Création des rapports d’équipe
En tant que chef d’équipe ou chef de projet, savoir utiliser efficacement les fonctionnalités de rapports de Clockify vous aidera à suivre la productivité de votre équipe, à contrôler les heures travaillées et à assurer une facturation précise.
Clockify propose différents rapports qui vous permettent de consulter les saisies de temps de vos employés de diverses manières, allant des aperçus synthétiques aux analyses détaillées. Ce guide vous expliquera les différents types de rapports, comment les filtrer et les personnaliser, et comment surveiller le temps que votre équipe a saisi.
Autorisations d’accès #
Voici comment fonctionne l'accès aux rapports Clockify pour les chefs d'équipe et les chefs de projet.
| Fonctionnalité/Autorisation | Chef d’équipe | Chef de projet |
| Afficher les saisies facturables/non facturables | Oui, pour toutes les saisies de l’équipe | Oui, mais uniquement pour les projets qui leur ont été confiés |
| Afficher le temps total enregistré | Oui, pour tous les membres de l’équipe | Oui, mais uniquement pour les utilisateurs travaillant sur leurs propres projets |
| Exporter des rapports | Oui (PDF, CSV, Excel) | Oui (PDF, CSV, Excel) |
| Partager des rapports | Oui | Oui |
| Planifier l’envoi des rapports par email | Non | Non |
| Activer/désactiver l’arrondi du temps | Oui | Oui |
Fonctionnalités clés #
- Clockify propose trois rapports principaux :
- Résumé
- Détaillé
- Hebdomadaire
Chaque rapport présente les saisies de temps différemment.
- Vous pouvez également suivre l'activité de l'équipe, fixer des objectifs en termes de temps et vérifier si les employés atteignent leurs quotas hebdomadaires ou mensuels.
- Vous pouvez exporter les rapports aux formats PDF, Excel ou CSV.
- Les chefs d’équipe peuvent consulter et générer tous les rapports, mais seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent configurer l’envoi automatique de rapports par email.
- Les chefs de projet ont un accès similaire aux rapports, mais ne peuvent voir que les saisies de temps associées à leurs projets.
Types de rapports #
Rapport résumé #
Le rapport résumé est très flexible et vous permet de regrouper les saisies de temps de votre équipe de différentes manières pour faire des reportages.
Vous pouvez regrouper les données par :
- Projet
- Client
- Utilisateur
- Groupe
- Balise
- Mois
- Semaine
- Date
Comment l’utiliser :
- Cas courant : Pour avoir un aperçu des heures de votre équipe par utilisateur et par projet, sélectionnez Utilisateur comme regroupement principal et Projet comme sous-groupe. Vous pouvez affiner davantage en ajoutant une sous-catégorie par Tâche si nécessaire. Cela montre exactement sur quoi chaque membre de l’équipe a travaillé.
- Par date : Le regroupement par date affiche le nombre total d’heures enregistrées chaque jour par chaque personne. Utilisez cette option à la place du rapport hebdomadaire pour les rapports couvrant plusieurs semaines ou pour des rapports sur des périodes personnalisées.
- Trois niveaux de regroupement : Le rapport résumé prend en charge jusqu’à trois niveaux de regroupement, offrant un affichage plus granulaire de vos données. Vous pouvez personnaliser la série de dates pour répondre à vos besoins spécifiques.
Rapport hebdomadaire #
Le rapport hebdomadaire est conçu pour le suivi des heures travaillées de la semaine. Vous pouvez regrouper les données par Utilisateur ou par Projet.
Comment l’utiliser :
- Plage de dates définie : Ce rapport affiche les données pour une semaine à la fois. Si vous souhaitez consulter les données sur une période supérieure à une semaine, utilisez plutôt le rapport résumé.
- Aperçu hebdomadaire : Si vous supervisez le travail de votre équipe de semaine en semaine, ce rapport est idéal.
Rapport détaillé #
Le rapport détaillé offre une ventilation complète des saisies de temps, en affichant chaque saisie individuellement, sans regroupement ni résumé.
Comment l’utiliser :
- Utilisez ce rapport pour consulter tous les détails des saisies de temps de votre équipe. Un administrateur peut également modifier les saisies directement dans ce rapport.
