Création et gestion des factures
Créez des factures pour vos clients sur la base du temps suivi et marquez les entrées comme étant facturées, afin de ne pas facturer deux fois les clients.
La facturation est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.
La facturation doit être activée dans les Paramètres de l'espace de travail.
Créer des factures #
Pour créer des factures :
- Accédez à la page Factures
- Cliquez sur Créer une facture
- Choisissez le client
- Modifiez la devise, le numéro de facture et les dates d'émission et d'échéance (si nécessaire)
- Cliquez sur Créer
- Ajoutez manuellement des éléments à la facture ou importez votre temps suivi
- Téléchargez le PDF
Il est également possible de dupliquer la facture existante et d'en créer rapidement une nouvelle.
- Choisissez la facture que vous souhaitez dupliquer
- Cliquez sur le menu à trois points
- Choisissez l'option Dupliquer dans la liste déroulante
Cette facture nouvellement créée contient les mêmes informations que la facture originale. Ces informations peuvent être modifiées et éditées selon vos besoins. Les éventuelles saisies de temps importées ne seront pas reportées sur leur dépendance.
Facturé par, nom, adresse et le logo proviennent des Paramètres de l'espace de travail, et Facturé à l'adresse est celle du client.
Pour modifier l'adresse du client :
- Allez sur la page Clients
- Choisissez le client
- Cliquez sur l'icône de modification et modifiez son adresse
Développez votre liste de contacts dans les paramètres de la page Factures. Une fois que vous aurez ajouté d'autres contacts, ils apparaîtront dans Facturé par de la liste déroulante des factures.
Les administrateurs peuvent accéder à la page "Factures". Vous pouvez autoriser des membres spécifiques à voir et à gérer les factures dans les paramètres de l'espace de travail, dans la section "Qui peut gérer les factures".
Modifier les factures #
Pour modifier une facture :
- Cliquez sur les trois points
- Choisissez une action dans le menu déroulant Actions dans le coin supérieur droit
- Choisissez l'une des actions suivantes :
- Voir toutes vos factures
- Filtrer les factures par statut
- Marquer les factures comme Envoyées, Payées, Annulées
- Modifier, supprimer, changer le statut d'une facture
- Télécharger les dépenses
Enregistrement du paiement #
L'option Enregistrer le paiement permet d'enregistrer le paiement de la facture.
Pour enregistrer le paiement d'une facture :
- Choisissez l'option Enregistrer le paiement
- L'écran Enregistrer le paiement s'affiche
- Date : date du jour
- Vous pouvez modifier la date, le montant, ou ajouter une note
- Dans le champ Montant saisissez le montant de la facture que vous souhaitez marquer comme Payé
- Cliquez sur Enregistrer
- Montant : montant impayé
En conséquence, la facture est marquée comme :
- Payée (vous avez saisi le montant total)
- Partiellement payée : (vous avez saisi un montant inférieur au montant de la facture)
Le montant est affiché dans la devise attribuée au client.
Remarque concernant le statut de la facture :
- Si le statut de la facture est Partiellement payée, vous pouvez voir tous les paiements précédemment facturés
- Si le montant du paiement enregistré est négatif ou nul, la facture peut être immédiatement marquée comme Payée
- Si la date d'échéance de la facture envoyée est dépassée, la facture est marquée comme étant En retard
- Si le statut est modifié en Non envoyées, tous les paiements précédemment traités sont supprimés
- Pour pouvoir être éditées, les factures payées doivent être marquées comme Non envoyées ou Envoyées
Toutes les autres factures doivent être traitées par le biais de l'option Enregistrement du paiement.
Les factures ayant le statut suivant ne peuvent pas être modifiées :
- Partiellement payées
- Entièrement payées
- Annulées
Configurer manuellement les factures #
Clockify vous permet de marquer manuellement les entrées de temps et les dépenses comme facturées/non facturées. De cette façon, vous avez un contrôle total sur le flux de facturation, un suivi précis du temps et des dépenses sans erreurs de duplication des factures.
Pour marquer manuellement le temps comme facturé :
- Accédez au Rapport détaillé
- Sélectionnez toutes les entrées de temps dont vous avez besoin via l'option Modification en bloc
- Cliquez sur Marquer comme facturé (à côté de la modification en bloc dans l'en-tête du tableau)
Les entrées de temps facturées ont une balise verte Facturé à côté d'elles dans le Rapport détaillé.
Lorsque vous survolez la balise Facturé vous voyez le client et l'ID de la facture sous laquelle la saisie de temps a été facturée (à moins qu'elle n'ait été marquée manuellement comme facturée).
Par défaut, l'incrémentation de l'ID de la facture est prédéfinie de la manière suivante : facture1, facture2, facture3... etc.
Pour marquer le temps comme non facturé :
- Sélectionnez uniquement les entrées de temps facturées
- Cliquez sur Marquer comme non facturé
Ajouter la taxe et la réduction #
Vous pouvez également ajouter des Taxes et Remises à chaque facture.
