Benutzer einladen und Rollen in deinem Arbeitsbereich zuweisen

Als Admin oder Besitzer im Arbeitsbereich ist deine Hauptaufgabe, Benutzer in deinem Arbeitsbereich zu verwalten. Dazu gehören das Einladen von Teammitgliedern, das Zuweisen von Rollen und die Verwaltung von Benutzerprofilen. Mit diesen Funktionen kannst du sicherstellen, dass dein Team den richtigen Zugriff hat, Zeiten effizient erfasst und verwaltet.

In diesem Leitfaden führen wir dich durch den Vorgang, wie du Benutzer einlädst, Rollen zuweist und Benutzereinstellungen verwaltest, um deinen Arbeitsbereich optimal einzurichten.

Benutzer in den Arbeitsbereich einladen #

Um loszulegen, musst du zuerst Teammitglieder in deinen Arbeitsbereich einladen, damit sie Zeit erfassen. Als Admin oder Besitzer bist du der Einzige, der Benutzer in einen Arbeitsbereich einladen kann.

So lädst du Benutzer ein:

1. Gehe zur Teamseite
2. Je nachdem, welche Art von Mitglied du hinzufügen möchtest, wechsle zum Tab Vollbenutzer oder Eingeschränkte Benutzer
3. Klicke auf Volle/Eingeschränkte Mitglieder hinzufügen
4. Gib die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den du einladen möchtest. Du kannst mehrere Benutzer gleichzeitig einladen, indem du die E-Mail-Adressen durch Kommas trennst oder sie einzeln eingibst
   Kostenloser Plan: Du kannst bis zu 5 Benutzer einzeln einladen
   Kostenpflichtiger Plan: Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern einladen
5. Sende die Einladung:
   • Klicke auf Hinzufügen, um die Einladung zu senden
   • Wenn du nicht möchtest, dass Benutzer die E-Mail sofort erhalten, kannst du die Option E-Mail-Einladung senden deaktivieren und die Einladungen später senden

Benutzer manuell einladen #

Wenn du Benutzer hinzugefügt hast, aber diese keine E-Mail-Einladung erhalten haben, kannst du die Einladung manuell erneut senden:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf die drei Punkte neben dem Benutzernamen
3. Wähle Einladungs-E-Mail senden

Einladung annehmen #

Sobald Benutzer eingeladen werden, erhalten sie eine E-Mail mit dem Aktivierungslink. 

So nimmst du die Einladung an:

1. Klicke auf den Aktivierungslink in der E-Mail
2. Bestätige die E-Mail: Du wirst aufgefordert, deine E-Mail-Adresse zu bestätigen
3. Starte die Zeiterfassung: Nach der erfolgreichen Bestätigung kannst du dich anmelden und mit der Zeiterfassung in deinem Arbeitsbereich beginnen

Wenn Benutzer bereits über ein Clockify-Konto verfügen, erhalten sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Clockify. Sie müssen auf Annehmen in der Benachrichtigung klicken, um dem Arbeitsbereich beizutreten.

Benutzerprofile verwalten #

As an Admin or Owner, you can edit team members’ profiles directly from the Team page. Here’s how:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des Mitglieds
3. Bearbeite das Profil
   • Lege den Wochenstart, Werktage und die tägliche Arbeitskapazität fest

Rollen zuweisen #

Du kannst verschiedene Rollen Benutzern zuweisen, um ihnen verschiedene Zugriffsrechte auf deinen Arbeitsbereich zu geben:

Admin-Rolle zuweisen #

So machst du einen Benutzer zum Admin:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf +Rolle neben dem Benutzer, den du zum Admin machen möchtest
3. Aktiviere das Kästchen Admin und klicke auf Speichern

Nur Arbeitsbereich-Besitzer können jemandem die Admin-Rolle wieder entziehen.

Besitzer-Rolle zuweisen #

So überträgst du die Inhaberschaft an einen Benutzer über dein CAKE.com-Konto:

1. Öffne deine Profileinstellungen oben rechts
2. Klicke auf die Schaltfläche CAKE.com-Konto verwalten
3. Du wirst zu deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet
4. Gehe zur Seite Mitglieder
5. Klicke auf das Arbeitsbereich-Mitglied, an das du die Inhaberschaft übernehmen möchtest
6. Öffne das Dreipunkt-Menü oben rechts
7. "Inhaberschaft übertragen" wählen

Sobald die Inhaberschaft übertragen wird, wirst du auf Admin herabgestuft und der neue Besitzer erhält die Benachrichtigung.

Weitere Informationen zur Übertragung der Inhaberschaft an einen anderen Benutzer findest du in diesem Artikel.

