Cómo funciona el control del tiempo con hojas de cálculo (+ plantillas gratuitas)
Cómo controlar el tiempo en una hoja de cálculo, generar los informes de tiempo y mejorar tu productividad.
¿Qué es el método de control de horas mediante hojas de cálculo?
El método de control de horas mediante hojas de cálculo consiste en que los empleados introduzcan el tiempo dedicado a cada tarea en una plantilla de hoja de cálculo. Las hojas de cálculo más básicas incluyen las horas de inicio y fin del trabajo. Para un control más detallado, se pueden añadir otros datos, como las horas de inicio y fin de los descansos, o incluso las tarifas por hora y las horas extras.
¿Por qué controlar el tiempo de los empleados en una hoja de cálculo
El control del tiempo con hojas de cálculo permite llevar un registro del tiempo de trabajo realizado en un formato claro, ordenado y de fácil acceso. Como propietario o responsable de una empresa, necesitarás estos datos para:
- La gestión de nóminas,
- La facturación a clientes,
- El cumplimiento de la DCAA,
- El cumplimiento de la FLSA, y
- Los informes de estado de los proyectos que envías a los clientes.
Sin datos precisos sobre el tiempo, no dispondrías de información suficiente para justificar las facturas a tus clientes.
Cómo utilizar las plantillas de hojas de cálculo para el control del tiempo
Llevar un control del tiempo con plantillas de hojas de cálculo ya preparadas significa no tener que empezar desde cero. Para utilizar nuestras plantillas de control del tiempo, solo tienes que:
- Seleccionar la plantilla que necesites,
- Hacer clic en el enlace de Excel o Google Sheets, y
- Enviar una copia de la plantilla a tus empleados para que la rellenen.
Si decides descargar la plantilla de Google Sheets, aparecerá una ventana emergente en la que se te pedirá que crees tu propia copia.
Simplemente, haz clic en “Hacer una copia,” y se abrirá una copia editable de la plantilla.
Plantillas de control del tiempo con hojas de cálculo
Puedes descargar plantillas gratuitas de hojas de cálculo en Excel o Google Sheets.
Hoja de cálculo mensualHoja de cálculo semanalHoja de cálculo diaria para empleados
Hoja de cálculo diaria para supervisoresHoja de cálculo para proyectos
Hoja de cálculo mensual
Una hoja de cálculo de seguimiento de la productividad mensual para registrar:
- Horas de trabajo,
- Pausas para comer,
- Tiempo libre, y
- Horas extras.
Descargar: Excel • Google Sheets
Hoja de cálculo semanal
Una plantilla de gestión del tiempo semanal para registrar:
- Horas extras,
- Pausas para comer,
- Horas de trabajo, y
- Tiempo libre.
Descargar: Excel • Google Sheets
Hoja de cálculo diaria para empleados
Hoja de cálculo de rastreo de tiempo diario para empleados, con días divididos en horas (7:00 a. m. - 8:00 p. m.).
Descargar: Excel • Google Sheets
Hoja de cálculo diaria para supervisores
Control diario de los horarios de los empleados para propietarios de negocios y gerentes que calcula el salario según las horas trabajadas y la tarifa horaria.
Descargar: Excel • Google Sheets
Hoja de cálculo para proyectos
Una plantilla de registro de tiempo del proyecto donde puedes seguir las horas facturables dedicadas a diferentes proyectos.
Descargar: Excel • Google Sheets
Cómo crear una hoja de cálculo de tiempo en Excel
Ahora te explicamos cómo seguir el tiempo en Excel o Google Sheets cuando no tienes una plantilla ya hecha.
Primero, abre Google Sheets o Excel y crea las secciones que necesites. Por ejemplo, puedes añadir:
- Hora de inicio,
- Hora de finalización,
- Tarifa horaria,
- Total de horas trabajadas,
- Horas extras,
- Importe ganado, y
- Otros parámetros, si hace falta.
Los nombres de estas secciones deberían aparecer uno al lado del otro, en la primera fila. Las celdas en las que tus empleados deben añadir horas se deberían formatear para mostrar horas. Cómo hacerlo:
- Selecciona las celdas,
- Haz clic derecho en la selección,
- Selecciona Formato de celdas, y
- Haz clic en Hora.
A continuación, necesitas añadir las fórmulas correctas.
Digamos que la hora de inicio de tu trabajo está en la celda C3, y tu hora de finalización está en la F3. Una manera es usar la siguiente fórmula para obtener el total de las horas trabajadas:
Asegúrate de que la columna de total de horas trabajadas esté configurada como general, y no como hora, si no, recibirás el resultado en a. m o p. m.
Si tu hoja de cálculo tiene múltiples proyectos y descansos, tu fórmula tendrá más elementos.
Digamos que quieres crear una hoja de cálculo de horas mensuales con el tiempo de trabajo, el tiempo de descanso, y la tarifa horaria, como en la imagen anterior:
- Columna C: inicio del trabajo,
- Columna D: inicio del almuerzo,
- Columna E: fin del almuerzo, y
- Columna F: fin del trabajo.
Para calcular el total de horas trabajadas, deberías hacer clic en el campo I3 e introducir la siguiente fórmula:
Entonces, arrastra tu cursor por el resto de la columna para obtener resultados para todos los días donde tienes datos.
