Enviar tiempo y gastos para su aprobación
Los usuarios pueden enviar sus planillas de horarios y gastos semanales, mensuales y quincenales para su aprobación. Como administrador o gerente de equipo, debes revisar estas planillas para verificar las horas facturables y los gastos del proyecto antes de aprobarlos para la facturación al cliente.
La aprobación de horas trabajadas es una función de pago que puedes activar actualizando tu espacio de trabajo a los planes Standard, Pro o Enterprise. La aprobación de gastos también es una función de pago disponible en los planes Pro y Enterprise.
Para enviar gastos para su aprobación, debes activar el Seguimiento de gastos en la configuración del espacio de trabajo. De esta manera, cuando envíes el tiempo registrado para la aprobación, también se enviarán los gastos registrados para ese período de tiempo y viceversa.
Para obtener más información sobre el proceso de aprobación, consulta Aprobar tiempo y gastos.
Enviar el tiempo para aprobación #
Usuarios regulares #
Los usuarios regulares pueden enviar su tiempo a través de Rastreador de tiempo o Planilla de horarios.
Para enviar tiempo en Rastreador de tiempo:
- Abre la página de Rastreador de tiempo
- Elige la entrada pendiente que te gustaría enviar para su aprobación
- Haz clic en Enviar para aprobación
- Haz clic en Enviar para completar la acción
Para enviar tiempo en la Planilla de horarios:
- Abre la página de la Planilla de horarios
- Elige el período de tiempo que quieres enviar para su aprobación
- Haz clic en Enviar para su aprobación en la esquina inferior derecha de la página
- Haz clic en Enviar en la ventana emergente para confirmar la acción
- Haz clic en Enviar para completar la acción
Editar solicitudes pendientes #
Si ya se ha enviado una planilla de horarios o una solicitud de gastos y aún está Pendiente, puedes modificar las entradas existentes o añadir nuevas para ese mismo rango de fechas sin necesidad de enviar una nueva solicitud.
Añadir entrada de tiempo a la solicitud pendiente (Planilla) #
Si añades nuevas entradas de tiempo o gastos a un período que ya se ha enviado para su aprobación, puedes elegir si incluir estos nuevos elementos en la solicitud pendiente existente o mantenerlos por separado.
- Ve a la página Planilla
- Haz clic en Seleccionar proyecto para añadir una nueva tarea
- Introduce la duración en la columna de día
- Haz clic en Enviar cambios
La solicitud existente se actualizará automáticamente para incluir la nueva entrada.
Si decides no añadir cambios a la aprobación pendiente, tu página de Planilla mostrará las nuevas entradas, pero el gerente solo verá la solicitud original en la sección de Aprobaciones.
Añadir entrada de tiempo a una solicitud pendiente (Rastreador) #
Para añadir una nueva entrada de tiempo a una solicitud pendiente en la página del Rastreador:
- Ve al Rastreador
- Cambia al modo manual escribiendo m o haciendo clic en el icono de nota (encima del temporizador)
3. Añade la descripción de la tarea, el proyecto, la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización
4. Haz clic en Añadir
5. Desplázate hacia abajo hasta el rango horario de la nueva entrada
6. Haz clic en Enviar cambios
7. Haz clic en Enviar para confirmar la acción
La nueva entrada de tiempo debería tener una marca de verificación naranja claro, al igual que los demás elementos pendientes.
Editar entradas rechazadas #
Puedes editar las entradas rechazadas en la Planilla o el Rastreador y enviar los cambios o guardarlos para más tarde.
- Ve a la Planilla o al Rastreador
- Edita la entrada rechazada
- Haz clic en Enviar para aprobación
- Haz clic en Enviar en la ventana emergente
Administradores y gerentes de equipo #
Si eres administrador o gerente de equipo, también puedes enviar horas en la página de Aprobaciones.
Hazlo de la siguiente manera:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Sin enviar
- Haz clic en tres puntos y Enviar
- En la ventana emergente Enviar para aprobación haz clic en Enviar para confirmar la acción
Las planillas de horarios permanecen editables mientras están pendientes, y los cambios se actualizan automáticamente durante el proceso de aprobación. Una vez aprobadas, se bloquean permanentemente; ni siquiera los administradores pueden realizar cambios sin dejar constancia escrita permanente.
Enviar gastos #
Los gastos pueden ser enviados para aprobación y posteriormente aprobados sólo por el administrador o gerente de equipo.
Los gastos añadidos aparecen en la página de Gastos.
Para enviar los gastos para su aprobación:
- Haz clic en el botón Enviar encima de la etiqueta de Gastos que has creado
- Aparece la pantalla de confirmación de envío para aprobación con el período de tiempo especificado y los gastos
- Haz clic en ENVIAR
El gasto enviado que aún no ha sido aprobado tiene una etiqueta de Aprobación pendiente.
Si pasas el cursor sobre la etiqueta Aprobación pendiente, verás el nombre del usuario que envió los Gastos. Si haces clic en Retirar pendiente, puedes retirar la aprobación. Si lo haces, un Administrador o Gerente no podrá aprobar el tiempo y los gastos a menos que lo vuelvas a enviar.
Los administradores pueden editar las aprobaciones de gastos pendientes. Los gerentes de equipo también pueden realizar esta acción para los miembros de su equipo.
Los gastos también se pueden enviar para su aprobación desde la planilla de horarios y el rastreador de tiempo como se ve en las instrucciones anteriores.
Añadir gasto a solicitud pendiente #
Puedes añadir un nuevo gasto a una solicitud de gastos pendiente.
- Ve a Gastos
- Haz clic en Añadir gasto
- Introduce los detalles de tu gasto
- Haz clic en Crear
- Haz clic en el enlace Enviar cambios en la parte superior de la tabla
- Haz clic en Enviar en la ventana de confirmación
Tu nuevo gasto se agregará a los demás gastos enviados previamente para su aprobación.
Enviar en masa para otros #
Envía a la vez varias planillas de horarios no enviadas de otros usuarios y mejora el proceso de aprobación.
Esta acción se puede realizar por los administradores del espacio de trabajo y los gerentes de equipo.
Para enviar en masa las planillas de horarios para los demás:
- Ve a la página de Aprobaciones y selecciona la pestaña Sin enviar
- Marca las casillas al lado de las planillas que te gustaría enviar
- Marca la casilla en la parte superior de la columna para seleccionar todas las planilla durante ese período de envío
- Haz clic en Enviar para confirmar la acción en la ventana emergente
Retirar solicitud de aprobación #
En caso de error, o si se necesita una corrección, puedes retirar el envío.
Solo se pueden retirar las solicitudes pendientes.
Para retirar tu solicitud de aprobación:
- Ve al Rastreador
- Haz clic en Retirar pendiente
- Haz clic en Retirar para completar el proceso
Después de retirar tu período de tiempo pendiente, la solicitud de aprobación desaparecerá y podrás enviar un nuevo período de tiempo cuando estés listo.
Fechas bloqueadas
- PUEDES enviar planillas de horarios
- NO PUEDES editar la hora ya que las entradas se bloquean permanentemente una vez aprobadas
Propietario/Administrador
- Enviar planilla de horarios para cualquier usuario
Gerente de equipo
- Enviar planillas de horarios para los miembros de su equipo
Enviar tiempo en la aplicación móvil #
También puedes enviar el tiempo desde el teléfono móvil a través de la aplicación móvil de Clockify.