Control de tiempo y gastos

Seguimiento de vacaciones y tiempo libre

La gestión eficiente del tiempo es crucial para la productividad. El seguimiento de las vacaciones y el tiempo libre juega un papel importante para lograrla. Además de crear solicitudes de tiempo libre y días festivos, puedes realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre y días festivos aprobados con el proyecto que elijas. 
Manténte al tanto de la disponibilidad de los miembros del equipo, planifica mejor los proyectos y asegúrate de que todos reciban una compensación justa como resultado de su trabajo.

El seguimiento del tiempo libre y los días festivos está disponible en los planes de suscripción Standard, superiores y de prueba. 

Después de que caduque la versión de prueba, todas las entradas de tiempo libre/vacaciones permanecerán y una vez que actualices nuevamente, podrás ver todo en lo que trabajaste anteriormente. 
Si bajas del plan, no podrás editar, pero las entradas de días libres y días festivos permanecerán. 

Permisos #

Esta función solo la pueden utilizar los propietarios y administradores del espacio de trabajo.

Los usuarios regulares sólo pueden ver las entradas de tiempo libre. No pueden iniciarlos, detenerlos ni modificarlos, de ninguna manera.
Si la funcionalidad de tiempo libre está deshabilitada en la configuración del espacio de trabajo, los usuarios habituales aún pueden ver los que se han creado previamente.

Política de tiempo libre y vacaciones    #

Para crear entradas de tiempo libre y vacaciones, debes habilitar esta opción en la página de Tiempo libre al crear una política de tiempo libre o de vacaciones

  1. Ve a la página de Tiempo libre
  2. Haz clic en el botón Configuración en la parte superior derecha de la pantalla
  3. Elige Gestionar vacaciones
  4. Edita las vacaciones existentes haciendo clic en los tres puntos
    O
  5. Haz clic en CREAR NUEVO para crear nuevas vacaciones
  6. Marca la opción Crear automáticamente entradas de tiempo
  7. Elige el proyecto
    El proyecto que elegiste es el proyecto predeterminado (tarea si hay una para ese proyecto) en las entradas de tiempo que se crearán a partir de las solicitudes de tiempo libre y días festivos. Puedes elegir un proyecto activo con o sin tareas. 

Como resultado, el primer día de vacaciones del usuario, se crearán entradas de vacaciones para todos los días de vacaciones.

La entrada de vacaciones también se creará si un día festivo es durante un día no laborable. Si las solicitudes de días festivos y días libres se superponen, se crearán entradas tanto de tiempo libre como de días festivos.  

Las entradas de tiempo libre/vacaciones se pueden crear de una de las siguientes maneras:

  • Se aprueba la solicitud de tiempo libre y se crea una entrada de tiempo libre
  • El día actual es un día de vacaciones y se crea como día de vacaciones

Si la política de tiempo libre no requiere aprobación, se aprobará inmediatamente una solicitud de tiempo libre y se creará una nueva entrada de tiempo libre.

Entrada de tiempo libre #

Cuando se asigna un proyecto (tarea) a una política de tiempo libre y se aprueba una nueva solicitud de tiempo libre, para cada fecha en el rango de fechas de la solicitud, se crea una nueva entrada de tiempo libre. 

Ambas entradas de vacaciones/tiempo libre están marcadas con un ícono de tiempo libre. 

Cuando asignas un proyecto o tarea a una política y hay solicitudes esperando aprobación, Clockify realiza entradas de tiempo libre para esas solicitudes una vez que se aprueban. 

Solo el propietario y el administrador pueden eliminar entradas de tiempo libre/vacaciones. Esas entradas no se eliminarán si se eliminan las vacaciones/tiempo libre o si se elimina al usuario de las vacaciones.

Se pueden crear entradas de tiempo libre y vacaciones para usuarios completos y limitados.

La entrada de solicitud de tiempo libre/vacaciones de día completo, medio día o por horas puede contener los siguientes datos:

  • descripción
  • proyecto
  • tarea
  • moneda (múltiples opciones de moneda si la suscripción lo permite, si no, moneda predeterminada)
  • tiempo de inicio
  • duración
  • hora de finalización
  • facturación (extraído del proyecto/tarea)
  • campos personalizados (extraídos de la configuración del proyecto o del espacio de trabajo)

Campos requeridos  #

Los campos obligatorios no se transferirán a la entrada Tiempo libre/vacaciones. Por lo tanto, cualquier campo obligatorio que se haya configurado con entradas regulares, no se configurará con las entradas de tiempo libre, incluido el proyecto/tarea. 

Rastreador #

Las entradas de tiempo libre y vacaciones tienen un ícono de tiempo libre gris. Están bloqueados para todos los usuarios excepto para los administradores y propietarios del espacio de trabajo.

Si se aprueba la entrada de Tiempo libre/vacaciones, tendrá una marca de verificación al lado. 

Continuar tiempo libre de entrada: 

  • Usuario regular: Como entrada habitual
  • Administrador/propietario: Como entrada de tiempo libre

Planilla de horarios #

La fila de tiempo libre/vacaciones en la página de Planilla de horarios está marcada con (tiempo libre) o (vacaciones) para diferenciarla de la entrada normal. Está bloqueada y no es editable para usuarios habituales.  

Los administradores/propietarios pueden agregar tiempo para otros miembros del equipo en entradas de tiempo libre/vacaciones y agregar/editar/eliminar entradas de tiempo libre. 

Calendario #

En la página de Calendario, la entrada Tiempo libre/Vacaciones recibe un ícono de Tiempo libre (reloj). La entrada marcada como entrada de tiempo libre tendrá un reloj y estará deshabilitada. 

Si se aprueba la entrada de tiempo libre, la entrada tendrá un ícono de aprobación. Si la entrada de tiempo libre no se aprueba, los administradores y propietarios de espacio de trabajo podrán duplicarlas/editarlas y eliminarlas y ver las entradas de tiempo libre/vacaciones de otras personas. 

Informes    #

Informe detallado: Las entradas de tiempo libre tienen un ícono de tiempo libre junto a las etiquetas y están bloqueadas y deshabilitadas para los usuarios habituales. 

Informe resumido y semanal: La duración de las entradas de tiempo libre y vacaciones se incluye en el tiempo total de los informes. 

Cambios en la opción de filtrado, por tipo: 

  • Descanso
  • Tiempo libre
  • Vacaciones
  • Entrada regular

Si la función de tiempo libre está activada, el usuario obtendrá las opciones de tiempo libre y vacaciones en el filtro de estado. 

Si se aprueba la entrada de tiempo libre/vacaciones, tendrás un ícono de marca de verificación.

Las entradas de tiempo libre/vacaciones no se incluyen en los informes de asistencia y tareas ni se importan cuando el tiempo se importa a la factura. 

Aprobación #

Las entradas de tiempo libre y vacaciones son visibles en la página Aprobaciones con todas las entradas regulares. Las entradas de tiempo libre estarán claramente marcadas con un ícono.

Los administradores pueden editar las entradas de días libres/vacaciones pendientes. 

Estado del proyecto y pronóstico #

Solo si las entradas de tiempo libre/vacaciones están marcadas como entradas regulares y se calculan en la pestaña Pronóstico y Estado del proyecto.  

Importante tener en cuenta: #

Si se cambia el proyecto o la tarea, solo se verán afectadas las nuevas entradas de tiempo libre. Los antiguos permanecerán sin cambios a menos que se cambie o modifique el nombre, el cliente, el color del proyecto y el campo personalizado.

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