Control de tiempo compatible con DCAA: Definición, requisitos y consejos
La Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA, por sus siglas en inglés) es una agencia gubernamental que realiza auditorías para el Departamento de Defensa (DoD, por sus siglas en inglés) y otras agencias federales. Estas auditorías garantizan que cada contratista gubernamental cumpla con las reglas y regulaciones del gobierno.
Si te estresa el cumplimiento de todas las reglas para obtener la documentación de cronometraje necesaria para una auditoría exitosa de DCAA, sigue leyendo. Aquí tienes los requisitos principales de la DCAA, junto con algunos consejos sobre cómo mantener el cumplimiento.
¿Qué es el cumplimiento de DCAA?
El cumplimiento de DCAA significa obedecer las reglas establecidas por la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA). Cuando obtienes un contrato del gobierno, la DCAA garantiza que tu empresa siga las normas de contabilidad y cronometraje necesarias.
Los requisitos de cronometraje de la DCAA regulan la documentación de las horas de trabajo de los empleados. A los ojos del gobierno, los documentos de seguimiento del tiempo proporcionan prueba de que no se desperdició tiempo ni se cometió fraude con respecto al tiempo de trabajo. Por eso, es vital mantener planillas de horarios claras que documenten las horas de trabajo de cada empleado.
Suspender una auditoría de DCAA suele resultar en consecuencias menores e incluso desastrosas. Si no cumples con los requisitos de la DCAA, aquí es lo que puede ocurrir:
- Sanción financiera,
- Término del contrato gubernamental,
- Inhabilidad de obtener futuros contratos gubernamentales, y
- Reputación dañada de la empresa.
Cumplir con la DCAA viene junto con el cumplimiento del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR, por sus siglas en inglés). El FAR garantiza que los clientes reciban el producto o servicios de calidad esperada y a tiempo acordado.
¿Cómo la DCAA confirma el cumplimiento de una empresa?
Antes de firmar un contrato gubernamental, debes completar una encuesta pre-award. Esta encuesta examina si el sistema de contabilidad cumple los requisitos para que el negocio obtenga el contrato gubernamental.
La DCAA normalmente realiza auditorías de sistemas relacionados con costes (por ejemplo, software de contabilidad) cada 4 años. Sin embargo, si se identifican altos riesgos de falta de cumplimiento, las auditorías pueden ocurrir con más frecuencia.
Los representantes de la DCAA pueden visitar una empresa sin aviso previo y hablar con los empleados para verificar si todo está en orden. Esta práctica se conoce como floor check (revisión de campo).
Según Braden Perry, un abogado regulatorio, deberías estar preparado para las auditorías de DCAA en cualquier momento:
“Considera que las auditorías son inesperadas por defecto y mantén un estado “listo para auditoría”. Eso quiere decir que realizas reseñas internas periódicas, autorizaciones de gerentes, y procedimientos de corrección de documentos que demuestran la transparencia y no el ocultamiento.”
Como un controlador financiero, debes saber que (además de floor checks), la DCAA realiza auditorías de sistemas de contabilidad y seguimiento del tiempo para verificar que tus procesos internos cumplan con todos los requisitos de DCAA.
Por lo tanto, una auditoría de DCAA examina si las empresas con contratos gubernamentales hacen lo siguiente:
- Practican el seguimiento diario del tiempo,
- Mantienen registros precisos con registros de auditoría para todos los cambios,
- Practican informes extensos, y
- Obtienen aprobaciones específicas del supervisor y más.
Braden también menciona que la DCAA no se centra en el tipo de sistema que tienes, sino en si estás cumpliendo con las reglas:
“Los auditores se centran menos en la herramienta usada y más en si los procesos se siguen cada día, por todos, incluso la dirección. Una fuerte cultura de responsabilidad hace que el cumplimiento sea una prioridad antes de que un auditor entre por la puerta.”
Ahora vamos a repasar las reglas de la DCAA y examinar cómo un software de seguimiento del tiempo que cumple con la DCAA puede ayudar con el cumplimiento de los requisitos de DCAA.
Requisitos de cronometraje de la DCAA
Para una comprensión más profunda del cronometraje que cumple con la DCAA, revisamos los requisitos de seguimiento de tiempo de la agencia.
NOTA: Una vez que conozcas los requisitos generales de la DCCA, te recomendamos que te comuniques con tu oficina local de auditoría de campo de la DCAA (FAO) para obtener más información.
1. El personal debe tener un buen conocimiento de los procedimientos de cromentraje
Para una auditoría de DCAA exitosa, tus empleados deben conocer el cronometraje compatible. Como un vicepresidente operativo o alguien con un rol similar, puedes garantizar que todos estén en la misma página creando una política formal de cronometraje que refleje los requisitos de la DCAA.
