Cómo calcular las horas facturables (+ Plantilla gratuita de horas facturables)

¿Qué son las horas facturables?

Las horas facturables son las horas que tú y tu equipo dedicáis a tareas y proyectos que se pueden cobrar directamente a vuestros clientes. Los ejemplos de horas facturables incluyen el tiempo dedicado a actividades como:

• Planificación y gestión de proyectos,
• Trabajo real del cliente relacionado con la creación de entregables del proyecto (por ejemplo, investigación, redacción, edición o codificación),
• Comunicación con cliente (por ejemplo, reuniones o llamadas telefónicas con clientes), y
• Creación de informes u otros documentos relacionados con proyectos.

En resumen, cualquier servicio que está relacionado directamente con la entrega de valor al cliente se considera facturable.

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La diferencia entre horas facturables y no facturables

A diferencia de las horas facturables, las horas no facturables no se cobran a los clientes. Dicho de manera simple, las horas no facturables incluyen el tiempo dedicado a las actividades que apoyan tu empresa, como:

• Reuniones internas,
• Trabajo administrativo (por ejemplo, control de tiempo, facturación, gestión de trabajo administrativo interno, etc.),
• Formación y desarrollo, y otros.

Para entender mejor la diferencia entre las horas facturables y no facturables, es decir, el trabajo facturable y no facturable, consulta la tabla a continuación:

Esencialmente, si las horas facturables corresponden al trabajo remunerado, las no facturables son aquellas por las que no te pagan. El trabajo no facturable no genera ingresos directamente, pero aún así es esencial para las operaciones y el éxito de la empresa a largo plazo.

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¿Cómo calcular las horas facturables con Clockify by CAKE.com

Calcular el importe facturable es sencillo, multiplicas el total de las horas trabajadas en un proyecto de cliente (por ejemplo, 80 horas) por la tarifa por hora (por ejemplo, 25 $).

La fórmula se ve así:

Sin embargo, las complicaciones surgen cuando cobras tarifas distintas a diferentes clientes, o cuando tienes un equipo diverso que realiza trabajos con remuneraciones diferentes, y necesitas considerar todas estas tarifas diferentes.

Clockify by CAKE.com calcula automáticamente las horas facturables de ti y tu equipo. Todo lo que necesitas hacer es registrar el tiempo y separar las horas facturables de las no facturables, y Clockify hace el resto (desde calcular cuánto dinero has ganado hasta mostrar dónde se dedicó cada minuto).

A continuación explicamos cómo seguir y calcular las horas facturables de tu equipo con el rastreador de tiempo simple de Clockify.

Paso 1: Establece tarifas por hora

Antes de que tu equipo comience a trabajar en un proyecto, necesitas establecer tarifas por hora en Clockify. Esto permite que la aplicación calcule cuánto dinero has ganado según el tiempo facturable registrado.

Si cobras tarifas diferentes por proyecto a varios clientes, o si algunos de los miembros de tu equipo tienen honorarios más altos (por ejemplo, un desarrollador senior puede tener una tarifa por hora más alta que un diseñador junior), tendrás que establecer múltiples tarifas facturables.

Puedes establecer varios tipos de tarifas en Clockify:

• Tarifa de espacio de trabajo: una tarifa que se aplica a todas las entradas de tiempo facturables en tu espacio de trabajo,
• Tarifa de miembro: tarifas por hora individuales para cada miembro del equipo,
• Tarifa de proyecto: una tarifa por hora para un proyecto específico,
• Tarifa de tarea: tarifas horarias para cada tarea dentro de un proyecto, y
• Tarifa de miembro del proyecto: una tarifa por hora para un miembro del equipo que trabaja en un proyecto particular.

Clockify utilizará la tarifa por hora más específica que defines (un miembro de equipo dentro de un proyecto particular siendo la tarifa más específica).

Para establecer una tarifa por hora para un miembro de equipo que trabaja en un proyecto, necesitas:

• Abrir la página de Proyectos en Clockify,
• Seleccionar ese proyecto, y
• Hacer clic en la pestaña Acceso.

Luego, haz clic en la opción Cambiar como se muestra en la continuación:

Al final, introduce la tarifa por hora de tu miembro de equipo en el campo apropiado y haz clic en Guardar.

Esta tarifa se aplicará a todas las entradas de tiempo por este miembro del equipo mientras está trabajando en este proyecto. Como puedes ver, el proceso completo es sencillo y rápido.

