Erste Schritte mit Teamberichten

Wenn du als Team- oder Projektmanager Clockify-Berichtsfunktionen effektiv nutzt, kannst du die Produktivität deines Teams besser verfolgen, die geleisteten Arbeitsstunden überwachen und eine genaue Abrechnung gewährleisten. Clockify bietet verschiedene Berichte, die es dir ermöglichen, die Zeiteinträge deiner Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise anzuzeigen, von zusammengefassten Übersichten bis hin zu detaillierten Aufschlüsselungen. Dieser Leitfaden führt dich durch die verschiedenen Arten von Berichten, zeigt dir, wie du diese filtern und anpassen kannst, und wie du die erfasste Arbeitszeit deines Teams überwachst.

Zugriffsberechtigungen #

Teammanager #

• Zugriff auf abrechenbare und nicht abrechenbare Einträge
• Kann die Gesamtarbeitszeit der Teammitglieder einsehen
• Kann Berichte als PDF, CSV oder Excel exportieren
• Kann Berichte teilen, aber nicht planen, dass Berichte per E-Mail versendet werden
• Kann das Runden von Zeiteinträgen aktivieren oder deaktivieren

Projektmanager #

• Zugriff auf abrechenbare und nicht abrechenbare Einträge für die dir zugewiesenen Projekte
• Kann die Gesamtarbeitszeit der Benutzer einsehen, die an ihren Projekten arbeiten
• Kann Berichte als PDF, CSV oder Excel exportieren
• Kann Berichte teilen, aber nicht planen, dass Berichte per E-Mail versendet werden
• Kann das Runden von Zeiteinträgen aktivieren oder deaktivieren

Wichtige Funktionen und Berechtigungen #

• Die Berichte in Clockify umfassen den Zusammenfassungsbericht, den detaillierten Bericht und den Wochenbericht. Jeder dieser Berichte bietet unterschiedliche Möglichkeiten, die Zeiteinträge deines Teams zu gruppieren und darzustellen
• Du kannst Berichte in den Formaten PDF, Excel oder CSV exportieren
• Teammanager haben Zugriff auf abrechenbare und nicht abrechenbare Einträge und können Berichte erstellen. Sie können jedoch nicht planen, dass Berichte per E-Mail versendet werden
• Projektmanager haben ähnliche Zugriffsrechte auf Berichte, können aber nur die Zeiteinträge einsehen, die ihren Projekten zugeordnet sind
• Du kannst außerdem die Mitarbeiteraktivität verfolgen, Zeitziele festlegen und überprüfen, ob Mitarbeiter ihre wöchentlichen oder monatlichen Zeitkontingente erfüllen

Arten von Berichten #

Zusammenfassungsbericht #

Der Zusammenfassungsbericht ist sehr flexibel und ermöglicht es dir, die Zeiteinträge deines Teams auf verschiedene Weisen zu gruppieren, um deinen Berichtsanforderungen zu entsprechen.
Du kannst Daten gruppieren nach:

• Projekt
• Kunde
• Benutzer
• Gruppe
• Tag
• Monat
• Woche
• Datum

Anwendung:

• Typisches Szenario: Um eine Übersicht über die Stunden deines Teams nach Benutzer und Projekt zu erhalten, wähle Benutzer als Hauptgruppierung und Projekt als Untergruppe. Bei Bedarf kannst du eine weitere Untergruppierung nach Aufgabe vornehmen. Dies gibt dir eine detaillierte Aufschlüsselung der von jedem Teammitglied für spezifische Aufgaben innerhalb von Projekten erfassten Zeit.
• Nach Datum: Eine weitere nützliche Möglichkeit, Stunden anzuzeigen, ist die Gruppierung nach Datum. Dies zeigt dir die Gesamtzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter pro Tag erfasst hat. Dies ist ideal, wenn du einen zweiwöchentlichen oder monatlichen Bericht für dein Team benötigst und der Wochenbericht nicht deinen Anforderungen entspricht.
• Drei Stufen der Gruppierung: Der Zusammenfassungsbericht unterstützt bis zu drei Gruppierungsebenen, was eine granularere Ansicht deiner Daten ermöglicht. Du kannst den Datumsbereich anpassen, um deinen spezifischen Berichtsanforderungen zu entsprechen.

