Grundlagen des Aktivitäts-Trackings
Wann immer deine Mitarbeitenden während der Arbeitszeit eine App oder Website nutzen, kann die Funktion Aktivitäts-Tracking deren Computeraktivitäten erfassen – einschließlich aktiver und inaktiver Zeiten.
Diese Daten fließen in die Berechnung des Auslastungsgrads ein und zeigen, wie viel des Soll-Arbeitstags eines Mitarbeitenden für produktive Aufgaben aufgewendet wurde.
Dieser Leitfaden führt dich durch folgende Themen:
- Wie Computeraktivitäten erfasst und kategorisiert werden (Aktiv, Inaktiv, Produktiv, Neutral)
- Wie Arbeitsbereich-Einstellungen und Clockify-Arbeitspläne die erwartete Arbeitskapazität bestimmen
- Wie Auslastungsgrade für einzelne und mehrere Tage berechnet werden
Metriken des Aktivitäts-Trackings verstehen #
Um zu verstehen, wie die Aktivitäten von Mitarbeitenden kategorisiert und gemessen werden, solltest du dich mit den folgenden Begriffen vertraut machen:
| Term | Description |
| Active on Call (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” by detecting when an app is using your device’s microphone or camera. At least one must be in use, otherwise, no activity is recorded if both are turned off. As long as the application remains in focus, this ensures that you are not marked as idle during voice and video conferences, even when you are merely listening to a presentation without any mouse or keyboard interaction. |
| Active Time | Actual amount of time you spend working on your computer, measured by your mouse and keyboard movements. It does not include breaks, lunch, or time periods when you walk away from your desk. |
| Always Active (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” whenever a designated app or website is being used, completely ignoring mouse movements or keyboard input. |
| Daily Work Capacity | Number of hours an employee is expected to work in a day (e.g. 8 hours). This is defined in the workspace settings or overridden with the member’s specific daily work capacity. |
| Idle Time | Time when your computer is turned on but don’t have mouse or keyboard activity or you are away from your desk. |
| Productive Time | Time you spend using apps, programs, or websites marked as work-related (e.g. Figma, Word, Excel, or coding tools) by your company. |
| Neutral Time | A category for “gray area” apps or websites that the company chooses not to label as strictly work-only or completely unproductive. For example, YouTube is often kept as Neutral because its impact depends on usage: an employee might use it for a work tutorial (Productive), or simply for background music and entertainment (Unproductive). |
| Standard (Activity Type) | This is the default tracking mode where activity is measured entirely by mouse movements and keyboard input. The system automatically classifies any period as Idle Time if keyboard or mouse activity stops for longer than the limit (Idle Period) defined by your organization. |
| Unproductive Time | Time spent on apps or websites that are not relevant to your tasks at work (e.g. social media, personal streaming apps, or video games). |
| Work Time | Official hours recorded for the work day. This is the total time tracked by Activity Monitoring that sums Active Time and Idle Time. |
Note on multiple devices: Active time is combined if a member uses more than one assigned device at the exact same time (excluding mobile devices), assuming that the monitoring agent app is installed in all devices. For example, if a user spends an hour actively working on a desktop and a laptop simultaneously, their recorded time for that period will be two hours.
Berechnung des Auslastungsgrads #
Die Auslastung ist ein berechneter Wert, der die produktive Zeit eines Mitarbeitenden im Vergleich zu seiner erwarteten Arbeitskapazität anzeigt.
Das Aktivitäts-Tracking nutzt folgende Formel zur Berechnung der Auslastung:
Die aktive produktive Zeit ist die Summe der erfassten aktiven Zeiträume gemäß den Arbeitsbereich-Einstellungen.
Die tägliche Arbeitskapazität ist die Standardkapazität, die einem Mitarbeitenden in Clockify zugewiesen wurde.
Während auf dem Bildschirm als Nenner die Tägliche Arbeitskapazität angezeigt wird, verwendet die Auslastungsformel die angepasste Erwartete Arbeitskapazität. Dies ist die tägliche Kapazität abzüglich genehmigter Abwesenheiten für den ausgewählten Tag oder Datumsbereich.