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Paso 2: Registra el tiempo dedicado en actividades

El rastreador de horas de trabajo de Clockify os permite medir fácilmente cuánto tiempo dedicáis en diferentes actividades. Cuando cambies de actividad, detén el temporizador para la actividad previa e inicia uno nuevo. Si olvidas iniciar el temporizador, siempre puedes añadir el tiempo manualmente más tarde.

Para registrar tus horas de trabajo a través del temporizador de Clockify, necesitas:

• Abrir la página de Rastreador en Clockify,
• Introducir en qué estás trabajando,
• Elegir un proyecto, y
• Hacer clic en el botón Iniciar para iniciar el temporizador.

Once you’re done, click the Stop button to finish tracking time.

En comparación con el seguimiento de tiempo utilizando sistemas de control de tiempo poco prácticos como hojas de cálculo, seguir las horas de trabajo con Clockify es mucho más eficiente. Te permite agilizar el trabajo administrativo y por fin alejarte del seguimiento manual.

Además de simplificar el proceso de control de tiempo, Clockify te permite separar las horas facturables de las horas no facturables para facturar con precisión.

Paso 3: Separa las horas facturables del trabajo no remunerado

Algunos de los trabajos que realices serán facturables, y otros no. Por ejemplo, no puedes facturar a tus clientes por el tiempo que dedicas a facturación o reuniones internas.

En Clockify, puedes seleccionar si una entrada de tiempo es facturable. Si marcas un proyecto como facturable, todas sus entradas de tiempo serán facturables por defecto (lo que puedes anular caso por caso).

Al empezar a trabajar en una tarea, marca tu hora como facturable haciendo clic en el signo de dólar:

Por ejemplo, si quieres registrar las horas no facturables dedicadas a una reunión interna, puedes hacerlo con Clockify. Simplemente haz clic en el signo de dólar azul, se pondrá gris para indicar que tu entrada de tiempo no es facturable.

Con Clockify by CAKE.com, los gerentes de proyectos y operaciones pueden registrar correctamente cada minuto facturable para garantizar:

• Precisión en la facturación de clientes,
• Mejor seguimiento de ingresos, y
• Mejor control de finanzas de proyecto.

Esto te permite prevenir cobrar menos y mantener rentabilidad en los proyectos.

Paso 4: Sigue las horas facturables en tiempo real

Clockify tiene un sistema de informes potente, para que no tengas que contar horas facturables y añadirlas manualmente. Todo el tiempo registrado se actualiza y se clasifica automáticamente y está disponible instantáneamente en los informes detallados de tiempo de Clockify.

Clockify ofrece varios tipos de informes, incluyendo:

• Resumido,
• Detallado,
• Semanal, y
• De gastos.

Los informes de Clockify te permiten ver:

• Cuánto dinero has ganado en cada proyecto,
• Cuánto tiempo tu equipo dedica a actividades facturables y no facturables,
• Cuánto dinero te cuesta cada empleado, y
• Qué miembros de equipo tienen más horas facturables.

Con esta información, puedes identificar los proyectos más rentables y los empleados más productivos, optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones financieras más inteligentes.

Seguir las horas facturables en tiempo real permite que los gerentes de proyecto y finanzas:

• Detecten ineficiencias desde el principio,
• Hagan ajustes antes de que los problemas escalen, y
• Garanticen que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y prevengan sobrecostes.

Una gran ventaja es que también puedes exportar estos informes en varios formatos para compartirlos. El siguiente paso final te muestra cómo hacerlo.

Paso 5: Exporta las horas facturables

A la hora de facturar a tus clientes, puedes filtrar tus datos de tiempo según proyecto y facturabilidad, luego enviar la factura a tus clientes. De esa manera mejorarás la confianza del cliente proporcionándole un resumen del trabajo realizado.

Para descargar un informe de Clockify, necesitas:

• Abrir el informe que quieres exportar,
• Hacer clic en la opción Exportar, y
• Elegir si quieres guardar tu informe como archivo PDF, CSV o Excel.

También puedes personalizar el informe a tus necesidades. Por ejemplo, si quieres que el informe muestre el gráfico de barra, la duración en decimales o horas, y más.

