equipo mensual o anualmente
Permitir saldo negativo	Permite que los usuarios soliciten tiempo libre aunque tengan un saldo negativo. Esta opción desbloquea los siguientes ajustes: • Limitar por x días al año/mes: Limita los saldos negativos a un número específico de días al año o al mes • Restablecer el saldo negativo al final del año: Borra los saldos negativos al final del año
Permitir media jornada	Permite que los usuarios soliciten permisos de medio día o bloques de horas libres específicos de la jornada laboral
Crear automáticamente entradas de tiempo	Genera automáticamente las entradas de tiempo en la Planilla de horarios para el tiempo libre aprobado

Añadir nuevos días a un saldo de tiempo libre aumentará la cantidad total disponible, pero no eliminará o borrará automáticamente ningún saldo negativo existente.

Crear y gestionar días festivos #

Puedes crear varios días festivos, personalizarlos, y asignarlos a usuarios o grupos específicos.

Para crear y gestionar días festivos:

1. Ve a la página de Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha
3. Selecciona Gestionar días festivos
4. Haz clic en Crear nuevo
5. Introduce el nombre del festivo
6. Selecciona los miembros a los que quieres aplicar el día festivo en el desplegable de Encargados
7. Establece la fecha o el rango de fechas para el festivo en la sección Período
8. Activa los siguientes ajustes (opcional):
   • Ocurre anualmente: El día festivo está establecido para ocurrir cada año
   • Crear automáticamente entradas de tiempo: Los festivos aprobados crearán entradas de tiempo

9. Haz clic en Crear

Por defecto, los sábados y domingos están marcados como días no laborables. Puedes cambiarlo personalizando los días no laborables en la Configuración del espacio de trabajo.

Gestionar días no laborables #

Los días no laborables (los festivos y fines de semana) se pueden definir y personalizar en la configuración de tu espacio de trabajo.

Para gestionar los días no laborables:

1. Haz clic en el ícono de tres puntos al lado del nombre del espacio de trabajo
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo
3. Encuentra la sección Días laborables
4. Haz clic en los días y marca todos los días que trabajáis tú y tu equipo

Cuando un empleado solicita tiempo libre, los días festivos y fines de semana se excluyen del tiempo libre total.

Por ejemplo: 

Si alguien solicita tiempo libre del 1 de enero al 7 de enero, y el 1 de enero es festivo, el 2 de enero es sábado y el 3 de enero es domingo, su solicitud se reducirá a 4 días de tiempo libre.

Editar días festivos #

Para editar un festivo:

1. Ve a la página de Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha
3. Selecciona Gestionar días festivos
4. Haz clic en el ícono de tres puntos al lado del festivo que quieres editar
5. Selecciona Editar
6. Edita el festivo como quieras
7. Haz clic en Guardar

Notas importantes sobre la edición de días festivos:

• Si añades un día festivo o cambias su fecha después de que un miembro del equipo haya enviado una solicitud de tiempo libre para ese período, su saldo se actualiza automáticamente para reflejar el nuevo día no laborable.
• Si has contratado recientemente nuevas personas o has cambiado de equipo, verifica que están asignados al día festivo. Si no lo están, el sistema tratará ese día como un día laborable regular y lo deducirá de su saldo.
• Cualquier cambio de color hecho en el día festivo se actualizará instantáneamente en las vistas de Calendario, Plan y cronología de Bajas para todos asignados a ese día festivo.

Eliminar días festivos #

Para eliminar un día festivo:

1. Ve a la página de Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha
3. Selecciona Gestionar días festivos
4. Haz clic en el ícono de tres puntos al lado del festivo que quieres eliminar
5. Haz clic en Eliminar
6. Vuelve a hacer clic en Eliminar para confirmar la acción

¿Qué pasa después de eliminar un día festivo? #

• Si un usuario tuvo una solicitud de tiempo libre que duró durante el día festivo eliminado, el sistema ya no excluirá ese día.
  • Por ejemplo: Si un usuario estaba fuera del trabajo de lunes a miércoles, y el martes era un día festivo, se tomó 2 días libres originalmente. Si eliminas el festivo del martes, su solicitud ahora constará de 3 días libres, y el saldo lo reflejará.
• Si Crear automáticamente entradas de tiempo estaba activado para los días festivos, eliminar un día festivo no elimina automáticamente las entradas de tiempo generadas en la Planilla.
• El día festivo desaparecerá inmediatamente de las vistas de Bajas, Calendario y Plan para todos los miembros asignados.
• A diferencia de archivar una política, la eliminación de un día festivo es definitiva. Si lo eliminas por accidente, tendrás que volver a crearlo y asignarlo a los miembros o grupos adecuados.

Archive a policy #

Puedes archivar o eliminar políticas obsoletas, como políticas de vacaciones anticuadas, o políticas de baja específicas que ya no se usan.

