Zeiten von Mitgliedern verwalten

Als Teammanager oder Admin kannst du Zeiteinträge und Ausgaben, die von Mitgliedern deines Arbeitsbereichs oder Teams eingereicht wurden, überprüfen und verwalten.

Stelle dir vor, dass du Abteilungsmanager bist, der für die Leitung eines Marketingteams zuständig ist. Jedes Teammitglied reicht seine erfassten Zeiteinträge und Ausgaben für verschiedene Marketingkampagnen und -projekte ein. Als Manager kontrollierst du diese Einreichungen, um die Genauigkeit der erfassten Stunden und Ausgaben zu überprüfen und so sicherzustellen, dass sie mit Projektbudgets und dem Kundenvertrag übereinstimmen.

Berechtigungen #

Der Zugriff auf Verwaltungsfunktionen hängt von deinem Abonnement-Level und deiner Benutzerrolle ab:

• Zeitmanagement: Verfügbar ab dem Standard-Plan.
• Ausgabenmanagement: Verfügbar ab dem Pro-Plan.

Aktion	Arbeitsbereich-Admin	Teammanager
Erinnerungen senden	✅	✅ (Nur eigenes Team)
Zeit für andere einreichen	✅	✅ (Nur eigenes Team)
Genehmigte Zeit zurückziehen/bearbeiten	✅	❌

Fehlende Zeiten identifizieren #

Es gibt zwei Möglichkeiten, Teammitglieder zu finden, für die keine genehmigten Zeiten vorliegen (Teammitglieder, die vergessen haben, ihre Arbeitszeittabellen auszufüllen und einzureichen):

Option 1: Wochenbericht #

1. Gehe zu Wochenbericht
2. Gruppiere Berichte nach Benutzern
3. Wähle die Woche, die du überprüfen möchtest
4. Click the Status filter
5. Choose Approved and click Apply filter
6. Auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen" klicken

Option 2: Genehmigungsseite #

1. Gehe zur Seite Genehmigungen page
2. Wähle den Tab Nicht eingereicht
3. Klicke aufBenutzer ohne Zeit anzeigen
4. Klicke auf An Erfassung und Einreichung erinnern 
5. Überprüfe die Liste der Teammitglieder, die eine Erinnerung erhalten
6. Klicke auf Senden, um die Aktion abzuschließen

Dadurch:

• Teammitglieder, die ihre Arbeitszeittabelle nicht eingereicht haben, erhalten eine E-Mail-Erinnerung zur Einreichung 
• Teammitglieder mit nicht erfassten Zeiten erhalten eine Erinnerung, ihre Zeiten zu loggen und ihre Arbeitszeittabellen einzureichen

Teammitglieder an die Zeiteinreichung erinnern

Administratoren und Teammanager (für Mitglieder ihres eigenen Teams) können prüfen, ob Teammitglieder ihre Zeiteinträge während der Woche hinzugefügt haben, und Erinnerungen an diejenigen senden, die keine Zeiten erfasst oder ihre Arbeitszeittabellen nicht eingereicht haben.

Diese Funktion ist Teil de Genehmigungsfunktion und steht allen zur Verfügung, die Genehmigungen in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert haben.

Teammitglieder, die ihre Zeit während der Woche nicht geloggt haben, werden im Tab Nicht eingereicht angezeigt.

Inaktive Mitglieder und Mitglieder mit eingeschränktem Zugriff werden im Tab „Nicht eingereicht“ nicht aufgeführt.

So sendest du Erinnerungen bei nicht eingereichten Zeiten:

1. Gehe zu Genehmigungen
2. Klicke auf den Tab Nicht eingereicht
3. Klicke auf die Schaltfläche An Einreichung erinnern oben rechts
4. Klicke auf Senden im Pop-up-Fenster

Alternativ kannst du eine Arbeitszeittabelle für ein Teammitglied einreichen, indem du auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen klickst und anschließend Einreichen auswählst.  

Genehmigte Arbeitszeittabellen ändern #

Genehmigte Arbeitszeittabellen sind gesperrt und können nicht geändert oder bearbeitet werden – selbst dann nicht, wenn du die Genehmigungsfunktion deaktivierst oder ein Downgrade des Kontos vornimmst.

Reguläre Benutzer können dennoch neue Stunden für einen bereits genehmigten Zeitraum hinzufügen, sofern diese Daten nicht anderweitig gesperrt sind. Diese neue Zeit muss den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen. Der Manager kann dann nur die zusätzlich hinzugefügte Zeit genehmigen oder ablehnen; die zuvor genehmigte Zeit bleibt unverändert.

Genehmigung zurückziehen #

1. Gehe zu Genehmigungen
2. Wähle den Tab Archivieren
3. Suche den Zeitraum aus, der korrigiert werden muss
4. Klicke auf die Genehmigungsanfrage, um die Details zu öffnen
5. Klicke oben rechts auf Genehmigung zurückziehen
6. Hinterlasse eine Notiz mit Details dazu, was falsch war, warum und was geändert werden muss
7. Klicke auf Zurückziehen

Sobald eine Zeitgenehmigung zurückgezogen wird, können die entsprechenden Zeiteinträge wieder bearbeitet werden.

• Wer kann bearbeiten: Administratoren können zurückgezogenen Einträge im Detaillierten Bericht bearbeiten, während Teammitglieder dies auf ihrer Arbeitszeittabelle- oder Timer-Seite tun können
• Benachrichtigungen: Das Teammitglied und alle Administratoren erhalten eine E-Mail mit der Notiz zum Rückzug der Genehmigung.
• Audit-Trail:Zu Revisionszwecken wird eine dauerhafte Kopie der zuvor genehmigten Zeiteinträge, einschließlich der ursprünglichen Stundensätze, in den Bereich Zurückgezogen verschoben.

Zurückgezogene Zeiteinträge prüfen #

Um alle zurückgezogenen Zeiteinträge einzusehen:

1. Gehe zu Genehmigungen
2. Wähle den Tab Archivieren
3. Klicke auf den Filter Alle anzeigenfilter
4. Wähle Zurückgezogene anzeigen
5. Wähle das Teammitglied aus, um dessen zurückgezogene Zeiteinträge zu sehen