Clockify para freelancers

Esta guía te mostrará las principales funciones de Clockify para ayudarte a gestionar tu negocio autónomo, desde el seguimiento del trabajo hasta la facturación de clientes.

¿Cuáles son las mejores funciones de Clockify para autónomos?

Clientes

Para empezar, primero debes configurar tu base de clientes simplemente escribiendo el nombre de un cliente, y luego añadir sus detalles, como:

• dirección de facturación,
• correo electrónico,
• moneda en la que se les facturará, o
• cualquier nota importante

Si las monedas se diferencian de cliente a cliente, puedes añadir varias en la Configuración del espacio de trabajo y entonces seleccionar la que necesitas para cada cliente.

Cuando tu base de clientes esté lista, puedes seguir con la creación de proyectos en los que estarás trabajando.

Proyectos

La creación de proyectos funciona de forma similar. Les das un nombre y un color específico para diferenciarlos visualmente del resto, y los vinculas a un cliente concreto.

A continuación, puedes añadir una lista de tareas a cada proyecto, con personas o grupos específicos como asignados, y marcarlas como facturables o no facturables.

Si sueles trabajar en el mismo tipo de proyecto, puedes guardar un proyecto como plantilla, para que la próxima vez que crees uno nuevo, puedas crearlo rápidamente según el proyecto de la plantilla.

De este modo, el nuevo proyecto heredará las tareas y la configuración del proyecto de la plantilla, lo que puedes anular más tarde.

Tarifas

Las tarifas horarias en Clockify te ayudan a predecir y seguir tus ingresos.

Puedes añadirlas a proyectos o tareas, y luego podrás ver cuánto dinero has ganado por cada período, proyecto, cliente, etc. ejecutando un informe.

Podrás identificar tus proyectos más rentables y decidir en qué tipo de trabajo centrarte en el futuro.

Planificación

La planificación te ayuda a organizar tus días y semanas, permitiéndote manejar clientes y centrarte en diferentes proyectos más eficazmente.

Puedes crear asignaciones separadas para cada proyecto, repetir asignaciones para un cierto período de tiempo para planificar tu horario con anticipación, y pronosticar los ingresos y costes futuros.

Por ejemplo, puedes reservar una semana para un cliente, y la siguiente para otro, o reservar dos clientes el mismo día y dividir tu tiempo entre ellos. 

Cuando usas la función de planificación para planificar proyectos con anticipación, y tienes definidas tus tarifas facturables y de coste, podrás ver cuánto dinero ganarás en el futuro, lo que optimizará la planificación de tus proyectos.

Cuando llega un nuevo cliente, puedes ver cuántas horas has reservado y dónde lo puedes encajar.

Control del tiempo

Hay varias maneras de seguir el tiempo en Clockify.

Si trabajas en un ordenador, puedes abrir Clockify en un navegador e iniciar el temporizador o introducir el tiempo en una planilla de horarios.

El rastreador te permite distinguir fácilmente entre entradas facturables y no facturables. Dependiendo de la configuración del proyecto o de la tarea que has seleccionado, la entrada será facturable o no facturable.

El ícono de moneda aparecerá en azul si la entrada es facturable o en gris si no lo es. Pero, esto puede anularse fácilmente o configurarse cómo lo necesites si estás empezando una actividad completamente nueva, o cambiarse posteriormente en los Informes.

Para algunas funciones de seguimiento del tiempo más avanzadas, instala la extensión de navegador de Clockify (Chrome, Firefox, Edge).

Te permite ver cuándo el temporizador está en marcha y cambiar entre tareas, además de controlar el tiempo dentro de otras aplicaciones web clicando el botón de iniciar el temporizador dentro de ellas.

Por ejemplo, puedes iniciar el temporizador dentro de Plaky, Gmail, Gitlab o varias otras aplicaciones con las que se integra Clockify.

La extensión tiene algunas funciones avanzadas, como recordatorios y detección de inactividad, las que puedes activar en la Configuración.

Además, Clockify tiene versiones de aplicación de escritorio (Mac, Windows, Linux) y de móvil (Android, iOS) para que puedas hacer un seguimiento del tiempo offline y sobre la marcha. 

Calendario

Si quieres tener todas tus reuniones en un solo lugar, asegúrate de conectar el calendario de Clockify con tu calendario de Google o Outlook.

Entonces, el calendario te mostrará tus reuniones diarias en la columna derecha y las entradas de tiempo creadas en la columna izquierda.

Puedes iniciar el temporizador directamente en los eventos del calendario, o convertirlos en entradas de tiempo para ahorrar tiempo en el seguimiento de tus actividades diarias.

