Publicado: 21 de febrero de 2024 
Esto es lo que necesitas saber sobre el cambio de Harvest a Clockify y cuáles son las principales diferencias.
¿Por qué cambiar de Harvest a Clockify by CAKE.com?
Si bien tanto Harvest como Clockify te brindan una forma de controlar tu tiempo y gastos, ejecutar informes y facturar a los clientes, ofrecen un conjunto distinto de funciones.
Una de las diferencias más obvias entre los dos es que Clockify by CAKE.com ofrece más funciones y más opciones de precios que son adecuadas para diferentes tamaños de equipos.
En su plan gratuito, Clockify ofrece proyectos, clientes e informes ilimitados, mientras que el plan gratuito de Harvest solo ofrece seguimiento del tiempo para 2 proyectos.
Además, en Clockify, puedes controlar el tiempo de varias formas, a través de un temporizador, una planilla de horarios, un quiosco y un rastreador automático. Cualquiera que sea el método que utilices, todos tus datos se sincronizarán.
Ahora, veamos cómo cambiar de Harvest a Clockify.
¿Cómo cambiar de Harvest a Clockify by CAKE.com?
Considering that you want to keep your time tracking data from Harvest and continue tracking time in Clockify, you first need to export your time tracking data in a CSV file.
Paso 1: Exporta los datos de Harvest
Harvest lets you export your time-tracking data from the Reports page.
Una vez que hayas iniciado sesión en Harvest, ve a la sección de Reports (Informes) y selecciona el rango de tiempo deseado para el cual quieres exportar datos.
You can export data right from the first Time tab, where you see your summarized information per client, project, task, or team member.
Pero, si solo quieres exportar cierta información, ve a la pestaña de Detailed time (Tiempo detallado) y personaliza lo que quieres exportar, desde el rango de fechas hasta los clientes, proyectos, tareas y equipo.
Una vez que filtres los datos y ejecutes el informe, podrás exportarlo como CSV.
Paso 2: Importa los archivos a Clockify
Puedes importar tus datos de Harvest a Clockify en solo unos minutos.
Go to the Clockify web app, click Settings in the sidebar, then select the Import tab. There, you’ll see an option to “Upload CSV file,” where you can select the file you exported from Harvest.
Regístrate en Clockify by CAKE.com
Once it’s done, you will receive a notification that the import was successful, and you can check your newly imported time entries and projects in Clockify’s Detailed report.
Important: You will not be able to import time entries unless you have a paid subscription or are in trial mode.
If the migration invite code doesn’t arrive, it’s usually caught in a spam filter or due to a typo during the bulk import. Check more troubleshooting tips here.
Reglas de formato de datos para una importación exitosa
Para que una importación se complete con éxito, lo primero a lo que hay que prestar atención es que todos los campos obligatorios estén incluidos en el archivo.
Important: The required fields for a file to be imported are Email (of a user), Start date (of a time entry), Start time (of a time entry), and Duration (of a time entry).
Si intentas importar un archivo incompleto al que le faltan campos obligatorios, Clockify te advertirá al respecto.
Importante: Solo se importarán las entradas de tiempo para los usuarios existentes en su cuenta de Clockify, así que asegúrate de añadir tu equipo y que las direcciones de correo electrónico de tus usuarios aparezcan correctamente en el archivo.
Además, tu archivo de Harvest exportado tendrá nombres ligeramente diferentes para diferentes categorías en Clockify.
Resumen: El campo de Notes (Notas) en Harvest será el campo de Descripción en Clockify, el campo de Date (Fecha) es la Fecha de inicio en Clockify y el campo de Hours (Horas) es el campo Duración en Clockify.
Entonces, en caso de que intentes importar el archivo CSV de inmediato, Clockify le advertirá sobre los errores que ocurren.
Example: If a column in your file is named “Programme” instead of “Project”, Clockify will not be able to import the file until you rename it.
If you want to group your time tracking data in “Programmes” or another category, you can set that up in Clockify’s settings, where you can customize your time grouping categories.
Besides naming the required categories correctly, all data must be in the correct format (e.g., date formats must match).
To make sure your data is named or formatted correctly, it’s best if you edit it in an Excel or any text editor.
Inicialmente, probablemente encontrarás diferencias en el formato de fecha y en el formato de duración de la entrada.
Los formatos de fecha en el documento y en la configuración de tu perfil de Clockify deben ser los mismos.
And the time entry duration format in the file should match the one in the Workspace settings.
Después de organizar tu información de esa manera, tu archivo estará listo para importar.
If you wish to import only some of the information, you can manually delete the values in other columns, and they won’t be imported.
En este caso, Clockify te advertirá que a algunas entradas les falta información, pero aún podrás importar el resto.
Para ediciones en un editor de texto, las categorías que quieres importar deben estar separadas por una coma, con sus valores en cada fila a continuación, también separados por comas.
En caso de que no quieres importar algunas de las categorías o sus valores, simplemente escribe una coma en lugar del texto o valor real.
Resumen de reglas de formato
- Solo los administradores pueden realizar la importación.
- Si un elemento ya existe, se omitirá durante la importación. Sólo se crearán los elementos que aún no existen.
- Las tareas no se pueden importar sin su Proyecto.
- El orden de las columnas no es importante.
- Los nombres distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
- Puedes realizar una acción de importación un número ilimitado de veces, pero el tamaño del archivo está limitado a 1 MB.
- El correo electrónico del usuario en Clockify y su correo electrónico en el archivo CSV deben coincidir.
- Campos obligatorios para la importación de hora: correo electrónico, fecha de inicio, hora de inicio, duración.
