Soumettre le temps et les dépenses à l’approbation
Les utilisateurs peuvent soumettre leurs feuilles de temps et leurs dépenses hebdomadaires, mensuelles et bimensuelles pour approbation. En tant qu'administrateur/chef d'équipe, vous devez examiner ces soumissions pour vérifier les heures facturables et les dépenses du projet avant de les approuver pour la facturation au client.
Time approval is a paid feature, which you can enable by mettant à niveau your workspace to Standard, Pro, or Enterprise plan. Expense approval is also a paid feature available on the Pro and Enterprise plans.
Pour soumettre des dépenses à l’approbation, vous devez activer le suivi des dépenses dans les paramètres de l’espace de travail. Ainsi, lorsque vous soumettez le temps suivi pour approbation, les dépenses suivies seront également soumises pour cette période et vice versa.
For more information on the approval process, check out Approuver le temps et les dépenses.
Soumettre le temps à l’approbation #
Utilisateurs standards #
Les utilisateurs standards peuvent soumettre leur temps via le Suivi du temps ou la Feuille de temps.
Pour soumettre des heures dans le Suivi du temps :
- Ouvrez la page de Suivi du temps
- Choisissez la saisie en attente que vous souhaitez soumettre à l’approbation
- Click Submit for approval
- Cliquez sur Soumettre pour terminer l’action
Pour soumettre le temps dans la Feuille de temps :
- Ouvrez la page Feuille de temps
- Choisissez la période que vous souhaitez soumettre pour approbation
- Cliquez sur Soumettre pour approbation dans le coin inférieur droit de la page
- Cliquez sur Soumettre in the pop-up window to confirm the action
- Cliquez sur Soumettre pour terminer l’action
Edit pending requests #
If a timesheet or expense request is already submitted and is still En attente, you can modify existing entries or add new ones for that same date range without needing to submit a new request.
Add time entry to pending request (Timesheet) #
If you add new time entries or expenses to a period that has already been submitted for approval, you can choose whether to include these new items in the existing pending request or keep them separate.
- Accédez à Feuille de temps .
- Cliquez sur Select Project to add a new task
- Enter the duration on the day column
- Cliquez sur Submit Changes
The existing request will be automatically updated to include the new entry.
If you choose not to add changes to the pending approval, your Feuille de temps page will show the new entries, but the manager will only see the original submission in the Approbations .
Add time entry to pending request (Time Tracker) #
To add new time entry to a pending request in the Time Tracker page:
- Allez dans Suivi du temps
- Shift to manual mode by typing m or clicking the note icon (above the timer)
3. Add the task description, project, date, start time and end time
4. Cliquez sur Ajouter
5. Scroll down to the time range of the new entry
6. Click Submit changes
7. Click Soumettre pour confirmer l'action
The new time entry should have a light orange checkmark just like the other pending items.
Edit rejected entries #
You can edit rejected entries in Timesheet or Time Tracker and submit the changes or save them for later.
- Allez dans Feuille de temps ou Suivi du temps
- Edit the rejected entry
- Cliquez sur Soumettre à l’approbation
- Cliquez sur Soumettre on the pop-up window
Administrateurs et chefs d'équipe #
Si vous êtes un administrateur ou un chef d'équipe, vous pouvez également soumettre des heures dans la page Approbations.
Pour ce faire, procédez de la manière suivante :
- Allez à la page Approbations
- Sélectionnez l'onglet Non soumis
- Cliquez sur les trois points et sur Soumettre
- Dans la fenêtre contextuelle Soumettre pour approbation, cliquez sur Soumettre pour confirmer l'action
Timesheets remain editable while pending, with changes updating automatically during the approval process. Once approved, they are permanently locked; even administrators cannot make changes without leaving a permanent written record.
Soumettre les dépenses #
Expenses can be submitted for approval and subsequently approved only by an admin or team manager.
Les dépenses ajoutées apparaissent dans la page Dépenses.
Pour soumettre les dépenses à l'approbation :
- Cliquez sur le bouton Soumettre au-dessus de l'étiquette Dépense que vous avez créée
- L'écran de confirmation de soumission à l'approbation s'affiche avec le délai spécifié et les dépenses
- Cliquez sur Soumettre
Les dépenses soumises qui n'ont pas encore été approuvées ont la balise Approbation en attente.
Survoler l’étiquette Approbation en attente affiche le nom du contributeur. En cliquant sur Retirer l’approbation en attente, l’approbation est annulée, empêchant l’approbation par un administrateur ou un manager sans nouvelle soumission.
Les administrateurs peuvent modifier les demandes de dépenses en attente d’approbation. Les chefs d’équipe peuvent effectuer cette action pour les membres de leur équipe.
Les dépenses peuvent également être soumises pour approbation à partir de la feuille de temps et du suivi du temps, comme indiqué dans les instructions ci-dessus.
Add expense to pending request #
You can add a new expense to a pending expense request.
- Allez dans Dépenses
- Cliquez sur Add Expense
- Enter the details of your expense
- Cliquez sur Créer
- Cliquez sur le bouton Submit changes link at the top the table
- Cliquez sur Soumettre on the confirmation window
Your new expense should now be added to the other expenses previously submitted for approval.
Soumettre en bloc pour d’autres personnes #
Soumettez simultanément plusieurs feuilles de temps non soumises provenant d’autres utilisateurs et améliorez le processus d’approbation.
Cette action peut être effectuée par les administrateurs de l’espace de travail et les chefs d’équipe.
Pour soumettre en bloc les feuilles de temps d'autres personnes :
- Accédez à la page Approbation et sélectionnez l’onglet Non soumis
- Cochez les cases en regard des feuilles de temps que vous souhaitez soumettre
- Cochez la case en haut de la colonne pour sélectionner toutes les feuilles de temps de cette période de soumission
- Cliquez sur Soumettre pour confirmer l’action dans la fenêtre contextuelle
Retirer la demande d’approbation #
Si une erreur ou une correction est nécessaire, vous pouvez retirer la demande.
Seules les demandes en cours peuvent être retirées.
Pour retirer votre demande d'approbation :
- Accédez au suivi du temps
- Click Withdraw pending
- Cliquez sur Retirer pour terminer le processus
Une fois que vous avez retiré votre période en attente, la demande d'approbation disparaît et vous pouvez soumettre une nouvelle période lorsque vous êtes prêt.
Dates verrouillées
- PEUT soumettre des feuilles de temps
- NE PEUT pas modifier les heures puisque les saisies sont verrouillées de façon permanente une fois approuvées
Propriétaire/Admin
- Peut soumettre une feuille de temps pour n’importe quel utilisateur
Chef d’équipe
- Peut soumettre une feuille de temps pour les membres de son équipe
Soumettre le temps sur l’appli mobile #
Vous pouvez également soumettre vos heures sur votre téléphone portable via l’appli mobile Clockify.