Abwesenheitsrichtlinien und Ansprüche verstehen

Clockify ermöglicht dir die Verwaltung der Abwesenheiten deiner Mitarbeiter durch flexible Abwesenheitsrichtlinien und Feiertagsregelungen. Dieser Leitfaden erklärt die Funktionsweise – von der Anspruchsberechnung und den Salden bis hin zur Richtlinienstruktur und Anpassung.

Abwesenheitsanträge sind mit Richtlinien verknüpft #

Um eine Abwesenheit zu beantragen, muss einem Benutzer eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein. Jede Richtlinie legt fest, ob: 

• Eine Genehmigung erforderlich ist
• Zeiteinträge automatisch erstellt werden
• Die Anspruchsberechnung aktiviert ist
• Negative Salden zulässig sind
• Der Benutzer halbe Tage nehmen kann
• Die Zeit in Tagen oder Stunden gemessen wird

Funktionsweise der Genehmigungen #

Abwesenheitsgenehmigungen gelten nur für Abwesenheitsrichtlinien, nicht für Feiertagsregelungen.

Du kannst festlegen, ob Abwesenheitsanträge eine Genehmigung erfordern:

• Wenn deaktiviert: Abwesenheitsanträge werden automatisch genehmigt 
• Wenn aktiviert: Anträge müssen von zugewiesenen Benutzern geprüft und genehmigt werden

Wer kann Abwesenheitsanträge genehmigen? #

Bei der Einrichtung einer Abwesenheitsrichtlinie hast du drei Optionen:

• Administratoren
  • Nur Administratoren können Abwesenheitsanträge genehmigen
  • Administratoren erhalten Benachrichtigungen und sehen alle ausstehenden Anträge im gesamten Arbeitsbereich 

• Teammanager
  • Nur Teammanager können Anträge der Mitarbeiter genehmigen, die sie verwalten
  • Administratoren werden nicht benachrichtigt, es sei denn, sie sind zusätzlich als Teammanager zugewiesen. Sie können jedoch weiterhin alle Anträge einsehen

Wenn Administratoren ebenfalls Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen sie den entsprechenden Benutzern oder Teams als Teammanager hinzugefügt werden. 

• Spezifische Mitglieder
  • Du kannst spezifische Mitglieder (aus deinem gesamten Clockify-Team) als Genehmiger auswählen
  • Ausgewählte Mitglieder erhalten Benachrichtigungen und sind zur Genehmigung von Abwesenheiten berechtigt

Funktionsweise der Anspruchsberechnung #

Die Anspruchsberechnung ist optional und gilt nur für Abwesenheitsrichtlinien, nicht für Feiertagsregelungen. 

Wenn die Anspruchsberechnung aktiviert ist, kannst du festlegen, wie viel Abwesenheitszeit ein Benutzer im Laufe der Zeit erwirbt. 

Du kannst wählen, ob der Anspruch angesammelt wird:

• Monatlich (z. B. 1,5 Tage/Monat)
• Jährlich (z. B. 18 Tage/Jahr)

Wann wird die Zeit gutgeschrieben?

• Monatliche Ansprüche werden jeweils am 1. des Monats gutgeschrieben
• Jährliche Ansprüche werden am 1. Januar gutgeschrieben

Können Bruchteile gutgeschrieben werden? 

Ja, du bist nicht auf volle Tage beschränkt. Du kannst Dezimalwerte verwenden, wie zum Beispiel:

• 0,01 Tage pro Monat (für sehr feingranulare Einstellungen)
• 0,05, 1,25 oder jeden anderen benötigten Wert

Salden werden immer übertragen #

Clockify überträgt ungenutzte Abwesenheitszeit automatisch auf den nächsten Monat oder das nächste Jahr. Die Salden werden niemals auf null zurückgesetzt.

Falls du möchtest, dass die Salden jedes Jahr zurückgesetzt werden, solltest du, abhängig von deinem Rücksetzzyklus, manuell jedes Jahr oder jeden Monat eine neue Richtlinie erstellen. 

Eine Richtlinie gilt für alle zugewiesenen Benutzer #

Alle Benutzer, denen dieselbe Richtlinie zugewiesen wurde, teilen sich dieselben Regeln, darunter: 

• Anspruchsrate
• Genehmigungserfordernisse 
• Zulässige Zeiteinheiten (Tage/Stunden)

Wenn deine Teammitglieder unterschiedliche Regeln zur Anspruchsberechnung haben, zum Beispiel: 

• ein Mitarbeiter erwirbt 2 Tage/Jahr,
• ein anderer erwirbt 5 Tage/Jahr,

erstelle separate Richtlinien für jede Gruppe oder Einzelperson. 

Abwesenheitszeit kann in Tagen oder Stunden erfasst werden #

Du kannst für jede Richtlinie die verwendete Zeiteinheit wählen: 

• Tage (standardmäßig)
• Stunden

Dies gilt auch für die Anspruchsberechnung. Wenn du eine stundenbasierte Richtlinie verwendest, kannst du Stunden pro Monat oder pro Jahr erwerben, genau wie bei Tagen.