Adicionalmente, puedes compartir un informe con tu cliente para que pueda seguir los costes en tiempo real. Para compartir un informe de Clockify con un enlace, abre el informe y haz clic en el icono de compartir:

Luego, pon un nombre a tu informe, configura la visibilidad (público o privado, si quieres limitar el acceso al informe), y haz clic en botón Crear enlace. Entonces, simplemente copia el enlace y compártelo con tu cliente.

Permitir que tus clientes vean exactamente cuánto tiempo y dinero se gasta en sus proyectos tiene varias ventajas, incluyendo:

• Mejor transparencia de cliente,
• Menos malentendidos, y
• Mayor profesionalismo.

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Plantilla de horas facturables

La plantilla de horas facturables es una herramienta de control de tiempo que ayuda a los gerentes de proyectos financieros o propietarios de pequeñas empresas a gestionar las horas facturables dedicadas a proyectos para alcanzar una facturación de cliente eficiente.

Nuestra plantilla gratis de horas facturables te ayuda a:

• Seguir las horas facturables diarias de tu equipo dedicadas a tareas relacionadas con proyecto, y
• Calcular el importe total facturable para un proyecto según las tarifas por hora de tus empleados y las horas facturables trabajadas.

Para usar la versión de Google Sheets de la plantilla, los empleados necesitan introducir:

• Fecha,
• Nombre,
• Descripción de tarea,
• Horas de inicio y fin, y
• Tarifa por hora.

Sus horas facturables para cada tarea se calcularán automáticamente según sus horas de inicio y fin. Además, su importe facturable para cada tarea será calculado según sus horas facturables y la tarifa facturable.

El total de horas facturables trabajadas en un proyecto (en decimales) y el importe total facturable también se calculan automáticamente.

Para exportar la plantilla de Google Sheets, haz lo siguiente:

• Ve a Archivo,
• Pasa el cursor sobre la opción Descargar, y
• Selecciona el formato preferido (PDF, Microsoft Excel, OpenDocument, etc.).

⬇️ Descarga la plantilla de horas facturables (Google Sheets)

¿Cuáles son los beneficios de seguir las horas facturables?

Seguir las horas facturables tiene muchos beneficios, desde la facturación simplificada hasta la mejor asignación de recursos y mayor confianza del cliente.

A continuación aprende más sobre por qué deberías seguir el tiempo facturable.

Ventaja 1: Facturación simplificada

Si utilizas métodos anticuados como el bolígrafo y papel u hojas de cálculo para registrar las horas facturables, es probable que hayas sentido la frustración que viene con errores, confusión y la pérdida de tiempo.

Para hacer que tu vida sea mucho más fácil, usa un rastreador de tiempo confiable como Clockify para seguir las horas facturables. Todo lo que tu equipo necesita hacer es:

1. Marcar una entrada de tiempo como facturable,
2. Iniciar el rastreador cuando comiencen a trabajar en una tarea o proyecto, y
3. Detenerlo cuando hayan terminado.

Clockify by CAKE.com calcula las horas facturables automáticamente según las tarifas por hora establecidas, permitiendo un proceso de facturación fluido.

Puedes ver el total del tiempo facturable y las ganancias en los informes de Clockify, y utilizar estos datos para un análisis detallado.

Clockify no solo te ayuda a gestionar diferentes tarifas de facturación para clientes y proyectos, sino que también te proporciona datos claros para justificar las facturas. Esto te permite una mayor transparencia y pagos más rápidos.

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Ventaja 2: Mejor comunicación y confianza con clientes

Proporcionar a los clientes la información precisa sobre cómo se ha empleado el tiempo en proyectos ayuda a fomentar la confianza. La investigación sobre las estrategias de comunicación efectiva con clientes sugiere que la transparencia con tus clientes garantiza una comunicación efectiva y te ayuda a construir relaciones más fuertes.

El informe resumido de Clockify es perfecto para mejorar la transparencia de cliente, ya que muestra todos los detalles relevantes sobre el control de tiempo en proyectos, incluyendo:

• Tiempo total facturable para cada tarea y proyecto, e
• Importe total ganado según las horas facturables.

Adicionalmente, al compartir el informe a través del enlace, tu cliente puede seguir dónde va su dinero en tiempo real. Esto le da tranquilidad a tus clientes que sus fondos se están utilizando efectivamente.

