Feiertags- und Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten

Dieser Leitfaden erklärt dir, wie du Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage in deinem Arbeitsbereich erstellst, verwaltest und konfigurierst. Als Arbeitsbereich-Administrator oder -Besitzer hast du die volle Kontrolle über diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass die Abwesenheiten deines Teams präzise erfasst und verwaltet werden.

Abwesenheit aktivieren #

Um Feiertage und Abwesenheitsrichtlinien verwalten zu können, musst du zuerst die Abwesenheitsfunktion in deinem Arbeitsbereich aktivieren.

Um die Abwesenheitsfunktion zu aktivieren, gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen deines Arbeitsbereichs
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen 
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Auszeit
4. Aktiviere den Schalter für Auszeit aktivieren
5. Aktiviere nach Bedarf die Option Reguläre Benutzer können Auszeiten außerhalb ihrer Teams sehen(optional)

Abwesenheitsrichtlinien erstellen und verwalten #

Abwesenheitsrichtlinien legen fest, wie dein Team verschiedene Arten von Freistellungen, wie Urlaubstage, Krankheitstage oder persönliche Auszeiten, beantragen und verfolgen kann.

So erstellst oder verwaltest du Abwesenheitsrichtlinien:

1. Wähle in der Seitenleiste Arbeitsfreie Zeit aus
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts auf der Seite
3. Wähle Richtlinien verwalten
4. Gib die Einstellungen für deine Richtlinie ein
5. Klicke auf Neu erstellen

Durch Klicken auf Neu erstellen wird eine neue Abwesenheitsrichtlinie erstellt, die du jederzeit bearbeiten kannst.

Hier ist ein Leitfaden zu den einzelnen Einstellungen beim Erstellen einer neuen Richtlinie:

Funktion	Beschreibung
Richtlinienname	Der Name für die neue Richtlinie. Du kannst auch die Farbe und das Symbol für die Richtlinie auswählen.
Zugewiesene	Mitglieder oder Gruppen, für die diese Richtlinie gilt
Zeiteinheit	Lege die Abwesenheit in Tagen oder Stunden fest
Genehmigung erforderlich	Wähle aus, ob Abwesenheitsanträge eine Genehmigung durch einen Manager erfordern. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, werden die Anträge automatisch genehmigt. Wenn aktiviert, wähle aus den folgenden Möglichkeiten: Wer genehmigen kann:: • Admins • Teammanager • Bestimmte Mitglieder
Ablauf des Guthabens	• Läuft nie an (Standard) –Das Guthaben für diese Richtlinie hat weder ein Start- noch ein Enddatum und verfällt nicht. • Hat Ablaufdaten – Sowohl der Urlaubsanspruch als auch jedes Guthaben für diese Richtlinie müssen ein festgelegtes Start- und Enddatum haben
Automatisch angesammelt	Fügt dem Guthaben der Teammitglieder monatlich oder jährlich automatisch Tage oder Stunden hinzu
Negativsaldo zulassen	Ermögliche es Nutzern, eine Abwesenheit zu beantragen, selbst wenn sie ein negatives Guthaben haben. Durch das Aktivieren dieser Option werden folgende Einstellungen freigeschaltet: • Limit auf x Tage pro Jahr/Monat – Begrenzt das negative Guthaben auf eine festgelegte Anzahl von Tagen pro Jahr oder Monat. • Negatives Guthaben am Jahresende zurücksetzen–Löscht negative Salden zum Ende des Jahres (setzt das Konto wieder auf Null)
Halben Tag zulassen	Ermögliche es Nutzern, halbe Tage oder bestimmte Stundenblöcke eines Arbeitstages als Freizeit zu beantragen.
Zeiteinträge automatisch erstellen	Erstelle automatisch Zeiteinträge in der Arbeitszeittabelle für genehmigte Abwesenheitsanträge.

Das Hinzufügen neuer Tage zu einem Guthaben erhöht zwar den verfügbaren Gesamtbetrag, führt jedoch nicht dazu, dass ein bereits bestehendes negatives Guthaben automatisch ausgeglichen oder gelöscht wird.

Feiertage erstellen und verwalten #

Du kannst mehrere Feiertage erstellen, anpassen und sie bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen.

So erstellst und verwaltest du Feiertage:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts
3. Wähle Feiertage verwalten
4. Klicke auf Neu erstellen
5. Gib den Name des Feiertags ein
6. Wähle im Dropdown-Menü Zugewiesene die Mitglieder aus, für die der Feiertag gilt
7. Legen Sie das Datum oder den Datumsbereich für den Feiertag im Abschnitt Zeitraum fest
8. Aktiviere die folgenden Einstellungen (optional):
   • Findet jährlich statt - Der Feiertag wird so eingestellt, dass er jedes Jahr stattfindet
   • Zeiteinträge automatisch erstellen - Für genehmigte Feiertage werden automatisch entsprechende Zeiteinträge generiert.

