Gérer le temps des membres
En tant que chef d’équipe ou administrateur, vous pouvez superviser et gérer les saisies de temps et les dépenses soumises par les membres de votre espace de travail ou de votre équipe.
Prenons l’exemple d’un chef de service gérant une équipe de spécialistes en marketing. Le rôle du chef d’équipe consiste à examiner les soumissions d’heures et de dépenses de chaque membre de l’équipe pour différentes campagnes et projets. Cette vérification est essentielle pour garantir l’exactitude des heures et des dépenses suivies, en s’assurant qu’elles sont conformes aux budgets alloués aux projets et aux accords établis avec les clients.
Autorisations #
L’accès aux fonctionnalités de gestion dépend de votre niveau d’abonnement et de votre rôle d’utilisateur :
- Gestion du temps : Disponible dans les abonnements Standard et supérieurs.
- Gestion des dépenses : Disponible dans les abonnements Pro et supérieurs.
| Action | Administrateur de l’espace de travail | Chef d’équipe |
| Envoyer des rappels | ✅ | ✅ (Propre équipe uniquement) |
| Soumettre le temps pour les autres | ✅ | ✅ (Propre équipe uniquement) |
| Retirer/modifier le temps approuvé | ✅ | ❌ |
Identifier le temps manquant #
Il existe deux façons de vérifier les membres de l’équipe qui n’ont pas de temps approuvé (les membres de l’équipe qui ont oublié de remplir et de soumettre leurs feuilles de temps) :
Option 1 : Rapport hebdomadaire #
- Allez dans le rapport hebdomadaire
- Groupez le rapport par utilisateur
- Sélectionnez la semaine que vous souhaitez réviser
- Choisissez le filtre Statut
- Choisissez Approuvé et appliquez le filtre
- Cliquez sur Afficher les utilisateurs sans heures
Option 2 : Page des approbations #
- Accédez à la page Approbations
- Sélectionnez l’onglet Non soumis
- Cliquez sur l’onglet Afficher les utilisateurs sans temps
- Cliquez sur Rappeler d’enregistrer et de soumettre
- Un nouvel écran apparaît avec une liste de tous les utilisateurs qui recevront le rappel
- Cliquez sur Envoyer pour terminer l’action
Résultat :
- Les membres de l’équipe qui n’ont pas soumis leur feuille de temps reçoivent un email leur rappelant de le faire.
- Les membres de l’équipe qui n’ont pas enregistré leur temps reçoivent un rappel leur demandant de le faire et de soumettre leur feuille de temps.
Rappeler aux membres de l’équipe de soumettre leur temps
Les administrateurs et les chefs d’équipe (pour les membres de leur équipe) peuvent vérifier si les membres de l’équipe ont ajouté leurs saisies de temps au cours de la semaine et envoyer des rappels aux membres de l’équipe qui n’ont pas suivi leur temps ou soumis leurs feuilles de temps.
Cette fonctionnalité fait partie de la fonctionnalité Approbations et est disponible pour les membres de l’équipe qui ont activé les Approbations dans les paramètres de l’espace de travail.
Les membres de l’équipe qui n’ont pas enregistré leur temps pendant la semaine sont affichés dans l’onglet Non soumis.
Inactive members are not displayed in the Unsubmitted tab.
Pour envoyer des rappels aux membres de l’équipe qui n’ont pas soumis leur temps :
- Accédez à Approbations
- Cliquez sur l’onglet Non soumis
- Cliquez sur le bouton Rappeler de soumettre dans le coin supérieur droit
- Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle
Vous pouvez également soumettre une feuille de temps pour un membre de l’équipe en cliquant sur l’icône à trois points à côté de son nom, puis en sélectionnant Soumettre.
Modifier les feuilles de temps approuvées #
Une fois approuvées, les feuilles de temps sont définitivement verrouillées et ne peuvent plus être modifiées, même en désactivant le processus d’approbation ou en passant à une formule d'abonnement inférieure.
Les utilisateurs standards peuvent ajouter du temps à leur période approuvée si les dates ne sont pas verrouillées. Tout temps ajouté doit être soumis à nouveau pour approbation. Le chef d’équipe n’approuvera ou rejettera que le temps nouvellement ajouté (le temps déjà approuvé reste inchangé).
Retirer l’approbation #
- Allez dans Approbation
- Sélectionnez l’onglet Approuvé
- Trouvez la période qui doit être corrigée
- Cliquez sur la demande d’approbation pour ouvrir ses détails
- Cliquez sur Retirer l’approbation dans le coin supérieur droit
- Laissez une remarque détaillant ce qui n’allait pas, pourquoi et ce qui doit être modifié
- Cliquez sur Retirer
Lorsque l’approbation du temps est retirée, les saisies de temps correspondantes deviennent modifiables.
- Qui peut modifier – Les administrateurs peuvent modifier les saisies retirées dans le rapport détaillé, tandis que les membres de l’équipe peuvent les modifier dans leur feuille de temps ou leur page de suivi du temps.
- Notification – Les membres de l’équipe et tous les administrateurs recevront un email contenant une note concernant le retrait.
- Piste d’audit – À des fins d’audit, une copie permanente des saisies de temps précédemment approuvées, y compris leurs taux horaires d’origine, est déplacée vers la section Retiré.
Vérifier les saisies de temps retirées #
Pour afficher toutes les saisies de temps retirées :
- Accédez à Approbations
- Cliquez sur l’onglet Archive
- Cliquez sur le filtre Afficher tout
- Sélectionnez Afficher les éléments retirés
- Sélectionnez le membre de l’équipe pour afficher ses saisies de temps retirées
