Erste Schritte

Erste Schritte mit Berichten für Arbeitsbereichsmitglieder

9 Min. Lesezeit

Für Arbeitsbereich-Administratoren oder Besitzer ist das Verwalten von Berichten entscheidend, um die erfasste Zeit, den Projektfortschritt und die Teamproduktivität zu überblicken. Clockify bietet verschiedene Arten von Berichten, die dir helfen, den Überblick über die Arbeitszeiten und Ausgaben deines Teams zu behalten. Dieser Leitfaden führt dich durch die Nutzung, Anpassung und den Export dieser Berichte für eine tiefere Analyse.

Zugriffsberechtigungen #

Wer kann...Alle Berichte sehen und exportieren Alle Berichte verwalten Zeiteinträge bearbeiten
Arbeitsbereich-Admin/Besitzer
TeammanagerX*XX
Reguläre BenutzerX**XX

*Teammanager können Berichte für ihr Team sehen, sie haben jedoch keine Berechtigung, Berichte für den gesamten Arbeitsbereich zu verwalten.
**Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Zeiteinträge in Berichten sehen.

Arten von Berichten in Clockify #

Clockify bietet drei Haupttypen von Berichten, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen, je nachdem, wie du die Arbeit deines Teams analysieren möchtest:

Zusammenfassungsbericht #

Der Zusammenfassungsbericht ist sehr flexibel und ermöglicht dir, Zeiteinträge deines Teams nach deinen Bedürfnissen zu gruppieren. Gruppiere Daten nach:

  • Projekt
  • Kunde
  • Benutzer
  • Gruppe
  • Tag
  • Monat, Woche oder Datum

So verwendest du einen Zusammenfassungsbericht:

  • Nach Benutzer gruppieren: Hier erhältst du eine Aufschlüsselung der Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter nach Nutzer, Projekt und Aufgabe. Diese Ansicht hilft dir zu erkennen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufgewendet hat.
  • Nach Datum gruppieren: Hier siehst du, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter für einen bestimmten Tag erfasst hat. Das ist ideal, wenn du einen täglichen, zweiwöchigen oder monatlichen Bericht benötigst.
  • Du kannst einen beliebigen Datumsbereich oben rechts im Bericht auswählen, um eine bentuzerdefinierte Zeitansicht deines Teams zu erhalten.

Wochenbericht #

Im Wochenbericht ist der Fokus auf Stunden, die in einer festgelegten Woche erfasst werden. Es ist hilfreich für die wöchentliche Zeiterfassung und Genehmigungsprozesse.

So verwendest du einen Wochenbericht:

  • Nach Benutzer oder Projekt gruppieren: Du kannst Stunden anzeigen lassen, die auf einzelnen Benutzern oder spezifischen Projekten basieren.
  • Im Bericht werden immer Daten für eine Woche auf einmal angezeigt. Wenn du jedoch mehr als eine Woche sehen möchtest, kannst du den Zusammenfassungsbericht verwenden und nach Benutzern und Datum gruppieren, um Stunden pro Tag über mehrere Wochen hinweg zu sehen.

Detaillierter Bericht #

Der Detaillierte Bericht bietet eine zeilenweise Ansicht aller Zeiteinträge deines Teams, ohne Gruppierung oder Zusammenfassung. Dieser Bericht eignet sich am besten, um alle erfassten Zeiten im Detail zu sehen und um Zeiteinträge anzupassen.

So nutzt du den Detaillierten Bericht:

  • Sieh jeden von deinem Team erfassten Zeiteintrag
  • Admins können die Zeiteinträge von Teammitgliedern direkt aus dem Detaillierten Bericht bearbeiten
  • Dieser Bericht kann in verschiedenen Formaten wie PDF, Excel oder CSV exportiert werden

Berichte für individuelle Mitarbeiter verwalten #

Wenn du Daten für einen einzelnen Mitarbeiter benötigst, kannst du Berichte nach Benutzer filtern, um einen Bericht zu generieren, der für diesen Benutzer spezifisch ist.

Befolge Schritte, um einen individuellen Mitarbeiterbericht zu generieren:

  1. Öffne den Zusammenfassungsbericht, Wochenbericht oder Detaillierten Bericht
  2. Wende den Benutzerfilter an, um einen spezifischen Mitarbeiter auszuwählen
  3. Sieh den Bericht für Mitarbeiterstunden und exportiere und analysiere nach Bedarf die Daten

Berichte anpassen #

Die integrierten Berichte von Clockify sind flexibel, aber wenn du noch mehr Anpassungsmöglichkeiten benötigst, kannst du den Detaillierten Bericht exportieren und benutzerdefinierte Berichte mit Tools wie Pivot-Tabellen in Excel oder Google Sheets erstellen.

So passt du Berichte an:

  1. Exportiere den Detaillierten Bericht im CSV-Format
  2. Öffne die Datei in Excel oder Google Sheets
  3. Verwende Pivot-Tabellen oder andere Analysetools, um die Daten genau in dem Format zu organisieren, das du benötigst

Dies ist besonders nützlich, wenn du komplexere Berichte erstellen oder Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren möchtest.

