Suivi du temps sur une feuille de calcul
Comment suivre le temps dans une feuille de calcul, générer des rapports de temps et améliorer votre productivité.
Méthode de suivi du temps sur une feuille de calcul
Le suivi du temps dans une feuille de calcul est essentiel pour que les enregistrements du temps de travail que vous avez suivi soient clairs, nets et facilement accessibles. Vous aurez plus tard besoin de ces données pour les ressources humaines et les salaires, la facturation des clients, la conformité gouvernementale (DCAA, FLSA) et les rapports sur l'état d'avancement des projets que vous envoyez à vos clients.
La méthode de suivi du temps sur feuille de calcul consiste à saisir le temps passé sur les tâches dans un modèle de feuille de calcul.
En fonction de ce que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport de feuille de temps, vous pouvez ouvrir une feuille de calcul Excel ou Google et ajouter « Heure de début », « Heure de fin », « Taux horaire », « Client », « Activité », « Total des heures travaillées », « Heures supplémentaires », « Montant gagné », ainsi que d'autres paramètres dont vous aurez besoin.
Vous devrez ensuite saisir manuellement ces données, avant d'envoyer la feuille de calcul pour approbation à votre responsable à intervalles réguliers (généralement sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuelle).
Modèles de feuilles de calcul
Vous pouvez télécharger des modèles de feuilles de calcul gratuits et les remplir.
Mensuel Hebdomadaire Journalier pour les employés Journalier pour les responsables Projets
Feuille de calcul mensuelle
Feuille de calcul mensuelle de suivi du temps avec : Heure de début, heure de fin, début du déjeuner, fin du déjeuner, heures de vacances/maladie, heures normales, heures supplémentaires, total des heures travaillées, totaux mensuels et rémunération, et taux horaire.
Télécharger : Google Sheets
Feuille de calcul hebdomadaire
Feuille de calcul pour le suivi du temps hebdomadaire avec les mêmes données, mais présentées par semaine, avec les totaux hebdomadaires et les rémunérations.
Télécharger : Google Sheets
Feuille de calcul journalière pour les employés
Feuille de calcul pour le suivi journalier du temps des employés, avec des jours divisés en heures (7h00 - 20h00), où les employés peuvent entrer ce sur quoi ils ont travaillé pendant chaque heure de travail de la journée.
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Feuille de calcul journalière pour les responsables
Feuille de calcul pour le suivi quotidien des heures de travail pour les responsables, où ces derniers peuvent saisir le taux horaire de l'employé, l'identifiant de l'employé, l'heure de début, l'heure de fin, les heures travaillées, la rémunération et les totaux quotidiens pour chaque employé.
Télécharger : Google Sheets
Feuille de calcul pour les projets
Feuille de calcul pour le suivi du temps de travail des projets, dans laquelle vous pouvez saisir l'ID du projet, le client, l'activité, l'heure de début, l'heure de fin, les heures facturables et le total des heures facturables pour chaque projet sur lequel vous avez travaillé.
Télécharger : Google Sheets
Inconvénients du suivi du temps dans une feuille de calcul
Bien que cette interprétation traditionnelle de la méthode de la feuille de calcul soit assez simple, elle comporte certaines lacunes :
- Il est fastidieux de saisir manuellement le temps et toutes les données à chaque fois.
- Il est fastidieux de créer différents modèles de feuilles de temps pour les différentes données à saisir.
- Vous devez mémoriser les projets et les tâches sur lesquels vous avez travaillé, ainsi que le temps que vous y avez consacré.
- Vous devez remplir, imprimer et conserver des feuilles de temps papier.
- Il est plus probable que vous fassiez une, deux ou dix erreurs si vous saisissez toujours le temps et les données manuellement.
- Vous devrez ajouter des formules compliquées au système Excel ou Google Sheet, afin de calculer votre temps facturable et d'autres données dont vous avez besoin.
En général, la méthode traditionnelle de la feuille de calcul est utile car elle vous permet d'indiquer l'heure de début et de fin, le nombre total d'heures travaillées et d'autres données de suivi du temps de manière simple, mais il est préférable d'automatiser autant que possible le processus de suivi du temps dans une feuille de calcul.
Appli gratuite de suivi du temps en ligne
Clockify est un tableur de suivi du temps et une appli de feuille de temps qui vous aide à améliorer, accélérer et rationaliser votre suivi du temps. Vous et votre équipe n'avez qu'à saisir vos heures dans votre feuille de temps personnelle, que Clockify résume dans des rapports visuels, que vous pouvez ensuite partager et exporter sous forme de fichiers CSV et Excel personnalisables.
Clockify est une appli moderne de feuille de temps pour les employés qui fonctionne dans un navigateur. Clockify rationalise la collecte et l'analyse des feuilles de temps, de sorte que vous n'avez plus à remplir, numériser et stocker des feuilles de temps papier.
Saisie des heures dans une feuille de temps
La saisie du temps dans une feuille de temps avec Clockify est similaire au suivi du temps d'un projet dans Excel : vous définissez le projet sur lequel vous travaillez (il peut s'agir d'un nom de projet, mais vous pouvez également indiquer vacances, heures supplémentaires ou arrêt maladie comme projets), et saisissez le temps que vous passez sur ces projets par date en quelques clics.
Exportation des rapports sous forme de feuilles de calcul personnalisables (CSV, Excel)
Vous pourrez télécharger des fichiers CSV et Excel modifiables à partir des saisies de temps que vous créez dans Clockify. Il vous suffit de choisir le type de rapport que vous souhaitez créer (résumé, détaillé ou hebdomadaire), de le filtrer en fonction des paramètres souhaités et de choisir une période de temps. Toutes les feuilles de calcul CSV et Excel exportées sont modifiables, au cas où vous auriez besoin de corriger certaines données.
Une fois que vous aurez généré le rapport souhaité, vous pourrez exporter les résultats sous forme de fichier CSV ou Excel, afin d'obtenir un modèle de feuille de calcul avec les données habituelles des feuilles de calcul automatiquement classées. Il suffit de quelques clics rapides. Une fois que vous aurez exporté un rapport au format CSV ou Excel, vous obtiendrez des données complètes sur le suivi du temps : qui a suivi le temps, combien et sur quoi il a travaillé.
Télécharger des exemples de feuilles de calcul : Excel • CSV • Google Sheets
J'avais l'habitude de me perdre dans les feuilles de temps Excel
Clockify est idéal pour mes besoins. Je travaille à temps partiel pour un client en tant qu'assistante de direction et comptable. Je me mettais dans le pétrin en utilisant une feuille de temps créée dans MS Excel et lorsque j'ai découvert Clockify, j'ai été folle de joie. Je garde Clockify ouvert en arrière-plan et je change de projet quand je commence le travail et quand je le termine. J'avais l'habitude de sous-facturer mon temps et de perdre des revenus, mais maintenant je peux facturer chaque seconde que je travaille sur ses projets. En outre, il dispose d'une excellente fonction de rapport et peut être imprimé ou sauvegardé au format PDF ou Excel, etc. Ainsi, non seulement je facture mon client, mais je dispose également de données exactes sur le temps que je consacre à chacune de ses tâches.
— Ruth Manser, assistante de direction et comptable
