Création des rapports d’équipe

En tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, savoir utiliser efficacement les fonctionnalités de rapports de Clockify vous aidera à suivre la productivité de votre équipe, à contrôler les heures travaillées et à assurer une facturation précise. Clockify propose différents rapports qui vous permettent de consulter les saisies de temps de vos employés de diverses manières, allant des aperçus synthétiques aux analyses détaillées. Ce guide vous expliquera les différents types de rapports, comment les filtrer et les personnaliser, et comment surveiller le temps que votre équipe a saisi.

Autorisations d’accès #

Chefs d’équipe #

• Accès aux saisies facturables et non facturables
• Peuvent consulter le temps total suivi par les membres de leur équipe
• Peuvent exporter les rapports au format PDF, CSV ou Excel
• Peuvent partager des rapports, mais ne peuvent pas programmer l’envoi par email
• Peuvent activer ou désactiver l’arrondi des saisies de temps

Chefs de projet #

• Accès aux saisies facturables et non facturables pour leurs projets attribués
• Peuvent consulter le temps total suivi par les utilisateurs travaillant sur leurs projets
• Peuvent exporter les rapports au format PDF, CSV ou Excel
• Peuvent partager des rapports, mais ne peuvent pas programmer l’envoi par email
• Peuvent activer ou désactiver l’arrondi des saisies de temps

Fonctionnalités et permissions clés #

• Les rapports dans Clockify incluent les rapports Résumé, Détaillé et Hebdomadaire, chacun offrant différentes manières de regrouper et d’afficher les saisies de temps de votre équipe
• Vous pouvez exporter les rapports aux formats PDF, Excel ou CSV
• Les chefs d’équipe peuvent accéder aux saisies facturables et non facturables, et générer des rapports, mais ne peuvent pas programmer l’envoi de rapports par email
• Les chefs de projet ont un accès similaire aux rapports, mais ne peuvent voir que les saisies de temps associées à leurs projets
• Vous pouvez également suivre l’activité des employés, définir des objectifs de temps et vérifier si les employés atteignent leurs quotas de temps hebdomadaires ou mensuels

Types de rapports #

Rapport résumé #

Le rapport résumé est très flexible et vous permet de regrouper les saisies de temps de votre équipe de différentes manières pour faire des reportages.
Vous pouvez regrouper les données par :

• Projet
• Client
• Utilisateur
• Groupe
• Balise
• Mois
• Semaine
• Date

Comment utiliser :

• Cas courant : Pour avoir un aperçu des heures de votre équipe par utilisateur et par projet, sélectionnez Utilisateur comme regroupement principal et Projet comme sous-groupe. Vous pouvez affiner davantage en ajoutant une sous-catégorie par Tâche si nécessaire. Cela vous donnera une ventilation détaillée du temps suivi par chaque membre de l’équipe pour des tâches spécifiques au sein des projets.
• Par date : Une autre façon utile de visualiser les heures est de les regrouper par Date, ce qui vous montrera le total des heures suivies par chaque employé par jour. C’est idéal si vous avez besoin d’un rapport bimensuel ou mensuel pour votre équipe et que le rapport hebdomadaire ne correspond pas à vos besoins.
• Trois niveaux de regroupement : Le rapport résumé prend en charge jusqu’à trois niveaux de regroupement, offrant un affichage plus granulaire de vos données. Vous pouvez personnaliser la série de dates pour répondre à vos besoins spécifiques.

Rapport hebdomadaire #

Le rapport hebdomadaire est conçu pour le suivi des heures travaillées de la semaine. Vous pouvez regrouper les données par Utilisateur ou par Projet.

Comment utiliser :

• Définir la plage de dates : Ce rapport affiche les données pour une période hebdomadaire fixe (une semaine à la fois). Vous ne pouvez pas modifier la plage de dates pour afficher plus d’une semaine. Cependant, le rapport résumé peut être utilisé pour visualiser plusieurs semaines ou toute autre plage de dates personnalisée.
• Parfait pour les aperçus hebdomadaires : Si vous supervisez le travail de votre équipe de semaine en semaine, ce rapport est idéal.

Rapport détaillé #

Le rapport détaillé offre une ventilation complète des saisies de temps, en affichant chaque saisie individuellement, sans regroupement ni résumé.

Comment utiliser :

• Utilisez ce rapport pour consulter tous les détails des saisies de temps de votre équipe. Un administrateur peut également modifier les saisies directement dans ce rapport.
• Le rapport détaillé peut être exporté au format CSV, ce qui vous permet de créer des rapports personnalisés ou de traiter les données plus en détail dans des outils comme Excel ou Google Sheets.

Filtrer les rapports par un employé #

Si vous avez besoin de données pour un seul employé, vous pouvez utiliser des filtres pour affiner le rapport et afficher uniquement ses heures.

