Introducción a informes de miembros del espacio de trabajo

Como administrador o propietario del espacio de trabajo, gestionar informes es esencial para supervisar el tiempo registrado, el progreso del proyecto y la productividad del equipo. Clockify tiene diferentes tipos de informes que te ayudan a mantenerte al tanto de los gastos y las horas laborales de tu equipo. Esta guía te explicará cómo usar estos informes, cómo personalizarlos y cómo exportarlos para un análisis más profundo.

Permisos de acceso #

Quién puede…	Ver y exportar todos los informes	Gestionar todos los informes	Editar entradas de tiempo
Admin/propietario del espacio de trabajo	✓	✓	✓
Gerente de equipo	X*	X	X
Usuario regular	X**	X	X

*El gerente de equipo puede ver los informes de su equipo, pero no tiene permiso de gestionar informes para todo el espacio de trabajo.
**El usuario regular solo puede ver sus propias entradas de tiempo en los informes.

Tipos de informes en Clockify #

Clockify ofrece tres principales tipos de informes, cada con diferente propósito en función de cómo quieres analizar el trabajo de tu equipo.

Informe resumido #

El informe resumido es muy flexible y te permite agrupar las entradas de tiempo de tu equipo de varias maneras, dependiendo de tus necesidades. Puedes agrupar los datos por:

• Proyecto
• Cliente
• Usuario
• Grupo
• Etiqueta
• Mes, Semana o Fecha

Cómo usar el informe resumido:

• Agrupar por usuario: Recibe un resumen de las horas de tus empleados por usuario, proyecto y tarea. Esta vista te ayuda a ver cuánto tiempo cada miembro ha dedicado a ciertos proyectos o tareas.
• Agrupar por fecha: Ve cuántas horas cada empleado ha registrado un cierto día. Esto es ideal si necesitas un informe diario, bisemanal o mensual.
• Puedes seleccionar cualquier rango de fecha en la esquina superior derecha del informe para obtener una vista personalizada de las horas de tu equipo.

Informe semanal #

El informe semanal se centra en las horas registradas durante una semana. Es útil para el seguimiento semanal y los procesos de aprobación.

Cómo usar el informe semanal:

• Agrupar por usuario o proyecto: Puedes ver las horas de usuarios individuales o proyectos específicos.
• El informe siempre muestra los datos para una semana por vez. Sin embargo, si quieres ver más de una semana, puedes usar el informe resumido y agrupar por usuario y fecha, para ver horas al día a lo largo de semanas.

Informe detallado #

El informe detallado proporciona una vista línea por línea de todas las entradas de tiempo de tu equipo, sin ninguna agrupación o resumen. Este informe es ideal para ver todo el tiempo registrado detalladamente y para hacer ajustes a las entradas de tiempo.

Cómo usar el informe detallado:

• Ve cada entrada de tiempo registrada por tu equipo
• Los administradores pueden editar las entradas de tiempo de su equipo directamente en el informe detallado
• Este informe puede exportarse en varios formatos, como PDF, Excel o CSV

Gestiona informes de empleados individuales #

Si necesitas ver los datos de un solo empleado, puedes filtrar los informes por usuario para generar un informe específico a las horas de ese empleado.

Pasos para generar un informe de empleado individual:

1. Abre el informe resumido, detallado o semanal
2. Aplica el filtro de usuario para seleccionar un empleado en particular
3. Ve el informe de las horas de ese empleado y exporta o analiza los datos

Personalizar informes #

Los informes integrados de Clockify son flexibles, pero si necesitas aún más personalización, puedes exportar el informe detallado y crear informes personalizados usando herramientas como tablas dinámicas en Excel o Google Sheets.

Para personalizar informes:

1. Exporta el informe detallado en formato CSV
2. Abre el archivo en Excel o Google sheets
3. Usa las tablas dinámicas u otras herramientas de análisis para organizar los datos en el formato exacto que necesites

Esto es particularmente útil si quieres crear informes más complejos o necesitas combinar datos de diferentes fuentes.

Ver y gestionar planillas de horarios #

Si tu espacio de trabajo está en un plan de pago, puedes acceder a Planillas de horarios para tus empleados. Esta función proporciona un resumen de las horas de cada empleado, similar al informe semanal, pero en un formato más estructurado.

Para acceder y gestionar Planillas de horarios:

1. Ve a la página de Planilla
2. Usa los filtros para seleccionar un empleado específico y agrupa la planilla por Proyecto
3. Puedes exportar la planilla de horarios como PDF para imprimirla o guardarla más fácilmente

Trabajo actual y tiempo registrado #

Puedes supervisar las actividades de tu equipo en tiempo real y comprueba cualquier discrepancia en el tiempo registrado a través del Panel.

Para ver temporizadores activos:

1. Navega al Panel de equipo
2. En la sección de Última actividad, verás los temporizadores en curso de todos los empleados
3. También puedes ver quién no ha registrado el tiempo durante un período específico filtrando la columna de Total registrado

Esto es una manera excelente de detectar si los miembros del equipo están cumpliendo sus objetivos semanales o mensuales.

Notificar a empleados sobre problemas con seguimiento de tiempo #

Clockify ofrece recordatorios automáticos para los miembros del equipo que no cumplen o superan sus objetivos de tiempo.

Establece recordatorios para empleados:

1. Establece objetivos de seguimiento del tiempo (por ejemplo, 8 horas al día)
2. Si alguien olvida registrar su tiempo, Clockify le enviará un recordatorio por correo electrónico
3. Si un empleado supera su objetivo, tú, como administrador, recibirás un correo electrónico notificándote sobre eso

Solución de problemas #

A veces, los empleados pueden registrar el tiempo que no aparece en tus informes. Esto suele ser porque registran el tiempo en un diferente espacio de trabajo (como su espacio de trabajo personal).

