Zeitplanung

Die Zeitplanung macht die Projektplanung und die Aufgabendelegierung einfacher. Du kannst Projektzeitleiste visualisieren, Teammitgliedern Aufträge zuweisen und die Teamansicht verwenden, um die Verfügbarkeit zu verwalten. Bleibe organisiert und optimiere die Zusammenarbeit im Team.

Die Zeitplanung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den PRO- oder ENTERPRISE-Plan aktualisierst.

Um Projekte und Team zeitlich zu organisieren, solltest du Projekt- und Teamplanung in den Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.

Projekte und Aufgaben planen #

Mit der Projekt- und Aufgabenplanung kannst du deine Projekte einfach planen und organisieren. Überprüfe deine Projektzeitleiste, weise deinem Team Aufgaben zu und halte deine Projekte auf Kurs.

1. Navigiere zur Seite "Zeitplan" in der Seitenleiste
2. Wähle die Registerkarte "Projekte" aus, damit die Projektansicht angezeigt wird

Die Projektansicht bietet einen auf Zeitleiste basierten Überblick der geplanten und aktiven Projekte und Aufgaben. 

Neue Projekte hinzufügen: 

1. Klicke "Projekt hinzufügen" an
2. Wähle ein Projekt im Fenster "Projekte" aus 

Das Projekt wird mit seinen Aufgaben (wenn es welche gibt) geladen und auf der Projektzeitleiste angezeigt.

Wenn du an vielen Projekten gleichzeitig arbeitest und deine Projektansicht unübersichtlich findest, kannst du Projekte ausblenden, die für später geplant sind, und die Zeitleiste klar und einfach machen.

Projekt ausblenden:

1. Navigiere zum Projekt
2. Klicke das Drei-Punkte-Menü an
3. Wähle die Option "Ausblenden" aus

Falls du an einem komplizierten Projekt arbeitest, das in Schritten oder Phasen abgeschlossen sein muss, kannst du Meilensteine verwenden und das Ende jedes Schritts oder jeder Phase markieren. 

Meilensteine hinzufügen:

1. Wähle auf der Zeitleiste ein Datum für einen Schritt/eine Phase, der/die dein Meilenstein sein soll
2. Zeige auf das Datum auf der Zeitleiste und Informationen für "Meilenstein hinzufügen" werden angezeigt
3. Klicke das Datum auf der Zeitleiste an
4. Gib den Namen ein und lege das Meilensteindatum im Fenster "Meilenstein erstellen" fest
5. Klicke "Erstellen" an, um den Vorgang abzuschließen

Drag-n-drop to move it to a different position on a timeline, or click on it and change its name. 

Wenn die Zeitleiste deines Projekts geändert wurde und du einen Meilenstein entfernen möchtest, solltest du:

1. Auf den Meilenstein klicken
2. Auf die drei Punkte im Fenster "Meilenstein bearbeiten" klicken
3. Auf "Löschen" klicken, um den Vorgang abzuschließen

Geplante Projekte bearbeiten #

Erweitere dein Projekt, um dir mehr Details ansehen zu können. 

Du kannst überprüfen, wer dem Projekt zugewiesen wurde, sowie die zugewiesene Anzahl der Stunden. 

Projekten oder Aufgaben neue Personen hinzufügen:

1. Klicke "+Mitglied" an
2. Wähle ein Mitglied

Suche nach einem besonderen Projekt oder Kunden, basierend auf dem Datum, für das ein Projekt geplant wurde: 

1. Navigiere zur rechten Ecke oben auf der Seite
2. Modifiziere den Datumsbereich und Daten in der Datumsauswahl
3. Aufgaben für unterschiedliche Zeitrahmen (z.B. diese Woche, nächsten Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wie die kommenden 30 Tage) werden angezeigt. Hinweis: Zeitraum ist mindestens 1 Woche und max. 8 Wochen

Navigiere mit den Pfeilen zum vorigen oder nächsten Zeitraum.

Falls ein Block im Projekt unterstrichen wird, bedeutet dies, dass an diesem Tag ein Mitarbeiter für die Arbeit an ihm eingeplant ist. Falls ein Benutzer einen roten Überstrich hat, bedeutet dies, dass er überlastet ist. 

Um Aufgaben mit mehr Details einzusehen, kannst du sie vergrößern und dann verkleinern.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl für jedes Projekt im ausgewählten Zeitraum neben dem Projektnamen einsehen.

Wenn ein Projekt/eine Aufgabe:

• aktiv ist - kannst du neue Aufträge dafür erstellen
• Erledigt - kannst du keine neuen Aufträge erstellen, nur die vorhandenen sehen
• öffentlich ist - kannst du jeden Mitarbeiter dafür einplanen.
• privat ist - solltest du dem Projekt ein Mitglied hinzufügen und dann es für die Arbeit am Projekt/an der Aufgabe einplanen
• archiviert ist - neue Aufgaben können dir nicht zugewiesen werden, aber du kannst die vorhandenen Aufgaben ansehen.