To archive a policy:

1. Ve a la página de Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje
3. Selecciona Gestionar políticas
4. Haz clic en el ícono de tres puntos al lado de la política que quieres archivar
5. Selecciona Archivar

¿Qué pasa después de archivar una política? #

• Todas las solicitudes pasadas de tiempo libre, las bajas aprobadas y los registros históricos de saldos permanecen. Tus informes seguirán mostrando los datos precisos para ese período.
• Los saldos existentes para esa política se guardan, pero ya no acumularán nuevo tiempo (ni siquiera si la acumulación automática está activada).
• Si archivaste una política accidentalmente, puedes restaurarla en cualquier momento para activarla de nuevo.

Eliminar una política #

Las políticas se deben archivar antes de poder eliminarse. Si no ves la opción de eliminar una política, archívala primero.

Para eliminar una política:

1. Ve a la página de Bajas
2. Haz clic en el ícono de engranaje
3. Selecciona Gestionar políticas
4. Haz clic en el ícono de tres puntos al lado de la política que quieres eliminar
5. Selecciona Eliminar
6. Escribe DELETE en el campo de texto
7. Haz clic en el botón de Eliminar para completar la acción

Recordatorios antes de eliminar una política #

A diferencia del archivo, la eliminación de una política es permanente y tiene un impacto significativo en los datos de tu espacio de trabajo. Antes de hacer clic en eliminar, aquí es lo que debes saber:

• Cada solicitud (aprobada, pendiente o rechazada) asociada con esa política se eliminará permanentemente del sistema.
• Todos los saldos de usuarios atados con esa política, incluyendo cualquier acumulación registrada se eliminarán.
• Tus informes históricos ya no mostrarán las bajas tomadas bajo esta política, lo que puede causar huecos en tus registros de seguimiento del tiempo.
• No existe el botón “Deshacer” para la eliminación de una política. Una vez eliminada, tendrás que recrearla y volver a subir desde cero los saldos de todos los usuarios y las solicitudes pasadas.

Elimina una política solo si se ha creado por error y si no contiene datos reales. Para todo resto, usa la opción de Archivar para mantener tus registros a salvo.

Gestionar saldo de tiempo libre #

Clockify te permite gestionar cuándo y cómo tus miembros del equipo pueden usar el saldo de tiempo libre.

Establece el vencimiento de la política

Puedes definir si el saldo para una política de tiempo libre vence o no vence nunca. Esta configuración afecta a todos los usuarios bajo esa política.

1. Ve a la página Bajas y en la Configuración abre Gestionar políticas
2. Haz clic en Editar al lado de la política que quieres cambiar
3. Ve a la sección de Vencimiento del saldo y selecciona una de las dos opciones:
   • No vence (por defecto)
     El saldo no tiene fecha de vencimiento
   • Tiene fecha de vencimiento
     Todas las acumulaciones y saldos para esta política requieren fechas definidas de inicio y vencimiento

Importante:

• Si seleccionas que la política No vence, todas las fechas existentes de inicio y vencimiento en los saldos de los usuarios se eliminarán
• Si seleccionas que la política Tiene fechas de vencimiento, todos los saldos existentes obtendrán una fecha de inicio de hoy y todos los saldos futuros necesitarán una fecha de inicio y de vencimiento

Cuando un usuario solicita tiempo libre, Clockify siempre deduce los días del saldo que caduca antes.

Ver y seguir tiempo libre #

Una vez configuradas tus políticas de tiempo libre y días festivos, puedes seguir las solicitudes de tiempo libre de tu equipo en las páginas Planilla de horarios, Calendario, Bajas y Plan.

Preguntas frecuentes #

¿Puedo tener diferentes políticas para diferentes tipos de permisos (vacaciones, baja por enfermedad, etc.)? #

Sí, puedes crear múltiples políticas de tiempo libre y asignarlas a diferentes miembros o grupos según el tipo de baja.

¿Puedo configurar calendarios de vacaciones diferentes para equipos de otros países? 

Por supuesto. Al crear o editar un día festivo, utiliza el campo Miembros asignados para seleccionar solo los usuarios o grupos específicos ubicados en esa región. Esto garantiza que un día festivo en el Reino Unido no le dé accidentalmente a tu equipo con sede en EE. UU. un día libre en su calendario de Clockify.

¿Pueden los usuarios ver las solicitudes de tiempo libre de los demás? #

Los administradores pueden ver todas las solicitudes de tiempo libre. Los gerentes de equipo pueden ver el tiempo libre de los miembros de su equipo. Los usuarios regulares pueden ver solo su tiempo libre, a menos que la configuración Los usuarios regulares pueden ver el tiempo libre fuera de sus equipos esté habilitada.

¿Puedo realizar un seguimiento del tiempo libre a lo largo de varios días? #

Sí, si tu política de tiempo libre está configurada en días, puedes permitir permisos de media jornada a lo largo de varios días. Si está configurada en horas, puedes permitir solicitudes por horas a lo largo de varios días.