Principes de base de la surveillance d’activité
Chaque fois qu’un employé utilise une appli ou un site Web pendant ses heures de travail, la fonctionnalité Surveillance de l’activité peut suivre ses activités informatiques, notamment le temps actif et le temps inactif.
Ces données sont utilisées pour calculer le score d’utilisation, qui indique la part de la journée de travail cible consacrée par l’employé à des tâches productives.
Ce guide vous explique :
- Comment les activités informatiques sont suivies et catégorisées (Actif, Inactif, Productif, Neutre)
- Comment les paramètres de l’espace de travail et les plannings Clockify déterminent la capacité de travail attendue
- Comment les scores d’utilisation journaliers et sur plusieurs jours sont calculés
Comprendre les indicateurs de surveillance de l’activité #
Pour comprendre la manière dont les activités d’un employé sont catégorisées et mesurées, il est recommandé de se familiariser avec les termes suivants.
| Term | Description |
| Active on Call (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” by detecting when an app is using your device’s microphone or camera. At least one must be in use, otherwise, no activity is recorded if both are turned off. As long as the application remains in focus, this ensures that you are not marked as idle during voice and video conferences, even when you are merely listening to a presentation without any mouse or keyboard interaction. |
| Active Time | Actual amount of time you spend working on your computer, measured by your mouse and keyboard movements. It does not include breaks, lunch, or time periods when you walk away from your desk. |
| Always Active (Activity Type) | This tracking rule keeps your status as “Active” whenever a designated app or website is being used, completely ignoring mouse movements or keyboard input. |
| Daily Work Capacity | Number of hours an employee is expected to work in a day (e.g. 8 hours). This is defined in the workspace settings or overridden with the member’s specific daily work capacity. |
| Idle Time | Time when your computer is turned on but don’t have mouse or keyboard activity or you are away from your desk. |
| Productive Time | Time you spend using apps, programs, or websites marked as work-related (e.g. Figma, Word, Excel, or coding tools) by your company. |
| Neutral Time | A category for “gray area” apps or websites that the company chooses not to label as strictly work-only or completely unproductive. For example, YouTube is often kept as Neutral because its impact depends on usage: an employee might use it for a work tutorial (Productive), or simply for background music and entertainment (Unproductive). |
| Standard (Activity Type) | This is the default tracking mode where activity is measured entirely by mouse movements and keyboard input. The system automatically classifies any period as Idle Time if keyboard or mouse activity stops for longer than the limit (Idle Period) defined by your organization. |
| Unproductive Time | Time spent on apps or websites that are not relevant to your tasks at work (e.g. social media, personal streaming apps, or video games). |
| Work Time | Official hours recorded for the work day. This is the total time tracked by Activity Monitoring that sums Active Time and Idle Time. |
Note on multiple devices: Active time is combined if a member uses more than one assigned device at the exact same time (excluding mobile devices), assuming that the monitoring agent app is installed in all devices. Par exemple, if a user spends an hour actively working on a desktop and a laptop simultaneously, their recorded time for that period will be two hours.
Calculer le score d’utilisation #
Le score d’utilisation est une valeur calculée qui indique le volume de temps productif d’un employé par rapport à sa capacité de travail attendue.
La surveillance de l’activité utilise la formule suivante pour calculer l’utilisation :
Le temps productif actif correspond à la somme des périodes d’activité enregistrées conformément aux paramètres de l’espace de travail.
La capacité de travail quotidienne correspond à la capacité de référence attribuée à un employé dans Clockify.
Cependant, bien que l’écran affiche la capacité de travail quotidienne comme dénominateur, la formule du score d’utilisation utilise une capacité de travail attendue ajustée, correspondant à la capacité quotidienne diminuée des congés approuvés pour la journée ou la plage de dates sélectionnée.
Par exemple, un employé a une capacité de travail quotidienne de 7 heures et 4 heures de congés approuvés. La capacité de travail attendue utilisée au dénominateur est de 7 heures - 4 heures = 3 heures.
Si les fonctionnalités Congés ou Pauses sont désactivées dans les paramètres de l’espace de travail, leurs colonnes et éléments de légende respectifs sont automatiquement masqués dans toutes les vues de rapport (Chronologie, Activité, Détails du membre).
Découvrez comment définir la capacité de travail quotidienne dans cet article. Les plannings, les congés payés approuvés et les jours fériés sont extraits du profil Clockify de l’employé.
Exemples de scénarios de capacité quotidienne:
| Scénario | Capacité quotidienne | Congés | Capacité attendue | Temps productif | Utilisation |
| Journée de travail standard | 8 heures | 0 heures | 8 heures | 6 heures | 75% (6h/8h) |
| Congé partiel | 8 heures | 2 heures | 6 heures (8h-2h) | 6 heures | 100% (6h/6h) |
| Heures supplémentaires | 8 heures | 0 heures | 8 heures | 10 heures | 125% (10h/8h) |
| Congés / Week-end | 8 heures | 8 heures /Jour férié | 0 hours | 3 heures | / |
Si la capacité attendue est de 0 heures (comme le week-end ou lors de journées de congés payés complètes), le score d’utilisation affiche « / » car aucune capacité de travail n’est prévue. Toutefois, tout temps productif travaillé reste enregistré.
