Comment calculer les heures de travail : Un guide pour le calcul des salaires et des heures travaillées

Deux étapes fondamentales pour le calcul des heures de travail

Le calcul des heures de travail est un élément essentiel du fonctionnement de votre entreprise, c'est pourquoi vous devez le faire correctement. Pour faciliter le processus, vous devez suivre deux étapes essentielles que nous allons maintenant aborder.

• Suivi des heures travaillées
• Calcul de la paie

Étape n° 1 : Suivi des heures travaillées

La première étape du calcul de la paie consiste à comptabiliser le temps consacré à chaque activité.

Les employés peuvent suivre leur temps de plusieurs manières. Ils peuvent soit utiliser :

• Une feuille de temps électronique
• Une pointeuse
• Un kiosque de pointage
• Une appli de minutage

Les feuilles de temps modernes, par exemple, peuvent vous donner une vue d'ensemble des activités des employés au cours de la journée, classées par projet.

Étape n° 2 : Calcul de la paie

Une fois que vous avez obtenu les données relatives aux heures travaillées par vos employés, vous pouvez les utiliser pour calculer les salaires. Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser un logiciel.

Comment calculer manuellement les heures de travail

Si vous préférez calculer vous-même les salaires, vous pouvez le faire en suivant les étapes suivantes :

1. Convertissez toutes les heures de début et de fin au format 24 heures.

Soustrayez ensuite l'heure de début de l'heure de fin pour chaque carte de temps afin d'obtenir le nombre d'heures travaillées.

Supposons que vous ayez commencé à travailler à 8 heures et terminé votre travail à 17 heures, soit 17 heures converties au format 24 heures. Votre calcul du nombre d'heures travaillées est le suivant :

17:00 - 08:00 = 9

Vous avez donc travaillé 9 heures.

2. Convertissez le format de l'heure en format décimal en divisant les minutes travaillées par 60.

Par exemple, si vous avez travaillé 38 heures et 27 minutes, vous pouvez convertir les minutes en format décimal en divisant 27 par 60 :

27 ÷ 60 = 0,45

Ajoutez ensuite la fraction obtenue aux heures pleines pour obtenir le nombre final. Sur la base de l'exemple précédent, votre calcul sera le suivant :

38 + 0,45 = 38,45

Dans Excel, vous pouvez convertir le format horaire en format décimal en multipliant une cellule par 24 (par exemple =A1*24) et en formatant la cellule résultante en tant que nombre.

3. Ensuite, réduisez la durée totale en tenant compte des pauses non rémunérées (le cas échéant).
4. Additionnez ensuite toutes les heures de la semaine pour obtenir le nombre total d'heures pour la paie hebdomadaire.

Ainsi, si vous avez travaillé 8 heures du lundi au jeudi et 6,45 heures le vendredi, vous calculerez le nombre total d'heures hebdomadaires comme suit :

8 + 8 + 8 + 8 + 6,45 = 38,45

5. Enfin, multipliez le taux horaire par le nombre total d'heures de chaque employé pour déterminer la rémunération brute.

Supposons que votre taux horaire soit égal à la moyenne américaine de 11,01 $. Votre rémunération brute hebdomadaire sera la suivante :

38,45 x 11,01 $ = 423,33 $

Comment calculer automatiquement les heures de travail à l'aide d'un logiciel

Si le calcul manuel des heures de paie vous semble un processus fastidieux, vous pouvez opter pour un logiciel de suivi des heures. L'introduction du suivi des heures au sein de votre équipe vous permet en fin de compte d'obtenir les données salariales les plus précises et de vous assurer que vos employés sont correctement rémunérés pour les heures qu'ils ont travaillées.

