Quanto tempo realmente gastamos em tarefas repetitivas? (estudo de 2021)

O que são tarefas repetitivas?

Tarefas repetitivas (também conhecidas como tarefas recorrentes ou rotineiras) são atividades que tendem a se repetir em uma determinada base, seja na sua totalidade ou em graus variados.

Algumas delas ocorrem em intervalos regulares.

Como tal, elas podem ser repetidas de hora em hora, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Por exemplo, você pode verificar sua caixa de entrada e responder e-mails diariamente e participar de reuniões com sua equipe ou departamento semanalmente.

Outras tarefas recorrentes têm maior probabilidade de exigir repetição “quando necessário”.

Por exemplo, seu departamento de RH precisará repetir o processo de integração de funcionários sempre que sua empresa receber uma nova contratação. Além disso, sua equipe de suporte muitas vezes precisará responder às mesmas perguntas e solicitações dos usuários.

Algumas tarefas repetitivas também podem estar vinculadas a certos tipos de atividades e atribuições. Por exemplo, cada novo projeto pode exigir um padrão semelhante de manipulação de dados, incluindo entrada, busca e combinação de dados de múltiplas fontes.

Existe mais uma subcategoria de tarefas repetitivas – tarefas duplicadas, ou seja, tarefas que alguém já concluiu. A duplicação de tarefas muitas vezes acontece devido à falta de clareza sobre quem em sua equipe deve trabalhar em quê.

As tarefas repetitivas são muitas vezes consideradas tarefas monótonas e de baixo nível que poderiam ser melhor organizadas para reservar mais tempo para tarefas de maior valor.

Quanto tempo você gasta em tarefas recorrentes?

De acordo com o relatório da Asana, The Anatomy of Work Index, as pessoas passam cerca de 60% do seu tempo de trabalho em “trabalho sobre trabalho” que envolve:

• Responder sequências constantes de e-mails ou pings de mensagens
• Participar de reuniões desnecessárias
• Perseguir colegas para obter informações
• Aguardar comentários e aprovações
• Procurar arquivos e documentos
• Duplicar esforços

No total, tarefas duplicadas custam às empresas até 19 dias úteis por ano — e esse é o número para apenas um funcionário.

Curiosamente, o relatório da Asana mostra que as pessoas pensam que o tempo que gastam nestas tarefas repetitivas é quase duas vezes mais curto, ocupando apenas 35% do seu tempo.

Estas são apenas médias globais. Os resultados mostram ainda que o tempo que as pessoas de todos os países pensam gastar em tarefas repetitivas e de baixo valor varia entre 41% na Austrália e Nova Zelândia e 28% no Japão.

Em contraste com os 60% do tempo gasto em “trabalho sobre trabalho”, os entrevistados da pesquisa da Asana afirmaram que gastam apenas 27% do seu tempo em tarefas para as quais foram treinados e contratados para realizar.

O tempo médio global que as pessoas gastam em tarefas duplicadas por semana é de 4 horas e 38 minutos, o que equivale a cerca de 10% do tempo das pessoas no trabalho. Isso pode não parecer muito tempo quando visto isoladamente, mas eventualmente chega a 219 horas perdidas por ano na execução de tarefas que um outro funcionário já concluiu.

Em todo o mundo, estes números variam de 5 horas e 9 minutos por semana na Alemanha a 2 horas e 56 minutos por semana no Japão.

Quanto dinheiro as empresas perdem por causa de tarefas duplicadas?

Vamos colocar um preço nesse tempo desperdiçado.

Começamos com um funcionário americano que ganha o salário mínimo em uma empresa que emprega pelo menos 26 trabalhadores (US$13,00 por hora).

Este colaborador perde 227,5 horas por ano em tarefas duplicadas (4 horas e 55 minutos a cada 50 semanas, sem contar 2 semanas de férias).

Isso representa uma perda de US$2.957,50 por ano.