También puedes calcular el importe ganado según la tarifa horaria de tu empleado. Para hacer esto, multiplica la tarifa horaria por el total de horas trabajadas:
Una vez que los empleados introduzcan estos datos manualmente, pueden enviar la hoja de cálculo para su aprobación (normalmente a base semanal, quincenal y mensual).
🎓 Cómo crear una simple planilla de horarios en Excel
Preguntas frecuentes sobre el control del tiempo en hojas de cálculo
Si quieres aprender más, aquí tienes algunas de las preguntas más comunes sobre el control del tiempo con hojas de cálculo.
¿Cómo puedo crear una hoja de cálculo de control del tiempo?
Para crear una hoja de cálculo de control del tiempo necesitas una herramienta de hojas de cálculo. Las herramientas más usadas son Excel y Google Sheets.
¿Excel puede seguir el tiempo?
Sí, Excel puede seguir el tiempo. Sin embargo, debes crear campos y añadir fórmulas manualmente para que funcione. Alternativamente, puedes usar una plantilla de control del tiempo ya hecha de Excel o Google Sheets y modificarla si hace falta.
¿Cómo crear datos de tiempo en Excel?
El seguimiento del tiempo en Excel te obliga a crear celdas para la fecha, la hora, el total de horas, etc.
También necesitas formatear estas celdas correctamente. Por ejemplo, si tus celdas no se formatean para mostrar la hora, tus empleados no podrán introducir sus horas de inicio y finalización.
Para calcular el total de las horas trabajadas para un día concreto, añade una fórmula que resta la hora de entrada de la hora de salida.
¿Cuál es la mejor herramienta de seguimiento del tiempo?
Las aplicaciones diseñadas específicamente para el control del tiempo son la mejor opción para el control horario que las herramientas de hojas de cálculo.
Una potente herramienta de seguimiento del tiempo como Clockify te permite introducir las horas trabajadas en proyectos en un formato similar al de las hojas de cálculo, y luego calcula con precisión el número total de horas para ti. Incluso puede separar las horas facturables de las no facturables, calcular los costes de horas extras, y mucho más.
🎓 Los 5 pasos para calcular las horas extras y evitar errores de nómina
Prueba una estupenda aplicación con planilla de horarios: Clockify
Las plantillas prediseñadas de control del tiempo en hojas de cálculo disminuyen la cantidad de entradas manuales, pero no resuelven el problema.
Como propietario de una pequeña empresa, es posible que consideres el seguimiento del tiempo en hojas de cálculo un proceso lento y propenso a errores. Las inexactitudes en el seguimiento del tiempo en hojas de cálculo puede llevar a la sobrestimación de la rentabilidad del proyecto, lo que resulta en sobrecostes.
Clockify es una aplicación de productividad equipal y planilla de horarios que te ayuda a ralentizar el cronometraje. Reduce el tiempo dedicado a tareas manuales, como resumir los datos recopilados en una hoja de cálculo.
Introducir el tiempo en una vista de planilla con Clockify es similar al seguimiento del tiempo de proyectos en Excel. Primero, define el proyecto en que estás trabajando. Entonces, introduce el tiempo que dedicas a estos proyectos por fecha en un par de clics.
Puedes descargar los archivos CSV y Excel de las entradas de tiempo creadas en Clockify. Para exportar los informes, simplemente:
- Elige el tipo del informe: Resumido, Detallado, o Semanal,
- Filtra por parámetros deseados,
- Selecciona el período de tiempo,
- Haz clic en Exportar, y
- Selecciona el formato: CSV, Excel o PDF.
Todas las hojas de cálculo exportadas en CSV y Excel se pueden editar, si necesitas hacer más modificaciones.
Esta es una manera rápida de obtener informes precisos y profesionales que garantizan que ofrezcas a tus clientes la transparencia y fomentes la confianza.
Pero eso no es todo lo que Clockify puede hacer: también te ofrece información sobre la rentabilidad de proyectos. Tus empleados pueden seguir el tiempo facturable y añadir los gastos.
Esto te permite ver cuánto de tu presupuesto te queda en cualquier momento, y cuán rentable es cada proyecto. También te proporciona datos objetivos para cobrar a tus clientes con precisión cada vez.
Testimonio de una usuaria de Clockify: Cómo Clockify supera al seguimiento del tiempo en Excel
Desde el seguimiento del tiempo en Excel en su antigua empresa, hasta usar Clockify, aquí es lo que la estrella de Tik Tok Taz Zammit dice sobre el cambio a una solución más automatizada:
“El problema fue que con las [hojas de cálculos Excel] el jefe nunca sabía en qué todos estaban trabajando. El trabajo se estaba realizando, pero nuestro jefe no sabía cuándo podría colaborar con nosotros o cuándo estaríamos online.”
Taz añade que su equipo simplemente hacía clic en el botón de Iniciar en Clockify, y escribía en lo que estaba trabajando. Así todos podrían ver lo que el equipo estaba haciendo y cuándo estaban conectados.
Es hora de deshacerte de las torpes hojas de cálculo y obtener Clockify, ¡gratuitamente!
