Soumettre le temps et les dépenses à l’approbation
Les utilisateurs peuvent soumettre leurs feuilles de temps et leurs dépenses hebdomadaires, mensuelles et bimensuelles pour approbation. En tant qu'administrateur/chef d'équipe, vous devez examiner ces soumissions pour vérifier les heures facturables et les dépenses du projet avant de les approuver pour la facturation au client.
La validation des heures est une fonctionnalité payante que vous pouvez activer en passant à la formule Standard, Pro ou Enterprise pour votre espace de travail. La validation des dépenses est également une fonctionnalité payante disponible dans les formules Pro et Enterprise.
Pour soumettre des dépenses à l’approbation, vous devez activer le suivi des dépenses dans les paramètres de l’espace de travail. Ainsi, lorsque vous soumettez le temps suivi pour approbation, les dépenses suivies seront également soumises pour cette période et vice versa.
Pour plus d'informations sur le processus d'approbation, consultez la rubrique Approuver le temps et les dépenses.
Soumettre le temps à l’approbation #
Utilisateurs standards #
Les utilisateurs standards peuvent soumettre leur temps via le Suivi du temps ou la Feuille de temps.
Pour soumettre des heures dans le Suivi du temps :
- Ouvrez la page de Suivi du temps
- Choisissez la saisie en attente que vous souhaitez soumettre à l’approbation
- Cliquez sur Soumettre pour approbation
- Cliquez sur Soumettre pour terminer l’action
Pour soumettre le temps dans la Feuille de temps :
- Ouvrez la page Feuille de temps
- Choisissez la période que vous souhaitez soumettre pour approbation
- Cliquez sur Soumettre pour approbation dans le coin inférieur droit de la page
- Cliquez sur Soumettre dans la fenêtre contextuelle pour confirmer l’action
- Cliquez sur Soumettre pour terminer l’action
Modifier les demandes en attente #
Si une feuille de temps ou une demande de remboursement a déjà été soumise et est toujours en attente, vous pouvez modifier les saisies existantes ou en ajouter de nouvelles pour cette même période sans avoir à soumettre une nouvelle demande.
Ajouter une saisie de temps à une demande en attente (Feuille de temps) #
Si vous ajoutez de nouvelles saisies de temps ou de nouvelles dépenses à une période qui a déjà été soumise pour validation, vous pouvez choisir d'inclure ces nouveaux éléments dans la demande en attente existante ou de les conserver séparément.
- Accédez à la page Feuille de temps
- Cliquez sur Sélectionner un projet pour ajouter une nouvelle tâche
- Indiquez la durée dans la colonne « Jour »
- Cliquez sur Soumettre les modifications
La demande existante sera automatiquement mise à jour pour inclure la nouvelle saisie.
Si vous choisissez de ne pas intégrer les modifications à la demande en attente de validation, votre page Feuille de temps affichera les nouvelles saisies, mais le responsable ne verra que la version initiale dans la section Approbations.
Ajouter une saisie de temps à une demande en attente (Suivi du temps) #
Pour ajouter une nouvelle saisie de temps à une demande en attente sur la page « Suivi du temps » :
- Accédez au suivi du temps
- Passez en mode manuel en tapant m ou en cliquant sur l’icône de la note (au-dessus du minuteur)
3. Saisissez la description de la tâche, le projet, la date, l'heure de début et l'heure de fin
4. Cliquez sur Ajouter
5. Faites défiler vers le bas jusqu’à la plage horaire de la nouvelle saisie
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications
7. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l’opération
La nouvelle saisie d’heures devrait être accompagnée d’une croix orange claire, tout comme les autres éléments en attente.
Modifier les saisies rejetées #
Vous pouvez modifier les saisies rejetées dans « Feuille de temps » ou « Suivi du temps », puis valider les modifications ou les enregistrer pour plus tard.
- Accédez à la feuille de temps ou au suivi du temps
- Modifiez la saisie rejetée
- Cliquez sur Soumettre pour approbation
- Cliquez sur Soumettre dans la fenêtre contextuelle
Administrateurs et chefs d'équipe #
Si vous êtes un administrateur ou un chef d'équipe, vous pouvez également soumettre des heures dans la page Approbations.
