Projekt-Schätzungen, Budgets und Benachrichtigungen verstehen

Clockify bietet dir vielfältige Möglichkeiten, den Fortschritt zu verfolgen und durch Zeitschätzungen, Budgetschätzungen und Benachrichtigungen informiert zu bleiben. Diese Funktionen arbeiten auf spezifische Weise – hier findest du eine vollständige Aufschlüsselung.

Der Fortschrittsbalken der Schätzung kann 100 % überschreiten #

Wenn deine erfasste Zeit oder dein Budget die Schätzung überschreitet, stoppt Clockify die Zeiterfassung nicht. Stattdessen geht der Projekt-Fortschrittsbalken über 100 % hinaus, um die Überschreitung widerzuspiegeln.

• 125 % = 25 % über der Schätzung
• Dieses Verhalten ist beabsichtigt und hilft dir dabei, genau zu messen, wie stark du die Schätzung überschritten hast

Wiederkehrende Budgets werden automatisch zurückgesetzt #

Wenn du eine wöchentliche, monatliche oder jährliche wiederkehrende Schätzung festgelegt hast, wird das Budget am Ende jedes Zyklus basierend auf dem Startdatum des Projekts automatisch zurückgesetzt. 

Das bedeutet:

• Budgets verschwinden nicht, sondern beginnen einfach neu für den neuen Zeitraum 
• Der Projektstatus zeigt nur den Fortschritt für den aktuellen Zyklus

So bewahrst du historische Daten auf:

Vor dem Datum der Zurücksetzung:

1. Gehe zur Seite Projekte
2. Klicke auf Exportieren (CSV oder Excel)
3. Der Export umfasst die erfasste Zeit, das Budget, die Schätzung, die Überschreitung, den Fortschritt und mehr

Dies dient als Sicherung oder als Referenz, falls du die Performance über verschiedene Zeiträume hinweg vergleichen möchtest. 

Benachrichtigungen werden nur bei konfiguriertem Schwellenwert ausgelöst  #

Benachrichtigungen zu Schätzungen werden nur für Schwellenwerte versendet, die explizit definiert wurden. 

Beispiel: 

Wenn du eine Benachrichtigung nur bei 80 % und nicht bei 100 % festlegst, erhältst du keine Meldung, wenn die Schätzung vollständig erreicht ist. 

Was du tun solltest:

Lege Benachrichtigungen für alle relevanten Schwellenwerte (z. B. 50 %, 80 %, 100 %) unter Arbeitsbereichseinstellungen → Benachrichtigungen fest. 

Benachrichtigungen sind nicht rückwirkend #

Wenn du eine Benachrichtigungsregel erstellst oder bearbeitest, nachdem ein Schwellenwert bereits überschritten wurde, löst Clockify die Benachrichtigung nicht rückwirkend aus. 

Clockify blockiert die Zeiterfassung nicht automatisch #

Schätzungen dienen nur zu Informationszwecken. Clockify verhindert die Zeiterfassung für diese Projekte nicht automatisch, sobald eine Schätzung oder ein Budget aufgebraucht ist. 

Was du stattdessen tun kannst:

• Richte Benachrichtigungen ein, die informieren, wenn die Schätzung nahe ist oder überschritten wurde 
• Nutze die Seite „Projektstatus“, um den aktuellen Status einzusehen
• Erstelle klare interne Richtlinien, um die Arbeit manuell zu stoppen

Optionale Kontrollmethode: 

Sobald das Projekt seine Schätzung oder eine Budgetgrenze erreicht, kann ein Admin oder ein Projektmanager Folgendes tun:

1. Gehe zur Seite Projekte
2. Klicke auf das Projekt 
3. Wähle Archivieren

Dadurch wird Teammitgliedern die Möglichkeit genommen, zusätzliche Zeit für dieses Projekt zu erfassen, wodurch ein sanfter Stopp effektiv erzwungen wird.

Zeitschätzung vs. Budgetschätzung #

Clockify bietet dir zwei Arten von Schätzungen, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen: Zeitschätzungen und Budgetschätzungen. 

• Eine Zeitschätzung bezieht sich auf die Anzahl der Stunden, die du voraussichtlich für ein Projekt aufwenden wirst. Sie basiert rein auf erfassten Zeiteinträgen und ist ideal, wenn du interne Arbeitslast, Kapazität oder Aufwand managen möchtest. 
• Eine Budgetschätzung hingegen bezieht sich auf den monetären Wert, den du voraussichtlich für ein Projekt in Rechnung stellen wirst. Sie setzt voraus, dass Stunden- oder Tagessätze festgelegt wurden, entweder auf Projekt- oder auf Aufgabenebene. 

Schätzungen auf Aufgabenebene unterstützen ebenfalls Benachrichtigungen #

Du kannst Aufgaben und nicht nur kompletten Projekten Schätzungen und Benachrichtigungen zuweisen. 

Du kannst folgende Rollen benachrichtigen: 

• Aufgabenzuständige 
• Projektmanager
• Arbeitsbereich-Admin

Pro Benachrichtigungsregel kann nur eine Rolle ausgewählt werden, du kannst jedoch mehrere Regeln erstellen, um verschiedene Rollen zu benachrichtigen. 

Benachrichtigungen zu Schätzungen werden pro Schwellenwert nur einmal versendet #

Du erhältst eine Benachrichtigung pro Schwellenwert (z. B. 80 %, 100 %). Wenn der Fortschritt mehrere Schwellenwerte gleichzeitig überspringt (z. B. von 75 % auf 95 %), wird nur der höchste Wert ausgelöst.

Eine Benachrichtigung für einen Schwellenwert wird nur dann erneut ausgelöst, wenn der Projektfortschritt unter diesen Wert fällt und ihn anschließend erneut überschreitet.