Suivi du temps et des dépenses

Soumettre le temps et les dépenses à l'approbation

Les membres de l'équipe peuvent soumettre leurs feuilles de temps et leurs dépenses hebdomadaires et mensuelles pour approbation. En tant qu'administrateur/gestionnaire, vous devez examiner ces soumissions pour vérifier les heures facturables et les dépenses du projet avant de les approuver pour la facturation au client. 

Temps

L'approbation du temps est une fonctionnalité payante, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Enterprise.

Dépenses 

Pour soumettre des dépenses à l'approbation, vous devez activer le Suivi des dépenses dans les paramètres de l'espace de travail. Ainsi, lorsque vous soumettez des heures suivies à l'approbation, des dépenses suivies seront également soumises pour cette période et vice versa. 

L'approbation des dépenses est une fonctionnalité payante que vous pouvez activer en mettant à niveau vers le plan Pro ou Enterprise.

Pour plus d'informations sur le processus d'approbation, consultez la rubrique Approuver le temps et les dépenses.

Soumettre le temps #

Les utilisateurs réguliers peuvent soumettre leur temps via le suivi du temps ou la feuille de temps.

Soumettre le temps dans le suivi du temps :

  1. Cliquez sur Soumettre sous la semaine ou le mois approprié
  2. Une fenêtre s'ouvre avec tous les temps et dépenses suivis pour cette semaine ou ce mois, listés pour approbation
  3. Cliquez sur Soumettre pour terminer l'action

Les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent également soumettre des heures dans la page Approbations

  1. Allez à la page Approbations
  2. Sélectionnez l'onglet Non soumis 
  3. Cliquez sur l'onglet trois points et Soumettre
  4. Dans la fenêtre contextuelle Soumettre pour approbation, cliquez sur Soumettre pour confirmer l'action

Les feuilles de temps sont toujours modifiables lorsque la période de temps ou les dépenses sont en attente d'approbation. Les modifications apportées aux feuilles de temps en attente sont automatiquement reflétées et affichées lors de l'approbation des heures. Toutes les feuilles de temps approuvées sont verrouillées de façon permanente. Même les administrateurs ne peuvent pas modifier les feuilles de temps approuvées, du moins pas sans laisser une trace écrite permanente.)

Soumettre des dépenses #

Les dépenses ajoutées apparaissent dans la page Dépenses.

Pour soumettre les dépenses à l'approbation : 

  1. Cliquez sur le bouton Soumettre au-dessus de l'étiquette Dépense que vous avez créée 
  2. L'écran de confirmation de soumission à l'approbation s'affiche avec le délai spécifié et les dépenses
  3. Cliquez sur SOUMETTRE

Les dépenses soumises qui n'ont pas encore été approuvées ont la balise Approbation en attente.

Si vous survolez la balise d'approbation en attente, vous verrez le nom de l'utilisateur qui a soumis les dépenses. En cliquant sur le X, vous pouvez retirer l'approbation. Si vous le faites, un administrateur ne pourra pas approuver les heures et les dépenses à moins que vous ne les envoyiez à nouveau.  

Les administrateurs peuvent modifier les approbations de dépenses en attenteLes chefs d'équipe peuvent effectuer cette action pour les membres de leur équipe.

Les dépenses peuvent également être soumises pour approbation à partir de la feuille de temps et du suivi du temps, comme indiqué dans les instructions ci-dessus.

Retrait de la demande d'approbation #

Si une erreur ou une correction est nécessaire, vous pouvez retirer la demande.

Seules les demandes en cours peuvent être retirées.

Pour retirer votre demande d'approbation :

  1. Cliquez sur X dans la balise En attente
  2. La fenêtre contextuelle La fenêtre contextuelle s'affiche

Cliquez sur Retirer pour terminer le processus.

Une fois que vous avez retiré votre période en attente, la demande d'approbation disparaît et vous pouvez soumettre une nouvelle période lorsque vous êtes prêt.

Dates verrouillées

  • PEUT soumettre des feuilles de temps
  • NE PEUT pas modifier les heures puisque les entrées sont verrouillées de façon permanente une fois approuvées

Propriétaire/Admin

  • Soumettre une feuille de temps pour n'importe quel utilisateur 
  • Voir le nombre d'heures de congé approuvées

Chef d'équipe 

  • Soumettre une feuille de temps pour les membres de son équipe
  • Voir le nombre d'heures de congé approuvées 

Soumettre des heures sur l'application mobile   #

You can also submit time on the mobile phone via Clockify’s mobile app.

Pour plus d'informations, consultez les articles du centre d'aide iOS et Android

 

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