Étapes pour filtrer :

1. Allez sur la page des Rapports (Résumé, Détaillé ou Hebdomadaire)
2. Appliquez les filtres : Utilisez les options de filtre pour sélectionner l’employé ou le groupe d’employés spécifique
3. Affichez les données : Le rapport ne montrera désormais que les saisies de temps pour le ou les employés sélectionnés

Personnaliser les rapports #

Si les rapports intégrés de Clockify ne répondent pas exactement à vos besoins, vous pouvez les personnaliser en exportant le rapport détaillé au format CSV. Ensuite, utilisez des outils comme Excel ou Google Sheets pour créer vos propres rapports personnalisés.

Dans Excel ou Google Sheets, vous pouvez créer des tableaux croisés dynamiques pour réorganiser les données selon la structure dont vous avez besoin.

Cette flexibilité vous permet d’adapter les rapports à différentes structures d’équipe ou aux besoins spécifiques de vos projets.

Affichage de la feuille de temps #

Si vous avez un abonnement payant, vous pouvez également accéder directement aux feuilles de temps des employés. Cet affichage est similaire au rapport hebdomadaire, mais avec plus d’options de personnalisation.

• Filtrez les feuilles de temps par un employé spécifique et groupez par projet pour un suivi détaillé du temps
• Exportez les feuilles de temps au format PDF ou Excel pour l’archivage ou le rapport

Pour exporter, utilisez l’option Imprimer de votre navigateur (Ctrl + P) et sélectionnez Enregistrer au format PDF pour sauvegarder une copie de feuille de temps.

Suivi de l’activité et du temps de travail #

Vous pouvez suivre le travail de vos membres d’équipe en cours depuis le Tableau de bord de l’équipe.

Étapes à suivre pour surveiller l’activité :

1. Allez sur le Tableau de bord de l’équipe
2. Consultez la dernière activité et tous les minuteurs
3. Vous pouvez filtrer les rapports par plage de dates pour voir qui n’a pas enregistré de temps au cours d’une période donnée
   Triez la colonne Total enregistré par ordre croissant pour identifier les utilisateurs qui n’ont pas enregistré de temps.
4. Le tableau de bord vous permet de vérifier si votre équipe a atteint ses objectifs d’heures hebdomadaires ou mensuels

Pour voir les utilisateurs qui n’ont pas suivi leur temps :

Dans le Rapport hebdomadaire, regroupez par Utilisateur, cliquez sur Afficher les utilisateurs sans temps.

Cette fonctionnalité est très utile pour les managers qui doivent s’assurer que les employés respectent les exigences de suivi du temps.

Notifications pour les objectifs non atteints ou dépassés #

Clockify vous permet de définir des objectifs d’heures quotidiens ou hebdomadaires pour votre équipe et vous pouvez recevoir des notifications par email si un membre de l’équipe :

• Oublie d’enregistrer son temps : Clockify envoie des rappels pour remplir les feuilles de temps
• Dépasse son objectif : Les managers sont notifiés si le temps de travail enregistré est supérieur à l’objectif fixé

Dépannage : Le temps enregistré est invisible dans les rapports #

Si un membre de l’équipe a enregistré son temps mais que vous ne le voyez pas dans les rapports, il est possible qu’il l’a fait dans un autre espace de travail.

Ce qu’il faut faire :

• Vérifiez l’espace de travail : Assurez-vous que le membre de l’équipe a bien enregistré son temps dans le bon espace de travail (surtout s’il en a créé un personnel lors de son inscription)
• Cherchez dans l’espace personnel : Si la personne a enregistré son temps par erreur dans son espace de travail personnel, vous devrez également vérifier cet espace

FAQ #

Comment obtenir un rapport des heures de l’équipe par projet ? #

Utilisez le rapport Résumé, regroupez par Utilisateur, puis sous-regroupez par Projet. Cela vous donnera le détail des heures travaillées par chaque membre de l’équipe pour chaque projet.

Est-il possible d’avoir un aperçu hebdomadaire du temps de mon équipe ? #

Oui, utilisez le rapport Hebdomadaire pour suivre les heures de votre équipe semaine par semaine. Vous pouvez le regrouper par Utilisateur ou par Projet pour des informations plus détaillées.

Comment créer une structure de rapport personnalisée ? #

Si les rapports intégrés ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez exporter le rapport Détaillé au format CSV et utiliser des tableaux croisés dynamiques dans Excel ou Google Sheets pour créer une structure sur mesure.

Comment savoir si un membre de l’équipe n’a pas enregistré ses heures ? #

Allez dans le rapport Hebdomadaire, regroupez-le par Utilisateur et cliquez sur Afficher les utilisateurs sans temps. Vous pouvez aussi utiliser le tableau de bord de l’équipe pour filtrer les utilisateurs par période et vérifier si certains n’ont rien enregistré.

Pourquoi les heures d’un employé n’apparaissent-elles pas dans les rapports ? #

Si des heures sont manquantes, vérifiez si l’employé a bien enregistré son temps dans le bon espace de travail. Il se peut qu’il ait créé un espace de travail personnel ou qu’il ait enregistré ses heures par erreur ailleurs.