Si vous décidez d'opter pour une appli de suivi du temps telle que Clockify, voici comment vous pouvez obtenir les chiffres les plus précis :

• Définissez le taux horaire par défaut pour chaque employé
• Définissez des taux spéciaux si vous avez des projets qui utilisent un taux différent
• Dans le rapport, sélectionnez la période pour laquelle vous avez besoin des heures calculées (semaine, mois ou période personnalisée)
• Filtrez les saisies de temps pour une pause ou un déjeuner non rémunérés
• Le logiciel obtient automatiquement le nombre total d'heures travaillées pour chaque employé et calcule le montant à lui verser
• Exporter le rapport au format PDF ou Excel au cas où vous auriez besoin d'effectuer des calculs plus avancés

Si vous optez pour le suivi du temps à l'aide de Clockify, vous pouvez obtenir des rapports sur toutes les saisies de temps de tous les employés en accédant au rapport détaillé :

• Sélectionnez le membre de l'équipe pour lequel vous devez calculer la paie et appuyez sur Filtrer
• Sélectionnez la plage de dates dans le coin supérieur droit (vous pouvez modifier le premier jour de la semaine dans les paramètres de l'utilisateur)
• Cliquez sur l'icône Enregistrer pour créer un nouveau rapport
• Dans le champ du nom du rapport, écrivez le nom de l'employé et la date à laquelle le paiement a été effectué (p. ex. Jamie Davis 24.06.2022.)
• Répétez le processus chaque semaine ou chaque mois
• Sélectionnez la plage de dates allant du lendemain du dernier paiement au jour actuel (p. ex. du 24.06.2022. au 01.07.2022.), afin de vérifier le nombre d'heures accumulées après le dernier paiement

4 conseils pour bien calculer les heures de travail

Le calcul des salaires peut prendre beaucoup de temps, mais il existe des moyens de simplifier ce processus. Nous allons passer en revue 4 conseils à garder à l'esprit si vous souhaitez accélérer le calcul de vos salaires.

Conseil n° 1 : Utilisez l'arrondi

Pour simplifier le calcul de la paie, les employeurs sont légalement autorisés à arrondir les heures travaillées par les salariés au quart ou au dixième d'heure le plus proche.

Si vous travaillez avec des salariés et non avec des entrepreneurs indépendants, vous ne pourrez pas toujours arrondir le temps de travail de vos employés au quart d'heure le plus proche, conformément à la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act). En effet, dans certains cas, le fait d'arrondir le temps de travail des employés peut aller à l'encontre de la réglementation sur les heures supplémentaires ou du salaire minimum. Ces deux types de réglementations étant protégés par la loi, les enfreindre peut avoir des conséquences juridiques pour les employeurs.

Le code des réglementations fédérales (Code of Federal Regulations) stipule : « Le temps de travail d'un employé de 1 à 7 minutes peut être arrondi à la baisse et n'est donc pas compté comme une heure de travail, mais le temps de travail d'un employé de 8 à 14 minutes doit être arrondi à la hausse et compté comme un quart d'heure de travail ».

Qu'en est-il des intervalles d'arrondi ? Vous pouvez arrondir le temps aux cinq minutes les plus proches, au dixième ou au quart d'heure (5, 6, 15).

Certaines entreprises choisissent d'arrondir au dixième d'heure plutôt qu'au quart. De ce fait, les chiffres finaux sont plus nets lorsqu'ils sont convertis au format décimal.

L'arrondi est-il nécessaire aujourd'hui ?

Pas vraiment. L'arrondi des heures était une pratique qui permettait de gagner du temps à l'époque où les employés traitaient les salaires à la main. Mais grâce à la technologie moderne, l'arrondi des heures ne réduit plus le coût administratif du calcul de la paie comme auparavant.

Au contraire, le logiciel peut suivre le temps à la minute près et calculer les salaires au centime près.

Si vous utilisez l'arrondi pour d'autres raisons, le logiciel peut toujours arrondir automatiquement chaque saisie de temps à l'intervalle le plus proche. Il utilisera ensuite les valeurs arrondies pour calculer les salaires.

Conseil n° 2 : Incluez les heures supplémentaires

Toutes les heures travaillées au-delà de la semaine normale de 40 heures sont considérées comme des heures supplémentaires.

Selon la FLSA, elles sont généralement rémunérées à un taux supérieur de 50 % à celui des heures normales pour les travailleurs non exemptés. Par exemple, si le taux horaire d'un employé pour les heures normales est de 10 $, le taux de ses heures supplémentaires sera de :

10 $ x 1,5 = 15 $

Un taux horaire plus élevé pour le travail pendant les week-ends ou les jours fériés fait généralement l'objet d'un accord entre l'employeur et l'employé. Tant que le nombre total d'heures travaillées ne dépasse pas 40 heures par semaine, le taux de rémunération n'est pas soumis aux lois fédérales ou nationales. À moins qu'un contrat n'en dispose autrement ou que vous ne souhaitiez inciter financièrement vos employés à travailler pendant les jours fériés ou les week-ends.

