Démarrer avec les rapports des membres de l’espace de travail

En tant qu’administrateur ou propriétaire d’un espace de travail, la gestion des rapports est essentielle pour superviser le temps suivi, l’avancement des projets et la productivité de l’équipe. Clockify propose différents types de rapports qui vous aident à garder le contrôle sur les heures de travail et les dépenses de votre équipe. Ce guide vous explique comment utiliser ces rapports, les personnaliser et les exporter pour une analyse plus approfondie.

Autorisations d’accès #

Qui peut…	Afficher et exporter tous les rapports	Gérer tous les rapports	Modifier les saisies de temps
Administrateur/propriétaire de l’espace de travail	✓	✓	✓
Chef d’équipe	X*	X	X
Utilisateur standard	X**	X	X

*Le chef d’équipe peut consulter les rapports de son équipe, mais n’est pas autorisé à gérer les rapports de l’ensemble de l’espace de travail.
**L’utilisateur standard peut uniquement consulter leurs propres saisies de temps dans les rapports.

Types de rapports dans Clockify #

Clockify propose trois principaux types de rapports, chacun servant à des fins différentes en fonction de la manière dont vous souhaitez analyser le travail de votre équipe :

Rapport résumé #

Le rapport résumé est très flexible et vous permet de regrouper les saisies de temps de votre équipe de différentes manières, en fonction de vos besoins. Vous pouvez regrouper les données par :

• Projet
• Client
• Utilisateur
• Groupe
• Tag
• Mois, semaine ou date

Comment utiliser le rapport résumé :

• Grouper par utilisateur : Obtenez une analyse détaillée des heures de travail de vos employés par utilisateur, projet et tâche. Cela vous permet de voir combien de temps chaque membre de l’équipe a consacré à des projets ou tâches spécifiques.
• Grouper par date : Consultez le nombre d’heures enregistrées par chaque employé pour un jour donné. Cette option est idéale si vous avez besoin d’un rapport quotidien, bihebdomadaire ou mensuel.
• Vous pouvez sélectionner n’importe quelle plage de dates dans le coin supérieur droit du rapport pour obtenir un aperçu personnalisé des heures travaillées par votre équipe.

Rapport hebdomadaire #

Le rapport hebdomadaire se concentre sur les heures enregistrées au cours d’une semaine donnée. Il est utile pour le suivi hebdomadaire et les workflows d’approbation.

Comment utiliser le rapport hebdomadaire :

• Grouper par utilisateur ou par projet : Vous pouvez afficher les heures par utilisateur individuel ou par projet spécifique.
• Le rapport affiche toujours les données pour une semaine à la fois. Cependant, si vous souhaitez afficher plus d’une semaine, vous pouvez utiliser le rapport résumé et regrouper par utilisateur et par date pour afficher les heures par jour sur plusieurs semaines.

Rapport détaillé #

Le rapport détaillé fournit un aperçu ligne par ligne de toutes les saisies de temps de votre équipe, sans regroupement ni résumé. Ce rapport est idéal pour consulter en détail toutes les heures enregistrées et pour apporter des modifications aux saisies de temps.

Comment utiliser le rapport détaillé :

• Consultez toutes les saisies de temps enregistrées par votre équipe
• Les administrateurs peuvent modifier les saisies de temps des membres de l’équipe directement à partir du rapport détaillé
• Ce rapport peut être exporté dans différents formats, tels que PDF, Excel ou CSV

Gérer les rapports individuels des employés #

Si vous avez besoin d’obtenir les données d’un seul employé, vous pouvez filtrer les rapports par utilisateur afin de générer un rapport spécifique aux heures de travail de cette personne.

Étapes à suivre pour générer un rapport individuel sur un employé :

1. Ouvrez le rapport résumé, le rapport détaillé ou le rapport hebdomadaire
2. Appliquez le filtre utilisateur pour sélectionner un employé spécifique
3. Consultez le rapport sur les heures de cet employé, puis exportez ou analysez les données selon vos besoins

Personnaliser les rapports #

Les rapports intégrés de Clockify sont flexibles, mais si vous avez besoin d’une personnalisation encore plus avancée, vous pouvez exporter le rapport détaillé et créer des rapports personnalisés à l’aide d’outils tels que les tableaux croisés dynamiques dans Excel ou Google Sheets.

