Control de tiempo compatible con DCAA

¿Qué es el cumplimiento de DCAA?

Cuando obtienes un contrato del gobierno, la DCAA (Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa) está obligada a garantizar que tu empresa siga las normas de contabilidad y cronometraje necesarias. Por tu parte, esto significa que tu empresa debe cumplir con los requisitos de la DCAA para que la agencia pueda evaluarte más fácilmente.

El cumplimiento de estas reglas se conoce como cumplimiento de DCAA.

Los requisitos de cronometraje de la DCAA regulan la documentación de las horas de trabajo de los empleados. A los ojos del gobierno, los documentos de seguimiento del tiempo proporcionan prueba de que no se desperdició tiempo ni se cometió fraude con respecto al tiempo de trabajo.

Por eso, para lograr el cumplimiento de la DCAA, es vital mantener planillas horarias claras que documenten las horas de trabajo de cada empleado.

DCAA realiza auditorías sin previo aviso para averiguar si los contratistas cumplen con sus regulaciones con respecto al cronometraje. Sus representantes pueden visitar tu empresa y hablar con los empleados para verificar si todo está en orden. Esta práctica se conoce como floor check (revisión de campo).

Una auditoría de DCAA examina si las empresas con contratos gubernamentales hacen lo siguiente:

• Practicar el seguimiento diario del tiempo
• Mantener registros precisos con registros de auditoría para todos los cambios
• Practicar informes extensos
• Obtener aprobaciones específicas del supervisor y más

Beneficios del cronometraje compatible con DCAA

Seguir todos los requisitos de cronometraje de la DCAA tiene muchas ventajas además de asegurarte un contrato con el gobierno. Incluyen lo siguiente:

• Procesos y flujos de trabajo optimizados: tener una política estricta de cronometraje ayuda a todos a mantenerse organizados, priorizar y dividir su trabajo en tareas más manejables.
• Eficiencia mejorada: el seguimiento diario del tiempo te permite ver cómo los empleados pasan sus horas de trabajo y si hay espacio para una mayor eficiencia.
• Sin retrasos en los pagos a tu empresa: tus procedimientos de seguimiento del tiempo te ayudan a estar al tanto de toda la documentación necesaria, como informes y facturas, que puedes enviar rápidamente a tus clientes.
• Es más probable que tengas éxito con contratos futuros: aprobar tus auditorías de DCAA con gran éxito hace más probable que obtengas otro contrato gubernamental en el futuro.
• Operaciones más transparentes: los empleados están a cargo de sus planillas horarias y pueden consultarlas en cualquier momento.

Decisiones basadas en datos: tener una visión detallada de cómo los empleados pasan su tiempo puede ayudarte a priorizar mejor las tareas y tomar decisiones bien fundadas sobre proyectos futuros.

Lista de verificación de cronometraje compatible con DCAA

Navegar por los requisitos de cronometraje de la DCAA puede volverse tedioso y complicado, pero los explicaremos en detalle ahora mismo.

Primero, aquí hay una lista simplificada de las condiciones de seguimiento de tiempo de DCAA para ayudarte a comprenderlo:

• Todos en tu empresa necesitan realizar un seguimiento del tiempo.
• Los empleados deben registrar todas las horas trabajadas (incluso horas extras, vacaciones, no remuneradas, etc.).
• Los empleados deben registrar el tiempo ellos mismos (los gerentes y supervisores no deben registrar el tiempo de los demás).
• Los empleados deben registrar el tiempo diariamente (al final de cada día, se debe completar toda la planilla horaria).
• Los empleados deben especificar en qué proyecto o trabajo trabajaron (todo el tiempo registrado debe clasificarse por proyecto/trabajo).
• Debes tener un procedimiento claro de presentación y aprobación.
• Tanto el empleado como el supervisor deben haber revisado y aprobado los registros de tiempo.
• Los empleados deben conocer el procedimiento y los requisitos de cronometraje (a través de formaciones y procedimientos públicos).
• Debes recordar constantemente, aunque discretamente, a los empleados sobre las pautas de seguimiento del tiempo.
• Si se modifican las planillas horarias aprobadas (es decir, bloqueadas), debes tener un registro inmutable de todos los cambios y tener un registro de auditoría (para que quede claro qué se cambió, cuándo y por qué).
• Los informes de tiempo que muestran los resultados de los cargos al contrato deben producirse al menos cada mes (si no con mayor frecuencia).
• Quienquiera que sea responsable de aprobar las planillas de horarios no puede ejecutar tu nómina (tu contable y el administrador de la planilla no deben ser la misma persona).
• Tienes que estar preparado para inspecciones no anunciadas (es decir, floor checks). La DCAA puede visitar y entrevistar a tus empleados para ver si realmente están en el trabajo, qué tan bien conocen los procedimientos, si están trabajando en los proyectos correctos y si tus registros de tiempo lo confirman.

