Control de tiempo y gastos

Enviar tiempo y gastos para su aprobación

Los miembros del equipo pueden enviar sus planillas de horarios y gastos semanales y mensuales para su aprobación. Como administrador/gerente, debes revisar estos envíos para verificar las horas facturables y los gastos del proyecto antes de aprobarlos para la facturación del cliente. 

Tiempo

La aprobación de tiempo es una característica adicional que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo al plan Standard, Pro o Enterprise. La aprobación de gastos está disponible en los planes de suscripción Pro y superiores.

Gastos 

Para enviar gastos para su aprobación, debes activar el Seguimiento de gastos en la configuración del espacio de trabajo. De esta manera, cuando envíes el tiempo registrado para la aprobación, también se enviarán los gastos registrados para ese período de tiempo y viceversa. La aprobación de gastos es una función adicional que puedes habilitar actualizando al plan Pro o Enterprise.

Para obtener más información sobre el proceso de aprobación, consulta este artículo.

Enviar el tiempo #

Los usuarios regulares pueden enviar su tiempo a través de Rastreador de tiempo o Planilla de horarios.

Enviar tiempo en Rastreador de tiempo:

  1. Haz clic en Enviar bajo la semana o mes apropiado
  2. Aparece una ventana con todo el tiempo y los gastos registrados para esa semana o mes enumerados para su aprobación
  3. Haz clic en Enviar para completar la acción

Los administradores y gerentes de equipo también pueden enviar tiempo en la página de Aprobaciones

  1. Ve a la página de Aprobaciones
  2. Selecciona la pestaña Sin enviar 
  3. Haz clic en tres puntos y Enviar
  4. En la ventana emergente Enviar para aprobación haz clic en Enviar para confirmar la acción

Las planillas de horarios aún se pueden editar mientras el período de tiempo/gasto esté pendiente de aprobación. Los cambios en las planillas pendientes se reflejan y muestran automáticamente al aprobar el tiempo. Todas las planillas aprobadas están bloqueadas permanentemente. Ni siquiera los administradores pueden realizar cambios en el tiempo aprobado, al menos no sin dejar un rastro escrito permanente).

Enviar gastos #

Los gastos añadidos aparecen en la página de Gastos.

Para enviar los gastos para su aprobación: 

  1. Haz clic en el botón Enviar encima de la etiqueta de Gastos que has creado 
  2. Aparece la pantalla de confirmación de envío para aprobación con el período de tiempo especificado y los gastos
  3. Haz clic en ENVIAR

El gasto enviado que aún no ha sido aprobado tiene una etiqueta de Aprobación pendiente.

Si pasas el cursor sobre la etiqueta Aprobación pendiente, verás el nombre del usuario que envió los Gastos. Al hacer clic en la X, podrás retirar la aprobación. Si hace eso, un administrador no podrá aprobar el tiempo ni los gastos a menos que lo envíe nuevamente.  

Los administradores pueden editar las aprobaciones de gastos pendientes. Los gerentes de equipo también pueden realizar esta acción para los miembros de su equipo.

Los gastos también se pueden enviar para su aprobación desde la planilla de horarios y el rastreador de tiempo como se ve en las instrucciones abajo.

Retirar solicitud de aprobación #

En caso de que se necesites una corrección o un error, puedes retirar el envío.

Sólo se pueden retirar las solicitudes pendientes.

Para retirar tu solicitud de aprobación:

  1. Haz clic en X en la etiqueta Pendiente
  2. Aparece la ventana emergente para Retirar el envío

Haz clic en Retirar para completar el proceso.

Después de retirar tu período de tiempo pendiente, la solicitud de aprobación desaparecerá y podrás enviar un nuevo período de tiempo cuando estés listo.

Fechas bloqueadas

  • PUEDES enviar planillas de horarios
  • NO PUEDES editar la hora ya que las entradas se bloquean permanentemente una vez aprobadas

Propietario/Administrador

  • Enviar planilla de horarios para cualquier usuario 
  • Ver la cantidad de horas de tiempo libre aprobadas

Gerente de equipo 

  • Enviar planillas de horarios para los miembros de su equipo
  • Ver la cantidad de horas de tiempo libre aprobadas 

Enviar tiempo en la aplicación móvil   #

También puedes enviar la hora en el teléfono móvil a través de la aplicación móvil de Clockify. Para obtener más información, consulta los artículos del centro de ayuda para iOS y Android. 

 

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