Tu política debe incluir:
- Las horas esperadas de entrada y salida,
- Las fechas de entrega para los envíos de planillas,
- Las reglas de edición y aprobación de planillas,
- Las reglas de redondeo de tiempo (si se pueden aplicar),
- Las medidas en caso de las entradas de salida perdidas, y
- Las consecuencias en caso de la manipulación de planillas.
Esta política servirá como una guía para tus empleados sobre cómo registrar el tiempo adecuadamente. Al mismo tiempo, informará a los auditores de la DCAA sobre qué esperar de tu sistema de control de tiempo.
2. Los empleados deben registrar todas las horas de trabajo diariamente
La DCAA exige que todos los empleados realicen un seguimiento del tiempo todos los días individualmente en tiempo real. Deben registrar su tiempo solo para el día actual y evitar añadir entradas retroactivas o entradas para el futuro.
Puesto que todas las actividades deben registrarse diariamente a medida que ocurren, es mejor recurrir a una solución digital para este propósito, es decir, un software de seguimiento del tiempo compatible con la DCAA, como Clockify by CAKE.com. Es más fácil de usar, más rápido y más preciso que registrar el tiempo manualmente.
Con Clockify, los empleados pueden crear entradas de tiempo automáticamente usando el temporizador. Alternativamente, pueden ingresar manualmente el tiempo en la planilla de horarios, eliminando cualquier duda sobre el seguimiento preciso del tiempo..
3. Todas las horas extras se deben registrar
Todas las horas extras deben registrarse, sin importar si son remuneradas o no. Las horas extras no remuneradas se conocen como horas extras no compensadas. Solo los empleados exentos de la FLSA no reciben pago adicional por trabajar más de 40 horas a la semana.
Por el contrario, todos los empleados no exentos deben recibir remuneración por el trabajo adicional. Para garantizar que sus horas extras se paguen correctamente, su tiempo se debe registrar.
A pesar de no recibir remuneración por horas extras, bajo FAR 52.237-10, las horas del personal exento se deben dividir claramente en horas regulares y horas extras. Eso es porque las horas extras registradas se usan para calcular la tarifa horaria modificada, para garantizar transparencia y justicia.
Digamos que un empleado exento gana 22 $ por hora. Una semana, trabajó horas extras: 43 horas en lugar de 40. Así es cómo se calcula la tarifa horaria modificada:
Tarifa horaria x Horas semanales regulares / Horas reales trabajadas esa semana = Tarifa horaria modificada
22 $ x 40 / 43 = 20,46 $
Para seguir el tiempo sin esfuerzos, usa Clockify by CAKE.com. Una vez que establezcas la capacidad diaria de tus empleados, cualquier hora registrada por encima de esa capacidad se tratará como hora extra. Los datos de horas extras están disponibles en el informe de asistencia.
No registrar las horas extras puede interpretarse como un fraude. Registrar todas las horas trabajadas, incluso las horas extras remuneradas y no remuneradas, permite que la DCAA determine costes laborales reales. Así los auditores pueden garantizar que no haya inexactitudes en la facturación.
🎓 Las diferencias clave entre los empleados exentos y no exentos
4. Todo el tiempo libre se debe registrar
No basta solo con registrar el tiempo trabajado, el tiempo libre se debe registrar también. Dependiendo de la política de empresa, el tiempo libre remunerado puede incluir:
- Días festivos nacionales,
- Vacaciones,
- Baja por enfermedad,
- Baja parental, y
- Baja por duelo.
Al proporcionar datos de cronometraje sobre el tiempo libre remunerado, ayudas a evitar el fraude contable laboral desde el punto de vista del gobierno. En general, todo el tiempo relacionado con el trabajo debe ser registrado.
5: Las entradas de tiempo se deben vincular con proyectos adecuados
La DCAA requiere que la empresa especifique en qué proyecto trabajó cada empleado. Cada vez que un empleado comienza a trabajar en una tarea, debe crear una entrada de tiempo en el proyecto al que pertenece la tarea.
Para asegurarte de que todas las entradas pertenecen a un proyecto específico en Clockify, puedes ir a la configuración de tu espacio de trabajo y seleccionar Proyecto como un campo obligatorio. De esta manera, los empleados no podrán realizar un seguimiento del tiempo en una actividad a menos que seleccionen un proyecto.
Si quieres que se especifiquen las tareas, selecciona Tarea como un campo obligatorio. Los empleados no podrán realizar un seguimiento del tiempo en una entrada sin seleccionar una tarea dentro de su proyecto.