Requisitos de cronometraje de la DCAA

Para una comprensión más profunda del cronometraje que cumple con la DCAA, echamos un vistazo más de cerca a los requisitos de seguimiento de tiempo de la agencia.

EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD: Los requisitos de cronometraje enumerados aquí se tomaron del Folleto de información para contratistas que se encuentra en el sitio web de DCAA.

Sin embargo, vale la pena señalar que el Manual de auditoría de contratos (CAM) oficial de DCAA ya no coincide con la información que se encuentra en el folleto, y algunas secciones sobre el cronometraje a las que se hace referencia en el Índice de palabras clave de CAM no existen en el capítulo correspondiente del manual (es decir, 5 - 909).

Te recomendamos que te comuniques con la oficina local de auditoría de campo de la DCAA (FAO) para obtener más información.

Crear una política de cronometraje para toda la empresa

El primer paso para garantizar el cumplimiento es redactar una política formal de cronometraje que refleje los requisitos de la DCAA.

Esta política servirá como guía para tus empleados y brindará a los auditores de la DCAA información sobre qué esperar de tu sistema de control de tiempo.

Asegurar la familiaridad con los procedimientos de cronometraje

Todos deben estar familiarizados con los procedimientos de cronometraje para garantizar que los empleados realicen un seguimiento adecuado de sus horas.

Estos procedimientos deben estar claramente establecidos y ser fáciles de entender, tanto para los empleados como para el supervisor.

Durante un floor check, los representantes de la DCAA pueden interrogar a cualquier empleado, por lo que es importante que todos estén preparados.

Practicar el seguimiento del tiempo diario

Todos los empleados deben realizar un seguimiento del tiempo todos los días individualmente en tiempo real. Esto también incluye horas no remuneradas, horas extras y tiempo libre remunerado.

Los empleados deben registrar su tiempo solo para el día actual y evitar añadir entradas retroactivas o entradas para el futuro.

Puesto que todas las actividades deben registrarse diariamente a medida que ocurren, es mejor recurrir a una solución digital para este propósito, es decir, un software de seguimiento del tiempo, como Clockify. Es más fácil de usar, más rápido y más preciso que registrar el tiempo manualmente.

Además, con el software de cronometraje compatible con DCAA, tú y tus empleados podréis añadir tiempo en cualquier lugar, en múltiples dispositivos y sincronizar todos los datos.

Con Clockify, los empleados pueden registrar sus actividades como entradas de tiempo utilizando el rastreador de horas de trabajo.

Alternativamente, pueden ingresar manualmente el tiempo en la planilla horaria.

Para evitar que las personas añadan entradas retroactivas, Clockify te permite bloquear las planillas de horarios e implementar la aprobación de planillas horarias. Habilitar estas funciones protege los registros de tiempo contra la manipulación de datos.

Ten en cuenta que los supervisores no pueden registrar el tiempo de sus empleados, a menos que exista una razón válida para hacerlo, como el control de tiempo de los empleados con baja por enfermedad o un viaje de negocios.

Calcular costes laborales

DCAA calcula los costos de tu proyecto en función de la cantidad de horas que trabajó tu equipo, independientemente de si les pagas por hora o no.

Clockify calcula automáticamente los costos laborales en función de las horas trabajadas. Simplemente define la tarifa horaria para cada empleado, y cada vez que ejecutes un informe de tiempo, también obtendrás los costes laborales, además de ver las horas trabajadas.

Registrar obligatoriamente horas extras

Independientemente de si a los empleados se les paga por hora o si tienen salarios fijos, todas las horas extras deben registrarse.

Esto se debe a que la tarifa horaria promedio de los empleados varía según la cantidad de horas que hayan trabajado, es decir, cambia si han trabajado horas extras.

Como se mencionó en el punto anterior, sin registrar las horas extras, es imposible calcular correctamente los costos laborales.

En Clockify, puedes estimar la cantidad de horas que necesitará un miembro del equipo para terminar cada tarea asignada a él, lo que se traduce en la cantidad de horas de trabajo regulares que se espera que pasen en esas tareas. Podrás realizar un seguimiento del progreso de cada proyecto en la página de proyectos (seguimiento frente al tiempo estimado) y el progreso de cada tarea una vez que hagas clic en el icono del gráfico del proyecto individual.