Lorsque vous calculez la paie pour ces scénarios plus avancés, il est préférable d'exporter les données brutes. Excel calculera ensuite les salaires sur la base de ces données.

Dans Clockify, les employés peuvent attacher une balise « heures supplémentaires » à une saisie. De cette façon, les employeurs peuvent utiliser la fonction Rapports pour accéder aux détails des heures supplémentaires de chaque employé.

Le calcul des heures supplémentaires peut être un processus assez compliqué. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser différents calculateurs d'heures supplémentaires.

Conseil n° 3 : N'oubliez pas de tenir compte des pauses

Les pauses durent généralement de 5 à 20 minutes pour le repos et de 30 à 60 minutes pour les repas.

Les pauses sont incluses dans le temps de travail total d'un employé. En revanche, les pauses repas peuvent être incluses, mais ce n'est pas obligatoire. Pour comptabiliser les pauses dans un logiciel de suivi des temps comme Clockify, vous pouvez utiliser une fonction de kiosque.

Vous pouvez également créer une saisie distincte pour les pauses et les classer par projet ou à l'aide d'une balise :

• Créez un projet distinct appelé Temps libre dans lequel vous placerez toutes les saisies de temps pour les pauses, les arrêts maladie, les vacances, etc. (p. ex. j'ai passé 5 heures sur le projet A, 3 heures sur le projet B et 1 heure sur le temps libre)
• Créez une balise pour les pauses, les arrêts maladie ou les vacances. Les employés peuvent alors ajouter une saisie de temps d'une heure, la marquer comme non facturable et y attacher la balise appropriée. Plus tard, dans les rapports, vous pouvez filtrer les saisies avec ces balises afin qu'elles ne soient pas incluses dans le calcul de la paie ou des heures facturables

En séparant les pauses des heures de travail, les responsables peuvent voir exactement combien de temps ont duré les projets de leurs employés.

Conseil n° 4 : Utilisez des feuilles de temps

Remplir les feuilles de temps à la fin de chaque journée de travail est l'une des meilleures pratiques, car elle laisse beaucoup moins de place à l'erreur.

Les employés peuvent modifier les heures de début et de fin de chaque tâche, appliquer des balises, ajouter des notes, etc. Pour ce faire, ils doivent sélectionner une tâche dans la feuille de temps et saisir le temps total qu'ils ont consacré à cette tâche spécifique. Cela ne devrait pas prendre plus d'une minute.

Si quelqu'un a oublié de remplir ses feuilles de temps, vous pouvez facilement le voir dans le rapport hebdomadaire. Le rapport hebdomadaire vous montre combien de temps chaque employé a passé au total pour chaque jour de la semaine.

Cependant, gardez à l'esprit que même si la possibilité de modifier les feuilles de temps est une option pratique, vous devriez verrouiller les feuilles de temps après un certain temps afin qu'aucune modification ne puisse plus être apportée. Selon la fréquence à laquelle vous traitez la paie, vous pouvez verrouiller les feuilles de temps de la période précédente chaque semaine ou chaque mois.

De cette manière, les personnes ont la possibilité de mettre de l'ordre dans leurs feuilles de temps. Une fois les feuilles de temps verrouillées, vous pouvez exporter les données. Vous pouvez alors commencer à calculer les heures de travail et les salaires en toute sécurité, en sachant que rien ne changera.

Conclusion : Le calcul de la paie ne devrait pas vous épuiser

Le calcul des salaires est une tâche importante pour toute entreprise ! Il s'agit de suivre les heures de travail de vos employés et de déterminer leur salaire.

En suivant nos étapes et conseils essentiels, vous pouvez vous assurer que les salaires sont calculés de manière précise et efficace et que vos employés sont payés correctement et à temps. Si vous souhaitez faciliter le processus, optez pour un logiciel de calcul des salaires et laissez le logiciel s'occuper de tout pour vous !