Du kannst auf ein Teammitglied klicken, um seinen Zeitplan im Detail anzusehen:

1. Klicke das Teammitglied in der Registerkarte "Projekte" an
2. Du wirst zur Registerkarte "Team" verschoben, in der seine Zeitleiste mit weiteren Details angezeigt wird

Falls dein ursprünglicher Plan und Zeitplan sich geändert haben und du entweder hinter oder vor dem Zeitplan bist, kannst du den Starttag verschieben.

1. Wähle das Projekt aus
2. Klicke auf die drei Punkte
3. Wähle "Zeitleiste verschieben"
4. Wähle das neue Startdatum deiner Aufträge
5. Klicke "Verschieben" an, um den Vorgang abzuschließen

Teamaufgaben planen #

Die Teamansicht ermöglicht dir, auf einen Blick die Kapazität deines Teams einzusehen (wer verfügbar und wer überlastet ist).

Die Projekt- und Team-Ansichten verwenden die gleichen Auftragsdaten, damit du die Arbeit mit beiden Ansichten planen kannst.

Du kannst ein neues Mitglied hinzufügen, indem du auf “Mitglied hinzufügen” klickst und das Mitglied wird geladen sowie seine Aufträge werden angezeigt (wenn es welche gibt). Du kannst Aufträge für aktive, inaktive, und eingeladene Benutzer erstellen. Du kannst Aufträge nach Benutzern und Gruppen im Team-Menü oben links auf der Seite “Team” filtern.

Um ein Mitglied zu entfernen, solltest du auf die drei Punkte neben ihm klicken. Wenn ein Mitglied entfernt wird, werden seine Aufträge nicht gelöscht, sondern nur der Benutzer aus der Zeitachse ausgeblendet.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl, die einem Mitglied zugewiesen werden, im ausgewählten Zeitraum neben seinem Namen einsehen.

Du kannst auf einen Benutzer klicken, um seinen Zeitplan im Detail einzusehen.

Wenn ein Benutzer arbeitsfreie Zeit in diesem Zeitraum hat, kannst du dies auf seiner Zeitachse ansehen. Wenn ihm ein Auftrag während arbeitsfreier Zeit zugewiesen ist, wird es angezeigt, dass der Benutzer überlastet ist.

Du kannst die Kapazität eines Benutzers bearbeiten, indem du auf die drei Punkte neben ihm klickst sowie auf der Seite “Team”, indem du sein Profil bearbeitest.

• Voll - Benutzer hat maximale Kapazität erreicht (z. B. wenn seine Kapazität 8 Stunden pro Tag ist, werden ihm 8 Stunden Arbeit an diesem Tag über verschiedene Projekte hinweg zugewiesen)
• X Stunden offen - Benutzer verfügt über X Stunden (z. B. 1 Stunde bedeutet, dass du ihm eine zusätzliche Stunde Arbeit diesen Tag zuweisen kannst)
• X Stunden über - Benutzern werden X Stunden zugewiesen, die ihre Kapazität überschreiten (z. B. 1 Stunde über bedeutet, dass ihre Kapazität diesen Tag um eine Stunde überschritten wird)

Du kannst wählen, ob die Kapazität von Benutzern nach Tag oder Woche auf der Seite “Team” angezeigt wird.

To track performance of your employees by comparing their assigned vs actual working hours with Assignments report.

Aufgaben verwalten #

Aufgaben sind besondere Zuweisungen für ein Teammitglied, das Teil eines Projekts oder einer Aufgabe ist. Sie unterstützen die Arbeitsorganisation und die Prozessverfolgung und stellen sicher, dass jeder, der am Projekt/an der Aufgabe arbeitet, weiß, was seine Rolle ist. Neben den bestehenden Aufträgen kannst du neue hinzufügen und die Projektdurchführung ausführlicher planen.

Um einen Auftrag zu erstellen, solltest du:

1. Registerkarte “Projekte” (oder “Team”) öffnen
2. Ein Projekt erweitern oder ein neues hinzufügen (oder ein Mitglied erweitern oder ein neues hinzufügen)
3. Auf der Zeitachse beliebig klicken, um einen Block hinzufügen (oder klicken und ziehen, um einen Zeitraum zu erstellen)
4. Projektaufgaben bestimmen (optional, wenn Projekt Aufgaben hat)
5. Festlegen, wie lange eine Person am Projekt im ausgewählten Zeitraum arbeiten soll
6. Anfangszeit auswählen (optional, wenn du Schichten planst)
7. Eine Notiz hinzufügen (optional, wenn du Anweisungen für Mitarbeiter hast)
8. Auswählen, ob sich der Auftrag jede Woche wiederholt
9. Auf “Erstellen” klicken

Du kannst mehrere Aufträge für dasselbe Projekt/dieselbe Aufgabe innerhalb desselben Zeitraums erstellen. Dadurch kannst du neue Aufträge, die mit den bestehenden möglicherweise überlappen, einfach hinzufügen.

Um einen Auftrag zu bearbeiten, solltest du auf ihn klicken. Der Auftrag wird geöffnet und du kannst Änderungen vornehmen. Außerdem kannst du den Block ziehen und ablegen, um ihn auf einen anderen Tag zu verschieben, oder die Ecken ziehen, um das Anfangs- und Enddatum zu ändern.