Wochenbericht #

Der Wochenbericht wurde für die wöchentliche Zeiterfassung entwickelt. Du kannst die Daten nach Benutzer oder Projekt gruppieren.

Anwendung:

• Datumsbereich festlegen: Dieser Bericht zeigt Daten für einen festen wöchentlichen Zeitraum an (jeweils eine Woche). Du kannst den Datumsbereich nicht ändern, um mehr als eine Woche anzuzeigen. Dafür kannst du jedoch den Zusammenfassungsbericht verwenden, um mehrere Wochen oder einen beliebigen benutzerdefinierten Datumsbereich anzuzeigen.
• Perfekt für wöchentliche Übersichten: Wenn du die Arbeit deines Teams wochenweise überwachst, ist dieser Bericht ideal dafür.

Detaillierter Bericht #

Der detaillierte Bericht bietet eine umfassende Aufschlüsselung der Zeiteinträge, indem jeder Eintrag einzeln ohne jegliche Gruppierung oder Zusammenfassung angezeigt wird.

Anwendung:

• Verwende diesen Bericht, um alle Details der Zeiteinträge deines Teams zu sehen. Ein Admin kann in diesem Bericht auch Einträge bearbeiten.
• Der detaillierte Bericht kann als CSV-Datei exportiert werden. So kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen oder die Daten in Tools wie Excel oder Google Sheets weiterverarbeiten.

Berichte nach einzelnen Mitarbeitern filtern #

Wenn du Daten für einen einzelnen Mitarbeiter benötigst, kannst du Filter verwenden, um den Bericht so einzugrenzen, dass nur die Stunden dieses Mitarbeiters angezeigt werden.

Schritte zum Filtern:

1. Zur Seite Berichte (Zusammenfassung, Detailliert oder Wochenbericht) gehen
2. Filter anwenden: Verwende die Filteroptionen, um den/die spezifischen Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppe(n) auszuwählen
3. Daten anzeigen: Der Bericht zeigt nun nur die Zeiteinträge für den/die ausgewählten Mitarbeiter an

Berichte anpassen #

Wenn die integrierten Clockify-Berichte nicht genau deinen Anforderungen entsprechen, kannst du deine Berichte anpassen. Exportiere dazu den detaillierten Bericht als CSV und nutze Tools wie Excel oder Google Sheets, um eigene, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.

In Excel oder Google Sheets kannst du Pivot-Tabellen erstellen, um die Daten in der benötigten Struktur neu anzuordnen.

Diese Flexibilität ermöglicht es dir, Berichte an unterschiedliche Teamstrukturen oder Projektanforderungen anzupassen.

Arbeitszeittabelle-Ansicht #

Wenn du ein kostenpflichtiges Abonnement hast, kannst du auch direkt auf die Arbeitszeittabellen deiner Mitarbeiter zugreifen. Diese Ansicht ähnelt dem Wochenbericht, bietet aber mehr Anpassungsmöglichkeiten.

• Filtere Arbeitszeittabellen nach einem bestimmten Mitarbeiter und gruppiere diese nach Projekt, um die Zeit detailliert zu verfolgen
• Exportiere Arbeitszeittabellen als PDF oder Excel, um sie für Aufzeichnungen oder Berichte zu verwenden

Um zu exportieren, nutze die Druckfunktion deines Browsers (Strg + P), um die Ansicht als PDF zu speichern, falls du eine Kopie der Arbeitszeittabelle benötigst.

Überwachung von aktiver Arbeit und erfasster Zeit #

Du kannst die aktuelle Arbeit deiner Teammitglieder über das Team-Dashboard im Auge behalten.