Arbeitszeittabellen sehen und verwalten #

Wenn sich dein Arbeitsbereich auf einem kostenpflichtigen Plan befindet, kannst du auf Arbeitszeittabellen deiner Mitarbeiter zugreifen. Diese Funktion bietet eine Zusammenfassung der Stunden jedes Teammitglieds, ähnlich dem Wochenbericht, aber in einem strukturierten Format.

So greifst du auf Arbeitszeittabellen zu und verwaltest sie:

  1. Gehe zur Seite Arbeitszeittabellen
  2. Verwende Filter, um einen bestimmten Mitarbeiter auszuwählen und die Arbeitszeittabelle nach Projekt zu gruppieren
  3. Du kannst die Arbeitszeittabelle als PDF exportieren, um sie einfach auszudrucken oder zu speichern

Aktuelle Arbeit und erfasste Zeit #

Du kannst die Echtzeit-Aktivitäten deines Teams überwachen und eventuelle Abweichungen in der erfassten Zeit über das Dashboard überprüfen.

So siehst du aktive Timer:

  1. Navigiere zum Team-Dashboard
  2. Im Abschnitt Letzte Aktivität siehst du die aktiven Timer aller Mitarbeiter
  3. Du kannst auch filtern, wer für einen bestimmten Datumsbereich keine Zeit erfasst hat, indem du die Spalte Gesamt erfasst filterst

Dies ist eine großartige Möglichkeit, schnell zu erkennen, ob Teammitglieder ihre wöchentlichen oder monatlichen Zeitziele erreichen.

Mitarbeiter über Zeiterfassungsprobleme benachrichtigen #

Clockify bietet automatische Erinnerungen für Teammitglieder, die ihre Zeitziele unter- oder überschreiten.

So legst du Erinnerungen für Mitarbeiter fest:

  1. Lege Zeiterfassungsziele fest (z.B. 8 Stunden pro Tag)
  2. Wenn jemand vergisst, seine Zeit zu erfassen, sendet Clockify eine E-Mail-Erinnerung
  3. Wenn ein Mitarbeiter sein Zeitziel überschreitet, erhältst du als Admin eine E-Mail-Benachrichtigung über die Überschreitung

Problembehebung #

Manchmal kann es vorkommen, dass Mitarbeiter erfasste Zeiten melden, die in deinen Berichten nicht auftauchen. Das liegt typischerweise daran, dass die Zeit in einem anderen Arbeitsbereich erfasst wurde (z.B. in ihrem persönlichen Arbeitsbereich).

Stelle sicher, dass die Mitarbeiter ihre Zeit im korrekten Arbeitsbereich erfassen. Wenn Nutzer ein Clockify-Konto erstellen, erhalten sie standardmäßig einen persönlichen Arbeitsbereich. Wenn sie an einem Teamprojekt arbeiten, sollten sie die Zeit in dem Arbeitsbereich erfassen, in den du sie eingeladen hast.

Berichte exportieren #

Du kannst alle Arten von Berichten (Zusammenfassung, Wöchentlich, Detailliert) in den folgenden Formaten exportieren:

  • PDF
  • Excel
  • CSV

Dies ist nützlich, um Berichte mit deinem Team oder Kunden zu teilen oder sie zu Archivierungszwecken zu sichern.

Nächste Schritte: #

  • Lege Ziele für die Zeiterfassung fest und stelle sicher, dass dein Team diese erreicht
  • Exportiere wichtige Berichte und nutze Pivot-Tabellen, um deine Analyse anzupassen

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Wie kann ich die erfassten Stunden eines spezifischen Mitarbeiters sehen? #

Um die von einem bestimmten Mitarbeiter erfassten Stunden einzusehen, kannst du die Berichte nach Nutzern filtern:

  • Zusammenfassungsbericht: Nutze den Nutzerfilter, um einen spezifischen Mitarbeiter auszuwählen. Gruppiere die Daten anschließend nach Projekt, Aufgabe oder Datum, um die entsprechenden Stunden zu sehen.
  • Detaillierter Bericht: Wende den Nutzerfilter an, um ausschließlich die Zeiteinträge des ausgewählten Mitarbeiters anzuzeigen.
  • Wochenbericht: Filtere nach Nutzern, um die von einer bestimmten Person in der ausgewählten Woche erfassten Stunden anzuzeigen.