Esse valor pode não parecer tão alto.

Mas, se esta empresa emprega 500 pessoas que ganham um salário mínimo, este número rapidamente aumenta para quase 1,48 milhões de dólares em perdas desnecessárias por ano.

E esses são apenas os números de tarefas duplicadas em uma empresa.

Uma investigação mostra que a economia dos EUA, no seu conjunto, perde anualmente até US$1,8 trilhão em diferentes tipos de tarefas repetidas.

Veja como esses números se comparam em outros países, para empresas que empregam 500 funcionários, se levarmos em conta o salário mínimo por hora de cada país e o número esperado de semanas de trabalho:

Como mostram os nossos cálculos, uma empresa australiana que emprega 500 funcionários perde quase 1,65 milhão de dólares anualmente, enquanto uma empresa neozelandesa com o mesmo número de funcionários perde pouco mais de 1,5 milhão de dólares apenas em tarefas duplicadas.

Mesmo no extremo inferior da escala, esta perda ainda é de 457.600 dólares no Japão e cerca de 1,28 milhão de dólares no Reino Unido.

E isso apenas os funcionários que ganham salário mínimo.

Projeta-se que os números aumentem muito mais para outros planos de compensação e outros tipos de tarefas repetitivas.

Quanto tempo (e dinheiro) você perde com e-mails repetitivos e reuniões desnecessárias?

Para muitos profissionais, e-mails e reuniões são os tipos mais comuns de tarefas rotineiras.

De acordo com uma análise da McKinsey & Company, você passa 28% do seu tempo no trabalho lendo, escrevendo e respondendo e-mails. Isso se traduz em cerca de 2,5 horas ou 200 e-mails por dia, conforme afirma uma pesquisa citada pela Forbes. Em última análise, esses números equivalem a 625 horas por ano gastas apenas no gerenciamento da caixa de entrada.

É claro que parte dessa correspondência por e-mail é necessária.

Mas, a mesma pesquisa citada pela Forbes mostra que 144 dos 200 e-mails são Ccs e Ccos repetidos. Isso se traduz em 1,8 horas por dia e 450 horas por ano gastas em correspondências desnecessárias (72%).

Para um americano que ganha em média US$27,16 por hora, isso representa US$ 12.222,00 desperdiçados em e-mails repetidos. Numa empresa que emprega 500 trabalhadores deste tipo, este número sobe para pouco mais de US$6,1 milhões por ano.

Quando se trata de reuniões, um infográfico da AskCody mostra que as pessoas gastam 5 horas e 3 minutos por semana participando delas e 4 horas e 15 minutos por semana se preparando para elas.

É claro que parte desse tempo é bem gasto em reuniões produtivas. No entanto, a economia dos EUA ainda perde cerca de 37 bilhões de dólares por ano em reuniões desnecessárias e improdutivas, que ocupam quase 23 horas por mês (37%). Para o mesmo salário médio por hora, isso equivale a US$7.496,16 para um funcionário, e quase US$3,75 milhões para 500 funcionários, por ano.

No final, esses números ainda podem variar significativamente – embora 63% dos participantes controlam o tempo de reunião, apenas cerca de 33% monitoram o tempo gasto no gerenciamento da caixa de entrada. Isso deixa muito tempo potencialmente não registrado.

Quanto tempo (e dinheiro) você perde na manipulação de dados?

Quando se trata de manipulação de dados, uma pesquisa sobre a produtividade de vendas do Kiite de 2018 mostra que só os representantes de vendas perdem cerca de 52% do seu tempo procurando informações. Isso acontece porque os dados necessários frequentemente se encontram:

• Espalhados por vários lugares
• Perdidos
• Inconsistentes de uma forma ou de outra
• Desatualizados
• Simplesmente incorreto

Além disso, metade das empresas que responderam ao inquérito de Kiite admitiram que utilizam vários conjuntos de documentos, o que provavelmente levará a um aumento do tempo de pesquisa. Ou simplesmente compartilham o conteúdo necessário por e-mail, sempre que alguém precisa dele — o que, em última análise, significa em muito tempo gasto manipulando o mesmo conjunto de documentos repetidamente.