Utilisation sur plusieurs jours #
Sur plusieurs jours, l’utilisation est calculée en divisant le temps productif actif total par la capacité quotidienne totale, plutôt qu’en faisant la moyenne des scores journaliers. Cela garantit la précision du calcul et évite d’impacter le score avec les jours non travaillés ou de congé.
Exemple (calcul sur 1 semaine) :
- Capacité attendue totale (lun. – ven.) : 40 heures (8 heures/jour)
- Temps productif travaillé total (lun. – sam.) : 42 heures
- Utilisation : 42/40 x 100 = 105%
Le travail effectué lors des jours non travaillés (p. ex. le week-end) s’ajoute au temps productif total, mais n’augmente pas la capacité attendue.
Identifier les facteurs contribuant au temps productif actif #
Chaque fois qu’un employé utilise une appli ou un site Web, cette utilisation contribue au temps productif en fonction de la catégorie attribuée. Une appli ou un site Web est catégorisé selon son niveau de productivité et son type d’activité.
Productivité
- Productif : activité liée au travail.
- Neutre : activité dépendant du contexte. Si cette option est activée, elle s’ajoute au temps productif.
- Indéfini : activité sur des applis ou des sites Web non encore catégorisés. Si cette option est activée, elle s’ajoute au temps productif.
Type d’activité
- Standard : maintient le statut actif lors de l’utilisation de la souris ou du clavier.
- Toujours actif : maintient le statut actif lorsque l’appli est en cours d’utilisation.
- Actif pendant les appels : maintient le statut actif lorsqu’une appli utilise un microphone ou une caméra.
Ces catégories représentent la manière dont les employés utilisent leur temps pendant les heures de travail et peuvent être définies dans la page Productivité – Applis et sites Web.
Veillez à catégoriser les applis et les sites Web pour votre organisation afin de garantir un calcul précis des scores d’utilisation de vos employés. Pour en savoir plus sur la catégorisation des applis et des sites Web, consultez l’article Classifier les applis et sites web.
Configurer les éléments inclus dans le temps productif actif #
Pour sélectionner la catégorie d’applis ou de sites Web qui s’ajoute au temps productif actif :
- Accédez à Paramètres généraux dans la barre latérale
- Défilez vers le bas jusqu’à Sélectionner les activités à comptabiliser comme temps productif actif
- Cochez la case correspondant à la catégorie à ajouter au temps productif actif
Le calcul du temps actif exclut toujours le temps d’inactivité.
FAQ #
Comment le temps productif actif est-il calculé ?
Le temps productif actif cumule les périodes d’activité selon les réglages de l’espace de travail. Les applis professionnelles l’augmentent, les non professionnelles le réduisent, et le temps d’inactivité en est exclu.
Où le système récupère-t-il mes données de capacité de travail attendue et de congés ?
La capacité de travail attendue, les plannings de travail, les congés payés approuvés, les demi-journées de congé et les jours fériés sont automatiquement récupérés depuis votre profil Clockify.
Comment le travail effectué un week-end ou un jour férié influe-t-il sur l'utilisation hebdomadaire/mensuelle ?
Tout temps productif enregistré un jour non travaillé s’ajoute au total de vos heures productives actives de la période, sans augmenter votre capacité attendue (0 h ajoutée). Cela permet au travail hors planning d’améliorer votre score d’utilisation global.
Comment les congés payés approuvés influent-ils sur la capacité de travail quotidienne ?
Les congés payés approuvés réduisent votre capacité de travail attendue pour la journée concernée.
- Journée complète de congé payé : la capacité quotidienne attendue passe à 0 heures.
- Demi-journée ou congé partiel : les heures de congé sont soustraites de votre capacité quotidienne habituelle (p. ex. une journée de travail de 8 heures moins 2 heures de congé donne une capacité quotidienne attendue de 6 heures).
Que signifie une barre oblique (« / ») dans la colonne Utilisation ?
Une barre oblique « / » signifie « Non applicable ». Elle s’affiche si du travail est enregistré un jour sans capacité attendue (0 h), comme les week-ends, jours fériés ou congés complets. Le temps productif reste visible, mais aucun pourcentage quotidien n’est calculé faute d’objectif de référence.
L’utilisation peut-elle dépasser 100 %, et quel est le score maximal affiché ?
Oui. Les employés peuvent dépasser 100 % d’utilisation en travaillant au-delà de leur capacité quotidienne ou périodique attendue. Si un score calculé dépasse 999 %, le système l’affiche sous la forme « 999%+ ».