El fundador y CEO de una empresa grande de marketing digital, Kevin Heimlich, añade que tener registros detallados de tiempo ayuda a mejorar la responsabilidad de la empresa:

“Los clientes confían en los números. La visibilidad de la carga de trabajo ayuda a la equidad en este sentido. El control de tiempo no solo aumenta la rentabilidad, sino que también mejora la responsabilidad en la empresa.”

Al proporcionar los datos de tiempo claros a tus clientes, aseguras que entiendan el valor de tus servicios. De esa manera, evitas disputas de facturación y alcanzas una mayor satisfacción de clientes.

Ventaja 3: Mejor gestión de proyectos

Cuando sigues dónde va el tiempo de tu equipo, puedes asignar recursos más efectivamente y evitar la subutilización. Esta información te permite también evaluar la productividad de tu equipo en el lugar de trabajo y prevenir su agotamiento.

Con Clockify, puedes gestionar mejor tus proyectos equipo al asignar tareas a los miembros de tu equipo y seguir:

• Quién está trabajando en qué,
• Quién está sobrecargado, y
• Quién tiene horas disponibles.

De esta manera, puedes asegurarte de que la carga de trabajo esté bien equilibrada. Como sugiere la investigación sobre la gestión de la carga de trabajo una asignación incorrecta causa el estrés de los empleados, lo que lleva a un aumento de la rotación de los empleados.

En la planificación de equipo de Clockify, puedes también ver:

• Las horas asignadas para cada tarea,
• El importe facturable estimado, y
• El coste laboral estimado.

Al asignar las tareas efectivamente y seguir el tiempo dedicado a ellas, puedes optimizar la capacidad de tu equipo y garantizar que se cumplan las fechas límites. Como resultado, mejoras la productividad del equipo, previniendo retrasos, y habilitando una ejecución de proyectos más fluida.

Ventaja 4: Mejores estimaciones y ofertas de proyecto

Los datos de control de tiempo te ayudan a hacer mejores estimaciones de proyecto y a hacer ofertas más competitivas.

Según el fundador de una empresa de seguridad superior, Marcal Santos, el seguimiento de tiempo permite mejores estimaciones futuras y ayuda a evitar la carga insuficiente o excesiva:

“Si sabes que cada vez que realizas una tarea dedicas, por ejemplo, 3 horas, esto te ayuda a garantizar que nunca cometas ningún error cargando más o menos.”

Como nota Marcal, seguir las horas facturables dedicadas al trabajo de cliente ayuda a que tu empresa se mantenga a flote:

“Como propietario de una empresa pequeña, incluso si a veces no cobras por hora, seguir tus horas dedicadas a cada cliente particular te ayuda a identificar si tu trabajo es rentable y si las horas dedicadas a la tarea se alinean con tus expectativas.”

Seguir las horas facturables te ayuda a reducir la fuga de los ingresos del tiempo perdido. Esto permite unos márgenes de beneficio más saludables.

Calcula las horas facturables y crea facturas con Clockify by CAKE.com

Como un rastreador de tiempo simple pero potente, Clockify permite que los gerentes de proyectos y propietarios de pequeñas empresas:

• Sigan horas facturables y calculan ganancias con facilidad,
• Monitoricen el progreso de los proyectos, y
• Analicen los datos de tiempo para una mejor toma de decisiones.

Una vez que estableces una estimación de proyecto en Clockify y tu equipo comienza a trabajar en el proyecto, podrás seguir el progreso del proyecto en tiempo real. Esto te ayuda a identificar y a eliminar las insuficiencias antes de que se conviertan en mayores contratiempos.

Al comparar el tiempo estimado con el tiempo registrado del proyecto de tu equipo, obtendrás un mejor sentimiento de cuánto tiempo necesita para completarse. Esto te permite hacer mejores estimaciones futuras y evitar cobrar de menos.

Adicionalmente, Clockify te permite crear facturas según el tiempo y los gastos facturables.

Primero, puedes crear facturas profesionales y enviarlas a tus clientes de la aplicación, lo que resultará en pagos más rápidos y la disminución de la carga de trabajo administrativo.

Segundo, para cualquier pregunta, comunícate con el equipo de soporte al cliente completamente humano de Clockify (a través del chat, teléfono o correo electrónico) disponible 24/7.

Tercero, independientemente de si estás proporcionando servicios de TI, marketing, consultoría, legales o creativos, Clockify simplifica tu proceso de facturación y garantiza una compensación justa para tu trabajo duro.

Registra y calcula las horas facturables correctamente y observa cómo tu empresa prospera.