Kann ich die Berichte an meine spezifischen Bedürfnisse anpassen? #

Ja! Clockify bietet dir flexible Möglichkeiten zur Anpassung von Berichten:

  • Integrierte Gruppierungsoptionen: Im Zusammenfassungsbericht kannst du Daten nach Projekt, Nutzer, Kunde und vielem mehr gruppieren, um eine Übersicht zu erhalten, die deinen Anforderungen entspricht
  • Export als CSV: Für komplexere Anpassungen kannst du den Detaillierten Bericht im CSV-Format exportieren. Anschließend kannst du die Daten in Tools wie Excel oder Google Sheets bearbeiten, um Pivot-Tabellen zu erstellen oder eigene Filter anzuwenden

Was tun, wenn ich die erfasste Zeit eines Mitarbeiters im Bericht nicht finde? #

Wenn du die von einem Mitarbeiter erfasste Zeit nicht im Bericht finden kannst, überprüfe, ob die Zeit im korrekten Arbeitsbereich erfasst wurde. Es kann vorkommen, dass Clockify-Nutzer versehentlich Zeit in ihrem persönlichen Arbeitsbereich statt in dem Arbeitsbereich erfassen, in den du sie eingeladen hast. 

Kann ich den Datumsbereich im Wochenbericht ändern? #

Der Wochenbericht ist so eingestellt, dass er Daten für jeweils eine Woche anzeigt. Wenn du mehr als eine Woche analysieren möchtest, nutze stattdessen den Zusammenfassungsbericht. Dort kannst du einen beliebigen Datumsbereich auswählen und die Daten nach Nutzer und Datum gruppieren, um die täglich erfassten Gesamtstunden über einen benutzerdefinierten Zeitraum hinweg zu sehen.

Kann ich die Zeit eines Mitarbeiters im Detaillierten Bericht bearbeiten? #

Ja, als Admin kannst du die Zeiteinträge jedes Mitarbeiters direkt im Detaillierten Bericht bearbeiten. Diese Funktion ermöglicht es dir, Fehler zu korrigieren oder Anpassungen an den Zeiteinträgen vorzunehmen, falls erforderlich. Um die Zeit zu bearbeiten, klicke einfach auf den Eintrag und nimm die notwendigen Änderungen vor.

Wie sehe ich, ob meine Mitarbeiter ihre Zeitziele erreichen? #

Du kannst Zeiterfassungsziele (z.B. 8 Stunden pro Tag) für dein Team festlegen. Wenn Mitarbeiter ihr Ziel nicht erreichen oder überschreiten, sendet Clockify dir E-Mail-Benachrichtigungen. Du kannst ihren Fortschritt auch im Dashboard verfolgen, indem du die Spalte Gesamt erfasst überprüfst, um zu sehen, wer seine Ziele erreicht hat oder nicht.

Was ist, wenn ich einen Bericht für einen bestimmten Zeitraum erstellen muss? #

Clockify ermöglicht dir, jeden beliebigen Datumsbereich für deine Berichte festzulegen:

  • Im Zusammenfassungsbericht kannst du einen benutzerdefinierten Datumsbereich über die Datumsauswahl in der oberen rechten Ecke einstellen
  • Im Wochenbericht musst du die spezifische Woche auswählen, die du überprüfen möchtest

Für eine detailliertere Berichterstattung über einen längeren Zeitraum ist der Zusammenfassungsbericht die beste Option, da er eine größere Flexibilität bei der Anpassung des Datumsbereichs bietet.

Kann ich Zeiterfassungen für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden exportieren? #

Ja, im Zusammenfassungsbericht kannst du Daten nach Projekt oder Kunde gruppieren und die Ergebnisse anschließend exportieren. Du kannst den Datumsbereich und die relevanten Gruppierungsoptionen auswählen, um die Zeiterfassungen zu diesem spezifischen Projekt oder Kunden zu erhalten.

Kann ich Ausgaben in den Berichten verfolgen? #

Ja, wenn sich dein Arbeitsbereich auf dem PRO-Plan oder einem höheren Plan befindet, kannst du auch Ausgaben erfassen und Berichte darüber erstellen. Der Detaillierte Bericht ermöglicht es dir, Ausgaben neben den Zeiteinträgen zu sehen. Admins und Teammanager können in diesem Bericht auch Ausgaben verwalten und bearbeiten.

Was geschieht, wenn die genehmigte Zeit zurückgezogen wird? #

Sobald genehmigte Zeit von einem Admin zurückgezogen wird:

  1. Die Zeit wird für weitere Anpassungen wieder bearbeitbar
  2. Ein permanenter Datensatz der zurückgezogenen Genehmigung, einschließlich aller Zeiteinträge, wird zur Überprüfung im Tab Zurückgezogen erstellt
  3. Sowohl der Admin als auch der Mitarbeiter erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, die erklärt, warum die Genehmigung zurückgezogen wurde

Wie stelle ich sicher, dass die Daten in meinen Berichten korrekt sind? #

So stellst du sicher, dass die Daten in deinen Berichten korrekt sind:

  • Regelmäßige Prüfung der Arbeitszeittabellen auf fehlende oder falsche Einträge
  • Nutze die Genehmigungen, um sicherzustellen, dass alle Zeiteinträge von den Teammanagern überprüft werden.
  • Verwende den Detaillierten Bericht, um sorgfältig auf Unstimmigkeiten oder manuelle Anpassungen bei den Zeiteinträgen zu prüfen

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