Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten
Dieser Leitfaden erklärt dir, wie du Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage in deinem Workspace erstellst, verwaltest und konfigurierst. Als Arbeitsbereich-Administrator oder -Besitzer hast du die volle Kontrolle über diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass die Abwesenheiten deines Teams präzise erfasst und verwaltet werden.
Abwesenheiten aktivieren #
Um Feiertage und Abwesenheitsrichtlinien verwalten zu können, musst du zuerst die Abwesenheitsfunktion in deinem Arbeitsbereich aktivieren.
Um die Abwesenheitsfunktion zu aktivieren, gehe wie folgt vor:
- Klicke auf das Dreipunkt-Menü oben links in deinem Arbeitsbereich
- Wähle im Dropdown-Menü Arbeitsbereichseinstellungen aus
- Scrolle nach unten zum Abschnitt Arbeitsfreie Zeit
- Aktiviere Arbeitsfreie Zeit, indem du das Kästchen ankreuzt
- Aktiviere bei Bedarf die Option, damit Reguläre Benutzer Abwesenheiten außerhalb ihres Teams sehen können (optional)
Sobald diese Funktion aktiviert ist, kannst du Abwesenheitsrichtlinien erstellen, die den Anforderungen deines Arbeitsbereichs entsprechen.
Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten #
Abwesenheitsrichtlinien legen fest, wie dein Team verschiedene Arten von Freistellungen, wie Urlaubstage, Krankheitstage oder persönliche Auszeiten, beantragen und verfolgen kann.
So erstellst oder verwaltest du Abwesenheitsrichtlinien:
- Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitsfreie Zeit
- Klicke oben rechts auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf das Einstellungen-Symbol (Zahnradsymbol)
- Wähle Richtlinien verwalten aus, um deine Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen oder zu bearbeiten
Wichtige Felder, die du definieren musst:
- Zuständiger: Wähle die Mitglieder aus, die berechtigt sind, gemäß dieser Richtlinie Abwesenheit zu beantragen
- Zeiteinheit: Lege fest, ob die Abwesenheit in Tagen (z. B. Urlaub) oder Stunden (z. B. angesammelte Überstunden) erfasst wird
- Genehmigung erforderlich: Wähle, ob Abwesenheitsanträge eine Genehmigung durch den Manager erfordern. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Anträge automatisch genehmigt
- Automatische Anrechnung: Aktiviere diese Option, um dem Guthaben der Teammitglieder monatlich oder jährlich automatisch Tage oder Stunden hinzuzufügen
- Negativen Saldo zulassen: Ermögliche es Mitarbeitern, Abwesenheiten zu beantragen, auch wenn sie ein negatives Guthaben haben (z. B. für Krankheitstage).
- Halber Tag zulassen: Aktiviere Anträge für halbe Tage, wenn die Richtlinie in Tagen festgelegt ist
- Halbtage an mehreren Tagen zulassen: Ermögliche es Mitarbeitern, über mehrere Tage hinweg Vormittage oder Nachmittage zu beantragen
- Stundenweise über mehrere Tage zulassen: Ermögliche es Mitarbeitern, stundenweise Freistellung über mehrere Tage hinweg zu beantragen (sofern die Richtlinie in Stunden festgelegt ist).
- Zeiteinträge automatisch erstellen: Aktiviere diese Option, um Abwesenheitsanträge automatisch unter dem gewählten Projekt zu erfassen, einschließlich abrechenbarer Stunden
Arbeitsfreie Tage verwalten #
Arbeitsfreie Tage (Feiertage und Wochenenden) können in den Arbeitsbereichseinstellungen definiert und angepasst werden.
So verwaltest du arbeitsfreie Tage:
- Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
- Klicke auf das Einstellungen-Symbol und wähle Feiertage verwalten aus
- Standardmäßig sind Samstage und Sonntage als arbeitsfreie Tage markiert. Du kannst dies ändern, indem du die Arbeitstage in den Arbeitsbereichseinstellungen anpasst
Feiertage erstellen und verwalten #
Du kannst mehrere Feiertage erstellen, anpassen und sie bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen.
So erstellst und verwaltest du Feiertage:
- Klicke auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf das Einstellungen-Symbol
- Wähle im Dropdown-Menü Feiertage verwalten aus
- Definiere deine Feiertagsdetails:
- Feiertagsname: Benenne den Feiertag (z. B. Neujahrstag).
- Zugeordnete Mitglieder: Wähle aus, welche Benutzer oder Gruppen für diesen Feiertag berechtigt sind
- Jährlich wiederkehrend: Lege fest, ob sich dieser Feiertag jährlich wiederholen soll
- Feiertagsfarbe: Wähle eine Standardfarbe aus oder erstelle eine benutzerdefinierte Farbe für diesen Feiertag
Um Feiertage zu bearbeiten oder zu löschen, solltest du:
- Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit
- Klicke auf die drei Punkte neben dem Feiertag, den du bearbeiten möchtest
- Wähle Bearbeiten oder Löschen aus
- Beim Bearbeiten kannst du Feiertagsdetails wie Name, zugewiesene Benutzer und Farbe ändern
- Beim Löschen wird der Feiertag dauerhaft aus dem System entfernt
Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit beantragt, werden Feiertage und Wochenenden von der gesamten Abwesenheitszeit ausgeschlossen.