Em 2018, a Nintex criou o guia definitivo para os processos mais interrompidos da América (The Definitive Guide to America's Most Broken Processes), que entrevistou 1.000 funcionários em tempo integral dos EUA em vários setores e departamentos industriais diferentes sobre sua experiência com manipulação de dados. De acordo com este guia, os funcionários têm problemas em:

1. Localizar documentos – 49%
2. Obter solicitações de aprovação e documentos compartilhados – 43%
3. Extrair e encontrar dados sobre vendas – 41%

Além disso, um documento da IDC de 2012 que entrevistou 1.200 profissionais de TI e profissionais da informação descobriu que eles gastam, em média, 4,5 horas por semana apenas procurando documentos. Caso não encontrem o que procuram, esses profissionais ainda precisam recriar dados que já existem em algum lugar do sistema.

O relatório da McKinsey de 2012 mostrou que os funcionários gastam 1,8 horas por dia pesquisando e coletando informações. Este tempo se traduz em 9 horas por semana ou 450 horas por ano. Para uma empresa que emprega 500 funcionários com um salário médio de US$75.000,00, isso representa quase US$16,9 bilhões por ano perdidos apenas na pesquisa e coleta de informações – o que poderia ter sido evitado com a implementação de um sistema de dados superior.

Outras maneiras pelas quais o trabalho repetitivo faz as empresas perderem dinheiro

A correlação entre tarefas rotineiras e a perda de dinheiro vai além do tempo que você perde fazendo um conjunto de tarefas repetidamente. Ou seja, a repetição também faz com que as empresas percam dinheiro indiretamente, levando a problemas nos fluxos de trabalho diários.

Sufoca a criatividade, a produtividade e a motivação

As tarefas rotineiras muitas vezes fazem com que os funcionários se sintam entediados, constrangidos, frustrados e até esgotados, ao mesmo tempo que sufocam o seu impulso criativo no processo. Tais problemas podem dificultar que os funcionários encontrem e criem valor significativo a partir do seu trabalho.

Segundo Julio Sevilla, professor de marketing da Universidade da Geórgia, as tarefas não precisam necessariamente ser especialmente repetitivas e chatas para terem esse efeito. Ou seja, a simples ideia de ter que realizar uma tarefa presente no futuro é suficiente para fazer você se sentir saciado com essa tarefa no presente. É provável que isso faça com que nossos níveis de produtividade e motivação caiam desde o início.

Aumenta a chance de erro humano

Um artigo de pesquisa sobre os efeitos do estresse, da repetição, da fadiga e do ambiente de trabalho sobre o erro humano nas indústrias de manufatura mostra que a repetição dos mesmos movimentos durante um período de tempo mais longo (aqueles que você pode encontrar em uma linha de montagem) pode fazer com que os funcionários se sintam cansado.

Esse cansaço leva os funcionários a:

• Perderem a concentração mais rapidamente
• Errarem com mais facilidade
• Aumento de até 90% em acidentes no local de trabalho, o que pode até levar a lesões graves e custos adicionais de compensação

De acordo com um estudo piloto realizado por Armstrong et al., mesmo os trabalhadores da indústria que estão habituados a realizar tarefas que exigem movimentos repetitivos ainda estão propensos a cometer erros quando os seus gestores os incentivam a realizar as suas tarefas mais rapidamente.

Além disso, quando os funcionários têm que realizar a mesma tarefa repetidas vezes, seus pensamentos eventualmente se desviam e eles começam a realizar o trabalho sem sequer pensar no que estão fazendo.