Pour ce faire :
- Choisissez la facture
- Faites défiler jusqu'au bas de la page
- Entrez des chiffres dans les champs Remise(%) / Taxe (%)
- Le numéro de la taxe/remise est ajouté à la facture sous forme de pourcentage
Remise : appliquée au sous-total de la facture
Taxe : appliquée au résultat final
Si vous utilisez Taxe 2, vous pouvez choisir le mode de calcul :
- Allez sur la page Facture
- Cliquez sur Paramètres
- Choisissez l'onglet Défauts
- Cliquez sur Ajouter une deuxième taxe
- L'option du Mode de taxation (appliquées à toutes vos factures) :
- Simple –les deux taxes sont appliquées au total (par exemple, le sous-total est de 100 $, la taxe 1 de 10 % est de 10 $, la taxe 2 de 10 % est de 10 $ et le total est de 120 $)
- Composée – la deuxième taxe est appliquée sur le montant taxé (par exemple, le sous-total est de 100 $, la taxe de 10 % 1 est de 10 $, la taxe de 10 % 2 est de 11 $, et le total est de 121 $)
Conversion de l'horloge au format décimal #
Le montant total entre les rapports et les factures peut légèrement différer.
Les factures arrondissent le temps sur deux décimales, alors que les rapports prennent en compte plus de décimales.
Par exemple :
Vous avez une entrée de temps dont la durée est de 20min, ou 0.3333333h lorsqu'elle est convertie en format décimal. Lorsqu'un rapport la multiplie par un taux horaire de 100 $, le résultat dans le rapport est 33,33 $. Mais lorsque cette entrée est importée dans une facture, la facture importe le temps arrondi à deux décimales (0,33h), qui, multiplié par 100 $, équivaut à 33,00 $.
L'option de regroupement peut également donner lieu à des montants totaux différents.
Par exemple :
Vous avez trois entrées sur un projet, chacune de 20 minutes. Si vous importez les heures une par une avec l'option Grouper les heures : Détaillé, la facture comportera trois lignes de 0,33 et le montant total sera de 99,00 $ (3 x 0,33h x 100 $). Mais si vous choisissez l'option Grouper les heures : Projet, elles seront additionnées et arrondies en utilisant plus de décimales (comme dans les rapports), ce qui donnera une facture de 100,00 $.
Pour éviter les écarts dus à l'arrondi des décimales, arrondissez le temps au nombre supérieur, inférieur ou au nombre le plus proche de 6/12/15/30 minutes (c'est-à-dire tout nombre divisible par six).
Filtrer les factures #
Vous pouvez filtrer les factures par :
- Statut
- Date d'émission
- Client
- ID
- Facture du contact
- Montant
Pour filtrer les factures :
- Accédez à la page Factures
- Choisissez les critères de filtrage en haut de la page Factures :
- Plage de dates
- Cliquez sur Appliquer le filtre
- Client
- Statut
- Montant
- Solde
- ID de la facture
Toutes les factures seront filtrées en fonction des critères sélectionnés.
Trier selon les détails de la saisie de temps / des dépenses #
Lorsque vous créez une nouvelle facture ou que vous modifiez une facture existante et que vous importez des temps et des dépenses, vous pouvez choisir de les afficher selon les détails de la saisie des temps et des dépenses dans l’affichage détaillé.
Pour ce faire :
- Choisissez la facture sur la page Factures
- Cliquez sur Importer les temps et les dépenses en bas de la page
- Choisissez Détaillé dans le menu déroulant Afficher le temps
Dans l'étiquetteAfficher dans la facture, choisissez la balise en cochant la case et réorganisez-la par glisser-déposer. La case à cocher que vous avez choisie apparaîtra dans la description de l'élément.
Les mêmes démarches s'appliquent aux Détails des dépenses et aux Détails de la saisie du temps.
Paramètres de facturation #
Vous pouvez obtenir des factures dans une autre langue ou nommer les choses différemment (par exemple, changer l'étiquette de Taxe à TVA) :
- Accédez à la page Factures
- Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (paramètres) à côté du bouton Créer une facture
- Dans l'onglet Défauts, modifiez le contenu que vous souhaitez voir apparaître dans chaque étiquette
Après les modifications apportées, chaque PDF généré affichera les nouvelles étiquettes.
Lorsque vous créez une nouvelle facture, celle-ci peut hériter d'un objet, d'une note, d'une date d'émission et d'une taxe prédéfinis.
Pour définir les valeurs par défaut :
- Accédez à la page Factures
- Cliquez sur 'icône en forme de roue dentée (Paramètres) sur les pages Factures
- Effectuez les modifications nécessaires dans l'onglet Défauts
Vous pouvez masquer les colonnes Quantité et Prix unitaire des factures PDF dans l'onglet Apparence des Paramètres de la facture/strong>. Vous pouvez également y définir si vous souhaitez que le texte s'affiche de droite à gauche.
Configurer des traductions #
Grâce aux traductions, vous pouvez personnaliser les étiquettes de vos factures, qu'il s'agisse des types d'éléments ou des montants totaux à payer.
Les traductions apparaîtront sur les versions PDF et imprimées de toutes vos factures.
- Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
- Choisissez l'onglet Traductions
- Repérez le champ intitulé Type d'élément et saisissez votre traduction
- Répétez l'étape 3 pour chaque champ concerné
- Sauvegardez vos traductions
Si vous supprimez une valeur dans le champ étiquette, cette étiquette n'apparaîtra pas dans la version PDF de la facture.