Rechnungs-E-Mails senden

Nach der Erstellung einer Rechnung kannst du sie direkt aus Clockify an deinen Kunden senden. 

Die Funktion ist nur für Administratoren und Besitzer eines Arbeitsbereichs mit dem Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan verfügbar.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Rechnungen in Clockify senden kannst, sieh dir das Video an und folge den Anweisungen unten.

Rechnungs-E-Mails aus Clockify senden #

Um eine Rechnungs-E-Mail zu senden, solltest du:

1. Zur Registerkarte Rechnung gehen
2. Eine Rechnung auswählen
3. Auf die Schaltfläche Rechnung senden klicken
4. Der Bildschirm Rechnung senden wird mit vorausgefüllten Informationen aus der Rechnung geöffnet
   
5. Das Kästchen Ausgabenbericht einschließen, Rechnung im PDF-Format anfügen oder Eine Kopie mir senden optional markieren
6. Auf Senden klicken, um die Aktion zu bestätigen

 Wenn du eine der Optionen markierst, werden alle Ausgaben aus der Rechnung an einen Kunden im PDF-Format gesendet.

Als Ergebnis wird die E-Mail basierend auf den in der Rechnung definierten Parametern an deinen Kunden gesendet.

Um sicherzustellen, dass deine Daten sicher sind, haben wir einen PIN-Code hinzugefügt, mit dem du auf deinen Ausgabenbericht zugreifen kannst. Du erhältst den Code in der Rechnungs-E-Mail. Du solltest sie einfach benutzen, um den Bericht zu öffnen. Der Code läuft sieben Tage nach dem Versand der E-Mail ab.

Rechnungen an mehrere E-Mail-Adressen senden #

Du kannst eine Rechnung auch an mehrere E-Mail-Adressen senden, um sicherzustellen, dass sie alle erreicht, die sie benötigen – vom Hauptkontakt bis zum Finanzteam. 
Definiere bis zu drei zusätzliche E-Mail-Adressen für einen Kunden, wenn du dessen Details hinzufügst oder bearbeitest. 

Die Rechnung wird immer an die primäre E-Mail-Adresse gesendet, du kannst sie aber auch als Kopie an jeden der zusätzlichen E-Mail-Empfänger senden.  

So fügst du neue Empfänger hinzu: 

1. Erstelle oder öffne die erstellte Rechnung
2. Vor dem Senden kannst du zusätzliche E-Mail-Adressen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
3. Wähle die E-Mail-Adressen aus, an die die Rechnung gesendet werden soll
4. Klicke auf Senden

Wenn du die Berechtigung hast, Kunden zu verwalten, wird jede von dir bearbeitete E-Mail-Adresse im Profil des Kunden gespeichert. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, kannst du die Adresse zwar trotzdem bearbeiten, die Aktualisierung wird jedoch nicht gespeichert.

Erinnerung senden

Beim Versenden einer Rechnungserinnerung kannst du auch jede der zusätzlichen E-Mail-Adressen auswählen, um diese zu empfangen. 

Weitere Informationen zu Rechnungserinnerungen findest du in diesem Abschnitt, im Artikel Rechnungen erstellen und verwalten.

E-Mail-Vorlagen konfigurieren #

Du kannst die passende E-Mail-Vorlage auswählen, die an deinen Kunden gesendet wird, wenn du ihm eine Rechnung über Clockify sendest.
Für Projekte, die Rechnungsstellung häufig erfordern, können E-Mail-Vorlagen dir dabei helfen, ein einheitliches Format zu behalten und Zeit zu sparen. 

Um E-Mail-Vorlagen zu konfigurieren, solltest du:

1. Zu Rechnungseinstellungen gehen
2. Auf die Registerkarte E-Mails klicken
3. Im Abschnitt E-Mail-Parameter eine Liste mit Parametern finden, die in der E-Mail eingeschlossen werden können 

Du kannst nach deinen Präferenzen E-Mail-Parameter, Rechnungs-E-Mail-Vorlage und Erinnerungs-E-Mail-Vorlage einrichten.

Die Vorlage für die Rechnungs-E-Mail ist der tatsächliche Inhalt der E-Mail. Sie kann nach deinen Bedürfnissen geändert werden.
Die Erinnerung-E-Mail ist eine freundliche Erinnerung, dass eine Rechnung überfällig ist.