Daten in Clockify importieren

Wenn du historische Zeiterfassungsdaten in Excel gespeichert hast oder von anderen Apps zu uns wechselst, kannst du deine Arbeitsbereichs-Daten – einschließlich Projekte, Aufgaben, Kunden, Tags, Zeiteinträge und deren benutzerdefinierte Felder – ganz einfach mithilfe einer CSV-Datei in Clockify importieren.

Der Importvorgang von Clockify ist so gestaltet, dass er dich Schritt für Schritt anleitet und dir hilft, Fehler zu erkennen, bevor du den Import abschließt.

Daten und Berechtigungen importieren   #

Data	Benutzerrolle	Subscription plan
Projekte, Kunden, Aufgaben, Tags	Besitzer/Admin	Jedes Abonnement
Arbeitszeittabellen	Besitzer/Admin	Nur kostenpflichtige Abonnements
Benutzer (in Kürze verfügbar)	Besitzer/Admin	Standard-Abo oder höher

Import-Details #

• Dateigröße: Die maximale Dateigröße für jede CSV-Datei beträgt 10 MB.
• Import-Limit: Du kannst bis zu 1.000 Nutzer pro Datei importieren.
• SCIM: Wenn SCIM aktiviert ist, musst du die Nutzer über deinen Identity Provider (IdP) verwalten und nicht über dieses CSV-Tool.
• Hinweis zum Testzeitraum: Der Nutzer-Import wird während des kostenlosen Testzeitraums nicht unterstützt.

Daten formatieren #

Damit der Import erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen deine CSV-Daten mit dem von Clockify benötigten Format übereinstimmen.

Vorlagen herunterladen (empfohlen)

Der einfachste Weg, deine Daten korrekt zu formatieren, ist der Download unserer vorgefertigten Vorlagen. 

So funktioniert es: 

1. Klicke auf die drei Punkte neben deinem Arbeitsbereichsnamen
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Klicke auf den Tab Import
4. Klicke auf die entsprechende Schaltfläche (Zeiterfassungen, Projekte und Kunden oder Benutzer), um die richtige Datei herunterzuladen

Für den Nutzer-Import kannst du zwischen folgenden Optionen wählen: 

• Eingeschränkte Benutzer: Für Benutzer mit begrenztem Zugriff (Name erforderlich)
• Vollständige Benutzer: Für Standard-Teammitglieder (E-Mail erforderlich)

Englische Spaltenüberschriften verwenden #

Alle CSV-Spaltenüberschriften müssen auf Englisch verfasst sein und exakt den Bezeichnungen in deinen Arbeitsbereichseinstellungen entsprechen – selbst wenn du die App in einer anderen Sprache nutzt.

Alle erforderlichen Spalten einschließen 

• Zeit-Import: E-Mail, Startdatum, Startzeit und Dauer sind erforderlich
• Vollständiger Benutzer-Import: Die E-Mail ist immer erforderlich. Wenn die Rolle „Projektmanager“ oder „Teammanager“ zugewiesen wird, müssen auch die „Managing“-Spalten ausgefüllt werden
• Eingeschränkter Benutzer-Import: Der Name ist das einzige Pflichtfeld

Mehrere Werte

Um einem Benutzer mehrere Rollen, verwaltete Projekte, verwaltete Mitarbeiter oder Gruppen zuzuweisen, trenne die einzelnen Einträge jeweils durch ein Komma.

Projekt- und Kundenzuordnung

Wenn ein Projekt zu einem bestimmten Kunden gehört (z. B. Projekt A unter Kunde A), verwende in der Spalte Verwaltete Projekte das folgende Format:

Projektname: Kundenname

Das System erkennt durch diese Schreibweise automatisch das Projekt und den dazugehörigen Kunden.

Optionale Felder

Die folgenden Felder sind optional. Wenn sie leer gelassen werden, wendet das System automatisch deine Arbeitsbereich-Standardeinstellungen an: 

• Tägliche Arbeitskapazität
• Abrechnungs- und Kostensätze
• Arbeitstage und Wochenbeginn

Import starten #

So startest du den Importvorgang: 

1. Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen
2. Klicke auf den Tab Import
3. Ziehe eine CSV-Datei per Drag & Drop oder lade sie von deinem Computer hoch 
4. Befolge den Prozess zur zweistufigen Verifizierung:

Schritt 1: Daten prüfen (Vorschau-Bildschirm) #

Nach dem Hochladen deiner Datei wird eine Vorschau angezeigt. Hier kannst du die Daten überprüfen und eventuelle Probleme beheben, bevor du fortfährst. 

Fehlererkennung 

Zeilen und Fehler werden automatisch markiert. Nutze die Option Nur Zeilen mit Fehlern anzeigen, um die Liste schnell zu filtern und zu sehen, was behoben werden muss. 

Fehler beheben und erneut hochladen

Clockify erkennt gängige Trennzeichen (Kommas und Semikolons) automatisch. Wenn eine Spaltenbezeichnung nicht erkannt wird, wird sie mit einer Warnung markiert und diese Daten werden nicht importiert.

Wenn du Fehler findest, die du beheben musst, kannst du die Datei extern bearbeiten und die korrigierte Version direkt in diesem Schritt in Clockify hochladen.