Si utilizas la planificación de proyectos, tus asignaciones diarias se mostrarán en la parte superior de cada día, en una fila separada.

Seguimiento de gastos

Además de seguir tu tiempo facturable, también puedes registrar gastos adicionales que puedas tener para completar el proyecto.

Todos los gastos se colocan en diferentes categorías, como Transporte, Comida de negocio, Material de impresión, etc.

Cuando tienes la categoría de gastos correcta, podrás registrar un gasto facturable en un proyecto concreto, con su importe y recibo.

Posteriormente, puedes enviar el gasto a tu cliente incluyéndolo en el presupuesto de proyecto o añadiéndolo a la factura.

Se puede acceder a todos los gastos a través de la página Gastos, o en el informe de gastos donde los puedes filtrar y exportar por categoría u otros criterios.

Seguimiento de progreso y pronóstico

Cuando empieces a controlar el tiempo de los proyectos, puedes seguir su progreso, así como pronosticar su finalización o el gasto presupuestario estableciendo estimaciones de tiempo o gasto.

Las estimaciones te ayudan a estimar mejor los proyectos futuros.

Por ejemplo, cuando comparas el tiempo estimado con el realmente rastreado en un proyecto, obtienes una mejor idea de la duración de un proyecto similar, lo que te ayuda a ofrecer mejores presupuestos a los clientes y a establecer presupuestos más precisos.

En la pestaña de Estado puedes ver el progreso actual según las actividades rastreadas y los gastos registrados.

Si defines una estimación de tiempo, la pestaña de progreso mostrará el tiempo facturable y el no facturable, el importe de los ingresos generados y los gastos registrados.

Si defines una estimación de presupuesto, verás el importe facturable registrado, los gastos facturables y el resto del presupuesto. También verás el tiempo facturable y no facturable registrado y los gastos.

Tanto las estimaciones de tiempo como las de presupuesto pueden basarse en tareas, así que verás los gastos, el tiempo registrado y el importe para cada tarea.

En la pestaña de Pronóstico puedes ver la fecha de finalización prevista del proyecto o el gasto presupuestario del proyecto.

El pronóstico utiliza el tiempo rastreado, las asignaciones programadas y las estimaciones definidas para calcular el tiempo futuro o el gasto presupuestario, para que puedas fácilmente detectar si tus proyectos superarán los plazos o los límites presupuestarios definidos.

Alertas

Clockify te puede alertar cuando te estás acercando a una estimación de tiempo o presupuesto.

Todo lo que tienes que hacer es establecer las estimaciones de los proyectos para los que quieres recibir alertas y crear una alerta específica.

Por ejemplo, si un proyecto alcanza el 50% de una estimación, los gerentes del proyecto deben ser alertados.

O bien, si una tarea alcanza el 80% de una estimación, los miembros del proyecto deben ser alertados.

Esto te puede ayudar a organizar tu próximo proyecto justo cuando termine el actual.

Informes compartidos

Clockify te deja compartir tu progreso con tus clientes creando informes compartidos.

De esta manera, los clientes tienen una idea del progreso sin tener que generar y enviar los informes una y otra vez, o reunirse varias veces a la semana.

Puedes filtrar los datos en los Informes para un proyecto o cliente específico, y crear un informe público si tus clientes no tienen una cuenta de Clockify.

Ahora puedes compartir un enlace de informe con los clientes y podrán ver el progreso.

Facturación

Todo tu trabajo facturable y gastos facturables registrados se pueden facturar a través de Clockify.

Puedes rellenar rápidamente las facturas con actividades y gastos de proyectos específicos, incluir impuestos y descuentos, y cobrar a clientes concretos.

Puedes hacer un seguimiento del estado de la factura y registrar los pagos a medida que se producen.

Puedes enviar facturas directamente desde Clockify, personalizar el contenido del correo electrónico e incluso enviar recordatorios por correo electrónico.

Hay varias maneras de personalizar facturas visualmente y traducir sus etiquetas mostradas para mostrar elementos en otro idioma para clientes internacionales.

¿Por qué Clockify es ideal para autónomos?

Clockify permite a los freelancers seguir su tiempo de trabajo desde el inicio hasta el final del proyecto, facturar a los clientes, registrar los pagos y proporcionar transparencia a los clientes, lo que es necesario para construir relaciones a largo plazo.

Ofrece un sistema completo de seguimiento de proyectos, que te proporciona conocimientos sobre tus trabajos más demandantes y rentables.

Para obtener más información sobre las funciones de Clockify, echa un vistazo a nuestro YouTube channel o nuestro sitio web.