6. Las planillas de horarios se deben revisar por los supervisores
Los empleados deben enviar sus planillas de horarios para su aprobación. El supervisor revisa la planilla para verificar que todos los datos registrados son correctos. Una vez que el supervisor confirme que las horas registradas coinciden con las horas trabajadas, aprueba la planilla de horarios.
El proceso de aprobación de planillas toma demasiado tiempo y esfuerzo cuando dependes de planillas de horarios físicas. Las planillas registradas así son más difíciles de verificar y los errores son más comunes.
En su lugar, puedes usar Clockify para optimizar las aprobaciones de planillas de horarios. Una vez que los empleados registren horas en Clockify, podrán enviar instantáneamente las horas para su aprobación.
Puesto que las planillas son digitales, el revisor puede notar las incongruencias más fácilmente. Si todo está bien, el supervisor puede aprobar todas las planillas de horarios a la vez y ahorrar un montón de tiempo en trabajo administrativo.
7. Las correcciones hechas en las planillas de horarios se deben documentar
A veces, las planillas de horarios se deben editar después de su envío para corregir errores. En ese caso, debes dejar claro que se realizaron los cambios. Para documentar los cambios adecuadamente, incluye:
- Entrada de tiempo original,
- Entrada de tiempo editada,
- Razones por la corrección, y
- Nombre de la persona que realizó/aprobó los cambios.
Para garantizar que ninguna entrada de tiempo se modifique sin permiso, usa el bloqueo de planillas en Clockify. Así nadie puede modificar las entradas después de un período establecido.
Clockify by CAKE.com también te permite seguir todos los cambios a través de un registro de auditoría. Al activar esta función, puedes ver quién cambió qué y cuándo.
8. Las planillas de horarios se deben firmar
Los empleados deben firmar sus planillas de horarios. Así, están de acuerdo que las entradas de tiempo reflejan el número exacto de horas que trabajaron realmente. Adicionalmente, el aprobador que revisó las planillas de horarios debe firmarlas también para confirmar que las entradas son correctas.
9. Las responsabilidades de cronometraje y nómina se deben separar
La DCAA establece que las responsabilidades del cronometraje y de la nómina deben separarse. El personal de nómina no debe tener ningún control sobre los datos de seguimiento del tiempo de los empleados.
Cuando se realiza el seguimiento del tiempo mensual, el gerente puede solicitar que todos los empleados generen informes resumidos sobre su tiempo de seguimiento y luego exportarlos como PDF. Una vez que el gerente recibe los informes, puede enviarlos a la nómina.
10. Todos los costes se deben registrar correctamente
Los costes del proyecto se deben registrar para garantizar que solo los costes permisibles se facturen al gobierno. Según FAR 31.201-2, los costes son permisibles cuándo son:
- Razonables,
- Repartibles,
- En concordancia con los principios aceptados de contabilidad, y
- Alienados con términos de contrato.
Normalmente, los costes permisibles incluyen materiales usados en la producción, labor directa, viajes directos y otros costes directos internos.
Los costes no permisibles se deberían registrar por separado de los costes permisibles. Estos son los costes para los que no cobras al gobierno, así que se deberían excluir de la facturación. Si cobras al gobierno por los costes no permisibles, estarás sujeto a sanciones.
Los costes laborales pueden volverse no permisibles si el tiempo del empleado no se registra correctamente. Por eso, como el controlador financiero o la persona a cargo de las finanzas, deberías garantizar que los costes se registren y clasifiquen siempre de manera adecuada.
11. Los costes directos e indirectos se deben separar
La DCAA exige que distingas claramente entre los costes directos e indirectos. Cuando se trata de los costes laborales, el trabajo directo se refiere al personal involucrado directamente en el proporcionamiento de servicios o desarrollo de productos.
Por ejemplo, el salario de un agente de ventas en una empresa tecnológica se clasificaría como coste de trabajo directo. Es porque este empleado tiene un impacto directo en los ingresos de la empresa.
Los costes de trabajo indirecto son los salarios de los empleados no involucrados directamente en la creación de productos o la venta de servicios. En su lugar, apoyan a la empresa al:
- Gestionar los equipos,
- Hacer el trabajo administrativo,
- Mantener el equipamiento, etc.
Los requisitos de cronometraje se aplican a todos los empleados, independientemente de si pertenecen al grupo de trabajo directo o indirecto.
Directos o indirectos, Clockify calcula automáticamente los costes laborales según las horas trabajadas. Simplemente puedes definir la tarifa horaria para cada empleado. Luego, ejecuta un informe de tiempo para ver los costes laborales junto a las horas trabajadas, garantizando que los costes que cobras al gobierno sean correctos.