Schritte zur Überwachung aktiver Arbeit:

1. Zum Team-Dashboard navigieren
2. Die letzte Aktivität mit allen aktiven Timern ansehen
3. Du kannst Berichte nach Datumsbereich filtern, um zu sehen, wer in einem bestimmten Zeitraum keine Zeit erfasst hat. Sortiere dazu die Spalte Gesamt erfasst in aufsteigender Reihenfolge, um Benutzer ohne erfasste Zeit zu identifizieren
4. Nutze das Dashboard, um zu verfolgen, ob dein Team sein wöchentliches/monatliches Stundenkontingent erfüllt hat

Um Benutzer ohne erfasste Zeit zu sehen:

Gruppiere im Wochenbericht nach Benutzer und klicke auf Benutzer ohne Zeit anzeigen.

Dies kann besonders hilfreich für Manager sein, die die Einhaltung der Zeiterfassungsanforderungen überwachen müssen.

Benachrichtigungen bei Über- oder Unterschreitung des Ziels #

Clockify ermöglicht es dir, Tages- oder Wochenziele für die Stunden deines Teams festzulegen und E-Mail-Erinnerungen zu erhalten, wenn jemand:

• Vergisst, seine Zeit zu erfassen (Clockify sendet Erinnerungen zum Ausfüllen der Arbeitszeittabellen)
• Sein Ziel überschreitet (Manager werden benachrichtigt, wenn die erfasste Zeit über dem festgelegten Ziel liegt)

Fehlerbehebung: Erfasste Zeit ist in Berichten nicht sichtbar #

Wenn ein Teammitglied behauptet, es hätte Zeit erfasst, du diese aber in den Berichten nicht finden kannst, könnte es daran liegen, dass die Zeit in einem anderen Arbeitsbereich erfasst wurde.

Was ist zu tun:

• Stelle sicher, dass das Teammitglied die Zeit im richtigen Arbeitsbereich erfasst (insbesondere, wenn es bei der Anmeldung einen persönlichen Arbeitsbereich erstellt hat).
• Wenn die Zeit versehentlich im persönlichen Arbeitsbereich erfasst wurde, musst du auch diesen Arbeitsbereich überprüfen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Wie erhalte ich einen Bericht über die Stunden meines Teams pro Projekt? #

Du kannst den Zusammenfassungsbericht verwenden, diesen nach Benutzer und als Untergruppe nach Projekt gruppieren. So erhältst du eine Aufschlüsselung der Stunden, die jedes Teammitglied pro Projekt gearbeitet hat.

Kann ich eine wöchentliche Übersicht über die Zeit meines Teams erhalten? #

Ja, verwende den Wochenbericht, um die Stunden deines Teams auf wöchentlicher Basis zu verfolgen. Du kannst den Bericht nach Benutzer oder Projekt gruppieren, um detaillierte Einblicke zu erhalten.

Was ist, wenn ich eine benutzerdefinierte Berichtsstruktur benötige? #

Wenn die integrierten Berichte nicht deinen Anforderungen entsprechen, kannst du den detaillierten Bericht als CSV-Datei exportieren und Pivot-Tabellen in Excel oder Google Sheets verwenden, um eine eigene Struktur zu erstellen.

Wie kann ich sehen, ob ein Teammitglied keine Zeit erfasst hat? #

Gehe zum Wochenbericht, gruppiere nach Benutzer und klicke auf Benutzer ohne Zeit anzeigen. Alternativ kannst du das Team-Dashboard verwenden, um Benutzer nach Datumsbereich zu filtern und zu prüfen, ob jemand keine Zeit erfasst hat.

Was soll ich tun, wenn die Zeit eines Mitarbeiters nicht in meinen Berichten angezeigt wird? #

Wenn Zeit fehlt, überprüfe, ob der Mitarbeiter die Zeit im richtigen Arbeitsbereich erfasst hat. Es könnte sein, dass er einen persönlichen Arbeitsbereich erstellt oder die Zeit versehentlich dort protokolliert hat.