Aprobar tiempo y gastos
Los administradores y gerentes pueden revisar y aprobar las entradas de tiempo y los gastos enviados por los miembros del equipo. La aprobación de planillas de horarios y la aprobación de gastos tienen pestañas separadas, pero ambas se encuentran en la página de Aprobaciones.
La aprobación del tiempo registrado está disponible en el plan Standard y superiores y puede ser realizada por los propietarios del espacio de trabajo, administradores, gerentes de proyecto o gerentes de equipo.
Habilitar aprobaciones #
Puedes habilitar la aprobación de planillas de horarios o gastos en la configuración de tu espacio de trabajo:
- Haz clic en el
icono de tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo - Selecciona Configuración del espacio de trabajo
- Selecciona Habilitar aprobación de tiempo y/o Habilitar aprobación de gastos
- Selecciona la frecuencia de las aprobaciones (Semanal, Quincenal o Mensual)
Si la opción Habilitar aprobación de gastos no está disponible, primero debes activar el seguimiento de gastos.
Activar gastos #
Para activar los gastos:
- Ve a la Configuración del espacio de trabajo
- Haz clic en Activar gastos en la parte inferior de la sección Aprobaciones
- Haz clic en el interruptor para Activar el seguimiento de gastos
Ahora deberías tener la opción de habilitar la aprobación de tiempo y gastos.
Permisos #
Dependiendo de los permisos definidos en la Configuración del espacio de trabajo, el tiempo y los gastos enviados se pueden gestionar desde la página Aprobaciones de la siguiente manera:
- Administrador: aprobar, rechazar, editar
- Gerente de equipo (si está habilitado): aprobar, rechazar, editar
- Gerente de proyecto (si está habilitado): aprobar, rechazar
Para modificar estos permisos:
- Ve a la Configuración del espacio de trabajo > Permisos
- Encuentra las siguientes secciones:
- ¿Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas?
- ¿Quién puede aprobar los gastos enviados?
3. Selecciona las opciones para ambas secciones:
- Administradores y gerentes de equipo: Los miembros del equipo pueden aprobar las planillas de horarios y los gastos enviados por sus compañeros
- Administradores y gerentes de proyecto: Los gerentes de proyecto pueden aprobar las planillas de horarios y los gastos enviados por los miembros asignados a los proyectos que gestionan
Si un usuario tiene el rol de administrador y cualquier otro rol de gerente, el rol de administrador tendrá prioridad sobre los demás. Si un usuario tiene los roles de gerente de proyecto y gerente de equipo, se aplicarán todos los permisos de ambos roles.
Aprobar/rechazar planillas de horarios #
Para aprobar planillas de horarios:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Asegúrate de que la pestaña superior esté configurada como Planilla
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Aprobar todo para aprobar todas las planillas de horarios o
- Haz clic en el nombre del miembro del equipo y luego en Aprobar o Rechazar en la página siguiente
6. Para una planilla rechazada, debes escribir una nota para enviar al usuario
7. Haz clic en Rechazar cuando termines
También puedes aprobar a varios usuarios a la vez haciendo clic en la casilla junto al nombre del usuario y seleccionando Aprobar o Rechazar. Para aprobar a todos los usuarios, haz clic en el botón Aprobar todo en la esquina superior derecha.
Aprobar/rechazar gastos #
Para aprobar gastos:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Haz clic en Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Aprobar todo para aprobar todos los gastos o
- Haz clic en el nombre de un miembro del equipo y luego en Aprobar o Rechazar en la página siguiente
6. Si rechazas la solicitud, debes escribir una breve nota para el usuario y luego hacer clic en Rechazar
También puedes usar la función de aprobación/rechazo en masa marcando las casillas junto a los miembros del equipo (o la casilla superior para seleccionarlos a todos) y haciendo clic en Aprobar/Rechazar.
Las entradas de tiempo aprobadas están bloqueadas permanentemente y los administradores no pueden realizar ninguna edición después de la aprobación.
