Introducción a informes del equipo
Como gerente de equipo o gerente de proyecto, comprender cómo usar eficazmente las funciones de informes de Clockify te ayudará a controlar la productividad de tu equipo, controlar las horas trabajadas y garantizar una facturación precisa. Clockify ofrece diversos informes que te permiten ver las entradas de tiempo de tus empleados de diferentes maneras, desde resúmenes generales hasta desgloses detallados. Esta guía te explicará los diferentes tipos de informes, cómo filtrarlos y personalizarlos, y cómo controlar el tiempo registrado de tu equipo.
Permisos de acceso #
Gerentes de equipo #
- Acceso a entradas facturables y no facturables
- Pueden ver el tiempo total registrado por los miembros del equipo
- Pueden exportar informes en formato PDF, CSV, o Excel
- Pueden compartir informes, pero no pueden programar su envío por correo electrónico
- Pueden habilitar o deshabilitar el redondeo de las entradas de tiempo
Gerentes de proyecto #
- Acceso a entradas facturables y no facturables de sus proyectos asignados
- Pueden ver el tiempo total registrado por los usuarios que trabajan en sus proyectos
- Pueden exportar informes en formato PDF, CSV, o Excel
- Pueden compartir informes, pero no pueden programar su envío por correo electrónico
- Pueden habilitar o deshabilitar el redondeo de las entradas de tiempo
Funciones y permisos clave #
- Los informes en Clockify incluyen los informes resumidos, detallados y semanales, cada uno con diferentes formas de agrupar y mostrar las entradas de tiempo de tu equipo
- Puedes exportar informes en formato Excel, o CSV
- Los gerentes de equipo pueden acceder a las entradas facturables y no facturables, y generar informes, pero no pueden programar su envío por correo electrónico
- Los gerentes de proyecto tienen un acceso similar a los informes, pero solo pueden ver las entradas de tiempo asociadas a sus proyectos
- También puedes seguir la actividad de los empleados, establecer objetivos de tiempo y supervisar si cumplen con sus cuotas de tiempo semanales o mensuales
Tipos de informes #
Informe resumido #
El informe resumido es muy flexible y te permite agrupar las entradas de tiempo de tu equipo de varias maneras para adaptarlas a tus necesidades de informes.
Puedes agrupar los datos por:
- Proyecto
- Cliente
- Usuario
- Grupo
- Etiqueta
- Mes
- Semana
- Fecha
Cómo usarlo:
- Situación común: Para obtener una visión general de las horas de tu equipo por usuario y proyecto, selecciona Usuario como grupo principal y Proyecto como subgrupo. Puedes subagrupar por Tarea si es necesario. Esto te proporcionará un desglose detallado del tiempo registrado por cada miembro del equipo para tareas específicas dentro de los proyectos.
- Por fecha: Otra forma útil de ver las horas es agruparlas por Fecha, lo que te mostrará el total de horas que cada empleado registró por día. Esto es ideal si necesitas ver un informe bisemanal o mensual de tu equipo y el informe semanal no se ajusta a tus necesidades.
- Tres niveles de agrupación: El informe resumido admite hasta tres niveles de agrupación, lo que proporciona una visión más detallada de tus datos. Puedes personalizar el rango de fechas para adaptarlo a tus necesidades específicas de informes.
Informe semanal #
El informe semanal está diseñado para el seguimiento semanal de las horas trabajadas. Puedes agrupar los datos por usuario o proyecto.
Cómo usarlo:
- Establece rango de fechas: Este informe muestra los datos de un rango semanal fijo (una semana a la vez). No puedes cambiar el rango de fechas para que muestre más de una semana, pero el informe resumido puede usarse para ver varias semanas o cualquier rango de fechas personalizado.
- Perfecto para resúmenes semanales: Si supervisas el trabajo de tu equipo semanalmente, este informe es ideal para eso.
Informe detallado #
El informe detallado proporciona un desglose completo de las entradas de tiempo, mostrando cada entrada individualmente sin agruparlas ni resumirlas.
Cómo usarlo:
- Utiliza este informe para ver todos los detalles de las entradas de tiempo de tu equipo. Un administrador también puede editar las entradas en este informe.
- El informe detallado se puede exportar en formato CSV, lo que te permite crear informes personalizados o procesar los datos en herramientas como Excel o Google Sheets.
Filtrar informes por empleados individuales #
Si necesitas datos de un solo empleado, puedes usar filtros para restringir el informe y mostrar solo las horas de ese empleado.