Como resultado do seu desejo de terminar mais rapidamente e passar para tarefas mais desafiantes que exigirão o uso das suas competências de resolução de problemas, os colaboradores podem não conseguir verificar novamente o seu trabalho de rotina – o que aumenta o risco de problemas de conformidade.

Aumenta o descomprometimento e a insatisfação dos funcionários

Tarefas repetitivas podem levar à menor satisfação e envolvimento dos funcionários..

De acordo com a Gallup, esses funcionários descomprometidos e insatisfeitos têm:

• 37% mais ausência
• 18% menos produtividade
• 15% menos rentabilidade

Esses percentuais representam 34% do salário anual que um funcionário ganha. Por exemplo, um funcionário com um salário anual de US$75.000 custará à empresa US$25.500 por ano (US$75.000 x 0,34).

Para uma empresa com 500 funcionários, isso representa US$12,5 milhões por ano.

O que é pior, os colaboradores desmotivados e insatisfeitos têm maior probabilidade de abandonar os seus postos de trabalho, o que traz mais custos pela necessidade frequente de novas contratações.

Piora a qualidade de trabalho

Este ponto está diretamente ligado aos anteriores.

No geral, podemos concluir que uma diminuição na produtividade, motivação e criatividade dos funcionários provavelmente levará a uma diminuição no envolvimento e na satisfação, bem como ao aumento do erro humano.

Em resumo, eles inevitavelmente levarão a um pior desempenho e qualidade de trabalho, por consequência clientes e consumidores insatisfeitos, e talvez até mesmo à perda da reputação da empresa.

Como lidar com tarefas repetitivas?

O problema com tarefas repetitivas decorre principalmente da desorganização e do tédio que surge ao realizar o mesmo conjunto de tarefas repetidamente. E é aí que você deve começar a enfrentar o problema.

Maximize a clareza

Uma das maiores causas para tarefas repetidas é a questão da propriedade e dos prazos das tarefas.

Quando os membros da sua equipe não têm certeza em quais tarefas exatas cada um deles deve trabalhar, vários podem assumir as mesmas tarefas e criar esforços duplicados em algumas tarefas, enquanto negligenciam outras tarefas.

Portanto, é melhor que os gerentes e líderes de equipe sempre esclareçam quem deve trabalhar em quê e quando as tarefas devem ser concluídas.

Este simples princípio de cada projeto e conjunto de tarefas fará com que a sua equipe compreenda os seus deveres e obrigações, bem como o prazo que tem para os cumprir. Por sua vez, isto contribuirá enormemente para uma melhor organização de tarefas e maximização de recursos.

Maximize a colaboração e comunicação

É claro que pode ser o gerente quem não consegue atribuir tarefas aos membros da equipe, mas é a incapacidade da equipe de se comunicar e colaborar adequadamente que acaba levando à tarefas duplicadas.

Afinal, os membros da equipe que se comunicam mais têm maior probabilidade de perceber quando estão trabalhando na mesma tarefa.

A chave para maximizar a colaboração encontra-se em:

Não presuma que as tarefas se repetirão

Shankar Vedantam, correspondente de ciências sociais da NPR, analisou o experimento do professor Sevilla sobre como acreditar que você terá que repetir as tarefas atuais no futuro o deixa saciado com elas mais rapidamente.

Ele fez uma sugestão valiosa sobre o assunto.

Imaginar que as tarefas recebidas NÃO vão se repetir no futuro (mesmo que isso não seja verdade) é suficiente para fazer você se sentir menos saciado com elas no presente.

Uma ótima ilustração dessa ideia é uma mãe que tem que ler a mesma história antes de dormir para um filho todas as noites. Simplesmente imaginar que você vai convencer sua filha a ouvir uma história diferente para dormir amanhã é o suficiente para tornar a história menos chata para você, apesar de ter que lê-la pela 50ª vez no momento.

O mesmo se aplica a tarefas repetidas no local de trabalho. Se você tem uma montanha de e-mails que precisa responder hoje, evite pensar em como precisará responder a mesma quantidade de e-mails amanhã. Basta viver um dia de cada vez.

Elimine o que for possível

Já falamos sobre como e-mails, reuniões e manipulação de dados às vezes são tarefas recorrentes e simplesmente desnecessárias.

Várias dicas úteis da Harvard Business Review podem ajudá-lo a evitar essa sobrecarga:

Quando se trata de reuniões, a equipe de gestão pode avaliar se todas as reuniões regulares são necessárias e se é realmente vital que todos os participantes regulares compareçam.

Como resultado desta avaliação, talvez você descubra que seus designers juniores podem fornecer pouca contribuição significativa para as reuniões diárias da equipe de desenvolvimento e, em vez disso, deveriam se envolver de outra forma.

Ou talvez você descubra que sua equipe de vendas não precisa de reuniões diárias regulares e em vez disso, poderia reunir-se semanalmente.

Quando se trata do tempo que as pessoas perdem na busca por informações, a resposta é simples. Basta limitar o número de repositórios de documentos a apenas 1 ou 2 para evitar extravio ou dispersão de documentos importantes em vários locais.

Implemente atalhos em seu trabalho

Quando não há como evitar o trabalho repetitivo, a melhor maneira de lidar com isso é usar atalhos sempre que possível.

Os atalhos de teclado são ótimos para reduzir lesões por esforço repetitivo resultantes de cliques repetitivos do mouse.

Confira quais tipos de atalhos de teclado você pode usar para rastrear o tempo com o Clockify

Vários modelos, como modelos de time blocking e modelos de lista de tarefas são uma ótima solução para ajudá-lo a organizar seu trabalho de maneira mais rápida e fácil.

Você também pode agilizar seu envio de e-mails confiando em modelos de e-mail pré prontos. Algumas profissões, como especialistas em suporte ao cliente, podem se beneficiar da criação de seus próprios modelos de e-mail e arquivos de solução de problemas, considerando que muitas solicitações de usuários provavelmente se repetirão.

Automatize as tarefas repetitivas que você pode

De acordo com outra pesquisa da McKinsey & Company, cerca de 60% de todas as profissões têm pelo menos 30% de atividades que poderiam ser automatizadas.

E de acordo com uma análise do Statista, as pessoas conectam a automação com vários benefícios operacionais, incluindo:

• Melhor qualidade geral das operações (52%)
• Precisão de dados superior (48%)
• Melhor visibilidade, auditabilidade e conformidade (38%)
• Maior motivação dos funcionários (37%)
• Mais tempo para focar nos clientes e consumidores (31%)

Mas, apesar dos seus benefícios, a iniciativa de automação gera controvérsia – o medo do desemprego.

E na verdade, uma recente análise de empregos realizada pelo Office for National Statistics (ONS) mostra que cerca de 1,5 milhão de empregos só na Inglaterra correm alto risco de serem transferidos para a inteligência artificial (IA).

No entanto, os especialistas em economia têm frequentemente salientado que a automatização não desencadeou o desemprego em massa no passado (desde a Revolução Industrial, quando esta preocupação surgiu pela primeira vez) – e não é provável que o desencadeie no futuro.

Além disso, um relatório do Economic Policy Institute propôs que a automatização e as novas tecnologias podem ajudar a criar novos empregos e oportunidades de várias formas interligadas:

• A automatização de tarefas rotineiras pode tornar alguns empregos obsoletos, mas, a longo prazo, criará outros novos empregos, indústrias e ramos industriais – uma vez que todas as novas tecnologias exigirão uma nova força de trabalho que as irá idealizar, construir e manter.
• As empresas com maior automatização poderão reduzir os seus preços coletivamente e ainda assim permanecer competitivas. Com preços mais baixos, os clientes poderão comprar mais, o que, por sua vez, aumentará a procura de produtos, e consequentemente, a procura de mão-de-obra.
• As empresas poderão fazer mais com menos e expandir os seus negócios em novas direções – por exemplo, introduzir novos produtos e abrir escritórios em novos locais.

