Créer et gérer des politiques de jours fériés et de congés
Ce guide vous explique comment créer, gérer et configurer les politiques de congés et les jours fériés dans votre espace de travail. En tant qu'administrateur ou propriétaire de l'espace de travail, vous avez un contrôle total sur ces paramètres, ce qui garantit que les congés de votre équipe sont suivis et gérés avec précision.
Activer les congés #
Pour commencer à gérer les jours fériés et les politiques de congés, vous devez d’abord activer la fonctionnalité de congés dans votre espace de travail.
Pour activer les congés :
- Cliquez sur le menu à trois points situé en haut à gauche de votre espace de travail
- Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail dans la liste déroulante
- Descendez jusqu’à la section Congés
- Activez les congés en cochant la case
- Activez l’option permettant aux utilisateurs standard de voir les congés en dehors de leur équipe si nécessaire (facultatif)
Une fois cette option activée, vous pouvez créer des politiques de congés adaptées aux besoins de votre espace de travail.
Créer et gérer des politiques de congés #
Les politiques en matière de congés déterminent comment votre équipe peut demander et suivre différents types de congés, tels que les congés annuels, les arrêts maladie ou le temps libre personnel.
Pour créer ou gérer des politiques de congés :
- Dans la barre latérale, cliquez sur Congés
- Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite de la page Congés
- Sélectionnez Gérer les politiques pour créer ou modifier vos politiques de congés
Les champs clés à définir sont :
- Personne assignée : Choisissez les membres qui peuvent demander des congés dans le cadre de cette politique
- Unité de temps : Définissez si les congés sont comptabilisés en jours ou en heures
- Approbation requise : Indiquez si les demandes de congé doivent être approuvées par le chef d’équipe. Si la case n’est pas cochée, les demandes seront approuvées automatiquement
- Accumuler automatiquement : Activez cette option pour ajouter automatiquement des jours ou des heures aux soldes des membres de l’équipe tous les mois ou tous les ans
- Autoriser un solde négatif : Autorisez les employés à demander des congés même s’ils ont un solde négatif (p. ex. pour des arrêts maladie). Il est possible de limiter le montant du solde négatif
- Allow half day: If time off policy is calculated in days, you can let people ask for a half-day leave, choose the first or second half of a day off, even across multiple days
- Hours: If time off policy is calculated in hours, you can let people ask for multiple hours off across multiple days
- Créer automatiquement des saisies de temps : Activez cette option pour suivre automatiquement les demandes de congé dans le cadre du projet choisi, y compris les heures facturables
Gérer les jours non travaillés #
Les jours non travaillés (jour fériés et week-ends) peuvent être définis et personnalisés dans les paramètres de votre espace de travail.
Pour gérer les jours non travaillés :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur l’icône Paramètres et sélectionnez Gérer les jours fériés
- Par défaut, les samedis et les dimanches sont considérés comme des jours non travaillés. Vous pouvez modifier cela en personnalisant les jours ouvrables dans les paramètres de l’espace de travail
Créer et gérer les jours fériés #
Vous pouvez créer plusieurs jours fériés, les personnaliser et les attribuer à des utilisateurs ou à des groupes spécifiques.
Pour créer et gérer des jours fériés :
- Sur la page Congés, cliquez sur l’icône Paramètres
- Sélectionnez Gérer les congés dans le menu déroulant
- Définissez les détails de vos jours fériés :
- Nom du jour férié : Nommez votre jour férié
- Membres assignés : Choisissez les utilisateurs ou les groupes qui peuvent bénéficier de ce jour férié
- Répétition : Choisissez si ce jour férié doit se répéter chaque année
- Couleur : Sélectionnez une couleur par défaut ou créez une couleur personnalisée pour ce jour férié
Pour modifier ou supprimer des jours fériés :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur les trois points à côté du congé que vous souhaitez modifier
- Sélectionnez Modifier ou Supprimer
- La modification vous permet de changer les détails du jour férié comme le nom, les utilisateurs assignés et la couleur
- La suppression supprime définitivement le jour férié du système
Lorsqu’un employé demande des congés, les jours fériés et les week-ends sont exclus du total des congés.