Benutzer deaktivieren und löschen #

Wenn du einen Benutzer deaktivieren oder löschen möchtest, befolge diese Schritte:

Benutzer deaktivieren #

1. Zur Seite Team gehen
2. Klicke auf die drei Punkte neben dem Benutzernamen
3. Wähle Deaktivieren

oder

Über ein CAKE.com-Konto:

1. Öffne deine Profileinstellungen oben rechts
2. Klicke auf die Schaltfläche CAKE.com-Konto verwalten
3. Du wirst zu deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet
4. Gehe zur Seite Mitglieder
5. Klicke auf das Arbeitsbereich-Mitglied, das du deaktivieren möchtest
6. Öfnne das Dreipunkt-Menü oben rechts
7. Wähle Deaktivieren

Sobald ein Benutzer deaktiviert ist, wird der Timer gestoppt und der Benutzer kann die Zeit nicht mehr erfassen, bis er wieder reaktiviert wird.

Benutzer müssen deaktiviert werden, bis sie aus einem Arbeitsbereich/einer Organisation gelöscht werden.

Benutzer reaktivieren #

1. Gehe zur Teamseite
2. Wähle Alle anzeigen oder Inaktive Benutzer anzeigen aus dem Dropdown-Menü aus
3. Klicke auf Aktivieren neben dem Benutzer, den du reaktivieren möchtest

Inaktive Benutzer erhalten keine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sie reaktiviert werden.

Benutzer löschen #

Du musst Benutzer über dein CAKE.com-Konto löschen:

1. Öffne deine Profileinstellungen oben rechts
2. Klicke auf die Schaltfläche CAKE.com-Konto verwalten
3. Du wirst zu deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet
4. Gehe zur Seite Mitglieder
5. Klicke auf das deaktivierte Arbeitsbereich-Mitglied, das du löschen möchtest
6. Öfnne das Dreipunkt-Menü oben rechts
7. Wähle Löschen

Der Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf den Arbeitsbereich und sein Name wird von der Teamseite gelöscht.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)  #

Wie lade ich Benutzer in meinen Arbeitsbereich ein? #

Um Benutzer einzuladen, gehe zur Teamseite. Dort klickst du je nach Art des Benutzers, den du einladen möchtest, im Tab Volle Benutzer oder Eingeschränkte Benutzer auf Neues Mitglied hinzufügen. Gib die E-Mail-Adressen der Benutzer ein und klicke auf Hinzufügen. Wenn du mehrere Benutzer einladen möchtest, kannst du auch mehrere E-Mails durch Kommas getrennt eingeben.

Kann ich Benutzer einladen, ohne sofort eine E-Mail zu senden? #

Ja, du kannst die Option Einladungs-E-Mail senden deaktivieren, wenn du zuerst alles einrichten und die Einladungen später manuell versenden möchtest.

Wie nehmen Benutzer die Einladung an? #

Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Nachdem sie auf den Link geklickt und ihre E-Mail-Adresse verifiziert haben, können sie sich anmelden und sofort mit der Zeiterfassung für deinen Arbeitsbereich beginnen.

Kann ich jemanden zum Admin machen? #

Ja, das kannst du. Als Admin oder <strong<Inhaber kannst du einen Benutzer zum Admin befördern, indem du auf der Teamseite neben seinem Namen auf +Rolle klickst und das Kästchen Admin aktivierst.

Was ist der Unterschied zwischen dem Deaktivieren und Löschen eines Benutzers? #

Das Deaktivieren eines Benutzers verhindert dessen Zugriff auf den Arbeitsbereich, ermöglicht es dir aber, ihn später ohne erneute Einladung zu reaktivieren.
Das Löschen eines Benutzers entfernt ihn dauerhaft aus dem Arbeitsbereich, und seine Daten erscheinen nicht mehr in Berichten.

Kann ich einen deaktivierten Benutzer reaktivieren? #

Ja, das kannst du. Um einen Benutzer zu reaktivieren, gehe zur Teamseite, wähle Alle anzeigen oder Inaktive Benutzer anzeigen und klicke im Dreipunkt-Menü neben dem Namen des Benutzers auf Aktivieren.

Kann ich Benutzer in einem kostenpflichtigen Preisplan verwalten? #

Ja, du kannst Benutzer sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Plänen verwalten. Beachte jedoch, dass du in einem kostenpflichtigen Plan pro Benutzerplatz abgerechnet wirst, stelle also sicher, dass du die Anzahl deiner Benutzer im Auge behältst.

Was passiert, wenn ich einen Benutzer aus meinem Arbeitsbereich entferne? #

Wenn du einen Benutzer löschst, verliert er den Zugriff auf deinen Arbeitsbereich. Alle von ihm vorgenommenen Zeiteinträge bleiben jedoch weiterhin in den Berichten erhalten, du kannst aber nicht mehr nach diesem Benutzer filtern.