Podrás ver el tiempo estimado frente al registrado para cada tarea y verificar si alguien trabajó horas extras en su tarea o está cerca de los límites.

Alternativamente, puedes verificar las horas de trabajo de tus empleados en el informe semanal y ver si alguien ha registrado más de 8 horas por día o 40 horas por semana.

Hay dos tipos de horas extras:

• Horas extras no remuneradas: para empleados exentos (empleados asalariados que ganan un mínimo de $684 por semana) según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Horas extras que no se pagan ya que el contrato establece que el empleado tiene un salario fijo, que permanece igual, sin importar la cantidad de horas trabajadas.
• Horas extras remuneradas: para empleados no exentos (otros empleados asalariados y por horas) según la FLSA. Este tipo de horas extras tiene que ser pagado.

Ambos tipos de horas extra deben incluirse en las planillas horarias de tus empleados.

No registrar las horas extras puede interpretarse como un fraude. Esto se debe a que las ganancias de la empresa aumentan a medida que cada hora extra reduce la tarifa horaria efectiva que paga a sus empleados exentos.

Registrar tiempo libre remunerado

El tiempo libre pagado incluye:

• Días festivos nacionales,
• Baja por enfermedad, vacaciones,
• Tiempo personal,
• Baja familiar y parental, y
• Pago durante el duelo.

Al proporcionar datos de cronometraje sobre el tiempo libre remunerado, te aseguras de evitar el fraude contable laboral desde el punto de vista del gobierno.

En general, todo el tiempo relacionado con el trabajo debe ser informado.

Categorizar todo el tiempo registrado por proyecto/tarea

DCAA requiere que la empresa especifique en qué tarea y proyecto los empleados dedicaron su tiempo de trabajo.

Cada vez que un empleado comienza a trabajar en una tarea, debe crear una entrada de tiempo en el proyecto al que pertenece la tarea.

Para asegurarte de que todas las entradas pertenecen a un proyecto específico en Clockify, puedes ir a la configuración de tu espacio de trabajo y seleccionar "Proyecto" como un campo obligatorio. De esta manera, los empleados no podrán realizar un seguimiento del tiempo en una actividad a menos que seleccionen un proyecto.

Puedes hacer que las tareas se vinculen a proyectos específicos de forma predeterminada, de modo que cuando los empleados seleccionen una tarea, también seleccionarán automáticamente el proyecto en el que se encuentra la tarea.

Para asegurarte de que todas las entradas tengan una tarea específica, simplemente selecciona "Tarea" como un campo obligatorio en la configuración de tu espacio de trabajo. Los empleados no podrán realizar un seguimiento del tiempo en una entrada sin seleccionar una tarea.

Registrar todos los cambios

Todos los cambios en los datos de seguimiento del tiempo deben registrarse para que el gobierno tenga una idea de por qué se realizaron los cambios.

Para asegurarte de que todos los datos sean correctos y estén sincronizados, puedes recurrir nuevamente a la función de planillas de horario bloqueadas de Clockify. De esta manera, nadie podrá realizar cambios en las entradas después de la fecha y hora que selecciones.

Clockify te permite también realizar un seguimiento de todos los cambios a través de un registro de auditoría. Al activar esta función, puedes ver quién cambió qué y cuándo.

Empleados tienen que firmar entradas de tiempo

Todas las entradas de tiempo deben ser firmadas personalmente por el empleado.

En Clockify, una vez que el usuario haya terminado con una tarea, puede hacer clic en "Finalizar" y la entrada de tiempo se añadirá a su lista personal de todas las entradas de tiempo en las que trabajó.

Empleados y supervisores tienen que aprobar conjuntamente los registros de tiempo

Los usuarios pueden enviar sus planillas horarias semanales para su aprobación oficial. Luego, los supervisores pueden ver sus planillas en un informe detallado y asegurarse de que todo esté categorizado correctamente.

Cuando los empleados y supervisores se aseguran de que todo esté en orden, los administradores pueden aprobar oficialmente las planillas de horarios. Una vez que se aprueba una planilla, ya nadie puede editarla.

Si hay un error y los empleados necesitan realizar cambios en las planillas horarias aprobadas, pueden registrar tiempo adicional y enviar la nueva entrada para su aprobación.

Como alternativa, los administradores pueden retirar la aprobación y editar la planilla horaria. Cuando un administrador retira la aprobación, se mantendrá un registro de auditoría de los cambios para que tú (y DCAA) podáis rastrearlos fácilmente.

Separar cronometraje de las responsabilidades laborales

Debes separar la responsabilidad del cronometraje de la nómina y otras actividades relacionadas con el trabajo.