Pour personnaliser les rapports :

1. Exportez le rapport détaillé au format CSV
2. Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets
3. Utilisez des tableaux croisés dynamiques ou d’autres outils d’analyse pour organiser les données dans le format exact dont vous avez besoin

Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez créer des rapports plus complexes ou si vous avez besoin de combiner des données provenant de différentes sources.

Afficher et gérer les feuilles de temps #

Si votre espace de travail dispose d’un abonnement payant, vous pouvez accéder aux feuilles de temps de vos employés. Cette fonctionnalité fournit un résumé des heures travaillées par chaque membre de l’équipe, similaire au rapport hebdomadaire, mais dans un format plus structuré.

Pour accéder aux feuilles de temps et les gérer :

1. Accédez à la page Feuille de temps
2. Utilisez les filtres pour sélectionner un employé spécifique et regrouper la feuille de temps par projet
3. Vous pouvez exporter la feuille de temps au format PDF pour l’imprimer ou l’enregistrer facilement

Travail en cours et temps suivi #

Vous pouvez surveiller les activités de votre équipe en temps réel et vérifier s’il y a des écarts dans le temps suivi via le tableau de bord.

Pour afficher les minuteurs actifs :

1. Accédez au tableau de bord Équipe
2. Dans la section Dernière activité, vous verrez les minuteurs actifs de tous les employés
3. Vous pouvez également voir qui n’a pas suivi son temps pour une période spécifique en filtrant la colonne Total suivi

C’est un excellent moyen de vérifier rapidement si les membres de l’équipe atteignent leurs objectifs hebdomadaires ou mensuels en matière de temps.

Informer les employés des problèmes liés au suivi du temps #

Clockify propose des rappels automatiques pour les membres de l’équipe qui sont en dessous ou au-dessus de leurs objectifs de temps.

Définir des rappels pour les employés :

1. Définissez des objectifs de suivi du temps (p. ex. 8 heures par jour)
2. Si quelqu’un oublie d’enregistrer son temps, Clockify enverra un rappel par email
3. Si un employé dépasse son objectif de temps, vous, en tant qu’administrateur, recevrez une notification par email concernant le dépassement

Dépannage #

Parfois, les employés peuvent déclarer des heures qui n’apparaissent pas dans vos rapports. Cela est généralement dû au fait qu'ils enregistrent leurs heures dans un autre espace de travail (tel que leur espace de travail personnel).

Assurez-vous que les employés enregistrent leur temps dans le bon espace de travail. Lorsque les utilisateurs créent un compte Clockify, ils se voient attribuer par défaut un espace de travail personnel. S’ils travaillent sur un projet d’équipe, ils doivent enregistrer leur temps dans l’espace de travail auquel vous les avez invités.

Exporter des rapports #

Vous pouvez exporter tous les types de rapports (résumé, hebdomadaire, détaillé) dans les formats suivants :

• PDF
• Excel
• CSV

Cela est utile pour partager des rapports avec votre équipe, vos clients ou à des fins d’archivage

Prochaines étapes : #

• Définissez des objectifs pour le suivi du temps et assurez-vous que votre équipe les atteint
• Exportez les rapports clés et utilisez des tableaux croisés dynamiques pour personnaliser votre analyse

FAQ #

Comment afficher les heures enregistrées par un employé spécifique ? #

Pour afficher les heures enregistrées par un employé spécifique, vous pouvez filtrer les rapports par utilisateur :

• Rapport résumé : Utilisez le filtre utilisateur pour sélectionner un employé spécifique, puis regroupez les données par projet, tâche ou date pour voir ses heures.
• Rapport détaillé : Appliquez le filtre utilisateur pour afficher uniquement les saisies de temps de l’employé sélectionné.
• Rapport hebdomadaire : Filtrez par utilisateur pour afficher les heures enregistrées par une personne spécifique au cours de la semaine sélectionnée.

Est-il possible de personnaliser les rapports pour répondre à mes besoins spécifiques ? #

Oui ! Clockify offre une grande flexibilité dans la personnalisation des rapports :

• Options de regroupement intégrées : Utilisez le rapport résumé pour regrouper les données par projet, utilisateur, client, etc.
• Exportation au format CSV : Pour une personnalisation plus avancée, vous pouvez exporter le rapport détaillé au format CSV et le manipuler à l’aide d’outils tels qu’Excel ou Google Sheets afin de créer des tableaux croisés dynamiques ou d’appliquer des filtres personnalisés.

