Suivi du temps et des dépenses

Suivi des congés et du temps libre

Une gestion efficace du temps est essentielle à la productivité. Le suivi des congés et du temps libre joue un rôle important à cet égard. Outre la création de demandes de congés et du temps libre, vous pouvez suivre les demandes de congés et du temps libre approuvées dans le cadre du projet que vous avez choisi. 
Restez au courant de la disponibilité des membres de l'équipe, planifiez mieux les projets et veillez à ce que chacun reçoive une compensation équitable pour son travail.

Le suivi des congés et du temps libre est disponible dans le cadre de l'abonnement standard, des abonnements supérieurs et de la version d'essai. 

Après l'expiration de la version d'essai, toutes les entrées relatives aux congés et au temps libre seront conservées et, lorsque vous effectuerez une nouvelle mise à niveau, vous pourrez voir tout ce sur quoi vous avez travaillé précédemment. 
Si vous passez à une version inférieure, vous ne pourrez plus modifier, mais les entrées relatives aux congés et au temps libre seront conservées. 

Autorisations #

Cette fonction ne peut être utilisée que par les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail.

Les utilisateurs réguliers ne peuvent que voir les entrées de congés. Ils ne peuvent ni les démarrer, ni les arrêter,ni les modifier de quelque manière que ce soit.
Si la fonctionnalité des congés est désactivée dans les paramètres de l'espace de travail, les utilisateurs réguliers peuvent toujours voir ceux qui ont été créés précédemment.

Politique en matière de congés et du temps libre    #

Pour créer des entrées de congés et du temps libre, vous devez activer cette option dans la page Congés lors de la création d'une politique de congés ou du temps libre

  1. Accédez à la page Congés
  2. Cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de l'écran
  3. Sélectionnez Gérer les congés
  4. Modifiez le congé existant en cliquant sur les trois points
    Ou
  5. Cliquez sur CRÉER NOUVEAU pour créer un nouveau congé
  6. Cochez l'option strong>Créer automatiquement des entrées de temps
  7. Choisissez le projet
    Le projet que vous avez choisi est le projet par défaut (tâche s'il y en a une pour ce projet) pour les entrées de temps qui vont être créées à partir des demandes de congé et du temps libre. Vous pouvez choisir un projet actif avec ou sans tâches. 

Par conséquent, le premier jour de congé de l'utilisateur, des entrées de congés pour tous les jours de congés seront créées.

Une entrée des congés sera également créée si un jour férié se situe pendant un jour chômé. Si les demandes de congés et de temps libre se chevauchent, les entrées de temps libre et de congés seront toutes deux créées.  

Les entrées relatives aux congés/temps libre peuvent être créées de l'une des manières suivantes :

  • La demande de congé est approuvée et crée une entrée de congé
  • Le jour en cours est un jour férié et le jour férié est créé

Si la politique en matière de congés ne nécessite pas d'approbation, une demande de congés sera immédiatement approuvée et une nouvelle entrée de congés sera créée.

Saisie du temps libre #

Lorsqu'un projet (tâche) est affecté à une politique de congé et qu'une nouvelle demande de congé est approuvée, une nouvelle entrée de congé est créée pour chaque date de la plage de dates de la demande. 

Les deux entrées de temps libre/congés sont marquées d'une icône de congé. 

Lorsque vous assignez un projet ou une tâche à une politique et qu'il y a des demandes en attente d'approbation, Clockify crée des entrées de congés pour ces demandes une fois qu'elles sont approuvées. 

Seuls le propriétaire et l'administrateur peuvent supprimer les entrées de congés. Ces entrées ne seront pas supprimées si le congé est supprimé ou si l'utilisateur est retiré du congé.

Les entrées relatives aux congés et au temps libre peuvent être créées à la fois pour les utilisateurs complets et pour les utilisateurs restreints.

L'entrée d'une demande de congé/temps libre pour une journée entière, une demi-journée ou une heure peut contenir les informations suivantes :

  • description
  • projet
  • tâche
  • devise (plusieurs devises possibles si l'abonnement le permet, sinon la devise par défaut)
  • heure de début
  • duration
  • l'heure de fin
  • facturabilité (extraite du projet/de la tâche)
  • champs personnalisés (tirés des paramètres du projet ou de l'espace de travail)

Champs obligatoires  #

Les champs obligatoires ne seront pas transférés à l'entrée Temps libre/Congés. Par conséquent, tout champ obligatoire qui aurait pu être défini dans les entrées régulières ne sera pas défini dans les entrées de congés, y compris le projet/la tâche. 

Suivi du temps #

Les entrées relatives aux congés et au temps libre sont accompagnées d'une icône de congés grise. Elles sont verrouillées pour tous les utilisateurs, à l'exception des administrateurs et des propriétaires d'espaces de travail.

Si l'entrée de congé ou du temps libre est approuvée, elle sera cochée. 

Poursuivre la saisie du temps libre : 

  • Utilisateur régulier : Comme entrée régulière
  • Admin/propriétaire : Comme entrée de congé

Feuille de temps #

La ligne Temps libre/Congés de la page Feuille de temps est marquée par (Temps libre) ou (Congés) afin de la différencier de l'entrée régulière. Elle est verrouillée et non éditable pour les utilisateurs réguliers.  

Les administrateurs/propriétaires peuvent ajouter du temps pour d'autres membres de l'équipe dans les entrées de congés et ajouter/modifier/supprimer des entrées de congés. 

Calendrier #

Sur la page Calendrier, l'entrée Temps libre/Congés est dotée d'une icône Congés (horloge). L'entrée marquée comme entrée de congé aura une horloge et sera désactivée. 

Si la saisie des congés est approuvée, l'entrée sera accompagnée d'une icône d'approbation. Si l'entrée n'est pas approuvée, les administrateurs et les propriétaires de sites pourront la dupliquer, la modifier et la supprimer, et voir les entrées de congés d'autres personnes. 

Rapports    #

Rapport détaillé : Les entrées relatives aux congés ont une icône de congés à côté des balises et sont verrouillées et désactivées pour les utilisateurs réguliers. 

Rapport résumé et rapport hebdomadaire : la durée des entrées relatives aux congés et au temps libre est incluse dans le temps total des rapports. 

Changements dans l'option de filtrage, par type : 

  • Pause
  • Congés
  • Vacances
  • Entrée régulière

Si la fonction Congés est activée, l'utilisateur aura accès aux options Congés et Temps lire dans le filtre Statut

Si la saisie d'un congé ou de temps libre est approuvée, une icône en forme de coche apparaît.

Les entrées de congés ne sont pas incluses dans les rapports de présence et d'affectation, ni importées lors de l'importation du temps dans la facture. 

Approbation #

Les entrées relatives aux congés et au temps libre sont visibles sur la page Approbations avec toutes les entrées normales. Les entrées relatives aux congés sont clairement identifiées par une icône.

Les administrateurs peuvent modifier les entrées de congés en attente. 

Statut du projet et prévisions #

Ce n'est que si les entrées de congés sont marquées comme entrées régulières qu'elles sont calculées dans l'onglet Prévisions et dans l'onglet Statut d'avancement du projet.  

Important à noter : #

Si le projet ou la tâche est modifié, seules les nouvelles entrées de congés seront affectées. Les anciennes restent inchangées, sauf si le nom, le client, la couleur du projet ou le champ personnalisé est modifié.

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