Par exemple : Si une personne demande un congé du 1er au 7 janvier, et que le 1er janvier est un jour férié, le 2 janvier un samedi et le 3 janvier un dimanche, sa demande sera réduite à 4 jours de congé.
Archiver et supprimer des politiques #
Vous pouvez archiver ou supprimer des politiques expirées, telles que d’anciennes politiques de vacances ou des politiques de congés spécifiques qui ne sont plus utilisées.
Pour archiver ou supprimer des politiques :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur les trois points à côté de la politique que vous souhaitez archiver ou supprimer
- Choisissez Archiver pour la retirer de la liste des politiques actives (cela n’affectera pas les soldes ou les demandes)
- Si vous avez besoin de supprimer définitivement une politique, vous pouvez la supprimer après l’avoir archivée
La suppression d’une politique entraîne la suppression de toutes les demandes et de tous les soldes associés à cette politique.
Modifier et supprimer des politiques #
Si vous devez modifier une politique existante, vous pouvez en éditer les détails.
Pour modifier une politique :
- Sur la page Congés, cliquez sur les trois points à côté de la politique
- Choisissez Modifier pour mettre à jour le nom de la politique, les membres, les règles d’accumulation ou d’autres détails
Pour supprimer une politique :
- Suivez les mêmes étapes que pour la modification d’une politique
- Après l’archivage, sélectionnez Supprimer pour supprimer définitivement la politique du système
Consulter et suivre les congés #
Une fois que vous avez mis en place vos politiques de congés et de jours fériés, vous pouvez suivre les demandes de congés de votre équipe sur les pages Feuille de temps, Calendrier, Congés et Planning.
Couleurs des politiques et des congés : Les couleurs que vous avez définies pour les politiques et les congés apparaîtront sur ces pages, ce qui facilitera l’identification des types de congés.
FAQ #
Est-il possible d’avoir des politiques différentes pour différents types de congés (vacances, arrêts maladie, etc.) ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs politiques de congé et les attribuer à différents membres ou groupes en fonction du type de congé.
Que se passe-t-il si je supprime une politique ?
La suppression d’une politique entraîne la suppression définitive de toutes les demandes, soldes et approbations associées à cette politique. Veillez à archiver les politiques expirées si vous souhaitez conserver les données intactes.
Les utilisateurs peuvent-ils voir les demandes de congé des autres utilisateurs ?
Les administrateurs peuvent voir toutes les demandes de congé. Les chefs d’équipe peuvent consulter les congés des membres de leur équipe. Les utilisateurs standard ne peuvent voir que leurs propres congés, à moins que le paramètre Autoriser les utilisateurs standard à voir les congés en dehors de leur équipe ne soit activé.
Comment les jours fériés sont-ils traités dans les demandes de congé ?
Les jours fériés et les week-ends sont automatiquement exclus du total des congés. Si un employé demande un congé pendant un jour férié ou un week-end, ces jours ne sont pas pris en compte dans le calcul de son solde de congés.
Comment attribuer un jour férié à des personnes spécifiques ?
Lorsque vous créez ou modifiez un jour férié, vous pouvez l’attribuer à des utilisateurs ou à des groupes spécifiques. Cela vous permet de définir des jours fériés différents pour des membres différents (p. ex. des jours fériés nationaux pour un groupe, mais pas pour un autre).
Est-il possible d’approuver ou de rejeter des demandes de congé pour mon équipe ?
Oui, en tant qu’administrateur ou chef d’équipe, vous pouvez approuver ou rejeter les demandes de congé des utilisateurs qui vous sont assignés.
Est-il possible d’effectuer un suivi des congés sur plusieurs jours ?
Oui, si votre politique en matière de congés est définie en jours, vous pouvez autoriser des congés d’une demi-journée sur plusieurs jours. Si elle est définie en heures, vous pouvez autoriser des demandes horaires sur plusieurs jours.
Est-il possible de mettre en place un système d’accumulation automatique pour les politiques de congés ?
Oui, vous pouvez configurer les congés de manière à ce qu’ils s’accumulent automatiquement sur une base mensuelle ou annuelle pour tous les membres de l’équipe couverts par la politique.