Feiertags- und Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten

Dieser Leitfaden erklärt dir, wie du Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage in deinem Workspace erstellst, verwaltest und konfigurierst. Als Arbeitsbereich-Administrator oder -Besitzer hast du die volle Kontrolle über diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass die Abwesenheiten deines Teams präzise erfasst und verwaltet werden.

Auszeit aktivieren #

Um Feiertage und Abwesenheitsrichtlinien verwalten zu können, musst du zuerst die Abwesenheitsfunktion in deinem Arbeitsbereich aktivieren.

Um die Abwesenheitsfunktion zu aktivieren, gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf das Dreipunkt-Menü oben links in deinem Arbeitsbereich
2. Wähle im Dropdown-Menü Arbeitsbereichseinstellungen aus
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Auszeit
4. Aktiviere Auszeit, indem du das Kästchen ankreuzt
5. Aktiviere bei Bedarf die Option, damit Reguläre Benutzer Abwesenheiten außerhalb ihres Teams sehen können (optional)

Sobald diese Funktion aktiviert ist, kannst du Abwesenheitsrichtlinien erstellen, die den Anforderungen deines Arbeitsbereichs entsprechen.

Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten #

Abwesenheitsrichtlinien legen fest, wie dein Team verschiedene Arten von Freistellungen, wie Urlaubstage, Krankheitstage oder persönliche Auszeiten, beantragen und verfolgen kann.

So erstellst oder verwaltest du Abwesenheitsrichtlinien:

1. Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke oben rechts auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf das Einstellungen-Symbol (Zahnradsymbol)
3. Wähle Richtlinien verwalten aus, um deine Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen oder zu bearbeiten

Wichtige Felder, die du definieren musst:

• Zugewiesene: Wähle die Mitglieder aus, die berechtigt sind, gemäß dieser Richtlinie Abwesenheit zu beantragen
• Zeiteinheit: Lege fest, ob die Abwesenheit in Tagen (z. B. Urlaub) oder Stunden (z. B. angesammelte Überstunden) erfasst wird
• Genehmigung erforderlich: Wähle, ob Abwesenheitsanträge eine Genehmigung durch den Manager erfordern. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Anträge automatisch genehmigt
• Guthabenablauf:
  • Läuft nie ab (Standard) – Guthaben für diese Richtlinie hat kein Start- oder Enddatum und läuft nie ab.
  • Hat Ablaufdaten – Die Ansammlungen des Guthabens und jedes Guthaben für diese Richtlinie müssen ein definiertes Start- und Enddatum aufweisen.
• Automatische Anrechnung: Aktiviere diese Option, um dem Guthaben der Teammitglieder monatlich oder jährlich automatisch Tage oder Stunden hinzuzufügen
• Start-/Enddatum - Lege den Zeitraum fest, in dem der definierte Zeitguthaben verwendet werden kann
• Negativen Saldo zulassen: Ermögliche es Mitarbeitern, Abwesenheiten zu beantragen, auch wenn sie ein negatives Guthaben haben (z. B. für Krankheitstage).
• Maximale Anzahl an Tagen pro Zeitraum – Lege fest, wie viele Tage ein Benutzer in einem bestimmten Zeitrahmen maximal anfordern darf
• Negativsaldo zurücksetzen -Wenn aktiviert, setzt Clockify den Negativsaldo am Jahresende zurück. Alle Minusstunden bei der arbeitsfreien Zeit werden automatisch gelöscht und der Kontostand zu jedem Jahresende auf 0 gesetzt.
  Bitte beachte, dass neu hinzugefügte Tage ein negatives Guthaben nicht automatisch ausgleichen. Sie werden lediglich dem Gesamtguthaben angerechnet. Ein etwaiger „Restbetrag“ wird weiterhin als separater Negativsaldo ausgewiesen.
• Halben Tag zulassen: Wenn die Abwesenheitsrichtlinie in Tagen berechnet wird, kannst du Mitarbeitern zulassen, einen halben Tag Abwesenheit zu beantragen, die erste oder zweite Hälfte eines freien Tages zu wählen, auch über mehrere Tage hinweg
• Stunden: Wenn die Abwesenheitsrichtlinie in Stunden berechnet wird, kannst du Mitarbeitern zulassen, mehrere Stunden über mehrere Tagen frei zu beantragen
• Zeiteinträge automatisch erstellen: Aktiviere diese Option, um Abwesenheitsanträge automatisch unter dem gewählten Projekt zu erfassen, einschließlich abrechenbarer Stunden

Arbeitsfreie Tage verwalten #

Arbeitsfreie Tage (Feiertage und Wochenenden) können in den Arbeitsbereichseinstellungen definiert und angepasst werden.