Beispiel: Ein Mitarbeitender hat eine tägliche Arbeitskapazität von 7 Stunden und 4 Stunden genehmigte Abwesenheit. Die im Nenner verwendete erwartete Arbeitskapazität beträgt 7 Std. - 4 Std. = 3 Stunden
Wenn die Funktionen Arbeitsfreie Zeit oder Pausen in den Arbeitsbereich-Einstellungen deaktiviert sind, werden die entsprechenden Spalten und Legendenelemente in den Berichtsansichten (Zeitleiste, Aktivität, Details einzelner Mitglieder) automatisch ausgeblendet.
Erfahre in diesem Artikel, wie du die tägliche Arbeitskapazität festlegst. Arbeitspläne, genehmigter Urlaub und gesetzliche Feiertage werden aus dem Clockify-Profil des Mitarbeitenden gezogen.
Beispielszenarien für die tägliche Kapazität::
| Szenario | Tägliche Kaapazität | Abwesenheit | Erwartete Kapazität | Produktive Zeit | Auslastung |
| Regulärer Arbeitstag | 8 Stunden | 0 Stunden | 8 Stunden | 6 Stunden | 75% (6h/8h) |
| Teilweise Abwesenheit | 8 Stunden | 2 Stunden | 6 Stunden (8h-2h) | 6 Stunden | 100% (6h/6h) |
| Überstunden | 8 Stunden | 0 Stunden | 8 Stunden | 10 Stunden | 125% (10h/8h) |
| Volle Abwesenheit / Wochenende | 8 Stunden | 8 Stunden / Nicht-Arbeitstag | 0 Stunden | 3 Stunden | / |
Wenn die erwartete Kapazität 0 Stunden beträgt (z. B. an Wochenenden oder Tagen mit ganztägiger Abwesenheit), zeigt die Auslastung „/“ an, da keine Arbeitskapazität erwartet wird. Jede geleistete produktive Zeit wird jedoch weiterhin erfasst.
Auslastung über mehrere Tage #
Wenn du mehrere Tage für einen Berichtszeitraum auswählst (z. B. eine Woche), berechnet das System die Auslastung aus der gesamten aktiven produktiven Zeit und der gesamten täglichen Kapazität, anstatt den Durchschnitt der einzelnen täglichen Berechnungen zu bilden. Dies gewährleistet eine genaue Berechnung über lange Datumsbereiche hinweg und verhindert, dass Nicht-Arbeitstage oder Urlaubstage die Auslastung senken.
Beispiel (1-Wochen-Berechnung):
- Gesamte erwartete Kapazität (Mo–Fr): 40 Stunden (8 Stunden/Tag)
- Gesamte geleistete produktive Zeit (Mo–Sa): 42 Stunden
- Auslastung: 42 / 40 x 100 = 105%
Das Arbeiten an Nicht-Arbeitstagen (z. B. am Wochenende) erhöht die gesamte produktive Zeit, erhöht jedoch nicht die erwartete Kapazität.
Was zur aktiven produktiven Zeit beiträgt #
Wann immer ein Mitarbeitender eine App oder Website nutzt, trägt dies je nach zugewiesener Kategorie zur produktiven Zeit bei. Eine App oder Website wird nach Produktivität und Aktivitätstyp kategorisiert.
Produktivität:
- Produktiv: Arbeitsbezogene Aktivität
- Neutral: Kontextabhängige Aktivität. Falls aktiviert, erhöht dies die produktive Zeit
- Nicht definiert: Aktivität in noch nicht kategorisierten Apps oder Websites. Falls aktiviert, erhöht dies die produktive Zeit
Aktivitätstyp:
- Standard: Hält den Status bei Nutzung von Maus oder Tastatur aktiv
- Immer aktiv: Hält den Status aktiv, wenn die App verwendet wird
- Im Anruf aktiv: Hält den Status aktiv, wenn eine App ein Mikrofon oder eine Kamera nutzt
Diese Kategorien spiegeln wider, wie Mitarbeitende ihre Zeit während der Arbeitszeit nutzen, und können auf der Seite Produktivität – Apps und Websites .