Um einen Auftrag aufzuteilen, solltest du auf die Linie zeigen, die die Tage trennt und klicken, um den Auftrag in zwei getrennte Aufträge aufzuteilen (die du weiter bearbeiten kannst).

Um einen Auftrag zu kopieren, solltest du darauf klicken, um ihn zu öffnen. Du kannst ihn kopieren, indem du auf die drei Punkte klickst und wählst, wem derselbe Auftrag zugewiesen wird. Falls ein Benutzer Zugriff auf den Auftrag hat, wird er mit dem Auftrag kopiert. Falls nicht, wird der Auftrag ohne Aufgabe dupliziert.

Um einen Auftrag zu löschen, solltest du darauf klicken. Er wird geöffnet und du kannst ihn löschen, indem du auf die drei Punkte klickst.

Die gesamten Stunden werden berechnet, indem die Anzahl von Arbeitstagen mit der Anzahl von zugewiesenen Stunden multipliziert wird.

Benutzer können mehrere Projektaufträge an einem Tag haben, aber sie können nicht mehrere Aufträge für dieselben Projekte an denselben Tagen haben.

Die Aufträge, die über eine Notiz verfügen, haben das Notiz-Symbol im Zeitblock. Du kannst auf das Symbol zeigen, um die volle Notiz einzusehen.

Arbeitsfreie Tage (Wochenende, Feiertage und arbeitsfreie Zeit) sind nicht in Aufträgen eingeschlossen.

Die arbeitsfreie Zeit und Feiertage haben eine andere Farbe und ein Quickinfo wird beim Draufzeigen angezeigt.

Um einen Mitarbeiter an einem arbeitsfreien Tag einzuplanen, solltest du auf das Datum klicken. Mit Aufträgen an Wochenenden und während der arbeitsfreien Tagen wird die Kapazitätsgrenze von Mitarbeitern automatisch überschritten.

Wiederholende Aufträge #

Wenn ein Auftrag wiederholt werden soll oder jede Woche wiederkehrend ist, solltest du:

1. Den Auftrag öffnen
2. "Jede Woche wiederholen" abhaken
3. Anzahl der Wochen bestimmen und eingeben
4. Änderungen

Die Aufträge, die länger als 7 Tage sind, können nicht wiederholt werden.

Die Änderung der Anzahl von Wochen, in denen ein Auftrag wiederholt wird:

• Wenn du die Wochenanzahl erhöhst, werden neue Aufträge in der Zukunft erstellt
• Wenn du die Wochenanzahl reduzierst, werden die ältesten Aufträge aus der Vergangenheit gelöscht

Wenn du eine Eigenschaften des Auftrags (z. B. Datum, Stunden, Notiz) bearbeitest, kannst du bestimmen, ob du alle Aufträge in der Serie aktualisieren oder separate Auftragsserien erstellen möchtest.

Aufträge veröffentlichen #

Du kannst einen Zeitplan erstellen und wenn du fertig bist, kannst du ihn veröffentlichen, damit jeder Benutzer einsehen kann, woran er arbeiten soll und wann.

• Unterstrichen - Auftrag wird nicht veröffentlicht und nur Admins können ihn ansehen
• Gefärbt - Auftrag wird veröffentlicht und die ihm zugewiesene Person (sowie ihr Manager) kann ihn ansehen

Jeder Auftrag, den du erstellst, ist am Anfang unveröffentlicht und seine zugewiesene Person kann den nicht ansehen.

Wenn du einen unveröffentlichten Auftrag hast, wird die Schaltfläche "Veröffentlichen" blau und ein Zähler für die Anzahl von unveröffentlichten Aufträgen wird angezeigt.

Wenn du auf "Veröffentlichen" klickst, werden alle unveröffentlichten Aufträge veröffentlicht und angezeigt (Die zugewiesene Person erhält dazu eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn"Benutzer benachrichtigen" abgehakt ist.)

Wenn du einen veröffentlichten Auftrag bearbeitest oder aufteilst, bleibt er veröffentlicht. Wenn du einen veröffentlichten Auftrag kopierst, ist seine Kopie unveröffentlicht.

Die Aufträge, die auf der Seite "Zeitplanung" veröffentlicht werden, können Benutzer auch auf der Seite"Kalender" ansehen und jede Änderung an veröffentlichten Aufträgen wird auch auf der Seite "Kalender" angezeigt. Falls Aufträge Aufgaben umfassen, werden sie im "Kalender" angezeigt.

Die Auftragsentwürfe werden nicht angezeigt.

Wer was ansehen kann #

• Besitzer, Admin und Projektmanager erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Zeitpläne und Kalender
• Teammanager veröffentlichen Zeitpläne und Kalender für ihre Mitglieder
• Projektmanager können veröffentlichte Zeitpläne und Kalenderplanung für ihre Projekte ansehen
• Reguläre Benutzer können ihre veröffentlichten Zeitpläne und Kalender ansehen