Zeit- und Ausgabenerfassung

Urlaub und arbeitsfreie Zeit erfassen

Effektives Zeitmanagement ist für die Produktivität entscheidend. Die Urlaubserfassung und die Erfassung von arbeitsfreier Zeit spielt dabei eine wichtige Rolle. Neben der Erstellung von Urlaubsanträgen kannst du die genehmigten Urlaubsanträge sowie Feiertage mit einem Projekt verfolgen, das du ausgewählt hast. 

Die Urlaubserfassung steht dir mit dem Standard-Plan oder unseren höheren Abonnementsplänen sowie mit der Testversion zur Verfügung. 

Nach Ablauf der Testversion bleiben alle Urlaubseinträge gespeichert und sobald du deinen Abonnementsplan aktualisierst, kannst du wieder alles sehen, woran du gearbeitet hast. 
Falls du ein Downgrade vornimmst, kannst du deine Urlaubseinträge nicht weiter bearbeiten, doch sie bleiben gespeichert. 

Berechtigungen #

Diese Funktion können nur Arbeitsbereichsbesitzer und Admins verwenden.

Reguläre Benutzer können Urlaubseinträge nur sehen. Sie können keinen Urlaubseintrag starten, stoppen, oder ändern.
Falls die Funktion zur arbeitsfreien Zeit in den Einstellungen des Arbeitsbereichs deaktiviert ist, können reguläre Benutzer weiterhin die zuvor erstellten Einträge von Urlauben und Feiertagen sehen.

Urlaubsrichtlinie und Feiertage    #

Um Urlaubs- oder Feiertagseinträge zu erstellen, musst du diese Option auf der Seite "Arbeitsfreie Zeit" aktivieren, wenn du eine Urlaubsrichtlinie oder einen Feiertag erstellst. 

  1. Zur Seite "Arbeitsfreie Zeit" navigieren
  2. Klicke auf die Schaltfläche "Einstellungen", die sich in der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet
  3. Wähle "Feiertage verwalten"
  4. Bearbeite den vorhandenen Feiertag, indem du auf die drei Punkte klickst
    Oder
  5. Klicke auf "NEU ERSTELLEN", um einen neuen Feiertag zu erstellen
  6. Markiere die Option "Zeiteintrag automatisch erstellen"
  7. Wähle das Projekt
    Das ausgewählte Projekt ist das Standardprojekt (oder Standardaufgabe, falls es nur eine Aufgabe bei diesem Projekt gibt) für Zeiteinträge, die von einem Urlaubsantrag und von Feiertagen aus erstellt werden können. Du kannst ein aktives Projekt mit oder ohne Aufgaben wählen. 

Als Folge davon werden Urlaubseinträge für alle Urlaubstage am ersten Urlaubstag des Benutzers erstellt.

Ein Feiertagseintrag wird auch dann erstellt, wenn der Feiertag an keinem Arbeitstag ist. Falls ein Feiertag und arbeitsfreie Zeit überlappen, werden dann sowohl Urlaubs- als auch Feiertagseintrag erstellt.  

Urlaubs-/Feiertageinträge werden auf eine der folgenden Weisen erstellt:

  • Urlaubsantrag wird genehmigt und dadurch wird ein Urlaubsantrag erstellt
  • Der heutige Tag ist ein Feiertag und ein Feiertagseintrag wird erstellt

Falls die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit keine Genehmigung erfordert, wird ein Urlaubsantrag umgehend genehmigt und ein neuer Urlaubsantrag erstellt.

Urlaubseintrag #

Wenn einem Projekt eine Urlaubsrichtlinie zugewiesen wird und ein neuer Urlaubsantrag genehmigt wird, wird für jeden Tag im Antragszeitraum ein neuer Urlaubsantrag erstellt. 

Sowohl Urlaubs- als auch Feiertagseinträge sind mit dem Symbol für arbeitsfreie Zeit markiert. 

Wenn du einem Projekt oder einer Aufgabe eine Richtlinie zuweist und Anträge auf Genehmigung warten, werden für diese Anträge Einträge in Clockify erstellt, sobald sie genehmigt werden. 

Nur Besitzer und Admins können Urlaubs- und Feiertagseinträge löschen. Diese Einträge werden nicht gelöscht, falls ein Urlaub/Feiertag gelöscht ist oder ein Benutzer von dem Feiertag entfernt wird.

Ein Urlaubs- und Feiertagseintrag kann für sowohl Vollbenutzer als auch eingeschränkte Benutzer erstellt werden.

