Invitar a usuarios y asignar roles en tu espacio de trabajo
Los administradores y propietarios del espacio de trabajo son responsables de gestionar a los usuarios dentro de su espacio. Esto incluye invitar a los miembros del equipo, asignar roles y gestionar los perfiles de usuario. Con estas funciones, puedes garantizar que tu equipo tenga el acceso adecuado para gestionar el tiempo de forma eficaz.
En esta guía, pasaremos por los procesos de invitar usuarios, asignar roles, y gestionar la configuración de usuarios para asegurar el éxito de tu espacio de trabajo.
Invita a usuarios a tu espacio de trabajo #
Para empezar, necesitarás invitar a los miembros del equipo a tu espacio de trabajo, para que puedan registrar el tiempo. Como administrador o propietario, sois los únicos que pueden invitar a usuarios al espacio de trabajo.
Pasos para la invitación de usuarios:
- Ve a la página Equipo
- Dependiendo del tipo de miembro que te gustaría añadir, ve a la pestaña Completo o Limitado
- Haz clic en Añadir miembro completo/limitado
- Introduce las direcciones de correo electrónico de los usuarios que quieres invitar. Puedes invitar a varios usuarios a la vez separando los correos con comas o introduciéndolos uno por uno.
Plan gratuito: Puedes invitar hasta 5 usuarios a la vez
Plan de pago: Puedes invitar a un número ilimitado de usuarios - Envía la invitación
- Haz clic en Añadir para enviar las invitaciones
- Si no quieres que los usuarios reciban el correo inmediatamente, puedes desmarcar la opción de Enviar un correo electrónico de invitación y enviar las invitaciones más tarde
Invitar a usuarios manualmente #
Si has añadido usuarios, pero no han recibido una invitación por correo electrónico, puedes volver a enviar la invitación manualmente:
- Ve a la página Equipo
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del usuario
- Selecciona Enviar un correo electrónico de invitación
Aceptar la invitación #
Una vez invitados, los usuarios recibirán un correo electrónico con un enlace de activación.
Para aceptar la invitación:
- Haz clic en el enlace de activación en el correo
- Verifica el correo electrónico: Se les pedirá que verifiquen la dirección del correo electrónico
- Empieza a controlar el tiempo: Después de la verificación exitosa, pueden registrarse e iniciar el seguimiento del tiempo dentro de tu espacio de trabajo
Si la persona invitada ya tiene una cuenta de Clockify, recibirá un correo electrónico y una notificación en Clockify. Tendrá que pinchar Aceptar en la notificación para unirse al espacio de trabajo.
Gestiona los perfiles de usuario #
Como administrador o propietario, puedes editar los perfiles de los miembros directamente en la página Equipo. He aquí cómo:
- Ve a la página Equipo
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del miembro
- Selecciona Editar perfil
- Establece su inicio de semana, días laborables, y capacidad de trabajo diaria
Asigna roles #
Puedes asignar diferentes roles a los usuarios, otorgándoles distintos niveles de acceso a tu espacio de trabajo.
A continuación, te explicamos cómo asignar roles:
Para convertir a alguien en administrador:
- Ve a la página Equipo
- Haz clic en +Rol al lado del usuario que quieres convertir en administrador
- Marca la casilla Administrador y pincha Guardar
Solo el propietario puede quitar el rol de administrador de alguien.
Transfiere la propiedad a otro usuario a través de tu cuenta CAKE.com.
- Abre tu Configuración del perfil en la esquina superior derecha
- Haz clic en Gestionar la cuenta CAKE.com
- Se te redirigirá a tu cuenta de CAKE.com
- Ve a la página de Miembros
- Haz clic en el miembro del espacio de trabajo al que te gustaría transferir la propiedad
- Abre el menú de tres puntos en la esquina superior derecha
- Selecciona Transferir propiedad
Una vez transferida la propiedad, pasarás a ser un administrador, y el nuevo propietario recibirá una notificación.
Para obtener más información sobre cómo transferir propiedad a otro usuario, consulta este artículo.