Pasos para filtrar:
- Ve a la página Informe (resumido, detallado o semanal)
- Aplica filtros: Utiliza las opciones de filtro para seleccionar el empleado o grupo de empleados específico
- Ve datos: El informe ahora solo mostrará las entradas de tiempo de los empleados seleccionados.
Personalizar informes #
Si los informes integrados de Clockify no satisfacen tus necesidades específicas, puedes personalizarlos exportando el informe detallado como CSV y utilizando herramientas como Excel o Google Sheets para crear tus propios informes personalizados.
En Excel o Google Sheets, puedes crear tablas dinámicas para reorganizar los datos según la estructura que necesites.
Esta flexibilidad te permite ajustar los informes a diferentes estructuras de equipo o necesidades del proyecto.
Vista de Planilla de horarios #
Si tienes una suscripción de pago, también puedes acceder directamente a las planillas de horarios de los empleados, que es similar al informe semanal, pero con más opciones de personalización.
- Filtra las planillas por empleado específico y agrúpalas por proyecto para un seguimiento detallado del tiempo
- Exporta las planillas a PDF o Excel para el registro o la elaboración de informes
Para exportar, utiliza la opción Imprimir de tu navegador (Ctrl + P) para Guardar como PDF si necesitas guardar una copia de la planilla.
Supervisión del trabajo activo y del tiempo registrado #
Puedes seguir el trabajo actual de los miembros de tu equipo a través del Panel del equipo.
Pasos para supervisar el trabajo activo:
- Ve al Panel del equipo
- Consulta la última actividad con todos los temporizadores activos
- Puedes filtrar los informes por rango de fechas para ver quién no ha registrado el tiempo en un período determinado. Ordena la columna Total registrado en orden ascendente para identificar a los usuarios sin registro de tiempo
- Utiliza el panel para comprobar si tu equipo ha cumplido con su cuota de horas semanales/mensuales
Para ver los usuarios que no han registrado el tiempo:
En el informe semanal, agrupa por usuario y haz clic en Mostrar usuarios sin tiempo.
Esto puede ser especialmente útil para los gerentes que necesitan supervisar el cumplimiento de los requisitos de registro de tiempo.
Notificaciones por debajo o por encima del objetivo #
Clockify te permite establecer objetivos para las horas diarias o semanales de tu equipo, y puedes recibir recordatorios por correo electrónico si alguien:
- Olvida registrar su tiempo (Clockify envía recordatorios para completar las planillas de horarios)
- Supera su objetivo (los gerentes reciben una notificación si el tiempo registrado supera el objetivo establecido)
Solución de problemas: El tiempo registrado no se ve en los informes #
Si un miembro del equipo afirma haber registrado el tiempo, pero no lo encuentra en los informes, podría deberse a que lo registró en un espacio de trabajo diferente.
Qué hacer:
- Asegúrate de que el miembro del equipo registre el tiempo en el espacio de trabajo correcto (especialmente si creó un espacio de trabajo personal al registrarse)
- Si registró el tiempo por error en su espacio de trabajo personal, deberá revisar también ese espacio de trabajo
Preguntas frecuentes #
¿Cómo puedo obtener un informe de las horas de mi equipo por proyecto? #
Puedes usar el informe resumido, agruparlo por usuario y subagruparlo por proyecto. Esto te dará un desglose de las horas trabajadas por cada miembro del equipo por proyecto.
¿Puedo obtener un resumen semanal del tiempo de mi equipo? #
Sí, utiliza el informe semanal para registrar las horas de tu equipo semana a semana. Puedes agruparlo por usuario o proyecto para obtener información más detallada.
¿Qué pasa si necesito una estructura de informe personalizada? #
Si los informes integrados no se ajustan a tus necesidades, puedes exportar el informe detallado como CSV y usar tablas dinámicas en Excel o Google Sheets para crear una estructura personalizada.
¿Cómo puedo saber si un miembro del equipo no ha registrado el tiempo? #
Ve al informe semanal agrúpalo por usuario y haz clic en Mostrar usuarios sin tiempo. También puedes usar el Panel del equipo para filtrar usuarios por rango de fechas y comprobar si alguno no ha registrado el tiempo.
¿Qué debo hacer si el tiempo de un empleado no aparece en mis informes? #
Si falta el tiempo, comprueba si el empleado ha registrado el tiempo en el espacio de trabajo correcto. Es posible que haya creado un espacio de trabajo personal o que haya registrado el tiempo allí por error.