El personal de nómina no debe tener ningún control sobre los datos de seguimiento del tiempo de los empleados.

Cuando se realiza el seguimiento del tiempo mensual, el gerente puede solicitar que todos los empleados generen informes resumidos sobre su tiempo de seguimiento y luego exportarlos como PDF. Una vez que el gerente recibe los informes, puede enviarlos a la nómina.

Ejemplo de informe resumido de Clockify

Asignar cargos a objetivos de coste apropiados

Asegúrate de incluir las tarifas horarias de todos los miembros del equipo en el espacio de trabajo para calcular correctamente las horas facturables.

Si tienes una tarifa horaria predeterminada para todo el espacio de trabajo de Clockify, simplemente indica el precio en la configuración del espacio de trabajo, y las tarifas de todos los proyectos y miembros del equipo se calcularán de acuerdo con esta tarifa.

También puedes establecer tarifas horarias específicas para cada proyecto en la página del proyecto.

Alternativamente, puedes establecer tarifas por hora para los miembros individuales del equipo que trabajan en cada proyecto, y las tarifas se calcularán en función de esos datos.

Una vez que hayas resuelto las tarifas por hora, será fácil calcular el precio de cada proyecto, de conformidad con los requisitos de la DCAA.

Para calcular el precio de un proyecto, ve al informe resumido, selecciona el período en que tu equipo trabajó en ese proyecto y filtra los resultados por dicho proyecto. Luego puedes generar resultados como un informe en PDF y enviarlo.

Asignar correctamente las tareas a los empleados

El gerente del proyecto debe indicar claramente quién está a cargo de qué tarea: el gerente asigna el trabajo, el empleado lo realiza.

En Clockify, puedes simplemente:

• Definir y añadir tareas en la pestaña Tarea,
• Añadir miembros del equipo en la pestaña Equipo y
• Asignar a los miembros del equipo las tareas correspondientes a sus descripciones de trabajo.

Proteger cuentas de software de seguimiento de tiempo

Los empleados deben proteger adecuadamente sus cuentas dentro del software de seguimiento de tiempo de la empresa.

Una vez que los usuarios reciben invitaciones para unirse a Clockify, obtienen un enlace para generar sus propias contraseñas seguras.

DCAA recomienda cambios de contraseña al menos una vez cada 6 meses para mantener los datos completamente seguros.

Si quieres hacer un esfuerzo adicional para proteger el acceso de los usuarios, puedes confiar en la función del sistema de inicio de sesión único (SSO) de Clockify que viene con el plan Empresarial.

Firmar planillas horarias

Todas las planillas de horarios deben estar firmadas, preferiblemente electrónicamente.

Pero, el supervisor puede imprimir las planillas y firmarlas manualmente si es necesario.

Expedir información de costes casa mes

La información sobre costes y facturación debe expedirse al menos una vez al mes.

Puedes generar fácilmente estos datos mensualmente en Clockify. Simplemente ve al informe resumido, selecciona "último mes" en el selector de fechas y obtendrás un gráfico que muestra cuántas horas has rastreado en el mes anterior.

Obtendrás información sobre la cantidad facturable frente a la no facturable cada día del mes. También puedes encontrar información sobre tus ganancias en el encabezado del gráfico.

Una vez que tengas los datos deseados, puedes exportar el documento como PDF o Excel y prepararlo para los representantes de DCAA.

Exportar un informe en Clockify

Participación obligatoria en el cronometraje

Finalmente, todos los empleados dentro de la empresa deben participar en el cronometraje y cooperar para cumplir con los requisitos necesarios.

NOTA: El uso de software de seguimiento de tiempo no es suficiente para cumplir con DCAA

Clockify te permite realizar un seguimiento del tiempo de una manera que cumpla con las regulaciones de la DCAA, pero el uso de Clockify o cualquier otro software de seguimiento del tiempo no lo hace compatible con la DCAA de forma predeterminada.

Por ejemplo, en Clockify, los administradores pueden editar las planillas horarias de los empleados (aunque con un registro de auditoría claro). Sin embargo, ten en cuenta que, según DCAA, los gerentes no deben editar las planillas de los empleados sin su conocimiento y consentimiento explícito. Por lo tanto, tú eres responsable de usar tu software de cronometraje de manera compatible con DCAA.

En este caso particular, debes bloquear el tiempo para que nadie pueda editarlo, al menos no sin un rastro escrito (para fines de auditoría).

Te recomendamos que consultes con tu departamento legal para obtener más información sobre los requisitos de la DCAA y comprender la mejor manera de operar dentro de las regulaciones de la agencia.