Si un miembro envió una planilla de horarios con entradas enviadas incorrectamente, puedes:
- Rechazar toda la planillas de horarios y editar y volver a enviar la entrada (como propietario/administrador o su gerente de equipo)
- Ir al Informe detallado y corregir manualmente el error (solo como Propietario/Administrador, o su Gerente de Equipo)
Recordar para aprobar #
Si hay gerentes de equipo que supervisan a los miembros del equipo, tú, como administrador, puedes hacer clic en Recordar para aprobar para enviar un recordatorio por correo electrónico a cada gerente de equipo para que apruebe las planillas de horarios de los miembros de su equipo.
Para enviar un recordatorio a los gerentes de equipo para que aprueben:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona Planilla o Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña Pendientes
- Haz clic en Recordar para aprobar
A reminder to approve submitted timesheets and expenses will be sent to managers’ email addresses.
Para ver una planilla de horarios completa, haz clic en la solicitud para verla con más detalle.
Recordar para enviar #
Los administradores y gerentes pueden verificar las planillas de horarios y los gastos no enviados y hacer clic en Recordar para enviar.
Para hacer esto:
- Ve a la página Aprobaciones
- Selecciona Planilla o Gastos en la pestaña superior
- Ve a la pestaña No enviados
- Haz clic en Recordar para enviar
Editar solicitud de tiempo pendiente #
Los administradores pueden editar las solicitudes pendientes de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones.
A menos que las entradas de tiempo estén bloqueadas, los administradores de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo.
Para editar una solicitud pendiente:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Planilla
- En la pestaña Pendiente, elige la planilla de horarios enviada
- Haz clic en el icono de lápiz para editar junto a la entrada de tiempo
- En la pantalla Editar entrada de tiempo, puedes editar lo siguiente:
- Hora y fecha
- Descripción
- Proyecto
- Facturabilidad
- Duplicar/eliminar entrada
- Haz clic en Guardar para completar la acción
Una vez que una persona tiene el rol de Gerente de equipo o de proyecto, puede ver la página de Aprobación en la barra lateral con miembros/proyecto visibles para él/ella.
Editar gastos pendientes #
Los administradores pueden editar los gastos de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en Aprobaciones > Gastos.
Los gerentes de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo a menos que los gastos de tiempo estén bloqueados.
Para editar el gasto pendiente:
- Ve a la página de Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Gastos
- Elige el gasto enviado en la pestaña Pendiente
- Haz clic en el icono de edición
- En la pantalla Editar gastos edita lo siguiente:
- Fecha
- Proyecto/Tarea
- Categoría
- Cantidad
- Facturación
- Agregar/eliminar recibo
- Borrar solicitud
- Haz clic en Guardar para completar la acción
Si la hora de inicio y fin incluye un período nocturno, habrá un número superíndice al lado de la hora de fin, que mostrará cuántos días adicionales cubre la entrada de tiempo.
Pestaña de archivo #
Puedes revisar todo tu historial de aprobación tanto de planillas de horarios como de gastos para ver si se han realizado todos los cambios requeridos.
- Ve a la página Aprobaciones
- Selecciona la pestaña Planilla o Gastos
- Haz clic en Archivar
- El archivo de Planilla muestra el historial de planillas enviadas, aprobadas, rechazadas y retiradas.
- El archivo de Gastos muestra el historial de gastos enviados, aprobados, rechazados y retirados.
Utiliza el filtro de planillas y gastos según su estado (Aprobado, rechazado o retirado).
Cuando haces clic en la planilla marcada con rechazado, verás una vista detallada que incluye:
- Nombre del usuario y el período de envío
- Fecha y hora del envío
- Detalles de planilla de horarios (entradas de tiempo, gastos)
- Nota de rechazo explicando por qué no se ha aprobado la planilla (si fue rechazada)
Notificaciones #
Si eres administrador y quieres recibir una notificación por correo electrónico cuando un usuario envía su planilla, debes tener una función de gerente para los usuarios que gestionas.
- Se notifica al gerente del equipo del usuario si se envía la planilla de horarios
- El usuario que envió la planilla recibe una notificación si se aprueba su planilla
- El usuario recibe un correo electrónico y una nota si se rechaza la planilla
- El usuario y todos los administradores reciben un correo electrónico si se retira la aprobación
Obtén más información sobre las Notificaciones en Clockify.