Gerenciar atribuições de equipe agendadas

Economize tempo e minimize a entrada manual de dados configurando tarefas recorrentes personalizadas para atividades que ocorrem regularmente.

Permissões #

Ação/função	Proprietário/administrador	Gerente de projeto	Gerente de equipe	Usuário comum
Agendar projeto/atribuição	✔️	✔️para seus próprios projeto*	✖️	✖️
Criar atribuição	✔️	✔️para seus próprios projetos*	✔️apenas para si mesmos**	✔️apenas para si mesmos**
Editar tarefa	✔️	✔️para seus próprios projetos*	✔️apenas para si mesmos**	✔️apenas para si mesmos**

*Se as permissões nas configurações do Espaço de Trabalho estiverem definidas como Administradores e Gerentes de Projeto ou Qualquer pessoa

**Se as permissões nas configurações do Espaço de Trabalho estiverem definidas como Qualquer pessoa

Criar atribuições #

Para agendar atribuições:

1. Acesse a página Planejador
2. Clique na aba Projetos ou Equipe
3. Selecione o membro do projeto/equipe no menu suspenso
4. Clique no botão +Projeto/+Integrante
5. Preencha os campos obrigatórios na janela Criar tarefa
   • Tarefa
   • Período
   • Horas por dia
   • Hora de início (opcional)
   • Faturável/Não faturável
   • Observação (opcional)
   • Repetição (Nenhuma, Semanal, A cada 2 semanas, Mensal, etc.)

Clique em Criar e conclua o processo.

Criar múltiplas atribuições #

Você pode criar rapidamente várias tarefas para o mesmo projeto:

1. Acesse a linha do tempo na aba Projetos ou Equipe.
2. Passe o cursor sobre a linha do tempo abaixo da data em que deseja que a tarefa comece (um sinal de mais aparecerá).
3. Clique na linha do tempo
4. A janela Criar tarefa será aberta
5. Opcionalmente, faça as alterações e clique em Criar

Editar e personalizar atribuições #

Depois que as atribuições estiverem definidas, é importante saber como ajustá-las conforme necessário.

Você pode:

1. Arraste a tarefa pela linha do tempo para alterar a data.

2. Clique na tarefa na linha do tempo para editar seus detalhes, incluindo tarefa, período, hora de início, faturamento e frequência de recorrência.

Dividir atribuições #

1. Passe o mouse sobre a linha entre os dias 
2. Clique na linha do tempo para dividir

Copiar atribuições #

1. Abra uma atribuição
2. Clique nos três pontos
3. Selecione o destinatário

Excluir atribuições #

1. Abra a atribuição 
2. Clique nos três pontos no canto inferior esquerdo
3. Escolha Excluir
4. Clique no botão Excluir na janela pop-up para confirmar a ação

Pontos-chave a serem lembrados::

• O total de horas é calculado com base nos dias úteis e horas atribuídas
• Os usuários não podem ter várias atribuições para o mesmo projeto nas mesmas datas

Repetir atribuições #

Para tarefas que ocorrem regularmente, você pode configurar atribuições para se repetirem da seguinte forma:

• A cada 2 semanas: Esta opção repete automaticamente a tarefa a cada duas semanas, no mesmo dia da semana em que foi originalmente atribuída
• Mensal: As duas opções para tarefas mensais são:
  • Dia exato:Você pode optar por repetir a tarefa no mesmo dia em que foi originalmente atribuída (por exemplo, “Mensalmente na terceira quinta-feira”)
  • Data exata:Você pode optar por repetir a tarefa exatamente na mesma data em que foi originalmente atribuída (por exemplo, “Mensalmente no dia 16”)

Você pode escolher um dos dois métodos para controlar quando a recorrência para:

• Data de término específica: Selecione uma data específica no calendário em que a tarefa recorrente deixará de se repetir.
• Número de ocorrências: Insira um número específico para determinar exatamente quantas vezes a tarefa deve se repetir antes de parar.

Publicar atribuições #

Para compartilhar atribuições com sua equipe:

1. Crie um cronograma 
2. Quando estiver pronto, publique-o para os membros verem

Você também pode optar por notificar os responsáveis ​​sobre suas tarefas publicadas.

Permissões #

• Proprietários, administradores e gerentes de projeto podem criar, editar e publicar programações
• Os gerentes de equipe podem criar/visualizar/editar suas atribuições e visualizar cronogramas publicados para sua equipe
• Os gerentes de projeto podem acessar cronogramas para seus projetos
• Usuários regulares podem criar/visualizar/editar suas tarefas e visualizar sua programação publicada

Para mais detalhes, confira Funções e permissões do usuário. 

Acompanhar custo e faturação por usuário #

A aba Equipe permite que você acompanhe custos e valores faturáveis ​​por usuário, juntamente com projetos e tarefas agendados.

Para visualizar valores de custo e faturabilidade para um projeto ou tarefa, certifique-se de que tanto a taxa de custo quanto as horas faturáveis estejam habilitadas nas configurações do espaço de trabalho. Se qualquer uma delas estiver desabilitada, você não verá essas informações na página Agendamento.

Para habilitar horas faturáveis em um espaço de trabalho:

1. Abra as Configurações do espaço de trabalho
2. Mude para a guia Permissões
3. Na seção Horas faturáveis, habilite Ativar horas faturáveis

Para habilitar a taxa de custo em um espaço de trabalho:

1. Abra as Configurações do espaço de trabalho
2. Na aba Geral, seção Análise de custos e lucros, habilite Ativar taxa de custo

Além disso, um campo de taxa de custo do espaço de trabalho será exibido, permitindo que você defina a taxa de custo padrão para cada hora monitorada em seu espaço de trabalho.

Opcionalmente, defina permissões adicionais sobre quem pode visualizar taxas por hora, valores e o status faturável das entradas.

Para habilitar taxa de custo e faturabilidade na página Programação:

1. Abra as Configurações do espaço de trabalho
2. Na guia Geral, na seção Agendamento, habilite Ver custo e valor faturáveis

Para ver o valor total faturável e o custo por usuário:

1. Verifique a coluna Valor/Custo para obter os totais
2. Expanda os usuários para ver mais detalhes sobre projetos/tarefas agendados

Visão recolhida

• Horas atribuídas: Total de horas atribuídas a cada usuário
• Valor/Custo: Dados de custo total para cada usuário, semelhante à guia Projetos

Visão expandida

Quando expandida, a coluna Valor/Custo mostra dados financeiros para cada projeto. Se um usuário tiver vários projetos em moedas diferentes, a moeda padrão será mostrada primeiro, seguida por outras em ordem alfabética. Passar o mouse sobre a notação revela todos os valores.

Capacidade diária e semanal #

Use a opção Capacidade diária para ver se os usuários estão abaixo, acima ou na capacidade máxima para aquele dia. Passar o mouse mostra as taxas de Quantidade e Custo. Isso se aplica à visualização Semanal também, apenas em um nível semanal.

Para acompanhar o desempenho, use o relatório de Atribuições para comparar as horas de trabalho atribuídas com as reais.