Importar datos en Clockify

Si tienes datos históricos de planillas de horarios en Excel, o si vas a cambiar desde otras aplicaciones, puedes importar fácilmente los datos de tu espacio de trabajo en Clockify usando un archivo CSV, incluyendo los proyectos, tareas, clientes, etiquetas, entradas de tiempo y sus campos personalizados.

Contenido de esta guía: #

Tipos de importación
Antes de importar
Importar proyectos, clientes, tareas y etiquetas
Importar planillas de horarios y campos personalizados
Importar usuarios

Tipos de importación

Clockify admite tres tipos de importación:

• Proyectos, Clientes, Tareas y Etiquetas: Utiliza esta opción para configurar tu espacio de trabajo importando tu estructura organizativa existente desde un archivo u otra herramienta.
• Planillas de horarios: Utiliza esta opción cuando cambies de software y necesites migrar registros históricos de tiempo para mantener informes y registros de facturación continuos.
• Usuarios: Utiliza esta opción cuando necesites incorporar a un equipo o empresa grande de forma masiva.

Antes de importar

Para garantizar que tus datos se asignen correctamente y evitar fallos de importación, revisa primero estos requisitos.

Roles y suscripción

Datos	Rol de usuario	Plan de suscripción
Proyectos, clientes, tareas, etiquetas	Propietario/administrador del espacio de trabajo	Cualquier plan
Planillas de horarios		Solo planes de pago
Usuarios		Plan Standard y superiores

Campos de datos #

Utiliza esta guía al crear tu archivo CSV.

Nombre del campo	Definición	Tipo de importación	Regla de formato	Ejemplo
Correo electrónico	Identificador único del usuario	Importación de planillas de horarios	Debe coincidir con un correo electrónico de usuario activo en el espacio de trabajo	dev@company.com
Fecha de inicio	Fecha en que se registró la entrada	Importación de planillas de horarios	Debe coincidir exactamente con la configuración de tu perfil (p. ej., MM/DD/AAAA)	25/12/2025
Hora de inicio	Hora en que comenzó la entrada	Importación de planillas de horarios	Debe coincidir con la configuración de tu perfil (12h o 24h)	09:00 o 13:00
Duración	Duración de la entrada de tiempo	Importación de planillas de horarios	Debe coincidir con la configuración del espacio de trabajo (Reloj HH:mm o Decimal 1,5)	01:30 o 1,5
Proyecto	Nombre del proyecto	Opcional	Máximo 250 caracteres. Distingue entre mayúsculas y minúsculas según los proyectos existentes	Interfaz de usuario del sitio web
Cliente	Cliente asociado al proyecto	Opcional	Máximo 100 caracteres. Utiliza la sintaxis Proyecto: Clienteen la columna Proyecto para crear el enlace	ACME Corp
Tarea	Subunidad de un proyecto	Opcional	Máximo 1000 caracteres. El proyecto debe existir para poder importar la tarea	Corrección de errores
Descripción	Notas sobre el trabajo realizado	Opcional	Máximo 3000 caracteres. Solo texto sin formato	Documentación de la API actualizada
Etiqueta	Etiquetas de categoría	Opcional	Máximo 100 caracteres. Separa las etiquetas con una coma	Urgente, Interno
Facturable	Estado de facturación de la entrada	Opcional	Selecciona Sí/No. Si se deja en blanco, se hereda del proyecto	Sí
Campos personalizados	Metadatos definidos por el usuario	Función de pag	El encabezado debe coincidir exactamente con el nombre del campo creado en Clockify	NYC-Office

Requisitos de formato #

• Formato de archivo: Debe ser un archivo CSV (tamaño máximo: 10 MB)
• Encabezados: Todos los encabezados de columna deben estar en inglés y coincidir exactamente con las convenciones de nomenclatura de Clockify, incluso si tu aplicación está configurada en otro idioma
• Campos obligatorios: Si tienes habilitados campos obligatorios (como Tarea o Etiqueta) en la configuración de tu espacio de trabajo, esas columnas deben completarse en tu archivo CSV
• Límites de caracteres:
  • Descripción: 3000 
  • Tarea: 1000
  • Proyecto: 250
  • Cliente/Etiqueta: 100

Configuración de fecha y hora #

Follow this guide to check that you’re using the correct format for date and time in your CSV file.