Spezifische Prüfungen für Arbeitszeittabellen-Daten #

Wenn du Zeiterfassungsdaten importierst, musst du das in deiner Datei verwendete Datumsformat bestätigen.
Du wirst außerdem benachrichtigt, wenn du Zeiterfassungsdaten für Benutzer importierst, die noch nicht in deinem Arbeitsbereich vorhanden sind, sodass du diese zuerst hinzufügen kannst.  

Admin-Import

Wenn du Nutzer mit der Admin-Rolle importierst, musst du deren Berechtigungen verifizieren.

Fehlende Benutzerplätze

Falls nicht genügend Plätze für neue Nutzer vorhanden sind, kannst du sofort weitere Plätze kaufen oder den Import abbrechen, um deine Liste noch einmal zu überprüfen.

Schritt 2: Import-Zusammenfassung #

Sobald du deine Daten überprüft und auf Importieren geklickt hast, zeigt eine Fortschrittsleiste den Importstatus an. Nach Abschluss zeigt eine Zusammenfassung die Ergebnisse: 

• Arbeitszeittabellen/Projekte: Link zu den importierten Daten
• Benutzer: Aufschlüsselung der neuen Admins, Manager und Mitglieder mit Links zu deiner Teamseite

Datum- und Zeitformate überprüfen  #

Die Formate in der CSV-Datei müssen mit denen in deinem Clockify-Konto übereinstimmen.

Format	Wo du Einstellungen überprüfst	Beispiel für Abweichung
Uhrzeit (12-Stunden / 24-Stunden)	Profileinstellungen	Wenn deine CSV-Datei "1:00 PM" enthält, deine Einstellungen jedoch das 24-Stunden-Format verwenden, schlägt der Import fehl.
Dauer (hh:mm:ss, usw.)	Arbeitsbereich-Einstellungen	Das Dauerformat deiner CSV-Datei (z. B. 1:30) stimmt nicht mit dem in deinem Arbeitsbereich festgelegten Format überein.
Datum (DD/MM/JJJJ, usw.)	Profileinstellungen	Das Datumsformat deiner CSV-Datei stimmt nicht mit dem in deinem Profil festgelegten Format überein.

Maximale Zeichenbegrenzung #

• Beschreibung: 3000
• Aufgabe: 1000
• Projekt: 250
• Kunde: 100
• Tag: 100

Benutzerdefinierte CSV-Vorlage importieren #

Du kannst Daten auch dann importieren, wenn du sie anders strukturiert oder benannt hast. Clockify aktualisiert deine herunterladbaren CSV-Vorlagen automatisch, sodass sie den benutzerdefinierten Namen entsprechen, die du in deinem Arbeitsbereich festgelegt hast, anstatt die Standardwerte von Clockify (Projekt, Kunden, Aufgaben) zu verwenden.

Du könntest zum Beispiel „Projekte“ in „Epics“, „Kunden“ in „Features“ und „Aufgaben“ in „Issues“ umbenannt haben.

Du kannst dies in deinen Arbeitsbereichseinstellungen ändern:

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben deinem Arbeitsbereichsnamen
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Suche den Abschnitt Zeit organisieren nach
4. Klicke auf das Dropdown-Menü und wähle Benutzerdefiniert
5. Gib den gewünschten Namen ein

Benutzerdefinierte Importvorlage verwenden #

Nachdem du in deinen Arbeitsbereichseinstellungen benutzerdefinierte Namen vergeben hast, kannst du mit dem Import beginnen.

1. Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen
2. Klicke auf den Tab Import
3. Klicke auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Vorlage unten rechts
4. Lade die CSV-Datei herunter 

Deine benutzerdefinierten Namen sollten nun als Spaltenüberschriften in der Vorlage erscheinen.

Obwohl deine Spaltenüberschriften jetzt deiner individuellen Terminologie entsprechen (wie zum Beispiel „Epic“ oder „Feature“), muss die Formatierung der Daten innerhalb der Spalten (wie Datums- und Zeitformate) weiterhin den Standard-CSV-Regeln von Clockify entsprechen.

Wichtige Hinweise #

• Alle importierten Nutzer erhalten eine Einladung per E-Mail. Bestehende Clockify-Nutzer loggen sich einfach ein, um die Einladung anzunehmen
• Neue Nutzer werden aufgefordert, sich zu registrieren, wobei der in der CSV-Datei angegebene Name als Benutzername vorgeschlagen wird
• Pflichtfelder beim Zeitimport: E-Mail, Startdatum, Startzeit, Dauer
• Optionale Felder beim Zeitimport: Abrechenbar, Beschreibung, Projekt, Aufgabe, Kunde, Tag (falls ein Pflichtfeld aktiviert ist, ist es auch in CSV erforderlich)
• Falls du Projekte nicht nach Kunden gruppierst, solltest du die Kundenspalte in der CSV-Datei entsprechend umbenennen
• Enddatum und Endzeit werden anhand der Startzeit und Dauer automatisch berechnet
• Zeiteinträge werden entsprechend der Zeitzone der Person importiert, die den Import ausführt
• Wenn du den abrechenbaren Status eines Eintrags nicht genau angibst, wird er aus seinem Projekt übernommen