Aprobar tiempo y gastos
Los administradores y gerentes pueden revisar y aprobar las entradas de tiempo y los gastos enviados por los miembros del equipo. La aprobación de planillas de horarios y la aprobación de gastos tienen pestañas separadas, pero ambas se encuentran en la página de Aprobaciones.
La aprobación del tiempo registrado está disponible en el plan Standard y superiores y puede ser realizada por los propietarios del espacio de trabajo, administradores, gerentes de proyecto o gerentes de equipo.
Habilitar aprobaciones #
Puedes optar por habilitar la aprobación de planillas de horarios o de gastos en la Configuración del espacio de trabajo.
Habilitar la aprobación de gastos #
Para utilizar la aprobación de gastos en tu espacio de trabajo:
- Haz clic en el icono de los
tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo - Selecciona Configuración del espacio de trabajo > Finanzas
- Activa la opción Aprobación de gastos en la sección Gastos
- Selecciona la frecuencia de las aprobaciones (Semanal, Quincenal o Mensual)
Si el interruptor para la Aprobación de gastos no está activo, primero debes activar el Seguimiento de gastos.
Habilitar aprobación de tiempo #
Para utilizar aprobaciones de tiempo en tu espacio de trabajo:
- Haz clic en el icono de tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo
- Selecciona Configuración del espacio de trabajo > Control del tiempo
- Activa el interruptor Aprobación de tiempo en la sección Seguimiento y aprobación
- Selecciona la frecuencia de las aprobaciones (Semanal, Quincenal o Mensual)
Permisos #
Dependiendo de los permisos definidos en la Configuración del espacio de trabajo, el tiempo y los gastos enviados se pueden gestionar desde la página Aprobaciones de la siguiente manera:
- Administrador: aprobar, rechazar, editar
- Gerente de equipo (si está habilitado): aprobar, rechazar, editar
- Gerente de proyecto (si está habilitado): aprobar, rechazar
Para modificar permisos de aprobación:
1. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Permisos page
2. Encuentra Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadasy Quién puede aprobar los gastos enviados
Selecciona la opción para ambas secciones:
- Administradores y gerentes de equipo: Los miembros del equipo pueden aprobar las planillas de horarios y los gastos enviados por sus compañeros
- Administradores y gerentes de proyecto: Los gerentes de proyecto pueden aprobar las planillas de horarios y los gastos enviados por los miembros asignados a los proyectos que gestionan
Si un usuario tiene el rol de administrador y cualquier otro rol de gerente, el rol de administrador tendrá prioridad sobre los demás. Si un usuario tiene los roles de gerente de proyecto y gerente de equipo, se aplicarán todos los permisos de ambos roles.
Aprobar/rechazar planillas de horarios #
Para aprobar planillas de horarios:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Asegúrate de que la pestaña superior esté configurada como Planilla
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Aprobar todo para aprobar todas las planillas de horarios o
- Haz clic en el nombre del miembro del equipo y luego en Aprobar o Rechazar en la página siguiente
6. Para una planilla rechazada, debes escribir una nota para enviar al usuario
7. Haz clic en Rechazar cuando termines
También puedes aprobar a varios usuarios a la vez haciendo clic en la casilla junto al nombre del usuario y seleccionando Aprobar o Rechazar. Para aprobar a todos los usuarios, haz clic en el botón Aprobar todo en la esquina superior derecha.
Aprobar/rechazar gastos #
Para aprobar gastos:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Haz clic en Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Aprobar todo para aprobar todos los gastos o
- Haz clic en el nombre de un miembro del equipo y luego en Aprobar o Rechazar en la página siguiente
6. Si rechazas la solicitud, debes escribir una breve nota para el usuario y luego hacer clic en Rechazar
También puedes usar la función de aprobación/rechazo en masa marcando las casillas junto a los miembros del equipo (o la casilla superior para seleccionarlos a todos) y haciendo clic en Aprobar/Rechazar.
Las planillas de horarios y los gastos aprobados no pueden modificarse.
Si un miembro ha enviado una planilla con datos incorrectos, un administrador o un gerente de equipo (si cuenta con los permisos necesarios) puede:
- Rechazar la planilla completa, editar y volver a enviarla (si aún no ha sido aprobada).
- Acceder al Informe detallado y corregir el error manualmente.
- Retirar la aprobación y pedir al miembro del equipo que edite su planilla y la vuelva a enviar para su aprobación.
