Clockify und Xero

Verbinde Xero mit Clockify, um einen Abrechnungszyklus zu erstellen. Sende Clockify-Rechnungen an Xero und erhalte automatisch Status-Updates zu Zahlungen in Clockify.  

Diese Aktion kann vom Besitzer/Administrator des Arbeitsbereichs durchgeführt werden. 

Um dieses Add-on nutzen zu können, musst du es im CAKE.com Marketplace finden und in deinem Arbeitsbereich installieren.

Clockify und Xero verbinden #

Nachdem du das Add-on installiert hast, fahre mit der Verbindung der beiden Anwendungen (Xero und Clockify) fort. 

So verbindest du Xero mit Clockify:

1. Gehe zu den Arbeitsbereichseinstellungen und öffne den Tab Add-ons
2. Suche das Xero-Add-on und öffne Einstellungen
3. Klicke auf Xero verbinden
4. Erlaube Xero, auf deine Daten zuzugreifen und melde dich bei deinem Xero-Konto an
5. Wähle nun Xero tenant (Organisation) aus, den du mit deinem Clockify-Arbeitsbereich verbinden möchtest (Xero tenant = Clockify-Arbeitsbereich)

Nachdem du die beiden Apps verbunden hast, musst du zu den Add-on-Einstellungen gehen, wo du die folgenden Optionen hast: 

• Rechnung von Clockify an Xero senden
• Rechnungszahlungen automatisch von Xero mit Clockify synchronisieren 

Rechnung von Clockify an Xero senden #

Damit eine Rechnung erfolgreich von Clockify gesendet werden kann, muss die Xero-Rechnung den Status „Entwurf“ haben. 

Aktiviere diese Option, damit die Aktion An Xero senden auf deiner Rechnungsseite erscheint.

So sendest du eine Rechnung:

1. Gehe in Clockify zur Seite Rechnungen
2. Klicke auf das Dreipunkt-Menü neben der Rechnung
3. Wähle An Xero senden

So sendest du Rechnungen in großen Mengen: Wähle die Option An Xero senden aus dem Dropdown-Menü Add-on-Aktionen oben rechts.

Wenn du eine Rechnung sendest, wird der Status in Clockify automatisch auf Gesendet aktualisiert.
Wenn du eine Rechnung in Clockify bearbeitest, kannst du die aktualisierte Version an Xero senden.  

Zahlung und Status synchronisieren #

Synchronisiere Zahlungen und Status von Xero, um deine Aufzeichnungen aktuell zu halten.

Jeder in Xero eingegangene Zahlungsbetrag wird automatisch synchronisiert und in Clockify angezeigt. Der Rechnungsstatus in Clockify ändert sich sofort (z. B. zu Bezahlt oder Teilweise bezahlt), um mit dem Xero-Status synchron zu sein.

Steuern in Xero werden anders berechnet als in Clockify, was zu einer Differenz in den Gesamtsummen führen kann, wenn die Steuern aktiviert sind.

Steuern in Xero #

Der Hauptgrund für den Unterschied in der Berechnung liegt in der Rundung jedes einzelnen Postens in Xero.

Berechnungsmethode	Xero	Clockify
Rundungspunkt	Rundet die Steuer auf jedem einzelnen Posten, bevor sie summiert wird.	Rundet die Steuer basierend auf der Gesamtsumme der Rechnung.

Um die Diskrepanz zu minimieren, kannst du Folgendes tun: 

• Mithilfe der Xero API können Entwickler die Standardberechnung von Xero mit ihrem eigenen Steuerbetragsfeld bei der Erstellung einer Rechnung überschreiben und spezifizieren
• Füge der Rechnung in Xero eine Rundungsanpassungszeile hinzu, um die Gesamtsumme von Clockify anzugleichen

Kunden erstellen #

Wenn du eine Rechnung an Xero sendest, müssen die Kundeninformationen übereinstimmen. 

Falls der Kunde in Xero noch nicht existiert (als Kontakt), wird automatisch ein neuer Kundendatensatz mit demselben Namen erstellt. Existiert der Kunde mit demselben Namen in Xero, wird die Rechnung unter diesem Kontakt erstellt.  

Kunden/Kontakte sind in Xero nicht groß- und kleinschreibungsempfindlich, was bedeutet, dass der Clockify CliEnt mit dem Xero contact abgeglichen wird.

Hier sind spezifische Beispiele:

Szenario	Clockify-Kunde	Xero-Kontakt	Integration
Erfolgreicher Abgleich	QuickBuild Solutions	Ein Kontakt namens QuickBuild Solutions existiert bereits.	Rechnung wird erfolgreich unter dem bestehenden Xero-Kontakt erstellt.
Automatisch erstellt	Sunshine Cafe	Kein Kontakt namens Sunshine Cafe existiert.	Xero erstellt automatisch ein neues Kontakt namens Sunshine Cafe und verknüpft die Rechnung damit.
Nicht groß-/kleinschreibungsempfindlich	ACME Corp	Ein Kontakt namens Acme Corp existiert bereits in Xero.	Das System ignoriert die Groß-/Kleinschreibung and verknüpft die Rechnung mit dem bestehenden Acme Corp-Kontakt.