12. La información sobre los costes se debe emitir mensualmente
La DCAA exige que la información sobre costes y facturación deba expedirse al menos una vez al mes.
Puedes generar fácilmente estos datos mensualmente en Clockify. Simplemente ve al informe resumido, selecciona El mes pasado en el selector de fechas y obtendrás un gráfico que muestra cuántas horas has rastreado el mes anterior.
Obtendrás información sobre la cantidad facturable frente a la no facturable cada día del mes. También puedes encontrar información sobre tus ganancias en el encabezado del gráfico.
Una vez que tengas los datos deseados, puedes exportar el documento como PDF o Excel y prepararlo para los representantes de DCAA.
Ventajas del cronometraje compatible con DCAA
Seguir todos los requisitos de cronometraje de la DCAA tiene muchas ventajas además de asegurarte un contrato con el gobierno, incluyendo:
- Procesos y flujos de trabajo optimizados: tener una política estricta de cronometraje ayuda a todos a mantenerse organizados, priorizar y dividir su trabajo en tareas más manejables.
- Eficiencia mejorada: el seguimiento diario del tiempo te permite ver cómo los empleados pasan sus horas de trabajo y determinar si hay espacio para una mayor eficiencia.
- Sin retrasos en los pagos a tu empresa: tus procedimientos de seguimiento del tiempo te ayudan a estar al tanto de toda la documentación necesaria, como informes y facturas, que puedes enviar rápidamente a tus clientes.
- Más probabilidad de tener éxito con contratos futuros: aprobar tus auditorías de DCAA con gran éxito hace más probable que obtengas otro contrato gubernamental en el futuro.
- Operaciones más transparentes: los empleados están a cargo de sus planillas de horarios y pueden consultarlas en cualquier momento.
- Decisiones basadas en datos: tener una visión detallada de cómo los empleados pasan su tiempo puede ayudarte a priorizar mejor las tareas y tomar decisiones bien fundadas sobre proyectos futuros.
🎓 Cumplimiento con las leyes de cronometraje usando Clockify
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento con la DCAA
Si necesitas más aclaraciones sobre el cumplimiento con la DCAA, consulta estas preguntas comunes.
¿Es Clockify compatible con la DCAA?
Sí, Clockify by CAKE.com es una solución de software para el seguimiento del tiempo que cumple con la DCAA. Usar Clockify te ayuda a cumplir con todos los requisitos de cronometraje de la DCAA. Los empleados pueden registrar su horas de trabajo y tú puedes asignar aprobadores para que revisen las planillas de horarios enviadas.
¿Por qué se preocupa la DCAA por las planillas de horarios?
A la DCAA le interesan las planillas de horarios para garantizar que las agencias gubernamentales cobren correctamente. Las planillas de horarios proporcionan transparencia de las horas de trabajo que cobras al gobierno.
¿Cuáles son los requisitos diarios de cronometraje de la DCAA?
La DCAA exige que los empleados registren el número exacto de horas que trabajaron cada día. Para que la DCAA pueda evaluar el cumplimiento, necesitas un sistema de cronometraje que se puede auditar.
¿Es Clockify by CAKE.com el mejor software de cronometraje compatible con la DCAA?
Clockify es la herramienta perfecta para justificar las horas de trabajo y ayudar a garantizar el cumplimiento de DCAA. Por supuesto, solo usar el software no hace que cumplas los requisitos, todavía tienes que seguir todas las regulaciones de la DCAA.
Sin embargo, Clockify te facilita:
- Seguir las horas de trabajo en proyectos específicos,
- Revisar las planillas de horarios,
- Solicitar el tiempo libre,
- Aprobar o rechazar las solicitudes de tiempo libre,
- Bloquear las planillas de horarios, y
- Calcular los costes laborales.
Registrar tiempo con Clockify es rápido y fácil, y te ayuda a evitar multas por la falta de cumplimiento. Así que, para maximizar el cumplimiento de la política y para ahorrar tiempo y dinero, prueba Clockify.
Descargo de responsabilidad
Esperamos que esta guía de cumplimiento de cronometraje de la DCAA te haya ayudado a entender mejor los requisitos de la DCAA. Sin embargo, ten en cuenta que esta guía fue escrita a finales de 2025. Por favor, consulta los sitios web gubernamentales enlazados en este artículo; contienen las reglas y regulaciones actuales de DCAA y FAR.
Además, te recomendamos que te pongas en contacto con tu oficina de auditoría de DCAA local para obtener más información. Este artículo es solo informativo y no se debe usar para sustituir ninguna forma de consejo legal.
Clockify no es responsable para mantener a tu empresa compatible con la DCAA, pero proporciona las herramientas que apoyan el cronometraje que cumple los requisitos.