9. Klicke auf Erstellen

Standardmäßig sind Samstage und Sonntage als arbeitsfreie Tage markiert. Du kannst dies ändern, indem du die Arbeitstage in den Arbeitsbereichseinstellungen anpasst

Arbeitsfreie Tage verwalten #

Arbeitsfreie Tage (Feiertage und Wochenenden) können in den Arbeitsbereichseinstellungen definiert und angepasst werden.

So verwaltest du arbeitsfreie Tage:

1. Klicke auf das <strong<Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen des Arbeitsbereichs
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Suche den Abschnitt für Werktage
4. Klicke auf die Wochentage und markiere alle Tage, an denen du und dein Team arbeitet

Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit beantragt, werden Feiertage und Wochenenden von der gesamten Abwesenheitszeit ausgeschlossen.

Zum Beispiel: 

Wenn jemand Urlaub vom 1. bis 7. Januar beantragt und der 1. Januar ein Feiertag ist, der 2. Januar ein Samstag und der 3. Januar ein Sonntag, dann wird sein Antrag auf 4 Abwesenheitstage reduziert.

Feiertag bearbeiten #

So bearbeitest du einen Feiertag:

1. Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts
3. Wähle Feiertage verwalten
4. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Feiertag, den du bearbeiten möchtrst
5. Wähle Bearbeiten
6. Bearbeite die Feiertagseinstellungen nach Bedarf
7. Klicke auf Speichern

Wichtige Hinweise zum Bearbeiten eines Feiertags:

• Wenn du einen Feiertag hinzufügst oder dessen Datum änderst, nachdem ein Teammitglied bereits einen Abwesenheitsantrag für diesen Zeitraum eingereicht hat, wird dessen Guthaben automatisch aktualisiert, um den neuen arbeitsfreien Tag zu berücksichtigen.
• Wenn du vor Kurzem neue Mitarbeiter eingestellt oder Teams geändert hast, prüfe bitte genau, ob diese dem Feiertag zugewiesen sind. Falls nicht, behandelt das System diesen Tag als normalen Arbeitstag und zieht ihn vom jeweiligen Abwesenheitskonto ab.
• Alle Farbänderungen, die du an einem Feiertag vornimmst, werden sofort in der Kalender-, Zeitplan- und Arbeitsfreie Zeit-Ansicht für alle Personen aktualisiert, die diesem Feiertag zugewiesen sind.

Feiertag löschen #

To delete a holiday:

1. Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts
3. Wähle Feiertage verwalten
4. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Feiertag, den du löschen möchtest
5. Klicke auf Löschen
6. Klicke auf Löschen noch einmal, um die Aktion zu bestätigen

Was passiert nach dem Löschen eines Feiertags? #

• Wenn ein Nutzer einen Abwesenheitsantrag gestellt hat, die über den gelöschten Feiertag hinausging, wird dieser Tag vom System nicht mehr als arbeitsfrei ausgeschlossen.
  • Beispiel: War ein Nutzer von Montag bis Mittwoch abwesend und der Dienstag war ein Feiertag, wurden ursprünglich 2 Tage berechnet. Wenn du den Feiertag am Dienstag löschst, zählt die Anfrage nun als 3 Tage, und das Guthaben verringert sich entsprechend.
• Falls die Option Zeiteinträge automatisch erstellen für Feiertage aktiviert war, werden die bereits in der Arbeitszeittabelle generierten Einträge durch das Löschen des Feiertags nicht automatisch entfernt.
• Der Feiertag verschwindet sofort aus den Ansichten Arbeitsfreie Zeit, Kalender und Zeitplan für alle zugewiesenen Mitglieder.
• Im Gegensatz zum Archivieren einer Richtlinie ist das Löschen eines Feiertags endgültig. Wenn du ihn versehentlich löschst, musst du ihn neu erstellen und den entsprechenden Mitgliedern oder Gruppen erneut zuweisen.

Richtlinie archivieren #

Du kannst veraltete Richtlinien, wie alte Urlaubsrichtlinien oder spezifische Abwesenheitsrichtlinien, die nicht mehr verwendet werden, archivieren oder löschen.

So archivierst du eine Richtlinie:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol
3. Wähle Richtlinien verwalten
4. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie, die du archivieren möchtest
5. Wähle Archivieren aus

Was passiert nach dem Archivieren einer Richtlinie? #

• Alle vergangenen Abwesenheitsanträge, genehmigten Abwesenheiten und historischen Protokolle zum Guthabenstand bleiben unverändert bestehen. Deine Berichte zeigen für diesen Zeitraum weiterhin korrekte Daten an.
• Bestehende Guthaben für diese Richtlinie bleiben zwar erhalten, es wird jedoch kein neuer Urlaubsanspruch mehr angerechnet (selbst wenn die automatische Anspruchsberechnung aktiviert war).
• Falls du eine Richtlinie versehentlich archiviert hast, kannst du sie jederzeit wiederherstellen, um sie erneut zu aktivieren.