Zum Beispiel: Wenn jemand Urlaub vom 1. bis 7. Januar beantragt und der 1. Januar ein Feiertag ist, der 2. Januar ein Samstag und der 3. Januar ein Sonntag, dann wird sein Antrag auf 4 Abwesenheitstage reduziert.
Richtlinien archivieren und löschen #
Du kannst veraltete Richtlinien, wie alte Urlaubsrichtlinien oder spezifische Abwesenheitsrichtlinien, die nicht mehr verwendet werden, archivieren oder löschen.
So archivierst oder löschst du Richtlinien:
- Zur Seite Arbeitsfreie Zeit gehen
- Klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie, die du archivieren oder löschen möchtest
- Wähle Archivieren, um sie aus der Liste der aktiven Richtlinien zu entfernen (dies hat keine Auswirkungen auf Guthaben oder Anträge)
- Wenn du eine Richtlinie dauerhaft entfernen musst, kannst du sie nach dem Archivieren löschen
Das Löschen einer Richtlinie entfernt alle Anträge und Guthaben, die mit dieser Richtlinie verbunden sind.
Richtlinien bearbeiten und löschen #
Wenn du Änderungen an einer bestehenden Richtlinie vornehmen musst, kannst du deren Details bearbeiten.
So bearbeitest du eine Richtlinie:
- Klicke auf der Seite Arbeitsfreie Zeit auf die drei Punkte neben der Richtlinie
- Wähle Bearbeiten, um den Richtliniennamen, die Mitglieder, die Ansammlungsregeln oder andere Details zu aktualisieren
So löschst du eine Richtlinie:
- Befolge die gleichen Schritte wie zum Bearbeiten einer Richtlinie
- Wähle nach dem Archivieren Löschen, um die Richtlinie dauerhaft aus dem System zu entfernen
Abwesenheiten anzeigen und verfolgen #
Sobald du deine Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage eingerichtet hast, kannst du die Abwesenheitsanträge deines Teams auf den Seiten Arbeitszeittabelle, Kalender, Arbeitsfreie Zeit und Zeitplan verfolgen.
Richtlinien- und Feiertagsfarben: Die Farben, die du für Richtlinien und Feiertage definiert hast, werden auf diesen Seiten angezeigt, um die Art der Abwesenheit leicht erkennbar zu machen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Kann ich verschiedene Richtlinien für unterschiedliche Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheitstage usw.) haben?
Ja, du kannst mehrere Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese je nach Abwesenheitsart verschiedenen Mitgliedern oder Gruppen zuweisen.
Was passiert, wenn ich eine Richtlinie lösche?
Das Löschen einer Richtlinie entfernt dauerhaft alle Anträge, Guthaben und Genehmigungen, die mit dieser Richtlinie verbunden sind. Stelle sicher, dass du veraltete Richtlinien archivierst, wenn du die Daten intakt halten möchtest.
Können Benutzer die Abwesenheitsanträge anderer sehen?
Administratoren können alle Abwesenheitsanträge einsehen. Teammanager können die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder sehen. Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Abwesenheiten sehen, es sei denn, die Einstellung Regulären Benutzern erlauben, Abwesenheiten außerhalb ihres Teams zu sehen ist aktiviert.
Wie werden Feiertage in Abwesenheitsanträgen behandelt?
Feiertage und Wochenenden werden automatisch von der gesamten Abwesenheitszeit ausgeschlossen. Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit über einen Feiertag oder ein Wochenende beantragt, werden diese Tage nicht auf sein Urlaubsguthaben angerechnet.
Wie weise ich einen Feiertag bestimmten Personen zu?
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Feiertags kannst du ihn bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen. So kannst du unterschiedliche Feiertage für verschiedene Mitglieder festlegen (z. B. nationale Feiertage für eine Gruppe, aber nicht für eine andere).
Kann ich Abwesenheitsanträge für mein Team genehmigen oder ablehnen?
Ja, als Administrator oder Teammanager kannst du Abwesenheitsanträge für die dir zugewiesenen Benutzer genehmigen oder ablehnen.
Kann ich Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg verfolgen?
Ja, wenn deine Abwesenheitsrichtlinie auf Tage eingestellt ist, kannst du halbtägige Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg zulassen. Wenn sie auf Stunden eingestellt ist, kannst du stundenweise Anträge über mehrere Tage hinweg zulassen.
Kann ich die automatische Ansammlung für Abwesenheitsrichtlinien einrichten?
Ja, du kannst konfigurieren, dass sich Abwesenheiten für alle von der Richtlinie abgedeckten Teammitglieder automatisch monatlich oder jährlich ansammeln.