Desactiva y elimina usuarios #
Cuando necesitas desactivar o eliminar un usuario, sigue estos pasos:
Desactivar un usuario #
- Ve a la página de Equipo
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del usuario
- Selecciona Desactivar
o bien
hazlo a través de la cuenta de CAKE.com:
- Abre tu Configuración del perfil en la esquina superior derecha
- Haz clic en Gestionar la cuenta CAKE.com
- Se te redirigirá a tu cuenta de CAKE.com
- Ve a la página de Miembros
- Haz clic en el miembro del espacio de trabajo que te gustaría desactivar
- Abre el menú de tres puntos a la derecha
- Selecciona Desactivar
Una vez desactivado un usuario, su temporizador se detendrá, y no podrán controlar el tiempo hasta que vuelvan a activarse.
Los usuarios deben ser desactivados antes de ser eliminados del espacio de trabajo/organización.
Reactivar un usuario #
- Ve a la página Equipo
- Selecciona Todo o Inactivo del menú desplegable de usuarios
- Haz clic en Activar al lado del usuario que quieres volver a activar
Los usuarios inactivos no recibirán una notificación por correo electrónico cuando se reactiven.
Eliminar un usuario #
Debes eliminar un usuario a través de la cuenta de CAKE.com:
- Abre tu Configuración del perfil en la esquina superior derecha
- Haz clic en Gestionar la cuenta CAKE.com
- Se te redirigirá a tu cuenta de CAKE.com
- Ve a la página de Miembros
- Haz clic en el miembro del espacio de trabajo desactivado que te gustaría eliminar
- Abre el menú de tres puntos a la derecha
- Selecciona Eliminar
El usuario ya no tendrá acceso al espacio de trabajo y su nombre se eliminará de la página Equipo.
Preguntas frecuentes #
¿Cómo puedo invitar a usuarios a mi espacio de trabajo? #
Para invitar a usuarios, ve a la página Equipo haz clic en Añadir miembro completo/limitado en la pestaña correspondiente, dependiendo del tipo de usuario que te gustaría invitar. Introduce su correo electrónico, y haz clic en Añadir. Si quieres invitar a múltiples usuarios, puedes añadir varios correos electrónicos separados por comas.
¿Puedo invitar a usuarios sin enviar un correo electrónico inmediatamente? #
Sí, puedes desmarcar la opción de Enviar un correo electrónico de invitación si quieres configurar todo primero y enviar las invitaciones más tarde.
¿Cómo aceptan los usuarios la invitación? #
Los usuarios recibirán un correo electrónico con un enlace de activación. Tras pinchar el enlace y verificar su correo electrónico, pueden iniciar sesión y empezar a controlar el tiempo en tu espacio de trabajo.
¿Puedo convertir a alguien en administrador? #
Sí, puedes. Como administrador o propietario, puedes ascender a alguien a administrador haciendo clic en +Rol al lado de su nombre en la página Equipo y marcando la casilla Administrador.
¿Cuál es la diferencia entre desactivar y eliminar un usuario? #
Desactivar a un usuario le impide acceder al espacio de trabajo, pero te permite reactivarlo más adelante sin tener que enviar una invitación.
Eliminar a un usuario le quita permanentemente del espacio de trabajo y sus datos ya no aparecerán en los informes.
¿Puedo volver a activar un usuario desactivado? #
Sí, puedes. Para volver a activar un usuario, ve a la página Equipo, selecciona Todo o Inactivo en los filtros, y haz clic en Activar en el menú de tres puntos, al lado del nombre del usuario.
¿Puedo gestionar los usuarios en un plan de pago? #
Sí, puedes gestionar los usuarios en los planes gratis y de pago. Sin embargo, ten en cuenta que en un plan de pago, se te cobra por cada puesto de usuario, así que controla el número de tus usuarios.
¿Qué pasa si elimino un usuario de mi espacio de trabajo? #
Cuando eliminas a un usuario, ese usuario pierde acceso a tu espacio de trabajo. Sin embargo, cualquier entrada de tiempo que ha creado permanecerá en los informes, pero no podrás usarlo como filtro.