Richtlinie löschen #

Richtlinien sollten zuerst archiviert werden, bevor sie gelöscht werden können. Wenn dir die Option zum Löschen einer Richtlinie nicht angezeigt wird, archiviere sie bitte zuerst.

So löschst du eine Richtlinie:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol
3. Wähle Richtlinien verwalten
4. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Richtlinie, die du löschen möchtest
5. Wähle Löschen
6. Gib DELETE in das Textfeld ein
7. Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Aktion abzuschließen

Wichtige Hinweise vor dem Löschen einer Richtlinie #

Im Gegensatz zum Archivieren ist das Löschen einer Richtlinie endgültig und hat erhebliche Auswirkungen auf deine Arbeitsbereich-Daten. Bevor du auf „Löschen“ klickst, solltest du Folgendes wissen:

• Jede Anfrage (genehmigt, ausstehend oder abgelehnt), die mit dieser Richtlinie verknüpft ist, wird dauerhaft aus dem System entfernt.
• Alle Benutzerguthaben, die an diese Richtlinie gebunden sind – einschließlich aller erfassten Urlaubsansprüche – werden gelöscht.
• Deine historischen Berichte zeigen keinen Urlaub mehr an, der unter dieser Richtlinie genommen wurde. Dies kann zu Lücken in deinen Zeiterfassungsbelegen führen.
• Es gibt keine Möglichkeit, das Löschen einer Richtlinie rückgängig zu machen. Sobald sie gelöscht ist, müsstest du die Richtlinie manuell neu erstellen und alle Guthaben sowie vergangenen Anfragen für jeden Nutzer mühsam von Grund auf neu hochladen.

Lösche eine Richtlinie nur dann, wenn sie versehentlich erstellt wurde und keine echten Daten enthält. In allen anderen Fällen solltest du sie stattdessen archivieren, um deine Datensätze sicher aufzubewahren.

Abwesenheitssaldo verwalten #

Clockify ermöglicht es dir außerdem zu verwalten, wann und wie deine Teammitglieder ihr Guthaben nutzen.

Ablaufdatum der Richtlinie definieren

Du kannst definieren, ob das Guthaben für eine bestimmte Abwesenheitsrichtlinie verfällt oder nie verfällt. Diese Einstellung gilt für alle Nutzer, die dieser Richtlinie zugewiesen sind.

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit und öffne Richtlinien verwalten in den Einstellungen
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du ändern möchtest
3. Gehe zum Abschnitt Guthabenablauf und wähle eine der zwei Optionen:
   • Läuft nie ab (Standard)
     Saldo hat kein Ablaufdatum
   • Hat Ablaufdaten
     Alle zukünftigen Ansammlungen und Guthaben für diese Richtlinie erfordern ein definiertes Start- und Enddatum

Wichtige Hinweise:

• Wenn du die Regelung auf Läuft nie ab umstellst, werden alle bestehenden Start- und Enddaten in den Benutzerguthaben entfernt.
• Wenn du die Regelung auf Hat Ablaufdaten umstellst, erhalten alle bestehenden Guthaben das heutige Datum als Startdatum, und alle zukünftigen Guthaben erfordern ein Start- und Enddatum.

Wenn ein Benutzer eine Auszeit beantragt, zieht Clockify immer die Tage von dem Guthaben ab, das als Nächstes abläuft.

Abwesenheiten anzeigen und verfolgen #

Sobald du deine Abwesenheitsrichtlinien und Feiertage eingerichtet hast, kannst du die Abwesenheitsanträge deines Teams auf den Seiten Arbeitszeittabelle, Kalender, Arbeitsfreie Zeit und Zeitplan verfolgen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich verschiedene Richtlinien für unterschiedliche Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheitstage usw.) haben? #

Ja, du kannst mehrere Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese je nach Abwesenheitsart verschiedenen Mitgliedern oder Gruppen zuweisen.

Kann ich verschiedene Feiertagskalender für Teams in anderen Ländern einrichten? 

Absolut. Verwende beim Erstellen oder Bearbeiten eines Feiertags das Feld Zugewiesene Mitglieder, um nur die spezifischen Nutzer oder Gruppen auszuwählen, die sich in dieser Region befinden. Dies stellt sicher, dass ein Feiertag im Vereinigten Königreich (UK) deinem Team in den USA nicht versehentlich einen freien Tag in deren Clockify-Kalender einträgt.

Können Benutzer die Abwesenheitsanträge anderer sehen? #

Admins können alle Abwesenheitsanträge einsehen. Teammanager können die Abwesenheitsanträge ihrer Teammitglieder einsehen. Reguläre Nutzer können nur ihre eigenen Abwesenheiten einsehen, es sei denn, die Einstellung Regulären Benutzern erlauben, Abwesenheiten außerhalb ihrer Teams zu sehen ist aktiviert.

Kann ich Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg verfolgen? #

Ja, wenn deine Abwesenheitsrichtlinie auf Tage eingestellt ist, kannst du halbtägige Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg zulassen. Wenn sie auf Stunden eingestellt ist, kannst du stundenweise Anträge über mehrere Tage hinweg zulassen.