Controlar los gastos
Registra los gastos relacionados con proyectos y tareas a través de la web o la aplicación móvil e inclúyelos en las facturas. También puedes utilizar los gastos para registrar tarifas fijas (por ejemplo, tarifas diarias, honorarios, pago de horas extra, reembolsos, salarios, etc.) y gastos basados en unidades (por ejemplo, horas, kilometraje, días, materiales, etc.).
Los Gastos es una función de pago que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo a versión Pro o Enterprise.
Para utilizar Gastos, primero debes habilitar esa funcionalidad en la Configuración del Espacio de trabajo.
Añadir gastos #
Para utilizar Gastos, primero ve a la Configuración del espacio de trabajo y habilita la opción Activar rastreo de gastos en la sección de Gastos.
Procede haciendo lo siguiente:
- Haz clic en Gastos en la barra lateral
- Pincha Añadir gasto
- Elige fecha, proyecto/tarea (opcional) y categoría
- Introduce el importe (o unidad)
- Anota con más detalles (opcional)
- Sube una factura (opcional)
- Haz clic en Guardar
Para los gastos que tienen unidades, los usuarios registran unidades (ej. kilómetros) y la suma total está automáticamente calculada según la suma por unidad de esa categoría.
Ten en cuenta que:
- Cada gasto hereda el estado facturable de su proyecto, que puedes cambiar según el gasto
- Cada gasto hereda la moneda asignada al cliente
- Puedes editar los gastos existentes haciendo clic en los tres puntos al lado del gasto
- Puedes eliminar gastos desde el menú de tres puntos y deshacer inmediatamente la acción desde el mensaje de confirmación de éxito
- Puedes ver los recibos de gastos haciendo clic en el ícono de archivo adjunto
Formatos de archivo admitidos para los adjuntos: .png, .gif, .pdf, .jpg y .jpeg. Tamaño máximo del archivo: 5MB.
Registrar horas usando la aplicación móvil #
Puedes registrar los gastos desde la aplicación Clockify para móvil (iOS o Android).
Quién puede añadir y ver gastos #
- Cada usuario puede ver y añadir sus propios gastos (a menos que estén bloqueados)
- Los gerentes de equipo pueden ver y añadir gastos para los miembros de su equipo
- Los gerentes de proyectos pueden ver los gastos de los miembros que trabajan en los proyectos que ellos gestionan
- Los administradores pueden ver y añadir gastos para todos
Si bloqueas las planillas después de cierto tiempo, eso también afectará a los gastos, lo que quiere decir que los usuarios regulares no podrán editar o añadir nuevos gastos para las fechas pasadas bloqueadas.
Si eres administrador o gerente de equipo, puedes ver los gastos de otras personas haciendo clic en el selector Compañeros de equipo en la esquina superior derecha y editarlos, si está permitido.
Categorías de gastos #
Los administradores pueden crear nuevas categorías de gastos.
- Haz clic en Gastos en la barra lateral
- Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración)
- Haz clic en Añadir categoría
- Escribe el nombre de la categoría
- Haz clic en Este gasto tiene un precio unitario si quieres que los usuarios registren la unidad en vez de suma total (p. ej. kilómetros), nombra la unidad y introduce el precio por unidad
- Haz clic en Crear
Puedes actualizar, archivar, recuperar y borrar las categorías haciendo clic en los tres puntos.
Cuando se archiva una categoría, los usuarios no pueden crear nuevos gastos para ella, pero todos los gastos existentes permanecen sin cambios.
Para eliminar una categoría, primero tienes que archivarla y luego la puedes borrar. Cuando se elimina una categoría, todos los gastos correspondientes pasarán a estar sin categoría.
Presupuesto de proyecto #
Si tu proyecto/tarea tiene un presupuesto, puedes habilitar la opción Presupuesto incluye gastos facturables en Configuración.
Para hacer eso:
- Navega a la página de Proyectos
- Elige el proyecto y haz clic en la pestaña Configuración del proyecto
- Desplázate hasta la sección Estimación del proyecto
- Selecciona Presupuesto de proyecto en el menú desplegable como una forma de realizar un seguimiento del progreso del proyecto
- Puedes elegir que sea Manual o Basado en tareas
- Por último, activa el interruptor para habilitar Incluir gastos facturables en el presupuesto
Una vez habilitado, el presupuesto del proyecto/tarea incluirá tanto el tiempo facturable como los gastos facturables como parte de su barra de progreso (y alertas).
Informe de gastos #
Utiliza el informe de gastos para ver, editar, filtrar y exportar los gastos registrados. Esta es una función de pago disponible en los planes de suscripción Pro y Enterprise.
Para obtener más información, consulta el artículo Informe de gastos.
Aprobar gastos #
Los gastos añadidos aparecen en la página de Gastos.
Para que se aprueben los gastos, un administrador o un gerente de equipo o proyecto debe realizar esta acción en la página Aprobaciones. Antes de aprobar, se deben enviar los gastos.
Enviar gastos para aprobación #
Los gastos agregados aparecen en la página de Gastos. Entonces, los gastos se pueden enviar para su aprobación por parte del propietario, administrador o gerente de equipo y, posteriormente, el propietario, administrador o gerente de proyecto pueden aprobarlos.
Para obtener más información, consulta cómo Enviar gastos para su aprobación.
Facturar gastos #
- Abre una factura
- Haz clic en Importar tiempo y gastos
- Selecciona la fecha y el proyecto
- Habilita Incluir gastos facturables
- Selecciona cómo quieres que se muestren los gastos (ve cada gasto como nueva línea o agrúpalos por proyecto, usuario o categoría)
- Haz clic en Importar
Solo los gastos facturables no facturados se importan a la factura.
Si un gasto tiene una unidad, la columna de la unidad tomará la unidad del gasto y la columna del precio tomará el precio de la categoría. Los gastos que no tienen una unidad se mostrarán como una sola unidad.
El tiempo importado se mostrará como tipo de elemento Service y los gastos como tipo de elemento Product. Puedes personalizar el nombre de los tipos de artículos en la configuración de la factura, así como ocultar la columna de tipo de artículo en el PDF.
Cada gasto importado se marcará como facturado para que no factures accidentalmente el mismo gasto dos veces. Si eliminas una línea que contiene gastos importados (o eliminas toda la factura), esos gastos se marcarán como no facturados.
Siempre puedes marcar un gasto como facturado o no facturado manualmente en el Informe detallado de gastos, seleccionándolos desde la edición masiva.
