Conceptos básicos de Monitorización de actividad
Cuando un empleado utiliza una aplicación o sitio web durante su jornada laboral, la función de Monitorización registra su actividad en el ordenador, incluyendo el tiempo de actividad y de inactividad.
Estos datos se utilizan para calcular la Puntuación de utilización, que muestra cuánto tiempo de la jornada laboral objetivo el empleado dedicó a tareas productivas.
Esta guía explica:
- Cómo se registran y clasifican las actividades en ordenador (Activo, Inactivo, Productivo, Neutral)
- Cómo la configuración del espacio de trabajo y los horarios de Clockify determinan la capacidad de trabajo prevista
- Cómo se calculan las puntuaciones de utilización diarias y multidiarias
Comprender las métricas de Monitorización de actividad #
Para comprender cómo se clasifican y miden las actividades de un empleado, familiarízate con los siguientes términos.
| Term | Description |
| Active on Call (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” by detecting when an app is using your device’s microphone or camera. At least one must be in use, otherwise, no activity is recorded if both are turned off. As long as the application remains in focus, this ensures that you are not marked as idle during voice and video conferences, even when you are merely listening to a presentation without any mouse or keyboard interaction. |
| Active Time | Actual amount of time you spend working on your computer, measured by your mouse and keyboard movements. It does not include breaks, lunch, or time periods when you walk away from your desk. |
| Always Active (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” whenever a designated app or website is being used, completely ignoring mouse movements or keyboard input. |
| Daily Work Capacity | Number of hours an employee is expected to work in a day (e.g. 8 hours). This is defined in the workspace settings or overridden with the member’s specific daily work capacity. |
| Idle Time | Time when your computer is turned on but don’t have mouse or keyboard activity or you are away from your desk. |
| Productive Time | Time you spend using apps, programs, or websites marked as work-related (e.g. Figma, Word, Excel, or coding tools) by your company. |
| Neutral Time | A category for “gray area” apps or websites that the company chooses not to label as strictly work-only or completely unproductive. For example, YouTube is often kept as Neutral because its impact depends on usage: an employee might use it for a work tutorial (Productive), or simply for background music and entertainment (Unproductive). |
| Standard (Activity Type) | This is the default tracking mode where activity is measured entirely by mouse movements and keyboard input. The system automatically classifies any period as Idle Time if keyboard or mouse activity stops for longer than the limit (Idle Period) defined by your organization. |
| Unproductive Time | Time spent on apps or websites that are not relevant to your tasks at work (e.g. social media, personal streaming apps, or video games). |
| Work Time | Official hours recorded for the work day. This is the total time tracked by Activity Monitoring that sums Active Time and Idle Time. |
Note on multiple devices: Active time is combined if a member uses more than one assigned device at the exact same time (excluding mobile devices), assuming that the monitoring agent app is installed in all devices. Por ejemplo, if a user spends an hour actively working on a desktop and a laptop simultaneously, their recorded time for that period will be two hours.
Cálculo del índice de utilización #
La utilización es un índice calculado que muestra la cantidad de tiempo productivo de un empleado en comparación con su capacidad de trabajo prevista.
La monitorización de actividad utiliza la siguiente fórmula para calcular la utilización:
El tiempo activo productivo es la suma de los períodos de tiempo activo registrados según la configuración del espacio de trabajo.
La capacidad de trabajo diaria es la capacidad base asignada a un empleado en Clockify.
Sin embargo, aunque la pantalla muestra el denominador como Capacidad de trabajo diaria, la fórmula de utilización utiliza una Capacidad de trabajo prevista ajustada, que es la capacidad diaria menos el tiempo libre aprobado para el día o rango de fechas seleccionado.
Por ejemplo, un empleado tiene 7 horas de capacidad de trabajo diaria y 4 horas de tiempo libre aprobado. La capacidad de trabajo prevista utilizada en el denominador es 7 horas - 4 horas = 3 horas.
Si las funciones de Tiempo libre or Descansos están desactivadas en la Configuración del espacio de trabajo, sus columnas y elementos de leyenda correspondientes se ocultan automáticamente en todas las vistas de informes (Cronología, Actividad, Detalles del miembro individual).
Aprende cómo configurar la Capacidad de trabajo diaria en este artículo. Los horarios, las vacaciones aprobadas y los días festivos se obtienen del perfil del empleado en Clockify.
Ejemplos de escenarios de capacidad diaria:
| Escenario | Capacidad diaria | Tiempo libre | Capacidad prevista | Tiempo productivo | Utilización |
| Jornada laboral regular | 8 horas | 0 horas | 8 horas | 6 horas | 75 % (6 h/8 h) |
| PTO parcial | 8 horas | 2 hours | 6 horas (8 h-2 h) | 6 horas | 100 % (6 h/6 h) |
| Horas extras | 8 horas | 0 horas | 8 horas | 10 horas | 125 % (10 h/8 h) |
| PTO completo / Fin de semana | 8 horas | 8 horas / Día no laborable | 0 horas | 3 horas | / |
Si la capacidad prevista es de 0 horas (como en fines de semana o días de PTO completo), la utilización se muestra como “/” porque no se prevé capacidad laboral. Sin embargo, el tiempo productivo trabajado se registra igualmente.
Utilización en varios días #
Cuando se seleccionan varios días para un período de informe (p. ej., una semana), el sistema calcula la utilización sumando el tiempo total de actividad productiva y la capacidad diaria total, en lugar de promediar el cálculo de utilización diaria individual. Esto garantiza un cálculo preciso en rangos de fechas extensos y evita que los días no laborables o los días de vacaciones reduzcan la utilización.
Ejemplo (cálculo de 1 semana):
- Capacidad total prevista (lun-vie): 40 horas (8 horas/día)
- Tiempo productivo total trabajado (lun-sáb): 42 horas
- Utilización: 42/40 x 100 = 105 %
Trabajar en días no laborables (p. ej., fin de semana) se suma al tiempo productivo total, pero no a la capacidad prevista.
¿Qué contribuye al tiempo productivo activo? #
Cada vez que un empleado utiliza una aplicación o sitio web, esto contribuye al tiempo productivo según la categoría asignada. Una aplicación o sitio web se clasifica por tipo de Productividad y Actividad.
Productividad
- Productivo: Actividad relacionada con el trabajo.
- Neutral: Actividad dependiente del contexto. Si está habilitada, se suma al tiempo productivo.
- Sin definir: Actividad en apps o sitios web aún no categorizados. Si está habilitada, se suma al tiempo productivo.
Tipo de actividad
- Estándar: Mantiene el estado activo al usar el ratón o el teclado.
- Siempre activo: Mantiene el estado activo mientras la app está en uso.
- Activo en llamada: Mantiene el estado activo mientras una app usa el micrófono o la cámara.
Estas categorías representan cómo los empleados utilizan su tiempo durante la jornada laboral y se pueden definir en la página Productividad - Aplicaciones y sitios web .
Asegúrate de categorizar las aplicaciones y sitios web de tu organización para garantizar un cálculo preciso de las puntuaciones de utilización de tus empleados. Para obtener más información sobre cómo categorizar apps y sitios web, consulta Clasificar aplicaciones y sitios web.
Configurar la inclusión del tiempo productivo activo #
Para seleccionar qué categoría de aplicación o sitio web se suma al tiempo productivo activo:
- Ve a Configuración general en la barra lateral
- Desplázate hacia abajo hasta Seleccionar qué actividades cuentan como tiempo de actividad productiva
- Marca la casilla de la categoría que quieres añadir al tiempo productivo activo
El cálculo del tiempo activo siempre excluye el tiempo de inactividad.
Preguntas frecuentes #
¿Cómo se calcula el tiempo activo productivo?
El tiempo activo productivo es la suma de los periodos activos registrados según la configuración del espacio de trabajo. El uso de aplicaciones relacionadas con el trabajo aumenta este tiempo de productividad, mientras que el uso de aplicaciones no laborales lo disminuye. El tiempo de inactividad siempre se excluye del cálculo del tiempo activo.
¿De dónde obtiene el sistema mi capacidad de trabajo prevista y los datos de mis días libres?
La capacidad de trabajo prevista, los horarios de trabajo, el tiempo libre aprobado (PTO), los medios días libres y los días festivos se obtienen automáticamente de tu perfil de Clockify.
¿Cómo afecta trabajar en fin de semana o día festivo a la utilización semanal/mensual?
Cualquier tiempo de productividad que registres en un día no laborable se suma a tus horas de actividad productiva totales para el periodo seleccionado, pero no suma horas a tu capacidad prevista total. Esto permite que el trabajo adicional realizado fuera del horario habitual contribuya positivamente a tu puntuación general de utilización de ese periodo.
¿Cómo afecta el tiempo libre remunerado (PTO) aprobado a la capacidad de trabajo diaria?
El PTO aprobado reduce tu capacidad de trabajo prevista para ese día.
- Día completo de PTO: La capacidad diaria prevista se reduce a 0 horas.
- Medio día o PTO parcial: Las horas de PTO se restan de la capacidad diaria estándar (por ejemplo, una jornada laboral de 8 horas menos 2 horas de PTO resulta en una capacidad diaria prevista de 6 horas).
¿Qué significa una barra inclinada (“/”) en la columna de Utilización?
Una barra inclinada “/” significa "No aplicable". Aparece cuando se registra trabajo en un día con capacidad prevista de 0,como fines de semana, días festivos o PTO completo. El tiempo productivo se registra y se muestra, pero el sistema no calcula un porcentaje diario, ya que no había un objetivo de referencia.
¿Puede la utilización superar el 100 % y cuál es la puntuación máxima que se muestra?
Sí. Los empleados pueden superar el 100 % de utilización trabajando más allá de su capacidad diaria o periódica prevista. Si la puntuación calculada supera el 999 %, el sistema la muestra como 999 %+.