Feiertage und Abwesenheiten verwalten
Effektives Zeitmanagement ist für die Produktivität entscheidend. Die Urlaubserfassung und die Erfassung von Abwesenheiten spielt dabei eine wichtige Rolle. Neben der Erstellung von Abwesenheitsanträgen kannst du die genehmigten Anträge sowie Feiertage mit einem Projekt verfolgen, das du ausgewählt hast.
Die Verwaltung von Feiertagen und Abwesenheiten steht dir mit dem Standard-Plan oder unseren höheren Abonnementsplänen sowie mit der Testversion zur Verfügung.
Nach Ablauf der Testversion bleiben alle Abwesenheitseinträge gespeichert und sobald du deinen Abonnementsplan aktualisierst, kannst du wieder alles sehen, woran du gearbeitet hast.
Falls du ein Downgrade vornimmst, kannst du deine Abwesenheitseinträge nicht weiter bearbeiten, doch sie bleiben gespeichert.
Berechtigungen #
Diese Funktion können nur Arbeitsbereichsbesitzer und Admins verwenden.
Reguläre Benutzer können Abwesenheitseinträge nur sehen. Sie können keinen solchen Eintrag starten, stoppen, oder ändern.
Falls die Funktion zur arbeitsfreien Zeit in den Einstellungen des Arbeitsbereichs deaktiviert ist, können reguläre Benutzer weiterhin die zuvor erstellten Einträge sehen.
Abwesenheitsrichtlinie und Feiertage #
Um Abwesenheits- oder Feiertagseinträge zu erstellen, musst du diese Option auf der Seite Arbeitsfreie Zeit aktivieren, wenn du eine Abwesenheitsrichtlinie oder einen Feiertag erstellst.
- Navigiere zur Seite Arbeitsfreie Zeit
- Klicke auf die Schaltfläche Einstellungen, die sich in der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet
- Wähle Feiertage verwalten
- Bearbeite den vorhandenen Feiertag, indem du auf die drei Punkte klickst
Oder - Klicke auf "NEU ERSTELLEN", um einen neuen Feiertag zu erstellen
- Markiere die Option Zeiteintrag automatisch erstellen
- Wähle das Projekt
Das ausgewählte Projekt ist das Standardprojekt (oder Standardaufgabe, falls es nur eine Aufgabe bei diesem Projekt gibt) für Zeiteinträge, die von einem Urlaubsantrag und von Feiertagen aus erstellt werden können. Du kannst ein aktives Projekt mit oder ohne Aufgaben wählen.
Als Folge davon werden Feiertagseinträge für alle Feiertage am ersten Feiertag des Benutzers erstellt.
Ein Feiertagseintrag wird auch dann erstellt, wenn der Feiertag an keinem Arbeitstag ist. Falls ein Feiertag und arbeitsfreie Zeit überlappen, wird dann sowohl ein Urlaubs- als auch ein Feiertagseintrag erstellt.
Abwesenheits-/Feiertageinträge werden auf eine der folgenden Weisen erstellt:
- Abwesenheitsantrag wird genehmigt und dadurch wird ein Abwesenheitseintrag erstellt
- Der aktuelle Tag ist ein Feiertag und ein Feiertagseintrag wird erstellt
Falls die Abwesenheitsrichtlinie keine Genehmigung erfordert, wird ein Abwesenheitsantrag umgehend genehmigt und ein neuer Abwesenheitseintrag erstellt.
Abwesenheitseintrag #
Wenn einem Projekt eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen wird und ein neuer Abwesenheitsantrag genehmigt wird, wird für jeden Tag im Antragszeitraum ein neuer Antrag erstellt.
Sowohl Abwesenheits- als auch Feiertagseinträge sind mit dem Symbol für arbeitsfreie Zeit markiert.
Wenn du einem Projekt oder einer Aufgabe eine Richtlinie zuweist und Anträge auf Genehmigung warten, werden für diese Anträge Einträge in Clockify erstellt, sobald sie genehmigt werden.
Nur Besitzer und Admins können Abwesenheits- und Feiertagseinträge löschen. Diese Einträge werden nicht gelöscht, falls ein Urlaub/Feiertag gelöscht ist oder ein Benutzer von dem Feiertag entfernt wird.
Ein Abwesenheits- und Feiertagseintrag kann für sowohl Vollbenutzer als auch eingeschränkte Benutzer erstellt werden.