Formato	Dónde comprobar la configuración	Ejemplo de incompatibilidad
Hora (12 horas/24 horas)	Configuración del perfil	Si tu CSV tiene 1:00 PM, pero tu configuración usa el formato de 24 horas, la importación fallará.
Duración (hh:mm:ss, etc.)	Configuración del espacio de trabajo	El formato de duración de tu CSV (por ejemplo, 1:30) no coincide con el formato establecido en tu espacio de trabajo.
Fecha (DD/MM/YYYY, etc.)	Configuración del perfil	El formato de fecha de tu CSV no coincide con el establecido en tu perfil.

Importar proyectos, clientes, tareas y etiquetas

¿Qué se importa?

En el plan gratuito, puedes importar:

• Proyectos
• Clientes
• Tareas
• Etiquetas

Paso 1: Crea tu archivo CSV #

Puedes crear tu archivo CSV siguiendo el formato a continuación:

Si no agrupas los proyectos por cliente, puedes eliminar la columna de cliente.

Paso 2: Sube tu archivo #

1. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo
3. Haz clic en la pestaña Importar
4. Arrastra y suelta el archivo en el recuadro designado o haz clic en el recuadro de subida para seleccionarlo

Paso 3: Revisa e importa tus datos #

1. Revisa la vista previa de tus datos
2. Haz clic en Importar si no hay errores

Paso 4: Consulta el resumen de importación #

Una vez que tus datos se hayan importado correctamente, accederás a la página Resumen de importación . Esta página desglosa los datos del proyecto importados, mostrándote cuántos proyectos, clientes, tareas y etiquetas se importaron. Puedes hacer clic en los enlaces para ver estos elementos con más detalle.

Importar planillas de horarios y campos personalizados

¿Qué se importa?

En planes de pago, puedes importar:

• Entradas de tiempo
  • Correos electrónicos
  • Proyecto
  • Cliente
  • Tarea
  • Etiquetas
  • Facturable
  • Descripción
  • Fecha de inicio
  • Hora de inicio
  • Duración
  • Descripción
  • Campos personalizados

Paso 1: Formatea los datos de la planilla de horarios #

Puedes crear tu propio archivo CSV con el siguiente formato:

• Columnas obligatorias:
  • Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del usuario
  • Fecha de inicio: Fecha en que se creó la entrada de tiempo
  • Hora de inicio: Hora en que comenzó la entrada
  • Duración: Número de horas registradas para una entrada de tiempo
• Las entradas de tiempo se importan según la zona horaria de la persona que realiza la importación.

Campos personalizados en la importación de planillas de horarios #

Los campos personalizados de entradas de tiempo (p. ej., ID de proyecto, kilometraje, etc.) se pueden importar junto con las planillas de horarios, siempre que el campo personalizado ya exista en tu espacio de trabajo. Es importante tener en cuenta que los campos personalizados importados solo serán visibles en las propias entradas de tiempo, no en todo el espacio de trabajo.

Ejemplo de campo personalizado en archivo CSV:

Las importaciones de campos personalizados se mostrarán en las entradas de tiempo del Rastreador de tiempo y del Informe detallado una vez importadas.

Paso 2: Inicia la importación #

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Importar
2. Selecciona tu archivo CSV o arrástralo y suéltalo en el cuadro de importación de datos
3. Confirma los formatos de fecha y hora utilizados en tu archivo en la ventana emergente

Paso 3: Verifica usuarios #

Clockify te notificará si tu archivo CSV contiene correos electrónicos de usuarios que aún no están en tu espacio de trabajo.

Paso 4: Revisión del resumen #

1. Revisa los datos en la vista previa
2. Haz clic en Importar

Una vez finalizado, el Resumen de importación te proporcionará enlaces a los datos importados en tu Informe detallado.

Importar usuarios

¿Qué se importa?

• Usuarios limitados: Para usuarios con acceso restringido
  • Nombre
• Usuarios completos: Para miembros del equipo estándar
  • Nombre
  • Correo electrónico
  • Rol
  • Proyectos gestionados
  • Grupos gestionados
  • Empleados gestionados
  • Gerente de equipo asignado
  • Grupo
  • Tarifa facturable
  • Tarifa de coste
  • Inicio de semana
  • Días laborables
  • Capacidad diaria de trabajo (horas)
  • Campo personalizado de usuario (p. ej., Departamento, Ubicación, etc.)

