Inviter des utilisateurs et attribuer des rôles dans son espace de travail

En tant qu’administrateur ou propriétaire d’un espace de travail, l’une de vos principales responsabilités est de gérer les utilisateurs de votre espace de travail. Cela comprend l’invitation des membres de l’équipe, l’attribution des rôles et la gestion des profils d’utilisateurs. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez vous assurer que votre équipe dispose de l’accès approprié pour suivre et gérer efficacement le temps.

Dans ce guide, nous vous guiderons dans le processus d'invitation des utilisateurs, d'attribution des rôles et de gestion des paramètres des utilisateurs afin de garantir la réussite de votre espace de travail.

Inviter des utilisateurs à son espace de travail #

Pour commencer, vous devez inviter les membres de votre équipe à accéder à votre espace de travail, afin qu’ils puissent suivre leur temps. Les administrateurs et les propriétaires sont les seuls à pouvoir inviter des utilisateurs à l’espace de travail.

Étapes à suivre pour inviter des utilisateurs :

1. Allez sur la page Équipe
2. En fonction du type de membre que vous souhaitez ajouter, allez sur l’onglet Standard ou Limité
3. Cliquez sur Ajouter un membre standard/limité
4. Saisissez les emails des utilisateurs que vous souhaitez inviter. Vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs à la fois en séparant les emails par des virgules ou en les saisissant une par une.
   Offre gratuite: Vous pouvez inviter jusqu’à 5 utilisateurs à la fois
   Offre payante: Vous pouvez inviter un nombre illimité d’utilisateurs
5. Envoyez l’invitation :
   • Cliquez sur Ajouter pour envoyer les invitations
   • Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs reçoivent l’email immédiatement, vous pouvez décocher l’option Envoyer l’invitation par email et envoyer les invitations plus tard

Inviter des utilisateurs manuellement #

Si vous avez ajouté des utilisateurs mais qu’ils n’ont pas reçu d’invitation par email, vous pouvez renvoyer manuellement l’invitation :

1. Allez sur la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’utilisateur
3. Sélectionnez Envoyer un email d’invitation

Accepter l’invitation #

Une fois invités, les utilisateurs recevront un email contenant un lien d'activation. 

Pour accepter l’invitation :

1. Cliquez sur le lien d’activation dans l’email
2. Vérifiez l’email: Les utilisateurs sont invités à vérifier leur email
3. Démarrez le suivi du temps : Une fois la vérification effectuée, l’utilisateur peut se connecter et commencer à suivre le temps dans votre espace de travail

Si la personne a déjà un compte Clockify, elle recevra un email et une notification dans Clockify. Elle devra cliquer sur Accepter dans la notification pour rejoindre l’espace de travail.

Gérer les profils des utilisateurs #

Les administrateurs et les propriétaires peuvent modifier les profils des membres de l’équipe directement à partir de la page Équipe. Voici comment procéder :

1. Allez sur la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté du nom du membre
3. Modifiez le profil
   • Définissez le début de la semaine, les jours ouvrables et la capacité de travail quotidienne

Attribuer des rôles #

Vous pouvez attribuer différents rôles aux utilisateurs, ce qui leur donne différents niveaux d’accès à votre espace de travail.

Voici comment attribuer des rôles :

Désactiver et supprimer des utilisateurs #

Pour désactiver ou supprimer un utilisateur, procédez comme suit :

Désactiver un utilisateur #

1. Allez sur la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’utilisateur
3. Sélectionnez Désactiver

ou

via le compte CAKE.com :

1. Ouvrez les paramètres de votre profil dans le coin supérieur droit
2. Cliquez sur le bouton Gérer le compte CAKE.com
3. Vous serez redirigé vers votre compte CAKE.com
4. Allez à la page Membres
5. Cliquez sur le membre de l’espace de travail que vous souhaitez désactiver
6. Ouvrez le menu à trois points sur la droite
7. Choisissez Désactiver

Lorsqu’un utilisateur est désactivé, son minuteur est arrêté et il ne peut plus suivre le temps jusqu’à ce qu’il soit réactivé.

L’utilisateur doit être désactivé avant de pouvoir être supprimé de l’espace de travail ou de l’organisation.

Réactiver un utilisateur #

1. Allez sur la page Équipe
2. Sélectionnez Afficher tout ou Afficher les utilisateurs inactifs dans le menu déroulant
3. Cliquez sur Activer à côté de l’utilisateur que vous souhaitez réactiver

Les utilisateurs inactifs ne recevront pas de notification par email lorsqu’ils seront réactivés.

Supprimer un utilisateur #

Vous devez supprimer un utilisateur via le compte CAKE.com :

1. Ouvrez les paramètres de votre profil dans le coin supérieur droit
2. Cliquez sur le bouton Gérer le compte CAKE.com
3. Vous serez redirigé vers votre compte CAKE.com
4. Allez à la page Membres
5. Cliquez sur le membre de l’espace de travail désactivé que vous souhaitez supprimer
6. Ouvrez le menu à trois points sur la droite
7. Choisissez Supprimer

L’utilisateur n’aura plus accès à l’espace de travail et son nom sera supprimé de la page Équipe.

FAQ  #

Comment inviter des utilisateurs dans mon espace de travail ? #

Pour inviter des utilisateurs, allez sur la page Équipe, cliquez sur Ajouter un nouveau membre dans l’onglet Standard/Limité, selon le type d’utilisateur que vous souhaitez inviter. Saisissez leur email et cliquez sur Ajouter. Si vous souhaitez inviter plusieurs utilisateurs, vous pouvez ajouter plusieurs emails séparés par des virgules.

Est-il possible d’inviter des utilisateurs sans envoyer immédiatement un email ? #

Oui, vous pouvez décocher l’option Envoyer un email d’invitation si vous voulez tout mettre en place d’abord et envoyer les invitations manuellement plus tard.

Comment les utilisateurs acceptent-ils l’invitation ? #

Les utilisateurs recevront un email avec un lien d’activation. Après avoir cliqué sur le lien et vérifié leur email, ils peuvent se connecter et commencer à suivre le temps pour votre espace de travail.

Comment faire de quelqu’un un administrateur ? #

Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur ou propriétaire, vous pouvez promouvoir un utilisateur au rang d’administrateur en cliquant sur +Rôle à côté de son nom sur la page Équipe et en cochant la case Admin.

Quelle est la différence entre la désactivation et la suppression d’un utilisateur ? #

La désactivation d’un utilisateur l’empêche d’accéder à l’espace de travail, mais vous permet de le réactiver plus tard sans avoir à lui envoyer à nouveau une invitation.
La suppression d’un utilisateur le retire définitivement de l’espace de travail et ses données n’apparaîtront plus dans les rapports.

Comment réactiver un utilisateur désactivé ? #

Pour réactiver un utilisateur, accédez à la page Équipe, sélectionnez Afficher tout ou Afficher les utilisateurs inactifs, puis cliquez sur Activer dans le menu à trois points, à côté du nom de l’utilisateur.

Est-il possible de gérer des utilisateurs avec un abonnement payant ? #

Oui, vous pouvez gérer les utilisateurs sur les plans gratuits et payants. Cependant, gardez à l’esprit que dans le cas de l’option payante, vous êtes facturé par siège d’utilisateur, alors assurez-vous de surveiller votre nombre d’utilisateurs.

Que se passe-t-il si je supprime un utilisateur de mon espace de travail ? #

Lorsque vous supprimez un utilisateur, il n’a plus accès à votre espace de travail. Cependant, toutes les saisies de temps qu’il a effectuées resteront dans les rapports, mais vous ne pourrez pas les filtrer.