Que dois-je faire si je ne trouve pas le temps suivi par un employé dans le rapport ? #

Si vous ne trouvez pas le temps suivi par un employé, vérifiez s’il suit son temps dans le bon espace de travail. Les utilisateurs de Clockify peuvent accidentellement enregistrer leur temps dans leur espace de travail personnel au lieu de l’espace de travail auquel vous les avez invités. 

Est-il possible de modifier la plage de dates dans le rapport hebdomadaire ? #

Le rapport hebdomadaire est configuré pour afficher les données d’une semaine à la fois. Si vous avez besoin d’analyser plus d’une semaine, utilisez le rapport résumé. Vous pouvez sélectionner n’importe quelle plage de dates et regrouper les données par utilisateur et par date pour voir le nombre total d’heures suivies chaque jour sur une période personnalisée.

Est-il possible de modifier le temps de travail d’un employé dans le rapport détaillé ? #

Oui, en tant qu’administrateur, vous pouvez modifier les saisies de temps de n’importe quel employé directement dans le rapport détaillé. Cette fonctionnalité vous permet de corriger des erreurs ou d’ajuster les saisies de temps si nécessaire. Pour modifier le temps, il suffit de cliquer sur la saisie et d’apporter les modifications nécessaires.

Comment vérifier si mes employés atteignent leurs objectifs en matière de temps ? #

Vous pouvez définir des objectifs de suivi du temps (p. ex. 8 heures par jour) pour votre équipe. Si les employés n’atteignent pas leur objectif ou le dépassent, Clockify vous enverra des notifications par email. Vous pouvez également suivre leurs progrès dans le tableau de bord en consultant la colonne Total suivi pour voir qui a atteint ou non ses objectifs.

Que faire si je dois générer un rapport pour une période spécifique ? #

Clockify vous permet de spécifier n’importe quelle plage de dates pour vos rapports :

• Dans le rapport résumé, vous pouvez définir une plage de dates personnalisée à l’aide du sélecteur de dates situé dans le coin supérieur droit.
• Dans le rapport hebdomadaire, vous devrez sélectionner la semaine spécifique que vous souhaitez consulter.

Pour obtenir des rapports plus détaillés sur une période plus longue, le rapport résumé est la meilleure option, car il offre une plus grande flexibilité dans le réglage de la plage de dates.

Est-il possible d’exporter les feuilles de temps pour un projet ou un client spécifique ? #

Oui, dans le rapport résumé, vous pouvez regrouper les données par projet ou par client, puis exporter les résultats. Vous pouvez sélectionner la plage de dates et les options de regroupement souhaitées pour obtenir les feuilles de temps relatives à ce projet ou client spécifique.

Est-il possible de suivre les dépenses dans les rapports ? #

Oui, si votre espace de travail dispose d’un abonnement PRO ou supérieur, vous pouvez également suivre et générer des rapports sur les dépenses. Le rapport détaillé vous permet de consulter les dépenses en même temps que les saisies de temps. Les administrateurs et les chefs d’équipe peuvent également gérer et modifier les dépenses dans ce rapport.

Que se passe-t-il une fois que le temps approuvé a été retiré ? #

Une fois que le temps approuvé a été retiré par un administrateur :

1. Le temps redevient modifiable pour permettre d’autres ajustements
2. Un enregistrement permanent de l’approbation retirée, y compris toutes les saisies de temps, est créé dans l’onglet Retiré à des fins d’audit
3. L’administrateur et l’employé recevront tous deux une notification par email expliquant pourquoi l’approbation a été retirée

Comment m’assurer que les données contenues dans mes rapports sont exactes ? #

Pour vous assurer que vos données sont exactes :

• Vérifiez régulièrement les feuilles de temps pour vous assurer qu’aucune saisie ne manque ou n’est incorrecte.
• Utilisez les approbations pour vous assurer que les saisies de temps sont vérifiées par les responsables d’équipe.
• Utilisez le rapport détaillé pour vérifier s’il y a des divergences ou des ajustements manuels dans les saisies de temps.