Rapports planifiés
Recevez des rapports personnalisés par email chaque jour, semaine ou mois.
Lorsque vous filtrez et partagez un rapport, vous pouvez également spécifier qu'il soit envoyé par email à vous ou à toute autre personne de votre compte afin qu'elle reçoive toujours les dernières informations de suivi pour le jour, la semaine ou le mois précédent.
Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent créer des rapports programmés.
Les rapports programmés sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.
Planification des rapports #
- Allez dans n'importe quel rapport
- Appliquez les filtres nécessaires au rapport (par exemple, filtrez par utilisateur, client, etc.)
- Choisissez une plage de dates relative (par exemple, cette semaine, le mois dernier, etc.)
- Cliquez sur l'icône “Partager”
- Nommez le rapport (ce nom sera utilisé dans les emails, sur la page du rapport et dans les exportations)
- Choisissez les destinataires
- Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir le rapport (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)
- Cliquez sur Créer le lien
Notez que les rapports avec des plages de dates personnalisées ne peuvent pas être programmés et que seuls les administrateurs peuvent programmer des rapports.
Vous pouvez voir tous vos rapports programmés sur la page des rapports partagés. Les rapports qui sont envoyés par email auront la balise programmé à côté d'eux.
Vous pouvez activer ou désactiver la programmation des rapports partagés existants à partir de la page “Rapports partagés”, en cliquant sur les trois points situés à côté d'un rapport.
Les administrateurs peuvent choisir que le rapport ne soit envoyé qu'à eux-mêmes, ou sélectionner d'autres utilisateurs dans leur espace de travail Clockify.
Quand les emails sont-ils envoyés ? #
- Les emails quotidiens sont envoyés chaque jour en fonction du paramètre Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil
- Les emails hebdomadaires sont envoyés au début de chaque semaine en fonction des paramètres de Début de la semaine et Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil
- Mensuellement sont envoyés le 1er de chaque mois, en fonction des paramètres Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil
Contenu de l'email du rapport #
- Nom du rapport
- Dates exactes pour lesquelles le rapport est envoyé
- Le total des heures et des pauses suivies et la part facturable (calculée au moment de l'envoi de l'email). Si vous ne souhaitez pas que l'email affiche le temps facturable, assurez-vous que l'option Ne pas afficher le montant est sélectionnée avant de partager le rapport.
- Le lien vers le rapport de temps en direct pour plus d'informations (montre toujours la plage relative que vous avez enregistrée)
- Des liens directs pour télécharger le rapport au format PDF, CSV et Excel (le téléchargement portera sur les dates indiquées dans l'email)
S'il y a un nouveau total parce que vous avez ajouté ou modifié des feuilles de temps existantes, l'email contiendra des informations périmées, mais le lien affichera les informations actuelles.
Si vous avez verrouillé les dates dans le rapport, les liens de téléchargement de l'email respecteront les dates verrouillées (par exemple, si vous avez enregistré Hier et verrouillé la date, chaque email précédent vous dirigera vers le même téléchargement, c'est-à-dire hier).
Envoi de rapports à des personnes extérieures à Clockify #
Si vous souhaitez que d'autres personnes reçoivent un rapport programmé, vous devez mettre en place un transfert d'email.
Vous devrez créer un filtre dans votre client de messagerie pour les emails contenant le sujet dont vous avez besoin, puis créer une règle pour que ces emails soient transférés vers un autre email.
Par exemple, vous pouvez filtrer un rapport par client, nommer le rapport Rapport hebdomadaire ClientX et programmer son envoi une fois par semaine, puis créer un filtre et une règle pour que ces emails soient envoyés automatiquement de votre boîte de réception à l'adresse email du client.
Comment configurer le transfert d'email pour : Gmail / Outlook / Mail (Mac)