Der Abwesenheitsantrag auf einen vollen oder halben Tag oder ein paar Stunden kann folgende Informationen enthalten:
- Beschreibung
- Projekt
- Aufgabe
- Währung (Option “Mehrere Währungen”, fall das Abo sie ermöglicht; wenn nicht, dann Standardwährung)
- Startzeit
- Dauer
- Endzeit
- Abrechenbarkeit (die aus einem Projekt/einer Aufgabe übernommen wird)
- Benutzerfelder (die aus Projekt- oder Arbeitsbereichseinstellungen übernommen werden)
Pflichtfelder #
Die Pflichtfelder werden nicht auf Abwesenheits- oder Feiertagseinträge übertragen. Deshalb werden alle in regulären Einträgen erstellten Pflichtfelder in Abwesenheitseinträgen sowie in Projekten/Aufgaben nicht erstellt.
Timer #
Abwesenheits- und Feiertagseinträge haben ein graues Symbol für arbeitsfreie Zeit. Sie sind für alle Benutzer gesperrt, außer für Admins und Arbeitsbereichsbesitzer.
Falls ein Eintrag genehmigt wird, steht neben ihm ein Häkchen.
Einen Abwesenheitseintrag können:
- Reguläre Benutzer als einen regulären Eintrag fortsetzen
- Admin/Besitzer als Abwesenheitseintrag fortsetzen
Arbeitszeittabelle #
Die Reihe für arbeitsfreie Zeit auf der Seite Arbeitszeittabelle ist mit (Abwesenheit) oder (Feiertag) markiert, sodass sie sich von den regulären Einträgen unterscheidet. Sie ist gesperrt und für reguläre Benutzer nicht bearbeitbar.
Admins/Besitzer können Zeit für andere Teammitglieder in Abwesenheits- oder Feiertagseinträgen hinzufügen und die Einträge hinzufügen/bearbeiten/löschen.
Kalender #
Auf der Seite “Kalender” hat ein Abwesenheits- oder Feiertagseintrag ein Symbol für arbeitsfreie Zeit. Der Eintrag, der als Abwesenheitseintrag markiert ist, hat eine Uhr und ist deaktiviert.
Wenn ein Abwesenheitseintrag genehmigt wird, erhält er ein Genehmigungssymbol. Falls ein Abwesenheitsantrag nicht genehmigt ist, können ihn Admins und Besitzer duplizieren/bearbeiten und löschen und Abwesenheitseinträge für andere Mitarbeiter sehen.
Berichte #
Detaillierter Bericht: Abwesenheitseinträge haben ein Symbol für arbeitsfreie Zeit neben den Tags und sind gesperrt und für reguläre Benutzer deaktiviert.
Zusammenfassungsbericht und Wochenbericht: Die Dauer des Eintrags wird in Gesamtzeit im Bericht eingeschlossen.
Änderungen in der Option “Filtern”, nach Typ:
- Pausen
- Arbeitsfreie Zeit
- Feiertag
- Regulärer Eintrag
Falls die Funktion “Arbeitsfreie Zeit” deaktiviert ist, erhält ein Benutzer die Optionen “Arbeitsfreie Zeit” und “Feiertage” im Statusfilter.
Falls ein Abwesenheits-/Feiertagseintrag genehmigt wird, steht neben ihm ein Häkchen.
Abwesenheits- und Feiertagseinträge sind in Anwesenheits- und Auftragsberichten eingeschlossen oder importiert, wenn Zeit in eine Rechnung importiert wird.
Genehmigung #
Abwesenheits- und Feiertagseinträge sind auf der Seite Genehmigungen sichtbar, wie alle anderen regulären Einträge. Sie sind ganz klar mit dem Symbol markiert.
Admins können bestehende Einträge bearbeiten.
Projektstatus und Prognose #
Wenn Abwesenheits- und Feiertagseinträge als reguläre Einträge markiert sind, sind sie in der Registerkarte “Prognoseerstellung” und “Projektstatus” einkalkuliert.
Wichtige Hinweise: #
Falls ein Projekt oder eine Aufgabe geändert wird, werden nur neue Einträge dadurch betroffen. Die alten Einträge bleiben unverändert, es sei denn, Name, Kunde, Projektfarbe, Benutzerfeld geändert oder modifiziert sind.