Paso 1: Crea archivo CSV #

Incluye todas las columnas necesarias al crear el archivo.

La dirección de correo electrónico es obligatoria para la Importación de usuarios completos. Si se añade un usuario como gerente, también debes completar las columnas Proyectos gestionados/Grupos gestionados/Empleados gestionados.

Ejemplo de importación de usuarios completos en formato CSV

En una Importación de usuarios limitados, el Nombre es el único campo obligatorio.

Valores múltiples

Para asignar múltiples roles, proyectos gestionados, empleados gestionados o grupos a un solo usuario, separa cada entrada con una coma.

Asociación de proyecto y cliente

Si un proyecto pertenece a un cliente específico (por ejemplo, Proyecto A bajo Cliente A), usa el siguiente formato en la columna Proyectos gestionados:

Nombre del proyecto:Nombre del cliente

El sistema reconocerá automáticamente el proyecto y su cliente asociado usando esta sintaxis.

Campo personalizado de usuario en la importación de usuarios #

Al importar usuarios, puedes incluir campos personalizados de usuarios como Departamento, Ubicación o ID de empleado. Asegúrate de que estos campos personalizados ya estén configurados en el espacio de trabajo antes de iniciar la importación.

Ejemplo de campo personalizado de usuario en CSV

Paso 2: Sube tu archivo #

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Importar
2. Haz clic en el botón de subir
3. Selecciona el archivo CSV que quieres importar

Paso 3: Revisa tus datos #

1. Verifica que todos los datos sean correctos y estén correctamente mapeados en la tabla
2. Haz clic en Importar si no hay errores

Al añadir administradores, aparecerá una ventana emergente que te informará de sus privilegios. Haz clic en Confirmar para continuar.

Paso 4: Consulta el resumen de importación #

Una vez completada la importación correctamente, la página Resumen de importación mostrará el número de usuarios añadidos. Haz clic en Total de usuarios nuevos para ir a la página Equipo y ver los usuarios recién importados. 

Preguntas frecuentes #

¿Puedo importar los datos del cliente (dirección, correo electrónico)?

No. Actualmente, la herramienta de importación CSV solo admite la importación del nombre del cliente. Los detalles adicionales, como la dirección, el correo electrónico o las notas, deben agregarse manualmente editando el perfil del cliente después de su creación.

He cometido un error, ¿cómo puedo deshacer/eliminar los datos importados?

Para eliminar datos importados incorrectamente, debes eliminar las entradas manualmente. Para eliminar varios elementos a la vez, ve a la página correspondiente (por ejemplo, Rastreador, Proyectos, o Clientes), usa la función de Edición masiva para seleccionar los elementos y elige Eliminar.

¿Qué sucede si ya existe un proyecto con el mismo nombre? ¿Se duplicará?

No. Clockify compara los proyectos por nombre (distingue entre mayúsculas y minúsculas). Si el nombre del proyecto en tu archivo CSV coincide exactamente con un proyecto existente en tu espacio de trabajo, el sistema lo reconocerá y asignará las tareas o entradas de tiempo importadas a ese proyecto existente en lugar de crear un duplicado.

¿Puedo importar gastos usando la herramienta CSV?

No. La herramienta de importación actualmente admite registros de tiempo, proyectos, clientes, tareas, etiquetas y usuarios. Los gastos no se pueden importar mediante CSV y deben agregarse manualmente o a través de la API de Clockify.

¿Puedo importar solicitudes de tiempo libre o vacaciones?

No. El proceso de importación CSV está diseñado para planillas de horarios históricas y metadatos del espacio de trabajo (como proyectos y usuarios). Los registros y saldos de tiempo libre no se pueden importar mediante la herramienta CSV y deben gestionarse dentro de la función de Tiempo Libre o a través de la API.

¿El importador comprueba automáticamente si hay entradas duplicadas?

No. Clockify no tiene una función integrada de detección de duplicados para las importaciones CSV. Si tu archivo contiene entradas que ya existen en tu espacio de trabajo, el sistema las importará de nuevo, lo que generará duplicados. Se recomienda revisar cuidadosamente tu archivo CSV antes de cargarlo.