Enviar tiempo y gastos para su aprobación
Los usuarios pueden enviar sus planillas de horarios y gastos semanales, mensuales y quincenales para su aprobación. Como administrador o gerente de equipo, debes revisar estas planillas para verificar las horas facturables y los gastos del proyecto antes de aprobarlos para la facturación al cliente.
Time approval is a paid feature, which you can enable by actualizando your workspace to Standard, Pro, or Enterprise plan. Expense approval is also a paid feature available on the Pro and Enterprise plans.
Para enviar gastos para su aprobación, debes activar el Seguimiento de gastos en la configuración del espacio de trabajo. De esta manera, cuando envíes el tiempo registrado para la aprobación, también se enviarán los gastos registrados para ese período de tiempo y viceversa.
For more information on the approval process, check out Aprobar tiempo y gastos.
Enviar el tiempo para aprobación #
Usuarios regulares #
Los usuarios regulares pueden enviar su tiempo a través de Rastreador de tiempo o Planilla de horarios.
Para enviar tiempo en Rastreador de tiempo:
- Abre la página de Rastreador de tiempo
- Elige la entrada pendiente que te gustaría enviar para su aprobación
- Click Submit for approval
- Haz clic en Enviar para completar la acción
Para enviar tiempo en la Planilla de horarios:
- Abre la página de la Planilla de horarios
- Elige el período de tiempo que quieres enviar para su aprobación
- Haz clic en Enviar para su aprobación en la esquina inferior derecha de la página
- Haz clic en Enviar in the pop-up window to confirm the action
- Haz clic en Enviar para completar la acción
Edit pending requests #
If a timesheet or expense request is already submitted and is still Pendiente, you can modify existing entries or add new ones for that same date range without needing to submit a new request.
Add time entry to pending request (Timesheet) #
If you add new time entries or expenses to a period that has already been submitted for approval, you can choose whether to include these new items in the existing pending request or keep them separate.
- Ve a la página de Planilla de horarios página
- Haz clic en Select Project to add a new task
- Enter the duration on the day column
- Haz clic en Submit Changes
The existing request will be automatically updated to include the new entry.
If you choose not to add changes to the pending approval, your Planilla de horarios page will show the new entries, but the manager will only see the original submission in the Aprobaciones sección.
Add time entry to pending request (Time Tracker) #
To add new time entry to a pending request in the Time Tracker page:
- Ve a Rastreador
- Shift to manual mode by typing m or clicking the note icon (above the timer)
3. Add the task description, project, date, start time and end time
4. Haz clic en Añadir
5. Scroll down to the time range of the new entry
6. Click Submit changes
7. Click Enviar para confirmar la acción
The new time entry should have a light orange checkmark just like the other pending items.
Edit rejected entries #
You can edit rejected entries in Timesheet or Time Tracker and submit the changes or save them for later.
- Ve a Planilla de horarios o Rastreador
- Edit the rejected entry
- Haz clic en Enviar para su aprobación
- Haz clic en Enviar on the pop-up window
Administradores y gerentes de equipo #
Si eres administrador o gerente de equipo, también puedes enviar horas en la página de Aprobaciones.
Hazlo de la siguiente manera:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Sin enviar
- Haz clic en tres puntos y Enviar
- En la ventana emergente Enviar para aprobación haz clic en Enviar para confirmar la acción
Timesheets remain editable while pending, with changes updating automatically during the approval process. Once approved, they are permanently locked; even administrators cannot make changes without leaving a permanent written record.
Enviar gastos #
Expenses can be submitted for approval and subsequently approved only by an admin or team manager.
Los gastos añadidos aparecen en la página de Gastos.
Para enviar los gastos para su aprobación:
- Haz clic en el botón Enviar encima de la etiqueta de Gastos que has creado
- Aparece la pantalla de confirmación de envío para aprobación con el período de tiempo especificado y los gastos
- Haz clic en ENVIAR
El gasto enviado que aún no ha sido aprobado tiene una etiqueta de Aprobación pendiente.
Si pasas el cursor sobre la etiqueta Aprobación pendiente, verás el nombre del usuario que envió los Gastos. Si haces clic en Retirar pendiente, puedes retirar la aprobación. Si lo haces, un Administrador o Gerente no podrá aprobar el tiempo y los gastos a menos que lo vuelvas a enviar.
Los administradores pueden editar las aprobaciones de gastos pendientes. Los gerentes de equipo también pueden realizar esta acción para los miembros de su equipo.
Los gastos también se pueden enviar para su aprobación desde la planilla de horarios y el rastreador de tiempo como se ve en las instrucciones abajo.
Add expense to pending request #
You can add a new expense to a pending expense request.
- Ve a Gastos
- Haz clic en Add Expense
- Enter the details of your expense
- Haz clic en Crear
- Haz clic en Submit changes link at the top the table
- Haz clic en Enviar on the confirmation window
Your new expense should now be added to the other expenses previously submitted for approval.
Enviar en masa para otros #
Envía a la vez varias planillas de horarios no enviadas de otros usuarios y mejora el proceso de aprobación.
Esta acción se puede realizar por los administradores del espacio de trabajo y los gerentes de equipo.
Para enviar en masa las planillas de horarios para los demás:
- Ve a la página de Aprobaciones y selecciona la pestaña Sin enviar
- Marca las casillas al lado de las planillas que te gustaría enviar
- Marca la casilla en la parte superior de la columna para seleccionar todas las planilla durante ese período de envío
- Haz clic en Enviar para confirmar la acción en la ventana emergente
Retirar solicitud de aprobación #
En caso de error, o si se necesita una corrección, puedes retirar el envío.
Solo se pueden retirar las solicitudes pendientes.
Para retirar tu solicitud de aprobación:
- Ve al Rastreador
- Click Withdraw pending
- Haz clic en Retirar para completar el proceso
Después de retirar tu período de tiempo pendiente, la solicitud de aprobación desaparecerá y podrás enviar un nuevo período de tiempo cuando estés listo.
Fechas bloqueadas
- PUEDES enviar planillas de horarios
- NO PUEDES editar la hora ya que las entradas se bloquean permanentemente una vez aprobadas
Propietario/Administrador
- Enviar planilla de horarios para cualquier usuario
Gerente de equipo
- Enviar planillas de horarios para los miembros de su equipo
Enviar tiempo en la aplicación móvil #
También puedes enviar el tiempo desde el teléfono móvil a través de la aplicación móvil de Clockify.