So verwaltest du arbeitsfreie Tage:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Einstellungen-Symbol und wähle Feiertage verwalten aus
3. Standardmäßig sind Samstage und Sonntage als arbeitsfreie Tage markiert. Du kannst dies ändern, indem du die Arbeitstage in den Arbeitsbereichseinstellungen anpasst

Feiertage erstellen und verwalten #

Du kannst mehrere Feiertage erstellen, anpassen und sie bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen.

So erstellst und verwaltest du Feiertage:

1. Klicke auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf das Einstellungen-Symbol
2. Wähle im Dropdown-Menü Feiertage verwalten aus
3. Definiere deine Feiertagsdetails:
   • Feiertagsname: Benenne den Feiertag (z. B. Neujahrstag).
   • Zugewiesene Mitglieder: Wähle aus, welche Benutzer oder Gruppen für diesen Feiertag berechtigt sind
   • Jährlich wiederkehrend: Lege fest, ob sich dieser Feiertag jährlich wiederholen soll
   • Feiertagsfarbe: Wähle eine Standardfarbe aus oder erstelle eine benutzerdefinierte Farbe für diesen Feiertag

So bearbeitest du oder löschst du Feiertage:

1. Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf die drei Punkte neben dem Feiertag, den du bearbeiten möchtest
3. Wähle Bearbeiten oder Löschen aus
   • Beim Bearbeiten kannst du Feiertagsdetails wie Name, zugewiesene Benutzer und Farbe ändern
   • Beim Löschen wird der Feiertag dauerhaft aus dem System entfernt

Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit beantragt, werden Feiertage und Wochenenden von der gesamten Abwesenheitszeit ausgeschlossen.

Zum Beispiel: Wenn jemand Urlaub vom 1. bis 7. Januar beantragt und der 1. Januar ein Feiertag ist, der 2. Januar ein Samstag und der 3. Januar ein Sonntag, dann wird sein Antrag auf 4 Abwesenheitstage reduziert.

Richtlinien archivieren und löschen #

Du kannst veraltete Richtlinien, wie alte Urlaubsrichtlinien oder spezifische Abwesenheitsrichtlinien, die nicht mehr verwendet werden, archivieren oder löschen.

So archivierst oder löschst du Richtlinien:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie, die du archivieren oder löschen möchtest
3. Wähle Archivieren, um sie aus der Liste der aktiven Richtlinien zu entfernen (dies hat keine Auswirkungen auf Guthaben oder Anträge)
4. Wenn du eine Richtlinie dauerhaft entfernen musst, kannst du sie nach dem Archivieren löschen

Das Löschen einer Richtlinie entfernt alle Anträge und Guthaben, die mit dieser Richtlinie verbunden sind.

Richtlinien bearbeiten und löschen #

Wenn du Änderungen an einer bestehenden Richtlinie vornehmen musst, kannst du deren Details bearbeiten.

So bearbeitest du eine Richtlinie:

1. Klicke auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf die drei Punkte neben der Richtlinie
2. Wähle Bearbeiten, um den Richtliniennamen, die Mitglieder und die Ansammlungsregeln zu aktualisieren sowie den Abwesenheitssaldo und andere Details zu verwalten

Abwesenheitssaldo verwalten

Clockify ermöglicht es dir auch, zu verwalten, wann und wie der Abwesenheitssaldo von deinen Teammitgliedern genutzt werden kann.

Ablaufdatum der Richtlinie definieren

Du kannst definieren, ob das Guthaben für eine bestimmte Richtlinie ablaufen oder niemals ablaufen soll. Diese Einstellung betrifft alle Benutzer, die unter diese Richtlinie fallen.

1. Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit und öffne in Einstellungen Richtlinien verwalten
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du ändern möchtest
3. Gehe zum Abschnitt Guthabenablauf und wähle eine der zwei Optionen:
   • Läuft nie ab (Standard))
     Saldo hat kein Ablaufdatum
   • Hat Ablaufdaten
     Alle zukünftigen Ansammlungen und Guthaben für diese Richtlinie erfordern ein definiertes Start- und Enddatum

Wichtige Hinweise:

• Wenn du die Richtlinie auf Läuft nie ab umstellst, werden alle vorhandenen Start- und Enddaten der Benutzersalden entfernt
• Wenn du die Richtlinie auf Hat Ablaufdaten umstellst erhalten alle vorhandenen Salden das heutige Datum als Startdatum, und für alle zukünftigen Salden ist die Angabe eines Start- und Enddatums erforderlich

Wenn ein Benutzer eine Auszeit beantragt, zieht Clockify immer die Tage von dem Guthaben ab, das als Nächstes abläuft.

Abwesenheitsrichtlinie löschen #

So löschst du eine Richtlinie:

1. Befolge die gleichen Schritte wie zum Bearbeiten einer Richtlinie
2. Wähle nach dem Archivieren Löschen, um die Richtlinie dauerhaft aus dem System zu entfernen

Abwesenheiten anzeigen und verfolgen #

Sobald du deine Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage eingerichtet hast, kannst du die Abwesenheitsanträge deines Teams auf den Seiten Arbeitszeittabelle, Kalender, Arbeitsfreie Zeit und Zeitplan verfolgen.

Richtlinien- und Feiertagsfarben: Die Farben, die du für Richtlinien und Feiertage definiert hast, werden auf diesen Seiten angezeigt, um die Art der Abwesenheit leicht erkennbar zu machen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich verschiedene Richtlinien für unterschiedliche Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheitstage usw.) haben?

Ja, du kannst mehrere Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese je nach Abwesenheitsart verschiedenen Mitgliedern oder Gruppen zuweisen.

Was passiert, wenn ich eine Richtlinie lösche?

Das Löschen einer Richtlinie entfernt dauerhaft alle Anträge, Guthaben und Genehmigungen, die mit dieser Richtlinie verbunden sind. Stelle sicher, dass du veraltete Richtlinien archivierst, wenn du die Daten intakt halten möchtest.

Können Benutzer die Abwesenheitsanträge anderer sehen?

Administratoren können alle Abwesenheitsanträge einsehen. Teammanager können die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder sehen. Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Abwesenheiten sehen, es sei denn, die Einstellung Regulären Benutzern erlauben, Abwesenheiten außerhalb ihres Teams zu sehen ist aktiviert.

Wie werden Feiertage in Abwesenheitsanträgen behandelt?

Feiertage und Wochenenden werden automatisch von der gesamten Abwesenheitszeit ausgeschlossen. Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit über einen Feiertag oder ein Wochenende beantragt, werden diese Tage nicht auf sein Urlaubsguthaben angerechnet.

Wie weise ich einen Feiertag bestimmten Personen zu?

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Feiertags kannst du ihn bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen. So kannst du unterschiedliche Feiertage für verschiedene Mitglieder festlegen (z. B. nationale Feiertage für eine Gruppe, aber nicht für eine andere).

Kann ich Abwesenheitsanträge für mein Team genehmigen oder ablehnen?

Ja, als Administrator oder Teammanager kannst du Abwesenheitsanträge für die dir zugewiesenen Benutzer genehmigen oder ablehnen.

Kann ich Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg verfolgen?

Ja, wenn deine Abwesenheitsrichtlinie auf Tage eingestellt ist, kannst du halbtägige Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg zulassen. Wenn sie auf Stunden eingestellt ist, kannst du stundenweise Anträge über mehrere Tage hinweg zulassen.

Kann ich die automatische Ansammlung für Abwesenheitsrichtlinien einrichten?

Ja, du kannst konfigurieren, dass sich Abwesenheiten für alle von der Richtlinie abgedeckten Teammitglieder automatisch monatlich oder jährlich ansammeln.