Der Urlaubsantrag auf einen vollen oder halben Tag oder ein paar Stunden kann folgende Informationen enthalten:

  • Beschreibung
  • Projekt
  • Aufgabe
  • Währung (Option “Mehrere Währungen”, fall das Abo sie ermöglicht; wenn nicht, dann Standardwährung)
  • Startzeit
  • Dauer
  • Endzeit
  • Abrechenbarkeit (die aus einem Projekt/einer Aufgabe übernommen wird)
  • Benutzerfelder (die aus Projekt- oder Arbeitsbereichseinstellungen übernommen werden)

Pflichtfelder  #

Die Pflichtfelder werden nicht auf Urlaubs- oder Feiertagseinträge übertragen. Deshalb werden alle in regulären Einträgen erstellten Pflichtfelder in Urlaubseinträgen sowie in Projekten/Aufgaben nicht erstellt. 

Zeiterfassungssystem #

Urlaubs- und Feiertagseinträge haben ein graues Symbol für arbeitsfreie Zeit. Sie sind für alle Benutzer gesperrt, außer für Admins und Arbeitsbereichsbesitzer.

Falls ein Urlaubs-/Feiertagseintrag genehmigt wird, steht neben ihm ein Häkchen. 

Einen Urlaubseintrag können: 

  • Reguläre Benutzer als einen regulären Eintrag fortsetzen
  • Admin/Besitzer als Urlaubseintrag fortsetzen

Arbeitszeittabelle #

Die Reihe für arbeitsfreie Zeit auf der Seite "Arbeitszeittabelle" ist mit (Arbeitsfreie Zeit) oder (Feiertag) markiert, sodass sie sich von den regulären Einträgen unterscheidet. Sie ist gesperrt und für reguläre Benutzer nicht bearbeitbar.  

Admins/Besitzer können Zeit für andere Teammitglieder in Urlaubs- oder Feiertagseinträgen hinzufügen und die Einträge hinzufügen/bearbeiten/löschen. 

Kalender #

Auf der Seite “Kalender” hat ein Urlaubs- oder Feiertagseintrag ein Symbol für arbeitsfreie Zeit. Der Eintrag, der als Urlaubseintrag markiert ist, hat eine Uhr und ist deaktiviert. 

Wenn ein Urlaubseintrag genehmigt wird, erhält er ein Genehmigungssymbol. Falls ein Urlaubsantrag nicht genehmigt ist, können ihn Admins und Besitzer duplizieren/bearbeiten und löschen und Urlaubseinträge für andere Mitarbeiter sehen. 

Berichte    #

Detaillierter Bericht: Urlaubseinträge haben ein Symbol für arbeitsfreie Zeit neben den Tags und sind gesperrt und für reguläre Benutzer deaktiviert. 

Zusammenfassung- und Wochenbericht: Die Dauer des Eintrags wird in Gesamtzeit im Bericht eingeschlossen. 

Änderungen in der Option “Filtern”, nach Typ: 

  • Pausen
  • Arbeitsfreie Zeit
  • Feiertag
  • Regulärer Eintrag

Falls die Funktion “Arbeitsfreie Zeit” deaktiviert ist, erhält ein Benutzer die Optionen “Arbeitsfreie Zeit” und “Feiertage” im Statusfilter

Falls ein Urlaubs-/Feiertagseintrag genehmigt wird, steht neben ihm ein Häkchen.

Urlaubs- und Feiertagseinträge sind in Anwesenheits- und Auftragsberichten eingeschlossen oder importiert, wenn Zeit in eine Rechnung importiert wird. 

Genehmigung #

Urlaubs- und Feiertagseinträge sind auf der Seite "Genehmigungen" sichtbar, wie alle anderen regulären Einträge. Sie sind ganz klar mit dem Symbol markiert.

Admins können bestehende Einträge bearbeiten. 

Projektstatus und Prognoseerstellung #

Wenn Urlaubs- und Feiertagseinträge als reguläre Einträge markiert sind, sind sie in der Registerkarte “Prognoseerstellung” und “Projektstatus” einkalkuliert.  

Wichtiger Hinweis: #

Falls ein Projekt oder eine Aufgabe geändert wird, werden nur neue Einträge dadurch betroffen. Die alten Einträge bleiben unverändert, es sei denn, Name, Kunde, Projektfarbe, Benutzerfeld geändert oder modifiziert sind.

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