Pour ce faire, procédez de la manière suivante :
- Allez à la page Approbations
- Sélectionnez l'onglet Non soumis
- Cliquez sur les trois points et sur Soumettre
- Dans la fenêtre contextuelle Soumettre pour approbation, cliquez sur Soumettre pour confirmer l'action
Les feuilles de temps restent modifiables tant qu’elles sont en attente, les modifications étant automatiquement mises à jour pendant le processus de validation. Une fois validées, elles sont définitivement verrouillées. Même les administrateurs ne peuvent y apporter de modifications sans laisser une trace écrite permanente.
Soumettre les dépenses #
Les dépenses peuvent être soumises pour approbation et ensuite approuvées uniquement par l’administrateur ou le chef d’équipe.
Les dépenses ajoutées apparaissent dans la page Dépenses.
Pour soumettre les dépenses à l'approbation :
- Cliquez sur le bouton Soumettre au-dessus de l'étiquette Dépense que vous avez créée
- L'écran de confirmation de soumission à l'approbation s'affiche avec le délai spécifié et les dépenses
- Cliquez sur Soumettre
Les dépenses soumises qui n'ont pas encore été approuvées ont la balise Approbation en attente.
Survoler l’étiquette Approbation en attente affiche le nom du contributeur. En cliquant sur Retirer l’approbation en attente, l’approbation est annulée, empêchant l’approbation par un administrateur ou un manager sans nouvelle soumission.
Les administrateurs peuvent modifier les demandes de dépenses en attente d’approbation. Les chefs d’équipe peuvent effectuer cette action pour les membres de leur équipe.
Les dépenses peuvent également être soumises pour approbation à partir de la feuille de temps et du suivi du temps, comme indiqué dans les instructions ci-dessus.
Ajouter une dépense à la demande en attente #
Vous pouvez ajouter une nouvelle dépense à une demande en attente.
- Accédez à Dépenses
- Cliquez sur Ajouter une dépense
- Saisissez les détails de votre dépense
- Cliquez sur Créer
- Cliquez sur le lien Soumettre les modifications en haut du tableau
- Cliquez sur Soumettre dans la fenêtre de confirmation
Votre nouvelle dépense devrait désormais être ajoutée aux autres dépenses déjà soumises pour approbation.
Soumettre en bloc pour d’autres personnes #
Soumettez simultanément plusieurs feuilles de temps non soumises provenant d’autres utilisateurs et améliorez le processus d’approbation.
Cette action peut être effectuée par les administrateurs de l’espace de travail et les chefs d’équipe.
Pour soumettre en bloc les feuilles de temps d'autres personnes :
- Accédez à la page Approbation et sélectionnez l’onglet Non soumis
- Cochez les cases en regard des feuilles de temps que vous souhaitez soumettre
- Cochez la case en haut de la colonne pour sélectionner toutes les feuilles de temps de cette période de soumission
- Cliquez sur Soumettre pour confirmer l’action dans la fenêtre contextuelle
Retirer la demande d’approbation #
Si une erreur ou une correction est nécessaire, vous pouvez retirer la demande.
Seules les demandes en cours peuvent être retirées.
Pour retirer votre demande d'approbation :
- Accédez au suivi du temps
- Cliquez sur Retirer en attente
- Cliquez sur Retirer pour terminer la procédure
Une fois que vous avez retiré votre période en attente, la demande d'approbation disparaît et vous pouvez soumettre une nouvelle période lorsque vous êtes prêt.
Dates verrouillées
- PEUT soumettre des feuilles de temps
- NE PEUT pas modifier les heures puisque les saisies sont verrouillées de façon permanente une fois approuvées
Propriétaire/Admin
- Peut soumettre une feuille de temps pour n’importe quel utilisateur
Chef d’équipe
- Peut soumettre une feuille de temps pour les membres de son équipe
Soumettre le temps sur l’appli mobile #
Vous pouvez également soumettre vos heures sur votre téléphone portable via l’appli mobile Clockify.