Como você pode automatizar tarefas repetitivas com Clockify

Clockify é um rastreador de tempo gratuito para equipes com ferramentas que podem ajudá-lo a monitorar, identificar, mas também automatizar suas tarefas repetitivas e economizar tempo e dinheiro.

Acompanhe as tarefas recorrentes

Quando se trata de acompanhar tarefas recorrentes com Clockify, você poderá realizá-las:

1. Monitorando o tempo enquanto você trabalha, com um cronômetro
2. Adicionando tempo manualmente, para atribuições passadas ou futuras
3. Adicionando tempo em uma simples planilha de horas

Para identificar as horas e minutos exatos que você gasta em tarefas repetidas, basta controlar o tempo gasto nelas com um dos métodos sugeridos.

Quando quiser analisar seus resultados no final do dia, semana, mês ou qualquer outro período, basta acessar a seção de relatórios do aplicativo.

Uma vez lá, você poderá analisar, personalizar e compartilhar seus dados de controle de tempo, bem como identificar o tempo exato que está gastando atualmente em trabalhos repetitivos desnecessários, mas que poderá alocar para trabalhos de maior valor no futuro.

Elimine trabalho duplicado do seu fluxo de trabalho

Você também será capaz de eliminar o trabalho duplicado em sua equipe por meio de um sistema claro de atribuição de tarefas que permite aos membros da equipe controlar o tempo (ou seja, trabalhar efetivamente) apenas nas tarefas atribuídas a eles.

Você também tem a opção de fazer com que toda a equipe veja rapidamente quem está trabalhando no quê na seção Painel do aplicativo.

Facilite horários de trabalho

Além da questão da propriedade das tarefas, o Clockify também pode ajudá-lo com outra questão de clareza que leva os funcionários a procrastinar com tarefas repetitivas desnecessárias em vez de focar a atenção em trabalhos de alto valor – os prazos.

Você pode definir uma estimativa para cada projeto e suas tarefas individuais e em seguida, acompanhar se a equipe está progredindo conforme planejado, comparando o tempo estimado com o tempo real monitorado até o momento.

Dessa forma, os membros da equipe podem decidir se estão dentro do cronograma ou se precisam acelerar. Além disso, o gestor da equipe pode decidir se o prazo precisa ser adiado.

Facilite as aprovações

Depois que a equipe termina de trabalhar em um projeto por um determinado período de tempo, não há necessidade de esperar por aprovações para as tarefas nas quais eles trabalharam. Os membros da equipe podem simplesmente enviar suas planilhas de horas preenchidas, para aprovação, e o administrador pode aprová-las imediatamente com um clique.

Acelere o trabalho por meio de modelos

Se você trabalha em projetos que exigem sempre o mesmo tipo de tarefas (por exemplo, desenvolvimento, design, conteúdo, administração, pesquisa), você pode criar um projeto com o referido conjunto de tarefas e depois definir esse projeto como modelo.

Posteriormente, você pode implementar o referido modelo de projeto para projetos futuros e ter sempre o mesmo conjunto de tarefas para trabalhar e controlar o tempo, evitando assim gastar tempo em configurações complexas.

O mesmo se aplica às planilhas – se você trabalhar nos mesmos projetos e tarefas ao longo de várias semanas, poderá criar um modelo com os projetos e tarefas.

Assim, você poderá ativar facilmente o modelo para cada nova semana e preenchê-lo por quantas semanas precisar.

Automatize o controle de tempo

Os usuários de Mac poderão ver quanto tempo passam em diferentes aplicativos e sites, por meio do rastreador automático do Clockify.

Mais tarde, você poderá analisar seu tempo em uma linha do tempo de produtividade que mostra quais aplicativos e sites ocupam a maior parte do seu tempo.