Retirar una aprobación #
Para retirar la aprobación de planilla o gastos:
- Ve a Aprobaciones > Planilla de horarios/Gastos
- Haz clic en la pestaña Archivo
- Haz clic en la planilla o gastos enviados por el miembro del equipo
- Haz clic en el botón Retirar la aprobación en la esquina superior derecha
- Introduce una nota para el retiro
- Haz clic en Retirar
Recordar para aprobar #
Si hay gerentes de equipo que supervisan a los miembros del equipo, tú, como administrador, puedes hacer clic en Recordar para aprobar para enviar un recordatorio por correo electrónico a cada gerente de equipo para que apruebe las planillas de horarios de los miembros de su equipo.
Para enviar un recordatorio a los gerentes de equipo para que aprueben:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona Planilla o Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Recordar para aprobar
Se enviará un recordatorio a las direcciones de correo electrónico de los gerentes para aprobar las planillas y los gastos enviados.
Para ver una planilla de horarios completa, haz clic en la solicitud para verla con más detalle.
Recordar para enviar #
Los administradores y gerentes pueden verificar las planillas de horarios y los gastos no enviados y hacer clic en Recordar para enviar.
Para hacer esto:
- Ve a la página Aprobaciones
- Selecciona Planilla o Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña No enviados
- Haz clic en Recordar para enviar
Editar solicitud de tiempo pendiente #
Los administradores pueden editar las solicitudes pendientes de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones.
A menos que las entradas de tiempo estén bloqueadas, los administradores de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo.
Para editar una solicitud pendiente:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Planilla
- En la pestaña Pendiente, elige la planilla de horarios enviada
- Haz clic en el icono de lápiz para editar junto a la entrada de tiempo
- En la pantalla Editar entrada de tiempo, puedes editar lo siguiente:
- Hora y fecha
- Descripción
- Proyecto
- Facturabilidad
- Duplicar/eliminar entrada
- Haz clic en Guardar para completar la acción
Una vez que una persona tiene el rol de Gerente de equipo o de proyecto, puede ver la página de Aprobación en la barra lateral con miembros/proyecto visibles para él/ella.
Editar gastos pendientes #
Los administradores pueden editar los gastos de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en Aprobaciones > Gastos.
Los gerentes de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo a menos que los gastos de tiempo estén bloqueados.
Para editar el gasto pendiente:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Gastos
- Elige el gasto enviado en la pestaña Pendiente
- Haz clic en el icono de edición
- En la pantalla Editar gastos edita lo siguiente:
- Fecha
- Proyecto/Tarea
- Categoría
- Cantidad
- Facturación
- Agregar/eliminar recibo
- Borrar solicitud
- Haz clic en Guardar para completar la acción
Si la hora de inicio y fin incluye un período nocturno, habrá un número superíndice al lado de la hora de fin, que mostrará cuántos días adicionales cubre la entrada de tiempo.
Pestaña de archivo #
Puedes revisar todo tu historial de aprobación tanto de planillas de horarios como de gastos para ver si se han realizado todos los cambios requeridos.
- Ve a la página Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Planilla o Gastos
- Haz clic en Archivar
- El archivo de Planilla muestra el historial de planillas enviadas, aprobadas, rechazadas y retiradas.
- El archivo de Gastos muestra el historial de gastos enviados, aprobados, rechazados y retirados.
Utiliza el filtro de planillas y gastos según su estado (Aprobado, rechazado o retirado).
Cuando haces clic en la planilla marcada con rechazado, verás una vista detallada que incluye:
- Nombre del usuario y el período de envío
- Fecha y hora del envío
- Detalles de planilla de horarios (entradas de tiempo, gastos)
- Nota de rechazo explicando por qué no se ha aprobado la planilla (si fue rechazada)
Notificaciones #
Si eres administrador y quieres recibir una notificación por correo electrónico cuando un usuario envía su planilla, debes tener una función de gerente para los usuarios que gestionas.
- Se notifica al gerente del equipo del usuario si se envía la planilla de horarios
- El usuario que envió la planilla recibe una notificación si se aprueba su planilla
- El usuario recibe un correo electrónico y una nota si se rechaza la planilla
- El usuario y todos los administradores reciben un correo electrónico si se retira la aprobación
Obtén más información sobre las Notificaciones en Clockify.