- Campos opcionales para la importación de tiempo: Facturable, Descripción, Proyecto, Tarea, Cliente, Etiqueta (si algunos de estos campos están marcados como obligatorios en Clockify, también serán obligatorios en CSV).
- Si no agrupas proyectos por cliente, debes cambiar el nombre de la columna del cliente en el archivo CSV en consecuencia.
- La duración del archivo CSV debe coincidir con el formato de duración seleccionado en la configuración del espacio de trabajo (hh:mm:ss o h:mm).
- Los valores en las columnas Hora de inicio y Fecha de inicio en el archivo CSV deben coincidir con los formatos de fecha e inicio de la configuración de tu perfil.
- La fecha y hora de finalización se calculan automáticamente en función de la hora de inicio y la duración.
- Los proyectos heredarán el estado inicial privado/público y facturable/no facturable según la configuración del espacio de trabajo de Nuevos proyectos son por defecto.
- Si no especificas el estado facturable de una entrada, se heredará de su proyecto.
- Las entradas de tiempo se importan según la zona horaria de la persona que realiza la importación.
- Las tarifas por hora se heredan según la jerarquía.
- Se pueden importar varias etiquetas encerrándolas entre comillas dobles y separándolas con una coma (por ejemplo, "etiqueta1, etiqueta2, etiqueta3")
¿Qué más puedes hacer en Clockify by CAKE.com?
Ahora, tus datos están listos y organizados, y puedes proceder a explorar otras funciones de Clockify para personalizarlos según tus necesidades.
Si tienes muchos proyectos y miembros del equipo, o simplemente quieres delegar algunas de las responsabilidades a otros miembros del equipo, puedes asignarles el rol de gerente.
Los gerentes de proyectos pueden administrar sus proyectos y tareas, decidir quién tendrá acceso al proyecto, establecer estimaciones del proyecto y crear horarios.
Clockify tiene una función de planificación incorporada que se puede realizar desde la vista de proyecto o desde la vista de equipo si quieres programar a los miembros del equipo en función de su capacidad general.
Team managers can manage their team’s time, manage approval of their timesheets, and time off.
Time off in Clockify lets you manage employees’ absences, customize time-off policies, and handle holidays, so you can better allocate your resources.
When it comes to profitability tracking, Clockify allows you to monitor your costs and budgets based on rates, budget estimates, and expenses.
Rates in Clockify can be set for workspaces, projects, tasks, team members, and project members.
This way, you will have a more comprehensive view of the labor costs or revenue associated with each project, task, or team member.
Los gastos se registran de la misma manera que en Harvest, como parte de un proyecto específico o se mantienen como un registro de sus gastos internos.
También puedes facturarlas junto con las horas facturables, de la misma manera que lo haces en Harvest.
Invoices in Clockify can be customized from an appearance point of view. You can customize default values for invoices, customize item types, and customize invoice item names.
Tu tiempo también se puede filtrar en informes como facturado o no facturado, para saber en cada momento qué se facturó para evitar doble facturación a los clientes.
Además, las facturas en Clockify tendrán su estado según el estado de pago y envío, para que siempre sepas qué se ha facturado, qué está vencido y qué está parcialmente pagado.
En caso de que necesites más detalles sobre entradas de tiempo o miembros del equipo, siempre puedes crear campos personalizados para usuarios o campos personalizados para registros de tiempo.
Los campos de entrada de tiempo personalizados serán visibles en el informe detallado, para que tengas todos los detalles que necesitas de un vistazo.
Los informes te brindan una manera de filtrar la información como la necesites, compartirla con otros y exportarla.
Y además de los informes de tiempo, puedes utilizar Informes para monitorear el progreso en función del tiempo planeado versus el tiempo registrado, realizar un seguimiento de la asistencia diaria de los empleados y tener una descripción general de todos los gastos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las principales diferencias entre Clockify y Harvest, especialmente en cuanto a planes y funciones gratuitas?
En general, Clockify ofrece más funciones avanzadas y una mayor flexibilidad en cuanto a precios.
Currently, Harvest offers a free plan and 2 paid plans billed per seat on a monthly basis. On the other hand, Clockify offers users 4 plans (1 free and 3 paid) at affordable prices.
NOTE: In Clockify, a seat is a slot in your workspace. You pay for the capacity to have a certain number of active users. You can swap users in and out by deactivating one and inviting another for the same seat. Explore pricing per seat →
¿Existe un límite en el tamaño de los archivos que se suben al importar datos a Clockify?
No, puedes importar archivos tantas veces como quieras. Sin embargo, el tamaño de cada archivo no puede superar 1 MB.
¿Qué funciones clave de Clockify debería explorar un ex usuario de Harvest?
Clockify incluye muchas novedades, por lo que los ex usuarios de Harvest pueden empezar explorando las funciones de gestión de personal y seguimiento de empleados.
For example, Clockify kiosk is an excellent tool for on-site time tracking that most teams have high praise for. Kiosk lets employees clock in and out on a shared device using a PIN code, without worrying about timecards or similar outdated technologies. Moreover, they could try Clockify’s GPS tracking — a feature that shows employees’ location on a map when they clock in from the mobile app.
Conclusión: Elige la herramienta adecuada para tu equipo
Choosing the best tool for your business depends on the number of projects you are working on and the pace at which your team and business grow.
Both tools will work well if you have a small team working on up to two projects and want an overview of how your time is spent.
But if you need more flexibility with your time-tracking and have a larger team working on multiple projects, Clockify is the right, more affordable solution.
Besides choosing between the methods you use to track time in Clockify, you can also track time on different devices, and all your data will be synced.
If you would like to see how other time tracking or other features in Clockify work, make sure to check out the Clockify YouTube channel or explore the website for more details.
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