- Le rapport détaillé peut être exporté au format CSV, ce qui vous permet de créer des rapports personnalisés ou de traiter les données plus en détail dans des outils comme Excel ou Google Sheets.
Filtrer les rapports #
Utilisez les filtres pour afficher un membre de l’équipe ou un groupe d’utilisateurs spécifique.
Étapes pour filtrer :
- Allez sur la page des Rapports (Résumé, Détaillé ou Hebdomadaire
- Cliquez sur le filtre Équipe et sélectionnez le membre de l'équipe dans le menu déroulant
- Cliquez sur le bouton Appliquer le filtre situé dans le coin supérieur droit
Le rapport n’affichera désormais que les saisies de temps correspondant à l’utilisateur ou au groupe d'utilisateurs sélectionné.
Personnaliser les rapports #
Vous pouvez personnaliser un rapport en fonction de vos besoins en exportant le rapport détaillé au format CSV, puis en utilisant des outils tels qu’Excel ou Google Sheets pour créer des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques.
Pour personnaliser un rapport :
1. Allez dans Rapports et sélectionnez Détaillé
2. Développez le menu Exporter situé à droite
3. Sélectionnez Personnaliser
4. Cochez ou décochez les cases selon vos besoins
5. Cliquez sur Enregistrer
Vue Feuille de temps #
La fonctionnalité de feuille de temps d’équipe est disponible à partir de l’offre Standard.
La vue « Feuille de temps » offre davantage d'options de personnalisation que le rapport hebdomadaire standard, tout en fournissant des données similaires.
- Filtrez les feuilles de temps par un employé spécifique et groupez par projet pour un suivi détaillé du temps
- Exportez les feuilles de temps au format PDF ou Excel pour l’archivage ou le rapport
Pour enregistrer une copie de la feuille de temps au format PDF :
1. Accédez à la page Feuille de temps
2. Cliquez sur l’icône représentant trois points dans le coin supérieur droit de votre navigateur
3. Cliquez sur Imprimer
4. Sélectionnez Enregistrer au format PDF
5. Renommez le fichier (facultatif)
6. Cliquez sur Enregistrer
Surveiller le travail #
Vous pouvez suivre le travail de vos membres d’équipe en cours depuis le Tableau de bord de l’équipe.
Étapes à suivre pour surveiller l’activité :
- Accédez à la page Tableau de bord et passez à la vue Équipe
- Faites défiler vers le bas jusqu’au tableau Activités de l’équipe
- Consultez la colonne Total suivi pour voir le temps total suivi par chaque membre de l’équipe
Dans le Rapport hebdomadaire, regroupez par Utilisateur, cliquez sur Afficher les utilisateurs sans temps pour voir les utilisateurs qui n’ont pas suivi leur temps.
Notifications pour les objectifs #
Clockify vous permet de définir des objectifs d’heures quotidiens ou hebdomadaires pour votre équipe et vous pouvez recevoir des notifications par email si un membre de l’équipe :
- Oublie d’enregistrer son temps (Clockify envoie des rappels pour remplir les feuilles de temps)
- Dépasse son objectif (Les chefs d’équipe sont notifiés si le temps de travail enregistré)
Pour définir des objectifs pour votre équipe :
1. Accédez à la page Équipe
2. Cliquez sur l’onglet Rappels
3. Définissez l’objectif en cliquant sur les menus déroulants pour :
- Sélectionner les membres de l’équipe
- Moins ou plus de temps
- Capacité de travail (nombre d’heures)
- Fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle)
- Destinataires du rappel (membres de l’équipe, leurs responsables et les administrateurs)
4. Cliquez sur Ajouter
FAQ #
Impossible de voir le temps enregistré par un membre de mon équipe. Que faut-il faire ?
Si un membre de l’équipe a enregistré du temps mais que vous ne le voyez pas, il se peut qu’il l’ait fait dans le mauvais espace de travail.
Ce qu’il faut faire :
- Vérifiez que le membre de l’équipe enregistre ses heures dans l’espace de travail partagé approprié. (Il arrive parfois que les utilisateurs créent par inadvertance un espace de travail personnel lors de leur inscription).
- S’il a enregistré ses heures par erreur dans son espace de travail personnel, vous devez également vérifier cet espace de travail.