Asegúrate de que los empleados registren su tiempo en el espacio de trabajo correcto. Cuando los usuarios crean una cuenta Clockify, reciben un espacio de trabajo personal de forma predeterminada. Si están trabajando en un proyecto de equipo, deberían registrar el tiempo en el espacio de trabajo al que les has invitado.

Exportar informes #

Puedes exportar todo tipo de informes (resumen, semanal, detallado) en los siguientes formatos:

• PDF
• Excel
• CSV

Esto es útil para compartir informes con tu equipo, clientes o por fines de archivo.

Pasos siguientes: #

• Establece objetivos para el seguimiento del tiempo y asegúrate de que tu equipo los esté cumpliendo
• Exporta los informes clave y usa las tablas dinámicas para personalizar tu análisis

Preguntas frecuentes #

¿Cómo puedo ver las horas registradas de un empleado específico? #

Para ver las horas registradas de un empleado específico, puedes filtrar los informes por usuario:

• Informe resumido: Usa el filtro de usuario para seleccionar a un empleado específico, y luego agrupa los datos por proyecto, tarea, o fecha para ver sus horas.
• Informe detallado: Aplica el filtro de usuario para mostrar solo las entradas de tiempo del empleado seleccionado
• Informe semanal: Filtra por usuario para mostrar las horas registradas por una persona específica durante la semana seleccionada.

¿Puedo personalizar los informes para que se ajusten a mis necesidades? #

¡Sí! Clockify te da la flexibilidad en la personalización de los informes:

• Opciones de agrupación integradas: Usa el informe resumido para agrupar los datos por proyecto, usuario, cliente, etc.
• Exportar como CSV: Para una personalización más avanzada, puedes exportar el informe detallado en formato CSV y modificarlo usando las herramientas como Excel o Google Sheets para crear tablas dinámicas o aplicar filtros personalizados

¿Qué tengo que hacer si no encuentro el tiempo rastreado de un empleado en el informe? #

Si no encuentras el tiempo registrado por un empleado, comprueba si están registrando el tiempo en el espacio de trabajo correcto. Los usuarios de Clockify pueden registrar accidentalmente el tiempo en su espacio de trabajo personal, en lugar del espacio al que les has invitado. 

¿Puedo cambiar el rango de fechas en el informe semanal? #

El informe semanal está configurado para mostrar los datos de solo una semana cada vez. Si necesitas analizar más de una semana, usa el informe resumido. Puedes seleccionar cualquier intervalo de fechas y agrupar los datos por usuario y fecha para ver el total de horas registradas cada día, a lo largo de un período personalizado.

¿Puedo editar el tiempo de un empleado en el informe detallado? #

Sí, como administrador, puedes editar las entradas de tiempo de cualquier empleado directamente en el informe detallado. Esta función te permite corregir errores o modificar las entradas de tiempo, si hace falta. Para editar el tiempo, simplemente pincha la entrada y haz los cambios necesarios.

¿Cómo puedo ver si mis empleados están alcanzando sus objetivos? #

Puedes establecer objetivos de seguimiento del tiempo (por ejemplo, 8 horas al día) para tu equipo. Si los empleados no alcanzan su objetivo, o lo superan, Clockify te enviará notificaciones por correo electrónico. También puedes seguir su progreso en el Panel, viendo la columna Total registrado, para ver quién ha alcanzado sus objetivos y quién no.

¿Qué pasa si necesito generar un informe para un período específico? #

Clockify te deja especificar cualquier rango de fechas para tus informes:

• En el informe resumido, puedes establecer un intervalo de fechas personalizado usando el selector de fechas en la esquina superior derecha
• En el informe semanal, tendrás que seleccionar la semana concreta que quieres revisar

Para informes más detallados a lo largo de un período extenso, el informe resumido es tu mejor opción, porque permite más flexibilidad a la hora de ajustar el intervalo de fechas.

¿Puedo exportar los registros de tiempo para un proyecto o cliente específico? #

Sí, en el informe resumido, puedes agrupar los datos por proyecto o cliente y luego exportar los resultados. Puedes seleccionar el intervalo de fechas y las opciones de agrupación relevantes para obtener los registros de tiempo relacionados con ese proyecto o cliente específico.

¿Puedo seguir los gastos en los informes? #

Sí, si tu espacio de trabajo está en el plan PRO o superior, puedes seguir e informar sobre los gastos también. El informe detallado te permite ver los gastos junto con las entradas de tiempo. Los administradores y gerentes de equipo también pueden gestionar y editar los gastos en este informe.

¿Qué pasa con el tiempo aprobado cuando se retira? #

Cuando el tiempo aprobado se retira por un administrador:

1. El tiempo se vuelve editable para modificaciones futuras
2. Un registro permanente de la aprobación retirada, incluso todas las entradas de tiempo, se crea en la pestaña Retirado para los fines de auditoría
3. Tanto el administrador como el empleado recibirán un notificación por correo electrónico explicando por qué se ha retirado la aprobación

¿Cómo garantizar la precisión de los datos en mis informes? #

Para garantizar que tus datos sean precisos:

• Comprueba periódicamente Planillas de horarios para cualquier entrada faltante o incorrecta
• Usa Aprobaciones para garantizar que las entradas de tiempo se verifiquen por los gerentes de equipo
• Usa el informe detallado para detectar cualquier discrepancia o modificación a las entradas de tiempo