Stelle sicher, dass du Apps und Websites für deine Organisation kategorisierst, um eine genaue Berechnung der Auslastungsgrade deiner Mitarbeitenden zu gewährleisten. Details zur Kategorisierung findest du unter Apps und Websites klassifizieren.
Einbezug der aktiven produktiven Zeit konfigurieren #
So wählst du aus, welche App- oder Website-Kategorie zur aktiven produktiven Zeit hinzugerechnet wird:
- Navigiere zu Allgemeine Einstellungen in der Seitenleiste
- Scrolle nach unten zu Wähle aus, welche Aktivitäten als aktive produktive Zeit zählen
- Aktiviere das Kontrollkästchen der Kategorie, die zur aktiven produktiven Zeit hinzugefügt werden soll.
Die Berechnung der aktiven Zeit schließt inaktive Zeiten immer aus.
Häufig gestellte Fragen #
Wie wird die aktive produktive Zeit berechnet?
Die aktive produktive Zeit ist die Summe der erfassten aktiven Zeiträume basierend auf den Arbeitsbereich-Einstellungen. Die Nutzung arbeitsbezogener Apps erhöht diese produktive Zeit, während die Nutzung nicht-arbeitsbezogener Apps sie verringert. Inaktive Zeit ist von der Berechnung der aktiven Zeit immer ausgeschlossen.
Woher bezieht das System meine erwartete Arbeitskapazität und Abwesenheitsdaten?
Erwartete Arbeitskapazität, Arbeitspläne, genehmigte Abwesenheiten, halbe Urlaubstage und gesetzliche Feiertage werden automatisch aus deinem Clockify-Profil abgerufen.
Wie wirkt sich das Arbeiten an einem Wochenende oder Feiertag auf die wöchentliche/monatliche Auslastung aus?
Jede produktive Zeit, die du an einem Nicht-Arbeitstag erfasst, wird zu deinen gesamten aktiven produktiven Stunden für den ausgewählten Zeitraum hinzugerechnet, erhöht jedoch deine gesamte erwartete Kapazität um 0 Stunden. Dadurch trägt außerhalb des regulären Zeitplans geleistete Zusatzarbeit positiv zu deinem Gesamtauslastungsgrad für diesen Zeitraum bei.
Wie wirkt sich genehmigter Urlaub auf die tägliche Arbeitskapazität aus?
Genehmigter Urlaub reduziert deine erwartete Arbeitskapazität für diesen Tag.
- Ganztägiger Urlaub: Die erwartete tägliche Kapazität wird zu 0 Stunden.
- Halber Tag oder teilweise Abwesenheit: Die Urlaubsstunden werden von deiner täglichen Standardkapazität abgezogen (z. B. ergibt ein 8-Stunden-Arbeitstag abzüglich 2 Stunden Urlaub eine erwartete tägliche Kapazität von 6 Stunden).
Was bedeutet ein Schrägstrich („/“) in der Spalte Auslastung?
Ein „/“ steht für „Nicht zutreffend“. Er erscheint, wenn Arbeit an einem Tag mit 0 erwarteten Kapazitätsstunden erfasst wird, wie z. B. an Wochenenden, Feiertagen oder ganztägigen Urlaubstagen. Deine produktive Zeit wird weiterhin erfasst und angezeigt, das System berechnet jedoch keinen täglichen Prozentsatz, da kein Basisziel vorhanden war.
Kann die Auslastung 100 % überschreiten und was ist der maximale angezeigte Wert?
Ja. Mitarbeitende können eine Auslastung von 100 % überschreiten, indem sie über ihre erwartete tägliche oder zeitraumbezogene Kapazität hinausarbeiten. Wenn ein berechneter Wert 999 % überschreitet, zeigt das System diesen als 999%+ an.