Esta agencia equilibra el trabajo en 3 países con Clockify
Clockify es fácil de usar y funciona con diferentes estructuras y procesos de equipos.”
– Danielle Aalund
La experta en recursos humanos Danielle Aalund es directora de RR. HH. en WITHIN, una agencia de branding de rendimiento que ofrece servicios de medios y contenidos a empresas.
Fundada en 2015, esta agencia digital de servicios integrales trabaja en todos los canales, desde TikTok hasta el correo electrónico, ayudando a las marcas más importantes del mundo a crecer haciendo que cada interacción cuente.
Para que todo funcionara correctamente en tres países, necesitaban una herramienta de seguimiento del tiempo que pudiera manejar el ritmo y la complejidad. Ahí es donde entra en juego Clockify, como nos contó Danielle:
“Ha sido de gran ayuda para la transparencia y una mejor gestión del tiempo en general.”
Danielle fue tan amable de charlar con nosotros y compartir cómo Clockify ayudó a su equipo remoto a mantenerse productivo y enfocado.
¿Por qué WITHIN utiliza Clockify?
Con equipos repartidos por Estados Unidos, México y Colombia, era fundamental tener visibilidad sobre cómo se empleaba el tiempo. Danielle necesitaba una forma de equilibrar los entregables de los clientes, los proyectos internos y la colaboración transfronteriza, sin necesidad de realizar comprobaciones constantes ni microgestión:
“Clockify nos dio la visibilidad que necesitábamos. Ahora podemos notar las tendencias, optimizar los procesos y corregir las ineficiencias que ni siquiera vimos antes. Clockify nos ayuda a ver con claridad cómo se emplea el tiempo en diferentes tareas, lo que nos permite distribuir mejor el trabajo.”
Veamos cómo Clockify ayuda específicamente a Danielle y a sus empleados.
Ventaja 1: Informes que impulsan las decisiones
Para WITHIN, los informes no son solo algo bueno de tener, sino que son la forma en que se mantienen eficientes y con visión de futuro:
“La herramienta de informes nos da una imagen clara de cómo dedicamos el tiempo al trabajo para clientes y el interno, lo que nos ayuda a tomar decisiones inteligentes y trabajar de forma más eficiente.”
Ya sea para equilibrar el tiempo entre equipos o identificar departamentos con recursos insuficientes, los, informes de Clockify son fundamentales para optimizar las operaciones.
Así es como puede sacar el máximo partido a los informes de Clockify:
- Ve dónde se invierte el tiempo con informes resumidos, detallados o semanales,
- Filtra por proyecto, cliente, miembro del equipo o fecha,
- Detecta tendencias, realiza un seguimiento del progreso y encuentra rápidamente las ineficiencias,
- Exporta los informes en formato PDF, Excel o CSV para compartirlos fácilmente, y
- Utilízalos para la facturación, la nómina, o las evaluaciones de rendimiento.
La función de informes de la aplicación proporciona tranquilidad al equipo de Danielle gracias a la información detallada sobre cómo se distribuye el tiempo entre los proyectos, los clientes y los miembros del equipo. De hecho, pueden filtrar, exportar y analizar informes para mejorar la productividad, realizar un seguimiento de las horas facturables y tomar mejores decisiones empresariales.
Ventaja 2: Organización mejor con proyectos y tareas
La configuración flexible de proyectos de Clockify permite a cada departamento de WITHIN organizar su tiempo según su propio flujo de trabajo:
“Poder personalizar los proyectos significa que nuestro seguimiento del tiempo encaja perfectamente con cómo trabajamos, lo que facilita la gestión del trabajo en nuestras 3 oficinas.”
Configurar proyectos en Clockify es sencillo y flexible, por lo que puedes adaptarlo al funcionamiento real de tu equipo. Así es como se hace:
- Crea proyectos para clientes, departamentos o cualquier otra necesidad,
- Divide los proyectos en tareas específicas para mantener todo organizado,
- Asigna miembros del equipo a determinados proyectos o tareas para mayor claridad,
- Establece tarifas por hora, estimaciones de tiempo, o etiquetas facturables/no facturables, y
- Etiqueta las entradas con campos personalizados para obtener detalles adicionales o generar informes.
Ventaja 3: Distribución más eficaz de recursos
Con equipos en tres países, el trabajo asíncrono es la norma. Danielle afirma que Clockify salva las distancias mostrando exactamente en qué está trabajando cada persona, independientemente de la zona horaria:
“Clockify nos ayuda a ver en qué todos están trabajando, independientemente de la zona horarios o ubicación. Es genial para seguir el trabajo, asegurando que todos estén en la misma página y detectando cualquier ineficacia que de otro modo podríamos haber pasado por alto.”
Con Clockify, no hace falta preocuparse por el trabajo en diferentes zonas horarias, porque:
- Todos registran las horas en su tiempo local, así que no tienes que convertir nada,
- Las entradas de tiempo se sincronizan automáticamente en una cronología compartida,
- Los gerentes pueden ver quién trabajó en qué, sin importar la zona horaria, y
- Los informes reflejan todas las horas en tiempo real en todas las ubicaciones.
Los gerentes obtienen un resumen claro y en tiempo real de todos los proyectos activos, las horas registradas y la actividad del equipo en un solo lugar. Es una manera fácil de ver quién está trabajando en qué, cómo se emplea el tiempo y dónde se podrían modificar los recursos.
Gestiona equipos remotos sin microgestión
En palabras de Danielle, uno de los mayores logros de WITHIN fue utilizar Clockify para apoyar a sus equipos de atención al cliente, es decir, a las personas que se encargan de coordinar campañas, reuniones, y estrategias internas.
“Tener un desglose claro les ayuda a mantenerse organizados, gestionar sus cargas de trabajo y asegurarse de que cumplen con los compromisos con los clientes. Clockify les proporciona la visibilidad que necesitan para equilibrar sus tareas y ser lo más productivos posible.”
Con Clockify, puedes:
- Tomar decisiones empresariales más informadas,
- Organizar tu trabajo de forma más eficiente, y
- Asignar recursos donde realmente se necesitan.
Tu equipo remoto también puede ser el paradigma de la productividad, simplemente haz esto:
